Fiverr war auf der Suche nach einem effektiven Personalinformationssystem, das Mitarbeitende vom Onboarding über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus hinweg unterstützt. Das Unternehmen benötigte außerdem eine flexible und konfigurierbare Plattform, mit der das HR-Team alle grundlegenden HR-Prozesse nach Wunsch verwalten konnte.

Bob ist die Grundlage von Fiverrs HR 

Fiverr setzt zum Verwalten aller HR-Prozesse im Mitarbeiterlebenszyklus auf Bob. Dazu gehören tägliche und zyklische Aufgaben wie Leistungsbeurteilungen und Abwesenheiten. 

Für ein wachsendes Unternehmen wie Fiverr sind Neueinstellungen ein entscheidender Erfolgsfaktor. Doch gleichzeitig ist es ein sehr zeitintensiver Prozess. Bob kann in das Bewerber-Tracking-System von Fiverr, Comeet, integriert werden. Sobald eine neue Stelle bei Fiverr akzeptiert wird, werden die entsprechenden Mitarbeiterdaten automatisch zu Bob übertragen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Mitarbeitenden bereits für das Onboarding im System sind, und der Verwaltungsaufwand sinkt. In einem Unternehmen, dass in einem Jahr 185 neue Mitarbeitende eingestellt hat, ist das ein wichtiger Faktor. 

Schon ab ihrem ersten Arbeitstag nutzen neue Mitarbeitende Bob. Das HR-Team verwaltet den gesamten Onboarding-Prozess direkt über die Plattform. Außerdem wird eine Ankündigung auf der Bob-Startseite gepostet und über Slack geteilt, um neue Mitarbeitende im Unternehmen willkommen zu heißen. Die intuitive Organigramm-Funktion hilft Neueinstellungen, sich mit der Unternehmensstruktur von Fiverr und ihren Kolleg*innen vertraut zu machen. Besonders im vergangenen Jahr, als viele Fiverr-Mitarbeitende remote gearbeitet haben, war das eine nützliche Funktion. 

Wir haben uns verschiedene Personalinformationssysteme angesehen, doch haben uns für Bob entschieden, weil es am benutzerfreundlichsten ist und unsere Anforderungen flexibel erfüllt. Andere Systeme geben eine bestimmte Art der Personalverwaltung vor, doch mit Bob können wir so arbeiten, wie wir möchten.

Gil Lev Head of Global HR

Fiverr

Von der Bürokultur zur Remote-Kultur

Die HR-Strategie und der Fokus von Fiverr liegen auf persönlichen Beziehungen. Mit dem Beginn der COVID-19-Pandemie und dem über Nacht erfolgten Wechsel von der einzigartigen Bürokultur zur Remote-Arbeit erkannte das HR-Team von Fiverr, dass ein neuer Ansatz für die Verwaltung und Kommunikation der Mitarbeitenden erforderlich war.  

Support und Engagement durch Bob

Als die Belegschaft von Fiverr aufgrund der COVID-19-Pandemie dazu gezwungen war, von zu Hause aus zu arbeiten, stellte Fiverr fest, dass sich viele der allein lebenden Mitarbeitenden isoliert fühlten und andere wiederum Schwierigkeiten hatten, die Arbeit und die Kinderbetreuung zu Hause unter einen Hut zu bringen. Das HR-Team fing an, mehr zu kommunizieren und tägliche Nachrichten über Bob zu schicken, um die Mitarbeitenden zu unterstützen und ein Gemeinschaftsgefühl im Unternehmen zu schaffen. 

Weil das Wohlbefinden der Mitarbeitenden ein ständiges Anliegen ist, schickte das Unternehmen ihnen regelmäßig Geschenke, die zu ihren persönlichen Umständen passten – zum Beispiel Spielzeug für Kinder, Mahlzeiten für die Eltern oder andere Firmengeschenke. Kontaktdaten und andere persönliche Informationen waren ganz einfach in Bob zu finden, was einen potentiell komplexen Prozess deutlich vereinfacht hat.

Als börsennotiertes Unternehmen muss ich unsere HR-Daten jedes Quartal dem Vergütungsausschuss und dem Vorstand präsentieren. Mit Bob ist das kein Problem – hier habe ich alle wichtigen Daten auf einen einzigen Blick und sofort in Dashboards verfügbar.

Sharon Steiner CHRO

Fiverr

Ein datenbasierter Ansatz

Das HR-Team von Fiverr legt viel Wert auf Personalanalysen. Das vorherige HRIS bot jedoch keine intuitive Funktion zur Berichterstellung. Für ein datengesteuertes und börsennotiertes Unternehmen, das eine transparente und genaue Berichterstellung benötigt, war dies auf Dauer keine praktikable Lösung. Das HRIS von Fiverr sollte ein zentraler Speicherort für Mitarbeiterdaten sein und über eine ausgefeilte Analysefunktion verfügen.

Alle Mitarbeiterdaten an einem Ort

Die Mitarbeiterdaten von Fiverr sind in Bob jetzt ganz einfach und zentral zugänglich. Das HR-Team kann mit nur einem Klick in Echtzeit Personalanalysen zum Personalbestand, Wachstum, zu neuen und gekündigten Mitarbeitenden, der Geschlechterparität, der Mitarbeiterbindung, -fluktuation und vielem mehr anzeigen. Diese detaillierten Berichte und Diagramme können vom HR-Team ganz einfach heruntergeladen und intern genutzt werden – zum Beispiel in einer Präsentation beim nächsten Vorstandsmeeting.

Zum Beispiel führte Fiverr eine Organisationsnetzwerkanalyse (ONA) durch, und gewann so Einblicke in das Unternehmen und eine visuelle Karte der Unternehmensstruktur. Die visuelle Karte der Beziehungen innerhalb des Unternehmens half Fiverr dabei, isolierte Teams und Einzelpersonen mit besonderen Kenntnissen zu identifizieren und besser in das Unternehmen einzugliedern. 

Ein Bericht zur Abwesenheit zeigte außerdem, dass während der Pandemie viele Mitarbeitenden keinen Urlaub genommen hatten. Fiverr konnte herausfinden, welche Mitarbeitenden keinen Urlaub genommen hatten, und dann in einer unternehmensweiten Mitteilung betonen, wie wichtig der wohlverdiente Urlaub ist. Mit Bob ist Fiverr immer auf dem neuesten Stand.

Die wichtigsten Vorteile:

• Bob unterstützt den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus von Fiverr – von der Einstellung über das Onboarding bis hin zu den Leistungsbeurteilungen.
• Bob lässt sich mit dem Bewerber-Tracking-System von Fiverr, Comeet, integrieren. Dadurch spart Fiverr wertvolle Zeit bei der Verwaltung von Neueinstellungen.
• Bob ist vollständig anpassbar und ermöglicht dem Unternehmen, HR-Prozesse nach seinem eigenen Geschmack zu gestalten.
• Bob bietet den Mitarbeitenden von Fiverr ein freundliches und integratives Kommunikationsumfeld – egal wo sie arbeiten. 
• Die KPIs von Bob verschaffen der Personalabteilung von Fiverr einen umfassenden Einblick in Mitarbeiterdaten, die bei wichtigen Meetings präsentiert werden können.

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Arbeitsablaufintegrationen von Happy Socks

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Vor der Einführung von Bob liefen die HR-Prozesse bei TourRadar manuell ab, mit Kalkulationstabellen und Word-Dokumenten – ein zeitaufwendiges, ineffizientes Unterfangen. Jetzt wird das gesamte Personalwesen mit Bob verwaltet und automatisiert. Der erste Schritt ist das Onboarding: Nehmen potenzielle Beschäftigte ein Stellenangebot an, wird der Arbeitsablauf für das Onboarding gestartet und sie erhalten eine E-Mail, in der sie um alle relevanten Unterlagen für ihren jeweiligen Standort gebeten werden. Die Aufgaben werden auch ans Management gesendet, um den neuen Teammitgliedern den bestmöglichen Einstieg zu bieten.

Auch andere wichtige HR-Abläufe, wie das Talent- und Vergütungsmanagement, werden mit Bob verwaltet. Zweimal jährlich führt TourRadar Leistungsbeurteilungen oder „Entwicklungs- und Reflexionsgespräche“ mithilfe von Bob durch. Dabei wird dokumentiert, wie gut sich die Mitarbeitenden in die Firmenkultur einfügen, wie ihre Performance in der Vergangenheit war und welche zukünftigen Karrieremöglichkeiten es für sie gibt. Auf die Leistungsbeurteilung folgt eine jährliche Vergütungsüberprüfung auf Grundlage der Erkenntnisse aus den Gesprächen. Dabei übernimmt das Vergütungsmodul von Bob das Genehmigungsverfahren unter Einbeziehung aller relevanten Stakeholder – ein nahtloser Prozess, der die alten Excel-Tabellen ersetzt.  

Im Januar 2023 beschloss TourRadar, sämtliche Gehälter an die Inflation anzupassen und der gesamten Belegschaft mindestens 25 Urlaubstage zuzusichern. Also wurde mit der E-Signatur von Bob eine einfache Vorlage erstellt, zur Unterzeichnung an die Beschäftigten gesendet und dann automatisch in der jeweiligen Personalakte gespeichert. 

Da TourRadar großen Wert auf Lohnparität und -transparenz legt, beinhaltet das Bob-Paket zusätzlich das Compensation Benchmarking Powered by Mercer. In einem umfassenden Stellenarchitekturprojekt wurden der Stellenkatalog und Karrierestufen definiert und der Einsatz von Benchmarking bei der nächsten Vergütungsprüfung beschlossen. So soll sichergestellt werden, dass die internationale Belegschaft dem aktuellen Marktniveau entsprechend fair bezahlt wird. 

Auf die Frage, wie viel Zeit TourRadar durch diese automatisierten Abläufe spart, sagt Personalleiterin Alba Brasó: „Wir sparen nicht nur Zeit, die Ergebnisse sind auch genauer. Wenn wir all das manuell erledigen würden, wären wir viel fehleranfälliger. Ich bräuchte ein zusätzliches VZÄ in meinem Team für die Aufgaben, die Bob für uns erledigt.“ 

Transparenz und Compliance für einen global aufgestellten Arbeitgebenden

Als internationales Unternehmen mit verschiedenen Standorten muss sich TourRadar an das örtliche Arbeitsrecht halten. So ist in Österreich gesetzlich vorgeschrieben, dass Angestellte alle sechs Stunden eine halbstündige Pause einlegen und nicht mehr als zwölf Stunden am Tag arbeiten. Um dies einzuhalten, hat TourRadar eine Regel in Bob eingerichtet, mit der für alle Teammitglieder berechnet wird, wie viel sie schon gearbeitet haben. Bei Überschreiten ihres Zeitlimits erhalten sie automatisch einen Hinweis.

Was den Urlaubsanspruch in Österreich anbelangt, erhalten neu eingestellte Beschäftigte im ersten Jahr nicht die volle Anzahl an Tagen ab Beginn des Kalenderjahres. Ihr Anspruch wird stattdessen anteilig auf die Monate umgerechnet. TourRadar hat in Bob für jeden Standort Urlaubsrichtlinien festgelegt, sodass die Mitarbeitenden ganz einfach sehen, wie viel Urlaub sie gerade nehmen können. 

Ähnlich verhält es sich mit der Urlaubsübertragung ins Folgejahr: In jeder Region, in der das Unternehmen tätig ist – DACH, ANZ und Nordamerika –, ist arbeitsrechtlich unterschiedlich geregelt, ob und, wenn ja, wie viele Urlaubstage Angestellte „mitnehmen“ können und wann diese verfallen. Die Vorschriften für den jeweiligen Standort sind in Bob gespeichert, sodass die Beschäftigten ohne Probleme ihren Urlaubsanspruch feststellen können und HR keine komplizierten Berechnungen mehr in Excel anstellen muss.

Seit der Einführung von Bob konnte TourRadar die Informationstransparenz auf allen Ebenen verbessern. Wie Alba Brasó berichtet: „Die HR-Abteilung hat den Ruf, eine Blackbox zu sein. Doch mit Bob sind alle Daten und Informationen demokratisiert und für alle Angestellten jederzeit abrufbar.“Und so soll es auch sein. 

Ich finde es toll, dass wir unseren Kalender mit Bob verbinden können und es uns über Firmenjubiläen und Geburtstage im Team informiert. Durch die Integration von Bob in Slack sehen wir morgens, – denn alle Beschäftigten schauen dort zuerst rein – wer heute Geburtstag oder sein Dienstjubiläum hat, und das feiern wir dann im Unternehmen.

Alba Brasó People Director

TourRadar

Die wichtigsten Vorteile:

• Mithilfe von Bob automatisiert TourRadar sämtliche HR-Prozesse, vom Onboarding über das Leistungsmanagement bis zur Vergütung. Das spart Zeit und reduziert das Risiko menschlicher Fehler. 
• TourRadar nutzt die E-Signatur, um Verträge reibungslos an die Teams in verschiedenen Ländern zu versenden. 
• Dank der Flexibilität von Bob fällt es TourRadar leichter, internationale Arbeitsgesetze einzuhalten.
• TourRadar hat für die verschiedenen Standorte Urlaubsregeln in Bob eingerichtet, um sicherzustellen, dass jeder die gesetzlich vorgeschriebene Anzahl an Urlaubstagen erhält und aufs Folgejahr übertragen kann.

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ANYMOVE hatte mit Problemen beim Onboarding und bei seinen Leistungsbewertungszyklen zu kämpfen – vieles wurde improvisiert. Das Unternehmen machte es sich zur Aufgabe, diese Prozesse weiterzuentwickeln und sich dabei ganz an den Mitarbeitenden zu orientieren. Es sollten nicht mehr 30 Stunden der 40-Stunden-Woche mit Verwaltung und Papierkram verbracht werden. Wir wollten den administrativen Aufwand so stark wie möglich reduzieren“, erklärt Pascal Frühling, Senior People and Culture Business Partner des Unternehmens. Für ANYMOVE war es wichtig, eine Plattform zu finden, mit der sie ihre Abläufe optimieren konnten und die dem HR-Team mit Automatisierung und Vorlagen Arbeit abnahm.

Strukturierung unternehmensweiter HR-Prozesse mit Bob

Heute nutzt ANYMOVE Bob zum Erstellen von Onboarding-Vorlagen sowie zur Automatisierung von Workflows und konnte die Effizienzen so deutlich steigern. Das Unternehmen nutzt die Aufgabenliste von Bob, um Onboarding-Arbeitsabläufe und Mitarbeiterlebenszyklus-Check-ins mit automatisch versendeten E-Mails, Fragebögen und Einzelmeetings zu erstellen.

Eines der Dinge, die ANYMOVE an Bob am meisten schätzt, ist die Fähigkeit, Aufgaben automatisch auszulösen. Sobald der Onboarding-Prozess begonnen hat, werden von Bob Einzelmeetings in den verschiedenen Lebenszyklusphasen von Mitarbeitenden ausgelöst und alle sechs Monate Feedbackgespräche eingeplant. 

Das Ergebnis? Das HR Team von ANYMOVE muss nicht darüber nachdenken, welches Konto geöffnet werden muss, welche Aufgaben zuzuweisen sind oder wann Check-ins stattfinden müssen. Alle diese Informationen liegen in Bob bereits vor, sodass das Team sich auf die Unterstützung bei anderen Angelegenheiten konzentrieren kann.

Die Automatisierung von Bob spart ihnen enorm viel Zeit ein. Gleichzeitig sinkt der auf ihnen lastende Druck, was wiederum der Work-Life-Balance zugutekommt. Vor Bob arbeiteten die Teammitglieder oft 45 Stunden pro Woche, oder noch länger, um alles erledigen zu können. „Heute gibt es Wochen, in denen ich nur 35 oder sogar nur 32 Stunden arbeite, einfach weil [Bob] so effizient ist“, so Frühling.„All diese Informationen sind jetzt problemlos für jeden verfügbar. Mit einer Excel-Tabelle würde es zehnmal so lange dauern.“

Wir sind immer noch ein junges Unternehmen, das in seinen Kinderschuhen steckt. Das heißt, dass wir noch verschiedene organisatorische Veränderungen durchlaufen werden. Wir brauchten eine Plattform, die unseren sich verändernden Bedürfnissen Rechnung trägt. Das ist für mich eine der größten Stärken von HiBob. Ich kann einfach einen Bereich oder Abschnitt in einem Mitarbeiterprofil erstellen, dort Felder hinzufügen und ausfüllen, Berichte erstellen oder vorhandene Excel-Tabellen einfach mit ein paar Klicks importieren. Andere Systeme bieten mir all das nicht. Bei ihnen muss erst der Anbieter kontaktiert werden. Und dieser legt das Feld dann an. Bei HiBob hat man diese Dinge selbst in der Hand.

Pascal Frühling Senior People & Culture Business Partner

ANYMOVE

Es wurde immer schwieriger, ein wachsendes, dezentrales Team zu managen

Vor Bob nutzte das HR-Team Excel-Tabellen, um sich um Personalbeschaffung, Onboarding, Abwesenheit und Vergütung zu kümmern. Diese Arbeit lief also komplett manuell ab. Es entstand der Wunsch nach einer leistungsstarken und anpassbaren Plattform für das kleine, dezentrale Team, die sich an sich verändernde Bedürfnisse anpassen und auf mehrere Regionen ausdehnen lassen würde.

Lokalisierung von Richtlinien und Berichterstattung für Deutschland mit Bob

Die Mitarbeitenden von ANYMOVE sind remote von verschiedenen Orten in Europa aus im Einsatz. Der größte Teil des Teams sitzt jedoch in Deutschland. Das Unternehmen ist dezentralisiert und wächst kontinuierlich. Daher war es eine der größten Prioritäten, ein System zu finden, mit dem die internen Richtlinien unkompliziert an die deutschen Gesetze angepasst und auch Richtlinien für neu hinzukommende Länder hinzugefügt werden konnten.

Auf der Suche nach einer passenden HR-Plattform achtete das Unternehmen besonders auf Benutzerfreundlichkeit und die Möglichkeit von lokalisiertem Support.„Das beste Beispiel sind hier die Urlaubsregelungen“, erklärt Frühling.

„Wer in Deutschland in der ersten Jahreshälfte eine Stelle antritt, bekommt seinen Urlaubsanspruch zum Ende eines sechsmonatigen Zeitraums. Wer jedoch in der zweiten Jahreshälfte in einem Unternehmen anfängt, kann keine vollen sechs Monate mehr erreichen und hat daher nur einen anteiligen Urlaubsanspruch.“Für Bob ist das kein Problem.

ANYMOVE legte in Bob zwei Richtlinien an: Eine für Personen, die in der ersten Jahreshälfte eingestellt werden, und eine für Personen, die in der zweiten Jahreshälfte eingestellt werden. Das HR-Team wurde dadurch deutlich entlastet. Vor Bob passte das Team die Urlaubsregelungen für jede*n Mitarbeiter*in manuell an. Jetzt können Richtlinien für Teammitglieder in verschiedenen Ländern mit jeweils unterschiedlichen Regelungen für Abwesenheiten im Handumdrehen erstellt werden.

Heute nutzt ANYMOVE Bob für die Verwaltung sämtlicher Personaldaten von einem zentralisierten Ort aus und sorgt so für Compliance in Hinblick auf die Anforderungen unterschiedlicher Länder. Auch während das Unternehmen weiter wächst, hilft Bob dabei, dass seine Abläufe einfach, schnell und unkompliziert bleiben.

Optimierte Datenerfassung und -analyse für die Unternehmensführung

ANYMOVE wusste, dass die gewünschte HR-Plattform leistungsstark genug sein musste, die auch dann voll und ganz an den Mitarbeitenden ausgerichtet sein würde, wenn das Unternehmen weiter wuchs. 

Das Team suchte nach einer robusten Plattform, die Daten zu Abwanderung, Mitarbeiterbindung, Vielfalt und Produktivität erfassen und analysieren konnte. Es war gleichermaßen wichtig, dass die Lösung auch unkompliziert in die täglichen Abläufe von Mitarbeitenden außerhalb der HR-Abteilung integriert werden konnte. Bob bot genau das.

Umfassende Einblicke in Personaldaten mit den Analysen von Bob

Das HR-Team ist definitiv der „Power User“ von Bob, doch auch Manager*innen und Mitglieder des Finanzteams nutzen die Plattform regelmäßig. Jeder Datenpunkt ist wichtig. Die Führungskräfte von Start-ups sind stark auf korrekte und leicht zugängliche Personaldaten angewiesen. Sie nutzen die von Bob bereitgestellten Daten und Insights, um Investoren und Investorinnen von der positiven Entwicklung des Unternehmens zu überzeugen.

Die Finanzabteilung greift beispielsweise bei ihren Entscheidungen und Kostenvorhersagen auf Daten zu Abwanderung und Mitarbeiterbindung zurück. Der Fluktuationsrechner von Bob unterstützt bei der Nachverfolgung der Fluktuationsstatistiken für ein Quartal oder einen Monat. 

Vergütungsdaten helfen bei Entscheidungen zu Gehaltserhöhungen und der Festlegung von Gehältern für Neueinstellungen. So kann sichergestellt werden, dass sich alle wertgeschätzt fühlen, was auch Abwanderung vorbeugt. Solche Daten sind insbesondere jetzt wichtig für das Unternehmen, da es aufgrund von Umwälzungen auf dem Arbeitsmarkt und steigenden Löhnen gewissen Herausforderungen in der Personalbeschaffung gegenübersteht.

Bob bietet auch unschätzbare Einblicke in die Diversitätspraktiken: Wie hoch ist der Anteil von Frauen in der Belegschaft? Wie gut werden Personen aus kulturellen Minderheiten in der Belegschaft repräsentiert, und wie viele davon haben Führungspositionen inne? Die Führungskräfte von ANYMOVE nutzen diese Daten, um ihre Einstellungsstrategie anzupassen und den Personalbeschaffungsprozess möglichst frei von Vorurteilen und Voreingenommenheiten zu halten.

Die Daten von Bob stärken die Glaubwürdigkeit des Teams und sind ein Beweis für die positiven Auswirkungen der HR-Abteilung auf die finanziellen Ergebnisse des Unternehmens. „[People teams] werden häufig als Kostenfaktor und -treiber angesehen“, so Frühling weiter.„Wenn sich wirklich nachweisen lässt, dass die Reduzierung von Abwanderung um einen gewissen Prozentsatz tatsächlich aktiv zur Verbesserung der Ergebnisse beiträgt, ist das sehr gut für das Ansehen der Personalabteilung.“ 

Die wichtigsten Vorteile:

• Das HR-Team von ANYMOVE spart mit der Automatisierung von Bob bis zu 13 Stunden pro Woche ein.
• Dank der anpassbaren Abwesenheitsrichtlinien in Bob kann ANYMOVE die lokalen Vorschriften in Deutschland und allen anderen neu hinzukommenden Ländern einhalten.
• Mit den intuitiven Dashboards können das Finanzteam und Manager aller Abteilungen Bob in ihre täglichen Workflows einbinden.
• Die Analysen von Bob versetzen das HR-Team von ANYMOVE in die Lage, aufschlussreiche Daten in Präsentationen für Investoren aufzunehmen.

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Das HR-Team von Heroes war mit seinem HRIS unglücklich, da es sich weder anpassen noch in die bevorzugten Tools integrieren ließ. Als kleines Unternehmen stieß man schnell Grenzen, weshalb eine neue Lösung dabei helfen sollte, Prozesse zu automatisieren, um effizienter zu werden.  

Mehr Effizienz dank Arbeitsabläufen und Integrationen von Bob

Mit Bob hat die Heroes-HR ihre gesamte Personalverwaltung umgestellt. Optimierte Arbeitsabläufe werden jetzt als Aufgaben verschiedenen Beteiligten zugewiesen. Das ersetzt die früher manuell erledigten Prozesse. Wurden beispielsweise neue Mitarbeitende eingestellt, gab es vor Bob einen intensiven E-Mail-Austausch zwischen HR und den Kandidat*innen, um relevante Informationen zu erfassen. Die IT-Abteilung fügte die Neuen dann manuell zu jedem einzelnen Tool hinzu. Mit Bob aktiviert HR einfach einen Onboarding-Arbeitsablauf inklusive aller notwendigen Schritte und weist ihn den Beteiligten zu. Dabei erstellt HR Bob-Profile für alle neuen Mitarbeitenden, die sie selbstständig ausfüllen und wodurch sie per SSO-Bereitstellung automatisch mit ihren Tools verbunden werden. 

Die Nutzung von Aufgabenlisten hat das Onboarding bei Heroes verändert und ermöglicht es der Personalabteilung, mehrere Personen gleichzeitig nahtlos zu integrieren. Vor einem Jahr konnten sie nur zwei Leute pro Monat an Bord nehmen und jetzt haben sie kürzlich 10 gleichzeitig integriert. 

Das Heroes-HR-Team ist besonders begeistert, wie gut sich Bob in die bevorzugten Arbeitstools integrieren lässt. Von Slack über Greenhouse (ATS) bis zu Payfit über Bobs Lohnabrechnungs-Hub: Diese Integrationen sind wichtig für die Arbeits-Rationalisierung und reduzieren die Fehleranfälligkeit einer manuellen Bearbeitung. „Die Integration von HiBob und Payfit war für uns entscheidend“, sagt Chloe Gibbs, Personalleiterin bei Heroes. „Zuvor haben wir die Mitarbeiterdaten sowohl in Personio als auch ins Lohnsystem eingegeben.Das hat zu großen Problemen und Unstimmigkeiten geführt. Dass Bob und Payfit nun miteinander kommunizieren, war bahnbrechend.“

Laut Chloe sparen Bobs Onboarding-Arbeitsabläufe und die Integration der Gehaltsabrechnung mindestens zwei Arbeitstage pro Monat ein.

Wir brauchten eine HRIS-Plattform, die mit unserer Gehaltsabrechnung, unserem Rekrutierungssystem und mit NetSuite zusammenarbeitet. Sie sollte sich nahtlos mit all unseren Systemen verbinden und anders als das vorherige System flexibel sein. Vor Bob konnten wir keine eigenen Felder hinzufügen. Das ist aber für ein junges Unternehmen, dessen Organisationsstrukturen sich fortlaufend ändert, extrem wichtig.

Chloe Gibbs Personalleiterin

Heroes

Erste Schritte im Leistungsmanagement 

Als Start-Up, das seine Prozesse noch definieren musste, führte Heroes keine Leistungsbeurteilungen durch. Doch als das Unternehmen wuchs, wollte es einen formellen Prozess einführen, mit dem es sowohl die Leistung als auch die Vergütung überprüfen konnte.

360-Grad-Leistungsbeurteilungen mit Bob

Nach der Implementierung von Bob führte Heroes eine erste 360-Grad-Leistungsbeurteilung durch – inklusive Selbstbeurteilungen, Beurteilungen durch Kolleg*innen und Beurteilungen durch Vorgesetzte. Die HR-Abteilung konnte den Prozess einfach einrichten und ihren Bedürfnissen anpassen. Sie baten die Mitarbeitenden um eine Selbstbeurteilung, gefolgt von Beurteilungen durch Kolleg*innen und Vorgesetzte, inklusive Gesamtleistungsbeurteilung. Anschließend setzte die Personalabteilung Kalibrierungsmeetings zwischen den Vorgesetzten und den Gründer*innen des Unternehmens an, um die Punktzahl der Mitarbeitenden zu überprüfen und so für Kohärenz im Unternehmen zu sorgen. 

Gespräche zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden zur Leistungsbeurteilung fanden persönlich und für Remote-Mitarbeitende über Zoom statt, wobei es neben der Leistung auch um Möglichkeiten zur Weiterentwicklung ging. 

Basierend auf der Leistungsbeurteilung führte Heroes eine umfassende Vergütungsüberprüfung durch. Dabei zeigten die Leistungsbeurteilungen und weitere Bob-Daten, wann jede Person zuletzt eine Gehaltserhöhung erhalten hatte. Dank Bob kann Heroes für sein Performance-Management einen ganzheitlichen Ansatz verfolgen, wertvolle plattformübergreifende Mitarbeiterdaten einbeziehen und unterschiedliche Perspektiven berücksichtigen.

Sowohl das HR-Team als auch die Mitarbeitenden schätzen es, wie einfach und transparent die Leistungs- und Vergütungsbeurteilung durch Bob geworden ist. Heroes plant daher in naher Zukunft die Implementierung weiterer Talent-Tools, etwa zu Zielvereinbarungen. 

Die wichtigsten Vorteile:

• Heroes nutzte bereits ein HRIS, erkannte aber schnell, dass es weder mit dem Lohnabrechnungssystem- noch mit anderen Systemen zusammenarbeitete – und sagte Hi zu Bob.
• Dank Bobs Arbeitsabläufen und den Integrationen spart Heroes zwei Tage im Monat ein, die Arbeitslast wird erheblich verringert und die Personalabteilung muss nicht erweitert werden.
• Heroes hat sich seit der Einführung von Bob erheblich vergrößert und die Mitarbeiterzahl im letzten Jahr um 43 Prozent gesteigert.
• Heroes konnte mit Bob erste Leistungs- und Vergütungsüberprüfungszyklen durchführen, das Feedback von Führungskräften und Mitarbeitenden war gleichlautend positiv.

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Jimdo legte großen Wert auf seine Unternehmenskultur: eine aufgeschlossene Gemeinschaft, die Sprachen, Interessen und Projekte miteinander teilt und dafür die besten Teams zusammenstellt. Diese Kultur war durch die Umstellung auf Remote-Arbeit gefährdet. Die Personalabteilung musste sich fragen, wie man sie trotz Homeoffice-Regelung und Remote-Arbeit aufrechterhalten kann. Wie sollten die Teams einander kennenlernen und enge Verbindungen aufrechterhalten, wenn sie an verschiedenen Orten der Welt leben und in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten? 

Die Lösung: Bobs Verzeichnis und Clubansicht 

Über das Verzeichnis können Jimdo-Mitarbeitende weltweit nahtlos auf Informationen über ihre Teammitglieder zugreifen: ihre Rollen, die Abteilungen, in denen sie arbeiten, und wer ihnen unterstellt ist. Und sie können sich alle Informationen als übersichtliches Organigramm darstellen lassen.

Die Club-Ansicht von Bob bietet zusätzliche Informationen über die Mitarbeitenden von Jimdo. Mitarbeitende können mit verschiedenen Clubs verbunden werden – rund um ihre Hobbys und Fähigkeiten –, sie können spannende Online-Aktivitäten durchführen und einfacher kommunizieren und Kontakte aufbauen – ob beruflich oder privat.

Die Herausforderung: Einen Überblick über Personaldaten und Dokumente behalten

Vor Bob hatte Jimdos Personalteam Gehälter, Boni, Performance-Management und Abwesenheiten in Kalkulationstabellen erfasst. Ein zentrales System, um Mitarbeiterdaten zu organisieren, gab es nicht.

Die Lösung: Bobs zentrale Dokumentenverwaltung

Heute speichert Jimdo sämtliche Mitarbeiterunterlagen in Bob. Dank dieses zentralen Orts, der für alle Beteiligten zugänglich ist, hat sich der manuelle Arbeitsaufwand im Personalteam drastisch verringert. Die Gehaltsabrechnung und andere HR-Aufgaben zeigt Bob in leicht lesbaren grafischen Formaten an, und Team Leads können Gehälter und Mitarbeiterinformationen dank Bob direkt anpassen. 

Highlights

• Mit Bob kann Jimdo alle Personaldaten an einem zentralen Ort einsehen.
• Administrative Aufgaben, wie die Gehaltsabrechnung wurden vereinfacht, da Team Leads die Gehälter direkt im System anpassen können.
• Studentische Hilfskräfte erfassen ihre Stunden direkt in Bob statt in Kalkulationstabellen.
• Bobs Startseite ist der Begrüßungs-Bildschirm für alle Mitarbeitenden. Es macht aktuelle Unternehmensinformationen transparent und jeden zum Teil der Jimdo-Community.
• Die Personalabteilung kommuniziert über Bob direkt mit Jimdo-Teams, egal wo sie sich befinden.
• Bob fördert das Gemeinschaftsgefühl unter Jimdos Mitarbeitenden und ermöglicht es ihnen, sich sowohl beruflich als auch privat besser kennenzulernen.

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Manuelle Zyklen zur Prüfung der Vergütung waren nicht tragfähig

Die zweimal jährlich durchgeführte Vergütungsüberprüfung bei Skroutz war ein komplizierter und zeitraubender Prozess, und zwar schon damals, als das Unternehmen nur 200 Beschäftigte hatte. Für jeden Zyklus erstellte die Personalabteilung 10 Google-Tabellen – für jeden Geschäftsbereich eine. Darin wurden alle Beschäftigten mit ihrem Eintrittsdatum, aktuellem Gehalt, dem Datum der letzten Gehaltserhöhung und der Gehaltsstufe aufgeführt. Anschließend wurden sie an die jeweiligen Geschäftsbereichsleiter im Unternehmen gesendet. Diese Tabellen waren die Ausgangsbasis für Gehaltsüberprüfungen. Darauf folgten Slack-Chats, E-Mails und Meetings mit der Personalabteilung, in denen die Vorschläge besprochen wurden. Sobald endgültig feststand, welche Beschäftigten eine Gehaltserhöhung erhalten würden, wurden diese Daten von der Personalabteilung in einer anderen Tabelle konsolidiert und an die Lohnabrechnung gesendet. Dies war ein langwieriges und aufwändiges Verfahren. Manchmal gingen dabei Informationen verloren, da es keine zentrale Kommunikationsstelle für alle Beteiligten gab. Als das Unternehmen größer wurde, war klar, dass eine bessere Lösung nötig war.

Optimiertes Vergütungsmanagement in Bob 

Mittlerweile erledigt Skroutz die Vergütungsüberprüfung mit Bob. Sämtliche Informationen, die für die Gehaltsüberprüfungen der Beschäftigten relevant sind, befinden sich nun nicht mehr in Google-Tabellen, E-Mails und Slack-Nachrichten, sondern in Bob. Dazu gehören aktuelle Gehälter, letzte Gehaltserhöhungen, Empfehlungen sowie Berechnungen neuer Gehälter und Budgets. Alle Beteiligten, von der Personalabteilung bis zu den Bereichsleitern, sowie die Finanzabteilung und die Lohnabrechnung werden automatisch auf dem Laufenden gehalten und kontinuierlich informiert. Das Vergütungsmanagement-Modul von Bob umfasst zudem einen Bereich für Kommentare und Anmerkungen, sodass beispielsweise dokumentiert wird, wenn für einen Mitarbeiter, der keinen Anspruch auf eine Gehaltserhöhung hat, eine Erhöhung bei der nächsten Gelegenheit empfohlen wird. Im nächsten Zyklus kann diese Angabe leicht aufgerufen und geprüft werden. Durch die Abwicklung der Vergütung in Bob spart die Personalabteilung mehrere Tage Arbeit ein. Zudem ist der Prozess dadurch für alle reibungsloser und fairer geworden. 

Besseres Leistungsmanagement 

Skroutz war auf der Suche nach einer Lösung, mit der das Leistungsmanagement auf den neuesten Stand gebracht werden konnte. Es sollten 360-Grad-Leistungsbeurteilungen durchgeführt werden, die Mitarbeiterfeedback aus allen Richtungen unterstützen, also Selbsteinschätzungen sowie Beurteilungen von Managern, Kollegen und direkt unterstellten Mitarbeitern.

360-Grad-Leistungsbeurteilungen in Bob

Skroutz nutzt nun Bob, um dreimal pro Jahr Leistungsbeurteilungen durchzuführen. Der erste Zyklus beginnt im September mit einem Gespräch zu Zielsetzungen und zur beruflichen Weiterentwicklung. Darauf folgt eine Leistungsbeurteilung im Januar. Dabei werden die Ziele bewertet und der Fortschritt verfolgt. Im Juni schließlich findet die wichtigste Aktion des Unternehmens statt, der Zyklus für die 360-Grad-Leistungsbeurteilung. Er umfasst eine umfassende Beurteilung des Mitarbeiterfortschritts im vergangenen Jahr sowie die Empfehlung von Weiterentwicklungsmöglichkeiten. Darüber hinaus wird ein System für das kontinuierliche Leistungsmanagement eingesetzt. Das heißt, Beschäftigte und ihre Vorgesetzten besprechen regelmäßig Ziele und tauschen Feedback aus. In der COVID-19-Pandemie war dies ungeheuer wichtig, da viele Beschäftigte im Homeoffice arbeiteten. 

Dank Bob ist das Leistungsmanagement bei Skroutz wesentlich effizienter geworden, da alle für die Leistungsbeurteilungen relevanten Informationen am selben Ort gespeichert werden und für die Beurteilung leicht zugänglich sind.

Das Mitarbeiter-Onboarding automatisieren

Im Zuge des Wachstums von Skroutz war das Einstellen und Onboarden neuer Mitarbeiter ebenfalls eine starke Belastung für die Personalabteilung. Daher sollte der Onboarding-Prozess verbessert sowie schneller, effizienter und papierloser werden.

Skroutz arbeitete mit Workable als Bewerber-Tracking-System. Im Idealfall sollte eine HR-Plattform gefunden werden, die damit integriert werden konnte und so den Prozess optimieren würde. Das Preboarding von Neueinstellungen wurde bisher per E-Mail durchgeführt. Da E-Mails jedoch schwer nachzuverfolgen und möglicherweise mit Sicherheitsproblemen verbunden sind, sollte eine andere Lösung gefunden werden.

Arbeitsablaufintegrationen von Skroutz

Effizientere Abläufe dank der Workable-Integration von Bob 

Die Personalabteilung von Skroutz freut sich ganz besonders darüber, dass Bob mit Workable integriert werden kann. Bei jeder Neueinstellung wird nun automatisch der Onboarding-Arbeitsablauf ausgelöst. Das heißt, alle Daten der neuen Mitarbeiter werden aus Workable in Bob übertragen, und anschließend wird das Preboarding eingeleitet.

Anstelle des bisherigen langwierigen E-Mail-Austauschs verfügt die Personalabteilung nun über automatische Onboarding-Aufgabenlisten für neu eingestellte Mitarbeiter. Dazu gehören zum Beispiel Aufforderungen, alle Unterlagen wie Kontodaten, Ausweisdokumente und Steuerformulare direkt in Bob hochzuladen und das Preboarding vor dem ersten Arbeitstag abzuschließen. Außerdem wird eine Aufgabe ausgelöst, durch die eine Umfrage zum Bewerbungsverfahren an neu eingestellte Mitarbeiter gesendet wird. Dadurch erhält die Personalabteilung wertvolles Feedback zum Einstellungsverfahren.  

Auch für verschiedene beteiligte Personen im Unternehmen werden Aufgabenlisten eingerichtet. So ist gewährleistet, dass den Neueinstellungen alles Nötige vorliegt und sie sich in ihrer neuen Position gut unterstützt fühlen. Mit den Onboarding-Arbeitsabläufen von Bob kann die Personalabteilung sicherstellen, dass nichts vergessen wurde und alle sensiblen Daten an einem zentralen, sicheren Ort gespeichert sind. 

Die wichtigsten Vorteile:

• Skroutz spart eine Woche Verwaltungsaufwand dadurch ein, dass die Vergütungs- überprüfung in Bob erledigt wird. Zudem werden alle Beteiligten, von der Personalabteilung bis zu den Bereichsleitern, sowie die Finanzabteilung und Lohnabrechnung automatisch auf dem Laufenden gehalten und kontinuierlich informiert.
• Dank Bob kann Skroutz nun 360-Grad-Leistungsbeurteilungen durchführen, einschließlich Selbsteinschätzungen sowie Beurteilungen durch Kollegen, Vorgesetzte und direkt unterstellte Mitarbeiter.
• Skroutz ist begeistert von der Bob-Integration mit Workable, denn sie spart Zeit beim Einstellen neuer Mitarbeiter.
• Skroutz nutzt die automatisierten Aufgabenlisten von Bob beim Onboarding neuer Mitarbeiter, was die Effizienz erhöht und sicherstellt, dass nichts übersehen wird.  

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Als das Unternehmen die die Mitarbeitermarke von 800 noch nicht überschritten hatte, verwaltete VaynerMedia seine Leistungsbeurteilungen mit Google Docs – wenig effizient und effektiv. Je größer das Unternehmen wurde, desto wichtiger war es für das People and Experience Team von VaynerMedia, eine Lösung zu finden, die Beurteilungszyklen nahtlos für alle globalen Teams verwalten würde.

Nahtlose Leistungsbeurteilungen mit-Bob

Mit Bob werden Leistungsbeurteilungen jetzt in einem zentralen benutzerfreundlichen System abgewickelt, das den gesamten Prozess für alle Stakeholder vom People and Experience Team bis hin zu Managern und Mitarbeitern, dokumentiert. Das Ergebnis sind vollständige Transparenz und aussagekräftige Daten. 

Nach der ersten Leistungsbeurteilung mit Bob erhielt das People and Experience Team von VaynerMedia äußerst positives Feedback von Managern und Mitarbeitern. Vor allem die Benutzerfreundlichkeit, die nahtlose Abwicklung und die Zeitersparnis wurden hervorgehoben. VaynerMedia achtet sehr darauf, dass Mitarbeiter genügend Zeit haben und nicht zu viele Projekte auf einmal jonglieren müssen. Die durch Bob optimierte Leistungsbeurteilung trägt ihren Teil dazu bei. Die umständliche und zeitaufwendige Bearbeitung mit Google Docs ist jetzt Vergangenheit. 

Ein positives Onboarding-Erlebnis

VaynerMedia priorisiert seine Mitarbeiter. Dazu gehört auch ein reibungsloser Onboarding-Prozess für Neueinstellungen. Als wachsendes globales Unternehmen war VaynerMedia ein personalisiertes Onboarding-Erlebnis wichtig, das alle Anforderungen von Neueinstellungen erfüllen und diesen ein positives Erlebnis bieten würde. 

Schnelleres Onboarding durch Personalisierung

Dank Bob ist das Onboarding für neue Mitarbeiter nun viel strukturierter und individuell auf neue Mitarbeiter zugeschnitten. Der Onboarding-Prozess von VaynerMedia umfasst das Preboarding zur Abgabe relevanter Dokumente, Treffen mit verschiedenen Mitarbeitern, ein erstes Gespräch nach 45 Tagen, eine Umfrage für Neueinstellungen sowie ein zweites Gespräch nach 90 Tagen. VaynerMedia plant den gesamten Onboarding-Prozess jetzt mit der automatisierten Onboarding-Aufgabenliste von Bob und hat alles im Griff.

Das People and Experience Team von VaynerMedia profitiert von Bob, da es damit mehr über seine neuen Mitarbeiter erfährt – ihre Hobbys, Talente und ihre bevorzugte Anrede. Alles ist in einem Mitarbeiterprofil ersichtlich. Das Team nutzt diese Daten, um eine inklusive Arbeitsumgebung für seine Mitarbeiter zu schaffen. Die Interessen und Hobbys von Mitarbeitern werden außerdem dazu herangezogen, um persönlichere Geschenke auszuwählen, die von Karten für ein Baseballspiel bis hin zu eGaming, Speisen und Wein reichen. 

Bob wurde in Greenhouse, das Bewerber-Tracking-System von VaynerMedia, integriert, um das Onboarding von Neueinstellungen zu vereinfachen. Sobald ein Mitarbeiter eingestellt wird, werden alle Daten mit wenigen Klicks von Greenhouse zu Bob übermittelt und das People and Experience Team erspart sich die gesamte Dateneingabe. 

Besseres Mitarbeitererlebnis

Bei VaynerMedia dreht sich alles um eine positive Kultur und Arbeitsumgebung für die Mitarbeiter. Die Lösung sollte dazu beitragen, eine warme, motivierende und inklusive Unternehmenskultur zu schaffen.

Aufbau einer inklusiven Unternehmenskultur

VaynerMedia ist vor allem von der Anerkennung und Ankündigungen in Bob begeistert, da hiermit die Leistung der Mitarbeiter ebenso wie Geburts- und Jahrestage gefeiert werden. Die Mitarbeiterprofile in Bob enthalten persönliche Informationen zu den einzelnen Mitarbeitern, beispielsweise Hobbys und deren bevorzugte Anrede. Dies schafft eine inklusive und freundliche Arbeitsumgebung. Mitarbeiter können einander kennenlernen, selbst wenn sie nicht am gleichen Standort arbeiten. Das People and Experience Team hat darüber hinaus Initiativen ins Leben gerufen, die auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter eingehen. Diese Initiativen leisten einen äußerst positiven Beitrag zur Unternehmenskultur, da sie Mitarbeitern das Gefühl geben, zu einer Organisation zu gehören, in der ihr Wohlergehen wirklich zählt.  

VaynerMedia nutzt Bob außerdem, um Umfragen zu versenden, mit denen die Stimmung unter den Mitarbeitern gemessen werden soll. Dieses Tool hat sich vor allem in Zeiten von COVID-19 bewährt, in denen die meisten Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten. Das People and Experience Team sendet über Bob Umfragen zur Rückkehr ins Büro. Außerdem können Mitarbeiter direkt in Bob beantragen, ins Büro zurückzukehren. Bob bietet die nötige Flexibilität für VaynerMedia, indem seine Funktionen direkt auf die Arbeit und die Vision des Unternehmens zugeschnitten werden. 

Arbeitsablaufintegrationen von VaynerMedia

Der Wert von Mitarbeiterdaten

Dem People and Experience Team war bewusst, dass es für ein erfolgreiches Personalmanagement Informationen zu seinen Mitarbeitern benötigte, um ihre Anforderungen zu verstehen und Weiterentwicklungsmöglichkeiten zu bieten. Eine einzige Plattform, die alle Mitarbeiterdaten sammeln und verarbeiten und sie mit wenigen Klicks in einem übersichtlichen Format darstellen konnte, sollte dies ermöglichen.

Wandel durch Mitarbeiterdaten

Bob bietet dem People and Experience Team einfachen Zugriff auf alle Mitarbeiterdaten. Die Daten können auch in weitere aktive Prozesse integriert werden. Feedback aus einer 90-tägigen Umfrage gibt Aufschluss über Verbesserungsmöglichkeiten des Onboarding-Prozesses und die Smart-Ziele von Mitarbeitern für die nächsten 12 Monate können direkt in die Leistungsbeurteilung integriert werden.

Bob liefert VaynerMedia Daten, mit denen neue Initiativen im Unternehmen vorangebracht werden. Beispielsweise stellte Bob Berichte und andere Funktionen bereit, die verschiedene Initiativen für Diversität, Gleichberechtigung und Inklusion sowie für die Vergütung unterstützen. VaynerMedia nutzt die gesammelten Daten aus Mitarbeiter- und Zielsetzungsumfragen darüber hinaus für die Planung von Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten für Mitarbeiter. Die Daten in Bob helfen dem People and Experience Team, die Mitarbeiter besser kennenzulernen und herauszufinden, was sie für eine positive berufliche Weiterentwicklung benötigen. 

Die wichtigsten Vorteile:

• VaynerMedia kann alle Mitarbeiterdaten an einem zentralen Ort speicher
• VaynerMedia verwaltet Leistungsbeurteilungen jetzt über Bob statt wie bisher völlig ineffizient mithilfe von Google Docs.
• VaynerMedia lernt Neueinstellungen mit der Onboarding-Funktion von Bob besser kennen und erstellt ein personalisiertes Onboarding-Erlebnis.
• Ankündigungen und Anerkennung in Bob schaffen eine warme und motivierende Unternehmenskultur.
• Bob bietet Zugriff auf Mitarbeiterdaten, die VaynerMedia Einblicke in seine Mitarbeiter und deren Wünsche bietet, wodurch neue Wachstumschancen geschaffen werden.

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Bob ist benutzerfreundlich, intuitiv und flexibel – genau wie wir. Als das Unternehmen wuchs, konnte Bob problemlos skaliert werden. Bei neuen Anforderungen war Bob mit der richtigen Lösung immer schon einen Schritt voraus.

Shir Birenbaum People Operations and Analytics

Logz.io

Die Verwaltung der Lohnabrechnung erfolgte bisher manuell, sie war zeitintensiv und erforderte akribisches Arbeiten.

In die Vorbereitung jeder Lohnabrechnung flossen viele Stunden Arbeit. Änderungen für den nächsten Lohnabrechnungszyklus mussten korrekt sein und rechtzeitig an das Lohnabrechnungssystem übermittelt werden. Personal- und Finanzabteilung aktualisierten ihre internen Ressourcen mit den Neuerungen der Lohnabrechnung, um die Daten anschließend in das Lohnabrechnungssystem zu übertragen – ein zeitaufwendiger und mühsamer Prozess. Mit dem Unternehmenswachstum kam auch der Wunsch nach einem optimierten effizienten und skalierbaren Lohnabrechnungssystem. 

Dank der Lohnabrechnungsintegration von Bob dauert die Vorbereitung der Lohnabrechnung nur noch wenige Minuten.

Logz.io verwaltet die Lohnabrechnung für Mitarbeitende in den USA mit dem Lohnabrechnungssystem ADP Workforce Now, das jetzt auf Bob setzt. Die stundenlange Eingabe von Änderungen vor einem Lohnabrechnungszyklus ist Vergangenheit. Alle Änderungen erfolgen jetzt in Bob und werden automatisch im Lohnverrechnungszentrum festgehalten. Im Lohnverrechnungszentrum werden lohnrelevante Daten wie Gehaltserhöhungen, Boni und Adressänderungen in Echtzeit angezeigt. Bevor ein Lohnabrechnungszyklus endet, werden Änderungen im Lohnabrechnungssystem mit nur einem Klick synchronisiert, um korrekte Daten für die Lohnabrechnung bereitzustellen. Die nahtlose Integration von Bob in ADP Workforce Now hat den für Personal und Finanzen zuständigen Abteilungen das Leben leichter gemacht.

Ein größeres Unternehmen bedeutet automatisch mehr Mitarbeiterdaten.

Die Belegschaft des einst kleinen Unternehmens Logz.io wuchs von 40 auf 240 Mitarbeitende, die global auf drei Büros verteilt waren. Kein Wunder, dass auch die Menge der zu verarbeitenden Mitarbeiterdaten rapide anstieg. Die Personalabteilung wünschte sich ein benutzerfreundliches Datenverwaltungstool, um Mitarbeiteranalysen und KPIs in Echtzeit anzuzeigen und nachzuverfolgen.  

Die Analysen von Bob waren die richtige Lösung für die Personalabteilung.

Mit den Analysen von Bob hat die Personalabteilung einfachen Zugriff auf Mitarbeiterdaten, die in detaillierten Berichten für das Management und Vorstandssitzungen erfasst werden. Die KPI-Dashboards geben schnelle Auskunft über Mitarbeiteranalysen wie Unternehmenswachstum und Mitarbeiterbindung. Besonders gut kommt das Karriere- Dashboard an, in dem Beförderungen und die interne Versetzungsrate erfasst werden – im direkten Einklang mit der Mission des Unternehmens, sich auf das Wachstum und die Weiterbildung der Mitarbeitenden zu konzentrieren. 

Logz.io gibt seinen Führungskräften Abläufe zur Verwaltung von Mitarbeiteraktualisierungen in ihren Teams an die Hand, beispielsweise für Vergütungsanpassungen und Beförderungen. Genehmigungsprozesse konnten optimiert werden, Mitarbeiterdaten sind stets auf dem neuesten Stand und die effiziente Verarbeitung korrekter Daten ist garantiert. Gleichzeitig wird eine vermehrte Nutzung von Bob durch Vorgesetzte verzeichnet. 

Die wichtigsten Vorteile:

• Logz.io verzeichnete enormes Wachstum und benötigte ein HR System, das mit dem Unternehmen wachsen und alle Anforderungen der Personalabteilung erfüllen würde.
• Dank der Integration von Bob in ADP Workforce Now dauert die Vorbereitung der Lohnabrechnung nun nur noch Minuten statt Stunden.
• Die Personalabteilung verwendet die Analysen von Bob, um detaillierte Berichte für das Management und für Vorstandssitzungen bereitzustellen. 
• Das Personalwesen von Logz.io ermöglicht es Managern, Änderungen zu Mitarbeitern einzeln zu senden. So sparen Sie Zeit und die Korrektheit der Daten ist garantiert. Bisher wurden über 300 Mitarbeiteraktualisierungen durchgeführt.

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Als modernes Technologieunternehmen war Nuvei auf der Suche nach einem modernen Personalinformationssystem, das das Personalwesen mit seiner eigenen Plattform auf innovative Weise modernisieren sollte. Ziel war es, Personalprozesse zu straffen, eine zentrale Ablage für Mitarbeiterunterlagen zu erhalten und für mehr Transparenz innerhalb der Organisation zu sorgen.

Personalprozesse automatisieren und eine papierlose Personalabteilung schaffen 

Die zuvor manuell durchgeführten Prozesse für Personalbeschaffung, Onboarding und Leistungsbeurteilungen laufen durch Arbeitsabläufe und Aufgabenlisten in Bob bei Nuvei nun automatisch ab. Mithilfe von Bob verwaltet Nuvei einen Prozess für die Beurteilung von Neueinstellungen nach 30, 60 bzw. 90 Tagen. So ist ein reibungsloser Onboarding-Prozess gewährleistet, und die Erwartungen können besser an die neu eingestellten Mitarbeiter kommuniziert werden. Zudem wird Bob mit großem Erfolg für die Durchführung von Leistungsbeurteilungen eingesetzt. Im Rahmen eines von Anfang bis Ende transparenten Prozesses können Manager Mitarbeiterdaten in Bob prüfen, was ihnen eine gerechte und objektive Beurteilung ihrer Teammitglieder ermöglicht. Die Beschäftigten von Nuvei können außerdem online auf ihre Personalakten zugreifen, was für absolute Transparenz im gesamten Unternehmen sorgt. 

Mit Bob konnte Nuvei die Antwortquoten der Mitarbeiter auf Leistungsbeurteilungen erheblich steigern. Beispielsweise füllten 2020 99 % der Mitarbeiter die Selbsteinschätzung aus. Das Unternehmen erwägt außerdem, die Leistungsbeurteilungen vierteljährlich anstatt nur einmal pro Jahr durchzuführen, da der gesamte Prozess durch Bob so viel einfacher geworden ist.   

Mit Bob kommt Nuvei seinem Ziel, eine papierlose HR-Umgebung zu schaffen, deutlich näher. Mittlerweile werden alle Mitarbeiter- und Unternehmensdokumente, z. B. Arbeitsverträge, Leistungsbeurteilungen, Zusatzleistungen und Eigenkapitalvereinbarungen, sicher auf der Bob-Plattform gespeichert. Nuvei weiß es sehr zu schätzen, dass Bob für die Personalabteilung als so genannte „Single Source of Truth“ fungiert, wobei alle Dokumente bei Bedarf leicht zugänglich sind.

Die Vorteile von Einblicken und Berichten im Personalwesen

Als börsennotiertes Unternehmen ist Nuvei verpflichtet, ausführliche Unternehmensdaten zu Mitarbeiterzahl, Wachstum, Mitarbeiterbindung und -abgängen für das gesamte Unternehmen, pro Standort und pro Abteilung offenzulegen. Das Unternehmen muss daher ein Tool besitzen, das diese Daten zur Verfügung stellt und die Berichterstellung erleichtert.  

Verwendung von Bob für Personaldaten und KPIs

Mit Bob ist es kinderleicht, mitarbeiterbezogene Daten abzurufen und ausführliche Berichte zu erstellen. Die Mitarbeiteranalysen von Bob enthalten die Daten, die die Personalabteilung für Präsentationen gegenüber der Geschäftsleitung und verschiedenen Anteilseignern benötigt. Mit einem Mausklick kann die Personalabteilung detaillierte Grafiken und Berichte zu gängigen Personalverwaltungs-KPIs erstellen und diese nach Standort, Team oder Abteilung filtern. Das Zusammentragen dieser Daten war zuvor eine zeitintensive Aufgabe, ist mit Bob jedoch schnell erledigt. 

Arbeitsablaufintegrationen von Nuvei

Die wichtigsten Vorteile:

• Nuvei führte Bob im gesamten Unternehmen ein, nachdem man erkannt hatte, wie sehr das Unternehmen von einer innovativen, transparenten und freundlichen Personalverwaltungsumgebung profitiert.
• Nuvei arbeitet nun mit einer papierlosen Personalabteilung, in der Leistungsbeurteilungen, Urlaubsanträge, Personalakten und HR-Dokumente zentral in Bob gespeichert sind.
• Mit Bob kann Nuvei der Geschäftsleitung korrekte und effiziente Berichte zu allen mitarbeiterbezogenen KPIs vorlegen.

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