Manchmal wird es auch als Bewerbenden-Tracking-Software, Talent-Management-System (TMS) oder Bewerbenden-Management-System (Candidate Management System, CMS) bezeichnet. Wofür sind ATS hauptsächlich bekannt? Normalerweise denkt man an ein System, das Lebensläufe speichert. Im besten Fall ist ein ATS jedoch eher ein Co-Pilot für die Personalbeschaffung. Let’s look at the scope of what they can do:Schauen wir uns einmal an, was es alles kann:

• Kandidat:innen suchen
• Bewerbende prüfen
• Bewerbende auf ihrem Weg durch die Rekrutierung begleiten und tracken
• Vorstellungsgespräche planen
• Automatisierte, individuelle E-Mails versenden
• Formalitäten für Neueinstellungen organisieren
• Informationen von Bewerbenden in einer zentralen Datenbank speichern
• Aufschlussreiche Managementinformationen (MI) erstellen

Dies ist eine grobe Zusammenfassung. Der Teufel steckt im Detail. Viele ATS unterstützen nicht nur die Planung von Vorstellungsgesprächen, sondern auch die unternehmensweite Zusammenarbeit, sodass die Mitarbeitenden in deinem Unternehmen problemlos an der Suche, der Auswahl und der Entscheidungsfindung mitwirken können.

Du kannst dich für ein ATS-System entscheiden, mit dem du eine Bewerbendendatenbank aufbauen kannst, die du aus Initiativbewerbungen zusammenstellst oder die du nach erfolglosen Bewerbungen für andere Stellen aufbewahrst (auch als „Talentbank“ bezeichnet).

Bei einigen Systemen kannst du die Bewerbenden nach Schlüsselwörtern filtern, sodass du Berichte über Personen mit Erfahrung in einem bestimmten Bereich abrufen kannst. Bei der Lebenslaufanalyse extrahiert das ATS Schlüsselaspekte aus den Lebensläufen, um sie miteinander zu vergleichen, z. B. bestimmte berufliche Werdegänge, Qualifikationen oder Fähigkeiten.

Sie können sogar die Suche über verschiedene Pipelines hinweg übernehmen, indem sie Optionen aus Mitarbeitendenempfehlungen, Jobbörsen, sozialen Medien und mehr zusammenführen.

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Das ATS kann deine zentrale Anlaufstelle für alle Fragen rund um die Personalbeschaffung sein. Ein Dashboard für deine Bewerbenden-Pipeline. Ein Kommunikationskanal, der sowohl potenzielle Beschäftigte als auch die am Prozess beteiligten Teammitglieder inspiriert. Und ein Analysewerkzeug, das dir hilft, deine Recruiting-Budgets und Ressourcen optimal zu nutzen.

Vor diesem Hintergrund ist es keine Überraschung, dass 67 Prozent der Personalleiter in Großbritannien ein ATS-ähnliches System zur Unterstützung ihrer Personalbeschaffung verwenden.

Wie funktionieren Bewerbenden-Tracking-Systeme?

Sehen wir uns die Rolle eines ATS im gesamten Personalbeschaffungsprozess an.

Suche nach Kandidat:innen

Jemand in deinem Unternehmen wird wahrscheinlich ein Stellenausschreibungsformular einreichen, in dem der Titel der Stelle, die erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen sowie andere wichtige Details angegeben sind. Das ATS nutzt diese Informationen, um ein Profil des/der idealen Kandidaten/Kandidatin zu erstellen.

Bestimmte ATS-Software kann dann mithilfe von KI einfache Stellenanzeigen erstellen, die in internen und externen Jobbörsen veröffentlicht werden. Wenn dann die Bewerbungen eingehen, sortieren einige ATS die Bewerbenden anhand des Profils der/des „idealen“ Kandidaten/Kandidatin und ordnen sie ein.

Bewerbungsgespräche

Ein ATS hilft den Kolleg:innen bei der Zusammenarbeit, um potenzielle und bevorzugte Kandidat:innen ausfindig zu machen und eine Auswahlliste für das Vorstellungsgespräch zu erstellen.

Einige Systeme können auch die Kommunikation übernehmen: Sie verschicken vorgefertigte Einladungen zu Vorstellungsgesprächen per E-Mail, teilen anderen mit, dass sie es leider nicht in die nächste Phase geschafft haben, und verweisen die Bewerbenden vielleicht sogar auf Umfragen, um die Prozesse zu verbessern.

Während die Bewerbenden die einzelnen Phasen durchlaufen, kann ein ATS sie auf dem Laufenden halten, d. h. sie regelmäßig über den Verlauf des Prozesses informieren und ihnen Neuigkeiten aus deinem Unternehmen oder sogar Tipps für Vorstellungsgespräche schicken, damit sie sich von ihrer besten Seite zeigen können.

Aus deiner Sicht hilft das ATS deinen Teammitgliedern, enger zusammenzuarbeiten. Viele ATS bieten Funktionen, die es ihnen ermöglichen, sich über den Verlauf der Vorstellungsgespräche auszutauschen und Notizen hinzuzufügen, in denen sie die Gründe für eine Fortsetzung der Gespräche mit bestimmten Bewerbenden hervorheben. All das hilft den Führungskräften, den Kandidatenpool schneller zu bewerten und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Einstellung von Bewerbenden

ATS mit Kommunikationsfunktionen können vorgefertigte, personalisierte E-Mails an den erfolgreichen Bewerbenden mit deinen Glückwünschen und dem Angebot einer Stelle senden. Du kannst auch freundliche E-Mail-Vorlagen erstellen, um den anderen Bewerbenden schonend beizubringen, dass sie es leider nicht in die engere Auswahl geschafft haben.

Einige Systeme können dann so eingerichtet werden, dass sie den ersten Teil des Onboardings übernehmen, indem sie bei Annahme einen Vertrag erstellen und andere Informationen und nützliche Materialien für neue Beschäftigte weiterleiten.

Der erste Tag im neuen Job und darüber hinaus

Während einige ATS bei der Einstellung (oder sogar noch früher) aufhören, bieten die besten eine durchgängige Integration der Beschäftigten ins Unternehmen. So lässt sich zum Beispiel leichter sicherstellen, dass der Tonfall und der visuelle Stil der E-Mails, die die Bewerbenden während des Einstellungsprozesses erhalten, mit denen des ersten Arbeitstages und auch darüber hinaus übereinstimmen.

Warum ein Bewerbenden-Tracking-System verwenden?

Ein ATS kann dir Zeit und Geld sparen. Denk nur an die Stunden, die du dafür aufwenden müsstest, alle Lebensläufe von Bewerbenden auf eine Stelle, für die sie offensichtlich nicht einmal geeignet sind, manuell zu sichten.

Darüber hinaus übernimmt ein ATS eine Reihe von routinemäßigen Verwaltungsaufgaben, die sonst die Mitglieder deines HR-Teams erledigen müssten.

Filterung von Bewerbenden

Wie wir bereits erwähnt haben, können einige ATS-Programme das Filtern von Bewerbungen übernehmen. Das ist nicht unwesentlich. Was früher ein mühsamer Prozess war, der in vordigitalen Zeiten noch per Post abgewickelt wurde, dauert heute auf einer Jobbörse nur noch Sekunden (nicht zuletzt dank der „Easy Apply“-Funktion von LinkedIn, die für Führungskräfte mit wenig Zeit nützlich ist, aber zu Tausenden von Lebensläufen für andere Stellen führen kann).

Das automatisierte System eines ATS kann den Sichtungsprozess vereinfachen und beschleunigen. Wenn sich Kandidat:innen auf eine Stelle bewerben, kann es außerdem die Lebensläufe und alle relevanten Informationen in einem standardisierten Format speichern. Das bedeutet, dass du mithilfe von Schlüsselwörtern nach Bewerbenden suchen kannst, die zu deinem Anforderungsprofil passen.

Tracking und Auswahl von Bewerbenden

Die Informationen zu den Bewerbenden werden im Laufe des kompletten Einstellungsprozesses gespeichert. Die Mitglieder des Rekrutierungsteams können Notizen hinzufügen, sodass jeder sehen kann, wie die Bewerbenden in früheren Gesprächen abgeschnitten haben und wie die Ergebnisse von ihren absolvierten Tests aussahen.

Das System ermöglicht es in der Regel, bevorzugte Bewerbende zu markieren und erfolgreichen Bewerbenden einen Vertrag zuzuschicken. Dann kann es sie in eine umfassendere Plattform für das Personalmanagement oder in eine separate Onboarding-Anwendung überführen.

Gesteigertes Engagement der Bewerbenden

Einstellungsprozesse sind in der Regel mit viel Kommunikation verbunden, von der ersten E-Mail bis hin zur Buchung von Vorstellungsgesprächen und im Idealfall zum endgültigen Angebot. Viele Bewerbende verlieren die Motivation, wenn sie keine schnellen Antworten erhalten oder das Gefühl haben, nur ein kleiner Fisch in einem riesigen Pool zu sein.

Einige ATS bieten einen Self-Service für die Planung von Vorstellungsgesprächen, bei dem die Bewerbenden aus einer Auswahl von Terminen mit genauen Uhrzeiten wählen können. ATS enthalten ggfs. außerdem bearbeitbare E-Mail-Vorlagen, mit denen du die Kernbotschaften und die Persönlichkeit deiner Unternehmensmarke unterstreichen kannst.

Alle Informationen zu den Bewerbenden – stets griffbereit

Ein ATS zentralisiert alle Informationen über deine Bewerbenden und macht es deinen Mitarbeitenden leicht, auf die Daten von potenziellen neuen Beschäftigten zuzugreifen.

Es geht auch nicht nur um den eigentlichen Einstellungsprozess. Wenn Bewerbende nicht eingestellt werden, enthalten einige Systeme Zustimmungsfelder in ihren Mitteilungen, die es der Führungskraft ermöglichen, die Daten der Bewerbenden zu speichern. Wenn dann eine andere Stelle frei wird, die zum Profil des Bewerbenden passt, wird das HR-Team benachrichtigt und kann möglicherweise diese Person einstellen, ohne sich überhaupt auf den Markt zu begeben.

Beschleunigung der internen Rekrutierungsaktivitäten

Wir alle wissen, dass die Vorlaufzeit für die Einstellung von Beschäftigten sehr unterschiedlich sein kann. Interne Verwaltung und Überlegungen müssen jedoch keine Rolle mehr spielen.

Ein ATS kann offene Stellen mit nur einem einzigen Klick auf verschiedenen Plattformen veröffentlichen. Dann kann es dir helfen, schnell die richtigen Bewerbenden für die erste Auswahl zu finden und die Bewerbungsgespräche effizient zu gestalten.

Ein ATS erleichtert dem Einstellungsteam auch die Zusammenarbeit für eine fundierte Entscheidungsfindung und kann die Angebots- und Vertragsphase beschleunigen. All dies trägt dazu bei, die durchschnittliche Einstellungsgeschwindigkeit zu erhöhen – was enorm wichtig ist, wenn man bedenkt, dass die besten Bewerbenden für eine Stelle im Durchschnitt nur 10 Tage lang verfügbar sind!

Einfache Rekrutierungsanalyse

Alle Statistiken und Zahlen rund um deine Rekrutierungsaktivitäten können in den richtigen Händen sehr aussagekräftig sein. Deshalb bieten einige ATS-Plattformen eine Vielzahl von Berichtsoptionen, z. B. über die Art der Bewerbenden (um das Zielgruppen-Targeting zu verbessern) oder Zusammenfassungen deiner eigenen Einstellungstrends.

Du kannst auch die Diversität der von dir eingestellten und der sich bewerbenden Personen bewerten, um langfristige Pläne zu erstellen, die die Vielfalt der Hintergründe in deiner Belegschaft erweitern All diese Informationen können mit anderen Anwendungen oder mit den Daten einer umfassenden End-to-End-Personalinformationsplattform abgeglichen werden.

Schutz deiner Daten und DSGVO-Compliance

Nicht zuletzt ist auch die Datensicherheit zu beachten. Manche Arbeitssuchende bewerben sich vielleicht in der Mittagspause auf ein Dutzend Stellen. Andere sind vielleicht wählerischer, wenn sie ihre Daten mit dir teilen. In jedem Fall ist es für die Bewerbenden schwierig, den Umfang der Sicherheit, die deine Systeme bieten, zu erkennen oder zu begreifen, aber es ist wichtig, dass du die DSGVO-Best-Practices erfüllst und zumindest für die Anwendenden den Eindruck erweckst, dass dein Bewerbungsverfahren sicher ist.

Ein cloudbasiertes Bewerbenden-Tracking-System schützt deine Daten und die der Bewerbenden und bietet ein professionelles Erlebnis für Anwendende und Bewerbende, das Vertrauen schafft.

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Wie präzise sind Bewerbenden-Tracking-Systeme?

Ein Problem, das manche Führungskräfte mit ATS haben, ist das Filtern. Ein Bewerbenden-Tracking-System kann Tausende von Lebensläufen viel schneller durchforsten als jedes HR-Team. Seine Methodik basiert jedoch auf der Suche nach Schlüsselwörtern und Begriffen. Im Gegensatz dazu liest ein Mensch einen Lebenslauf und beurteilt Bewerbende anhand ihrer gesamten Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen.

Das bedeutet, dass gute Bewerbende übersehen werden können, wenn ihr Lebenslauf nicht die Kriterien enthält, nach denen das ATS sucht. 88 Prozent der Führungskräfte sind der Meinung, dass dies regelmäßig der Fall sei. Es sind sogar 94 Prozent, wenn es um Stellen im mittleren Management geht.

Eine Lösung besteht darin, das ATS so einzustellen, dass es nach einer Vielzahl von Begriffen sucht, die sich auf die Anforderungen der Stelle beziehen, um alle infrage kommenden Bewerbenden zu finden.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, ein Bewerbenden-Tracking-System zu wählen, das es dir erlaubt, in deinen Bewerbungsformularen Multiple-Choice-Filterfragen zu stellen, z. B. nach Kenntnissen bestimmter Systeme, Managementerfahrung oder Berufserfahrung in Jahren (falls gesetzlich zulässig).

Dann filtert das Einstellungsteam aus der Gesamtzahl der Lebensläufe die Bewerbenden heraus, die deine grundlegenden Kriterien erfüllen. Das ist immer noch die beste und effektivste Methode, um sicherzustellen, dass dir gute Bewerbende nicht entgehen.

Letztendlich gibt es keinen Ersatz für das, was Menschen in diesen Prozess einbringen. Die Verwendung eines ATS zum Filtern von Lebensläufen muss unter Berücksichtigung dieser Tatsache erfolgen.

Strategien für eine nahtlose ATS-Implementierung in der Personalabteilung

Bei Hunderten von ATS-Softwarelösungen auf dem Markt kann es entmutigend sein, herausfinden zu müssen, welche denn jetzt genau die richtige für dein Unternehmen ist. Es gibt einige kostenlose Optionen, die grundlegende Funktionen bieten, und nach einiger Zeit hast du dich vielleicht sehr an eine kostenlose Option gewöhnt. Aber was ist, wenn du plötzlich feststellst, dass du zusätzliche, kostenpflichtige Funktionen benötigst?

Wir empfehlen dir, dich zunächst auf die Funktionen zu beschränken, die dein Unternehmen wirklich braucht.

So solltest du z. B. sicherstellen, dass die Anwendung über Unterstützung in mehreren Sprachen verfügt, damit du in verschiedenen Regionen einstellen kannst, oder dass sie mit anderen Systemen, wie z. B. behördlichen Hintergrundprüfungen oder privaten Drogenscreenings, zusammenarbeitet.

Wenn du Wert auf eine konsistente oder korrekte Kommunikation legst, solltest du ein ATS wählen, das die Erstellung und Bearbeitung von E-Mails und Formularen vereinfacht und im Idealfall die Möglichkeit bietet, Elemente deiner Marke hinzuzufügen, um deine Kommunikation von anderen abzuheben.

Sobald die Suche eingegrenzt wurde, erzielen Personalverantwortliche in der Regel die besten Ergebnisse mit einem ATS, wenn sie die folgenden Schritte durchführen:

Schritt eins: Gesamtes HR-Team informieren. Informiere alle deine Personalverantwortlichen über die Suche nach einem neuen ATS und gib ihnen die Möglichkeit, Fragen zu stellen und Vorschläge zu machen, welche Tools und Funktionen sie brauchen und wie das System implementiert werden kann.

Schritt zwei: Mit den ATS-Anbietern sprechen. Vereinbare ein erstes Treffen zwischen deinen Personalverantwortlichen und den potenziellen ATS-Anbietern. Während des Gesprächs sollten die Anbieter den Prozess der Systemeinführung genau erläutern und sich selbst ein umfassendes Bild von den Anforderungen deines Unternehmens und allen Bedenken machen.

Schritt drei: Das ATS einrichten. In dieser Phase sollte der Anbieter mit deinen Personalverantwortlichen in Kontakt stehen, während sie das System aufbauen und in das Unternehmen einführen. Der Anbieter muss auch Fragen stellen und sich mit deinem Team über alle auftretenden Probleme beraten.

Schritt vier: Das System ausprobieren. Am besten ist es, wenn deine Personalverantwortlichen das System ausprobieren, eventuelle Probleme ansprechen und Feedback geben.

Schritt fünf: Das HR-Team schulen. HR Personalverantwortliche können Schulungen durchführen, um den Rest des HR-Teams in die Funktionsweise des ATS einzuweisen. Die Integration eines ATS bedeutet eine große Veränderung. Plane dementsprechend eine Lernkurve ein, während sich dein Team mit der neuen Software vertraut macht.

Auch wenn die Personalverantwortlichen Zeit investieren müssen, um den Umgang mit einem ATS zu erlernen, werden sie dadurch Zeit und dein Unternehmen Geld sparen.

Wie kann ein gut eingeführtes ATS die Unternehmenskultur verbessern?

Mit einem effektiven ATS können sich deine Personalverantwortlichen auf die Kultivierung einer fördernden Unternehmenskultur konzentrieren.

Da das ATS einen Großteil der sich wiederholenden, alltäglichen Aufgaben im Zusammenhang mit der Einstellung übernimmt, können sich Personalverantwortliche und HR-Teams auf das konzentrieren, was ein ATS nicht leisten kann: Bewerbungsgespräche und -beurteilungen sowie die Entscheidung, wer am besten zur Unternehmenskultur passt.

Und wenn ein ATS ein außergewöhnliches Erlebnis für die Bewerbenden schafft, unterstreicht es die Unternehmenskultur und bereitet neue Beschäftigte auf den Erfolg vor – von der Einstellung bis zum Onboarding und darüber hinaus.

Welches Zukunftspotenzial haben Bewerbenden-Tracking-Systeme?

ATS-Software ist bereits allgegenwärtig. 97 Prozent der Fortune-500-Unternehmen nutzen ATS und auch 35 Prozent der kleineren Unternehmen verlassen sich auf Recruiting-Software.

In naher Zukunft werden sich die Entwicklungen wahrscheinlich darauf konzentrieren, die Erfahrung für Rekrutierungsteams und Bewerbende noch nahtloser zu gestalten. Verbesserungen der Benutzeroberfläche, eine intelligentere Nutzung der Informationen in den Lebensläufen und mehr Funktionen für die Buchung und Verwaltung von Bewerbungsgesprächen stehen für ATS-Anbieter ganz oben auf der Agenda.

Außerdem kann KI das Erlebnis für Bewerbende bereichern. Ein Chatbot könnte nicht nur Fragen zu einer Stelle auf eine menschliche, ansprechende Weise beantworten. Er könnte die Bewerbenden auch für die Mission, die Werte und das Arbeitsumfeld deines Unternehmens begeistern.

Was jedoch alle beschäftigt, ist die Auswirkung von KI auf die Effektivität und Rentabilität eines ATS. Viele nutzen bereits KI, um Profile zu erstellen und Bewerbende zu prüfen. Der nächste logische Schritt ist die Nutzung von KI, um soziale Plattformen nach potenziellen Bewerbern zu durchkämmen, die Interesse an einer bestimmten Stelle bekunden – passive Bewerbende, die vielleicht länger bei deinem Unternehmen bleiben.

Es stellt sich sicherlich die Frage, ob diese Fortschritte das Risiko mit sich bringen, dass die Einstellung von Bewerbenden beeinflusst wird. Wird damit zu viel Verantwortung auf die letztlich von Menschen gesteuerten Parameter und Eingabeaufforderungen übertragen? Auch wenn die Entwicklung noch in den Kinderschuhen steckt, gab es weltweit bereits eine Reihe von Gerichtsverfahren zu diesem Thema.

Häufig gestellte Fragen zum Bewerbenden-Tracking-System

Welche Rolle spielt ein ATS bei der Personalbeschaffung?

Ein Bewerbenden-Tracking-System ist eine digitale Anwendung, die von Unternehmen, Personalabteilungen und Rekrutierungsteams bei der Personalbeschaffung eingesetzt wird.

Ein ATS übernimmt und unterstützt zahlreiche Einstellungsaktivitäten, wie z. B. das Positionieren von Stellen in Jobbörsen, das Sammeln und Filtern von Bewerbungen, das Filtern von Lebensläufen, das Screening von Bewerbenden, das Buchen von Vorstellungsgesprächen und die Unterstützung des Rekrutierungsteams bei der Zusammenarbeit.

Brauchen HR-Teams viele Schulungen, um ein ATS zu nutzen?

Ein gutes ATS ist eine Anwendung, mit der man einfach loslegen kann. Es folgt in der Regel demselben Ansatz, nach dem sich die meisten Personalverantwortlichen schon seit Jahren richten. Bei ATS-Plattformen, die über eine moderne Benutzeroberfläche verfügen, sollte es für deine Teams relativ einfach sein, sich einzuarbeiten und loszulegen. Einige umständlichere und traditionellere Plattformen erfordern möglicherweise zusätzliche Schulungen für die Beschäftigten der Personalabteilung oder auch die HR-Führungskräfte.

Bitte also deinen Anbieter um eine Schulung, damit dein Unternehmen das Beste aus den zur Verfügung stehenden Tools machen kann.

Wie hilft ein ATS beim Verfolgen und Analysieren von Einstellungskennzahlen?

Zunächst einmal können die Kennzahlen dir dabei helfen, die besten Rekrutierungskanäle und Werbekampagnen zu ermitteln und deine zukünftigen Investitionen in Medien zu steuern. Und dann ist da noch die praktische Seite. Bei einem Vergleich zwischen den Time-to-Hire- und Time-to-Fill-KPIs stellst du vielleicht fest, dass bestimmte Teams, Abteilungen oder Hierarchie-Ebenen überarbeitet werden müssen.

Darüber hinaus können die Kennzahlen dir Aufschluss über den Erfolg deiner Einstellungsstrategien geben. Du kannst die Daten z. B. in deine DE&I-Berichterstattung einfließen lassen oder die Einstellungsmethoden im Vergleich zur Betriebszugehörigkeit betrachten. Angesichts des harten Kampfes um Talente und der steigenden Einstellungskosten können dir Einstellungsmetriken einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Wie geht ein ATS mit Compliance und Datensicherheit um?

ATS sind von Natur aus darauf ausgerichtet, die Datensicherheit zu verbessern. Zunächst einmal werden die Daten in der Cloud gespeichert und nicht mehr wie früher in den Schränken der Personalabteilungen. Außerdem kannst du den Zugriff sorgfältig auf autorisiertes Personal beschränken, das dann über eine Multi-Faktor-Authentifizierung sensible oder private Daten einsehen kann.

In der Regel sollten die Anwendenden selbst sicherstellen, dass sie die neueste Version ihres ATS verwenden, um bestmöglich geschützt zu sein. Compliance und Sicherheit können je nach Anbieter variieren. Daher lohnt es sich, diese Fragen während deiner Bewertung zu stellen.

Kann ein ATS mit anderer HR-Software und -Tools integriert werden?

Definitiv. Die besten ATS lassen sich nahtlos in deine bestehenden HR-Pakete integrieren, sodass sie mit separater Managementsoftware für die Rekrutierung, Onboarding-Anwendungen oder Personalverwaltungssystemen zusammenwirken können.

Einige ATS-Anwendungen können auch Teil einer umfassenderen Plattform für das Personalmanagement sein, die einen durchgängigen Ansatz für die gesamte Betriebszugehörigkeit eines Beschäftigten bietet und noch leistungsfähigere Tools für die Rekrutierung und Analyse von Personal sowie für Managementinformationen und Personalverwaltung bereitstellt.

Gibt es Nachteile oder Einschränkungen von ATS für Arbeitgebende?

Manche Arbeitgebende haben Schwierigkeiten, das Beste aus ihrem ATS herauszuholen, wenn es um die Filterung von Bewerbenden geht. Aber nur, weil ATS-Plattformen Lebensläufe filtern, indem sie nach Schlüsselwörtern und Begriffen suchen. Wenn Bewerbende ein Schlüsselwort oder einen Begriff nicht ankreuzen, kommen sie unter Umständen nicht in die nächste Phase.

Arbeitgebende, die sich die Zeit nehmen, ihr ATS richtig einzurichten und nach einer Vielzahl von Begriffen zu suchen, haben jedoch weniger Probleme, die besten Bewerbenden in ihre Listen aufzunehmen.

Das richtige ATS gibt deinem Einstellungsteam den nötigen Freiraum, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren

Für die Personalabteilung bringen ATS-Plattformen viele klare Vorteile mit sich. Aus finanzieller Sicht spart dein HR-Team damit Zeit und Geld. Darüber hinaus helfen sie dir, die besten Bewerbenden auf dem schnellsten Weg zu finden und einzustellen.

Außerdem kann sich ein ATS positiv auf deine DE&I-Praktiken auswirken und deiner Personalstrategie mehr Tiefe und quantifizierbare Erkenntnisse verleihen.

Wenn du jemanden einstellen möchtest, der deine Einstellungsfunktion umgestalten kann, wäre ein ATS eine hervorragende Wahl.

Entdecke, wie Bob deine Einstellungsverfahren verändert und dir wertvolle Einblicke in die Einstellungspraxis liefert.

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• Berufliches Wohlbefinden: Zufriedenheit der Mitarbeitenden mit ihren Aufgaben und der Art und Weise, wie sie ihre tägliche Zeit bei der Arbeit verbringen   
• Soziales Wohlbefinden: Pflege von gesunden, sinnstiftenden Beziehungen zu Freund*innen und Familie
• Finanzielles Wohlbefinden: Fähigkeit, die persönlichen Finanzen erfolgreich zu verwalten 
• Körperliches Wohlbefinden: Gesundheit und Energie für ein grundlegendes Funktionieren und die Bewältigung von Aufgaben  
• Gemeinschaftliches Wohlbefinden: Verbindung mit anderen und Gefühl der Zugehörigkeit zu dem Ort, an dem man lebt

Warum sollten sich HR-Führungskräfte um das Wohlbefinden ihrer Mitarbeitenden kümmern?

Als Hüter*innen des wertvollsten Kapitals eines Unternehmens, seiner Beschäftigten, sollte das Mitarbeiterwohlbefinden für die Personalabteilung eine hohe Priorität einnehmen. 

Wohlbefinden geht über reine gesundheitliche Aspekte hinaus. Wohlbefinden ist ein Hinweis darauf, dass die Menschen ganzheitlich gedeihen, optimal funktionieren und ihr Potenzial im Privatleben und am Arbeitsplatz voll ausschöpfen können.

Was sind die Vorteile von Gesundheit und Wohlbefinden der Mitarbeitenden?

Wohlbefinden kann die geistige Ausdauer, die emotionale Intelligenz und die Resilienz fördern. Dies sind drei Soft Skills, die für Produktivität, Kreativität und Effizienz erforderlich sind.

Das Mitarbeiterwohlbefinden ist somit die Grundlage für Spitzenleistungen, eine florierende Belegschaft und ein erfolgreiches Unternehmen.

Mitarbeiterwohlbefinden trägt wesentlich zu folgenden Faktoren bei:

• Zielerreichung
• Risikobereitschaft
• Finden praktischer, intelligenter Lösungen für aufkommende Herausforderungen 
• Weniger Fehlzeiten
• Steigerung von Bindung und Engagement
• Geringere Gesundheitskosten
• Blühende Unternehmenskultur

Was können HR-Führungskräfte tun, um das Wohlbefinden ihrer Mitarbeitenden zu fördern?

Wenn du dem Wohlbefinden deiner Teammitglieder Priorität einräumen möchtest, musst du es zum Bestandteil deiner Unternehmenskultur machen. Es muss sich zwar jeder selbst um seine Gesundheit kümmern, aber die Personalabteilung kann das Wohlbefinden fördern, indem sie es als einen Arbeitswert betrachtet. Hier sind drei Möglichkeiten, Mitarbeiterwohlbefinden in den Arbeitsansatz deines Unternehmens zu integrieren:    

• Balance zwischen Arbeit und Freizeit: Die Aufrechterhaltung des Arbeitsflusses ist zwar für die Produktivität notwendig, aber die Menschen sind keine Roboter. Um Energie für die Arbeit zu haben, muss es auch freie Zeiten geben. Die Organisation von stimmungsverbessernden, gemeinschaftsfördernden und geselligen Veranstaltungen, wie z. B. Mitarbeiterwanderungen oder Picknicks im Park, gibt den Menschen die Möglichkeit, sich zu erholen und miteinander in Kontakt zu treten. 
• Kultivierung von Dankbarkeit: HR-Führungskräfte können Kameradschaft und sinnvolle Arbeitserfahrungen fördern, indem sie Menschen für ihre harte Arbeit und Erfolge anerkennen. Die Vermittlung von Wertschätzung sorgt für eine gute Stimmung im Team und gibt der Arbeitsgemeinschaft einen Sinn. 
• Förderung von Achtsamkeit: Achtsamkeit bildet die Grundlage für kluge Entscheidungen, qualitativ hochwertige Arbeit, bessere Kommunikation und unkonventionelle Denkweisen. Achtsamkeit zur Gewohnheit zu machen, hilft den Menschen, ihre Gefühle und Gedanken zu steuern. Teams können Achtsamkeit durch Atemübungen oder Meditationen in Gruppen vor einem Meeting praktizieren. Um Achtsamkeit auf individueller Ebene zu fördern, können Unternehmen z. B. einen Raum oder Garten als technikfreie Zone ausweisen, in der die Mitarbeitenden in Ruhe und ohne Unterbrechung allein sein können.

Welche Tipps gibt es für die Entwicklung effektiver Programme und Initiativen zum Mitarbeiterwohlbefinden? 

Auch wenn es verlockend sein mag, ein universelles Wellnessprogramm aufzusetzen, solltest du versuchen, die spezifischen Anforderungen deines Unternehmens zu berücksichtigen. Dies kannst du wie folgt erreichen:

• Identifizierung der Problembereiche: Diese können Burnout, Ziel- und Antriebslosigkeit sowie ein Ungleichgewicht zwischen Arbeits- und Privatleben sein. 
• Bewertung der hauptsächlichen Hindernisse für das Wohlbefinden: Vielleicht liegt es am schlechten Management, einer zu hohen Arbeitsbelastung oder an einer falschen Ausrichtung der Werte am Arbeitsplatz, die verhindern, dass die Menschen einen Zustand des Wohlbefindens erreichen.
• Bewertung der Kosten für geringes Mitarbeiterwohlbefinden: Wie wirkt sich mangelndes Wohlbefinden auf die Produktivität und das Unternehmensergebnis aus?
• Planung eines Programms für Wohlbefinden: Welche Maßnahmen ergreift dein Unternehmen derzeit zur Förderung des Wohlbefindens und wie schneiden diese Initiativen im Vergleich zu internen und externen Benchmarks ab?
• Umsetzung eines maßgeschneiderten Wellnessprogramms: Das Wellnessprogramm sollte praktische, maßgeschneiderte Lösungen für die Mitarbeitenden bereitstellen, ihre Herausforderungen angehen und ihre verschiedenen Lebensphasen berücksichtigen. Ein solches Programm könnte z. B. ein Employee Assistance Program (EAP), Coaching- und Mentoring-Möglichkeiten oder persönliche Finanzberatungen beinhalten.

Wie lässt sich Mitarbeiterwohlbefinden effektiv messen?

Wohlbefinden hat viele integrative Aspekte. Deshalb solltest du alle Teile des Puzzles zusammensetzen, um ein vollständiges Bild zu erhalten. Sehen wir uns einige Möglichkeiten an, wie sich Wohlbefinden bewerten und messen ließe:

• Einholen von Feedback durch Pulse-Umfragen: Durch Stellen der richtigen Fragen kann die Personalabteilung das Wohlbefinden der Teammitglieder ermitteln. Fragen, die sich auf ein bestimmtes Thema beziehen und den Befragten die Möglichkeit geben, ihr Befinden auf einer Skala zu bewerten, können hilfreiche Antworten liefern. Offene Fragen können ebenfalls Aufschluss geben. Stelle dabei aber sicher, dass du über die Zeit und Ressourcen verfügst, um jede Antwort zu lesen und entsprechend zu verarbeiten. Die Umfragen können Fragen zu Themen wie Vergütung, Engagement, Zugehörigkeit, Arbeitsbelastung und Karriereziele enthalten.  
• Verfolgung von Mitarbeiterdaten: Daten spiegeln zwar nicht die inneren Kämpfe einer Person wider, aber sie können Herausforderungen wie eine hohe Abwesenheitsquote oder niedrige Produktivität aufzeigen, die Anzeichen für ein potenziell zugrunde liegendes Problem sein können. 
• Kurze Check-ins: Die Personalabteilung oder Vorgesetzte können sich regelmäßig mit den Mitarbeitenden zusammensetzen. Ein gemeinsames Gespräch, sei es persönlich oder per Videochat, kann ein Feedback liefern, das durch Erhebungen und Daten vielleicht nicht zu ermitteln ist. 

Inwiefern kann Mitarbeiterwohlbefinden die Unternehmenskultur verbessern?

Erfolgreiche Menschen machen eine erfolgreiche Unternehmenskultur aus. Wenn sich jeder Teil eines Ganzen, also jede Person im Unternehmen, in einem Zustand des Wohlbefindens befindet, kann sie produktiv sein, effektiv mit Teammitgliedern zusammenarbeiten und zu einer positiven und lebendigen Kultur beitragen. 

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