Der typische Betriebskontext moderner Organisationen

Unvorhersehbarkeit und Volatilität sind relative Konzepte, aber während der Pandemie haben sie eine fassbare Tiefe erhalten und eine neue Ebene der Unsicherheit geschaffen – insbesondere am Arbeitsplatz. Diese neue Ebene können wir als maximale Fluidität ansehen.

Im Zusammenhang mit HR-Angelegenheiten und dem Bereich des Human Capital Management (HCM) hat die durch die COVID-Pandemie hervorgerufene Unsicherheit dazu geführt, dass viele Menschen sich mehr Handlungsfreiraum in ihrer Karriere wünschen. Zusätzlich wird dem Wohlbefinden insgesamt mehr Wichtigkeit zugeschrieben, wodurch sogar der Begriff „innere Kündigung“ entstand.

Die heutigen Fachkräfte definieren auch ihre Karriereziele und die entsprechenden Erwartungen neu. In vielen Fällen können selbst Kolleg:innen, HR-Teams und Manager:innen die Ziele ihrer Mitarbeitenden nicht vorhersagen.

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Mercers Studie „Voice of the CHRO: Evolving the CHRO role in a rapidly changing world of work“ hat faszinierende Ergebnisse hervorgebracht: HR-Führungspersonen gaben an, dass die zwei Dinge, über die sie gern mehr gewusst hätten, bevor sie ihre Rolle annahmen, folgende waren:

1. Mehr Tiefgang im Bereich HR-Datenanalyse und -Einblicke
2. Mehr Tiefgang in Bereichen, die nicht mit HR in Verbindung stehen (z. B. Finanzen, Betriebsabläufe)

Worüber hättest du gerne mehr gewusst, bevor du deine Rolle als CHRO/Chief People Officer begannst?

(Bitte beachte: Die befragten Personen konnten mehrere Antwortmöglichkeiten auswählen, weshalb die Antworten insgesamt mehr als 100 % ergeben)

Füge diesem Szenario drei Dimensionen hinzu, die das typische Betriebsumfeld einer modernen Organisation prägen:

1. Die Steigerung der organisatorischen Agilität wird zu einer geschäftlichen Notwendigkeit
2. Nutzung von KI und GKI für bessere HCM-Ergebnisse
3. Kultur und Kernwerte stehen im Mittelpunkt

Wenn Organisationen ihrer Geschäftsstrategie diese neuen HR-Dimensionen hinzufügen, erleben sie meist überdurchschnittliche Erfolgsquoten.

Drei neue Dimensionen, die moderne Unternehmen zum Erfolg führen

1. Die Steigerung der organisatorischen Agilität wird zu einer geschäftlichen Notwendigkeit

Die erste dieser drei Dimensionen geht aus den weniger vorhersehbaren Betriebsumgebungen hervor, wie oben beschrieben. Dies gilt auch für die Überarbeitung von Business-Plänen, da Prioritäten sich heutzutage schneller ändern können.

Diese Überarbeitungen gehen oft Hand in Hand mit strategischen und betrieblichen Wendepunkten, die Organisationen brauchen, um wettbewerbsfähig zu bleiben oder zu werden. Während heutzutage alle Geschäftsführer:innen auf clevere Weise die organisatorische Agilität fördern müssen, ist sie für die heutige HR-Führungsebene wohl der wichtigste Bereich.

2. Nutzung von KI und GKI für bessere HCM-Ergebnisse

Bei dem zweiten Thema geht es darum, wie technologische Innovation jetzt mehr als je zuvor unsere Denkprozesse und Geschäftsprioritäten dominiert. Neue Tools und Software-Kategorien, die für Unternehmen entwickelt werden, werden oft von der anscheinend allgegenwärtigen KI gestützt – oder kontextspezifischer von der GKI – und durch große Lernmodelle ergänzt.

Bei Innovation geht es jedoch über die Technologie hinaus um die nächste Generation von Verfahren beim Recruiting-, Vergütungs-, Lern-, Performance-Management, Personalmanagement und der Gehaltsabrechnung.

3. Kultur und Kernwerte stehen im Mittelpunkt

Die Unternehmenskultur und die zugrundeliegenden Werte sind heute mehr als nur Wörter in einem Handbuch für unsere erfolgreichsten Unternehmen. Um wirklich das auszudrücken, was die meisten Menschen weltweit schätzen – Vertrauen, Ehrlichkeit, offene oder transparente Kommunikation und persönliche Integrität –, muss eine Organisation jeden Tag ihre Kultur und Werte demonstrieren und diese durch Coaching, Trainings, Anerkennungen und Belohnungen fördern.

Wenn wir diese verschiedenen Dynamiken als Ganzes ansehen, wird deutlich, dass die organisatorische Agilität heute für Unternehmen unabdingbar geworden ist. Unternehmen, die gut darin sind, vorherzusagen, wann sie sich betrieblich oder strategisch umorientieren sollten, so den optimalen Weg einschlagen und Pläne umsetzen, haben einen klaren Wettbewerbsvorteil. Organisationen können diese Vorteile so lange beibehalten, wie sie über Pläne für die organisatorische Agilität verfügen und diese proaktiv angehen.

Der Wert solcher Pläne steigt schnell, wenn Organisationen mit bedeutungsvollen (und möglicherweise bahnbrechenden) Ereignissen wie zum Beispiel geschäftlichen oder digitalen Transformationen, dem Eintritt in eine neue Branche oder einen neuen Wirtschaftsraum, Fusionen und Akquisen oder geschäftlichen Umstrukturierungen umgehen müssen.

Mitarbeitende als bester Wettbewerbsvorteil von Unternehmen

Eine logische Schlussfolgerung der oben genannten Wettbewerbsvorteile ist, dass die Mitarbeitenden eines Unternehmens der Schlüssel zu einer höheren organisatorischen Agilität sind. Die Mitarbeitenden sind außerdem die Quelle der nachhaltigen Wettbewerbsvorteile eines modernen Unternehmens.

Tatsächlich habe ich im Laufe meiner vierzigjährigen Karriere im Bereich HR und HR-Tech eine eigene Definition für das Human Capital Management oder HCM entwickelt: Es ist eine Reihe gemeinsamer Praktiken, Prozesse und Technologien, die ein Unternehmen anwendet, um sein Personal dazu zu befähigen, ihren Wettbewerbsvorteil zu verwirklichen.

Wir können außerdem klare Unterschiede zwischen erfolgreichen und scheiternden Unternehmen feststellen, je nachdem, welche Rolle die HR-Abteilung spielt. Erfolgreiche Organisationen geben HR Handlungsmacht. Als zentrale Führungskräfte in der Organisation dienen HR-Expert:innen als entscheidende Architekt:innen und Inhaber:innen der Business-Strategie, die in Zeiten des Wandels benötigt wird.

Dieser Leitfaden von HiBob konzentriert sich auf die Kompetenzen und praktischen Fähigkeiten, die HR-Mitarbeitende benötigen, um mit den neuen Erwartungen seitens der Angestellten und Kunden – sowie mit weiteren geschäftlichen Herausforderungen – umgehen zu können und erfolgreich zu sein, ohne sich zu überarbeiten. Dies umfasst eine Checkliste und Beispiele von Schlüsselkompetenzen, die HR-Führungskräften zum beruflichen Erfolg verhelfen.

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Einige Forschungsergebnisse zu organisatorischer Agilität in der Branche

Schauen wir uns schnell noch einmal das Thema der organisatorischen Agilität an, da viele der gezeigten Kompetenzen direkt damit in Verbindung stehen. Ich werde dabei einige der relevantesten Forschungsergebnisse hervorheben, um ein repräsentatives Beispiel zu geben.

1. Eine PwC-Studie ergab, dass Führungspersonen heute das Einstellen und Beibehalten von Talenten, digitale Innovation und die Stärkung der organisatorischen Agilität als ihre drei obersten Prioritäten ansehen.
2. Das Project Management Institute (PMI) und Forbes Insights fanden heraus, dass 92 % der leitenden Führungskräfte die organisatorische Agilität als entscheidend für den Geschäftserfolg ansehen, während nur 27 % sich selbst als stark agil bezeichnen.
3. Studien von Accenture ergaben, dass „wirklich agile Unternehmen [im Vergleich zu einem durchschnittlichen Unternehmen] mehr als doppelt so häufig eine erstklassige finanzielle Performance erreichen (55 % vs. 25 %).“
4. Harvard Business Review fand heraus, dass sich fast die Hälfte der Angestellten regelmäßig unter Druck gesetzt fühlt. Zudem gaben mehr als 50 % der Befragten an, dass „Personen in ihrem Unternehmen den Status quo nicht infrage stellen.“
5. CEO World berichtete, dass „agiles Lernen eine Schlüsselkompetenz für den Erfolg und eine entscheidende Fähigkeit für einen effektiven, bahnbrechenden Führungsstil ist – sogar noch wichtiger als Intelligenz, Bildungsniveau oder sogar Führungsfähigkeiten. Allerdings verfügen nur 15 % der Führungspersonen über diese Kompetenz.“
6. Laut dem Human Resource Certification Institute gaben nur 43 % der befragten HR-Führungskräfte an, dass „ihre Organisationen Herausforderungen schnell in Chancen umwandeln können“. Außerdem berichteten 31 %, dass „ihre Organisationen über eine Lern- und Entwicklungsstrategie verfügen, mit der Führungspersonen auf allen Ebenen agiler werden können.“

Zu guter Letzt zeigen Forschungsergebnisse aus der Branche, dass Agilität entscheidend für Organisationen ist, die einen bedeutenden Wandel durchlaufen. Laut McKinsey scheitern aber auch 70 % der Transformationen aufgrund von Faktoren wie unrealistischen Zielen, fehlendem Mitarbeiterengagement oder ungenügenden Investitionen in die Förderung von Kompetenzen innerhalb des Unternehmens, um den internen Änderungen, die auf die Transformationsinitiativen folgen, gerecht zu werden.

Schauen wir uns nun eine Reihe von Kompetenzen an, die HR-Expert:innen und -Führungskräfte anwenden können, um mit den oben genannten Trends umzugehen. Im nächsten Abschnitt entdecken wir, wie man diese Herausforderungen in Chancen umwandeln und dadurch sogar einen Wettbewerbsvorteil erhalten kann.

6 unabdingbare Kompetenzen für moderne HR-Held:innen

HR-Führungskräfte müssen ihr Skill Set kontinuierlich erweitern, um auf dem Laufenden zu bleiben und ihre Organisation mit Expertise durch die Änderungen am Markt zu leiten. Aufgrund des Tempos und der Unberechenbarkeit der modernen Geschäftswelt wird es für HR-Expert:innen immer wichtiger, bestimmte Kompetenzen zu entwickeln und so agiler zu werden.

Um dies zu erreichen, habe ich eine Checkliste mit sechs wichtigen HR-Kompetenzen zusammengestellt. So kannst du die Fähigkeiten, die in der heutigen Geschäftswelt zum Erfolg führen, identifizieren und erlernen.

Die Unternehmensbereitschaft bewerten

Während die HR-Held:innen von heute nicht unbedingt eine Ausbildung im Bereich Veränderungsmanagement vorweisen müssen, zählen Unternehmen darauf, dass sie die Unternehmensbereitschaft mit ihrem Fachwissen einschätzen und wichtige Lücken angehen – sei es in Zusammenhang mit Support, Fähigkeiten, Kultur oder den geschäftlichen Prioritäten.

Ein Tool oder Rahmenwerk für Veränderungsmanagement, das mir selbst im Umgang mit Veränderungen in großen Organisationen geholfen hat, ist das Modell Ready, Willing, and Able (RWA) der Boston Consulting Group (BCG). Es bietet eine eindeutige und prägnante Methode für HR-Führungskräfte, um die Agilität ihrer Organisation zu prüfen und die Unternehmensbereitschaft zu verbessern.

• Ready: Mitarbeitende und Manager:innen verstehen die (Netto-)Vorteile des Veränderungsprogramms für sich selbst, ihre Kolleg:innen und die Organisation insgesamt.
• Willing: Mitarbeitende und Manager:innen sind bereit, die Änderung(en) umzusetzen und das Nötige zu tun, um diese Änderungen anzugehen.
• Able: Mitarbeitende und Manager:innen sind davon überzeugt, dass sie die Fähigkeiten und das Wissen besitzen, um die Änderung umzusetzen und dabei eine Schlüsselrolle zu spielen.

2. Aufbau der Zielkultur

Die heutigen HR-Held:innen sind gut darin, jegliche Lücken bezüglich der Fähigkeiten und Kompetenzen ihres Personals zu erkennen – und Lösungen zu finden, um diese zu schließen. Sie zeichnen sich außerdem dadurch aus, eine gemeinsame Vision für die Unternehmenskultur zu etablieren, hinter der die Betriebsleiter:innen stehen können. Am wichtigsten ist jedoch, dass sie genau darlegen können, warum eine ausgezeichnete Kultur für den Erfolg des Unternehmens unabdingbar ist.

Natürlich beginnt der Aufbau einer hervorragenden Unternehmenskultur damit, dass die HR-Abteilung die besten Talente anziehen und halten kann. Erfahrene HR-Fachkräfte wissen, wie man Initiativen für ein gesundes Arbeitsumfeld präsentiert; und wie sie das Wohlbefinden der Mitarbeitenden priorisieren, wenn sie Widerstand und starke Widersprüche von anderen geschäftlichen Entscheidungsträger:innen hoher Ebenen erhalten.

Talentierte HR-Expert:innen heben hervor, wie wichtig es ist, eine ausgezeichnete Unternehmenskultur zum kosteneffektiven Geschäftsziel zu machen, um erfolgreiche Strategien zu fördern und die Gewinne zu steigern.

3. Empathische und effektive Kommunikation

HR-Held:innen verstehen die Bedeutung einer kontinuierlichen Kommunikation, die in Zeiten des Wandels noch zusätzlich verstärkt werden sollte.

Die Fähigkeiten und persönlichen Qualitäten, die man braucht, um empathisch und effektiv zu kommunizieren, stehen in enger Verbindung zur Unternehmensbereitschaft. Beide sind essenziell, um ein Lifecycle-Programm im Veränderungsmanagement erfolgreich umzusetzen – vor allem, weil Menschen oft nervös werden, wenn sie von bevorstehenden Änderungen auf der Arbeit erfahren. Dies kann zu Instabilität führen und sich auf die Moral auswirken. HR-Held:innen haben jedoch die nötige Expertise, um ihre Mitarbeitenden zu beruhigen und ihnen Zuversicht zu geben.

Transparenz ist von zentraler Bedeutung, vor allem in Zeiten des Wandels. HR-Held:innen wissen auch, dass es essenziell ist, die Gründe für bestimmte Aktionen zu kommunizieren: Warum werden genau diese Maßnahmen ergriffen (oder nicht)? Wie wirken sie sich auf jede betroffene Gruppe aus? HR-Held:innen sind erfahrene Kommunikator:innen, die wissen, wie sie diese Änderungen – und die Gründe dahinter – auf eine Art und Weise übermitteln können, die bei verschiedenen Gruppen innerhalb des Unternehmens gut aufgenommen wird.

4. Adaptive HCM-Praktiken

Adaptives HCM ist ein Konzept von mir, das die Fähigkeit beschreibt, Schlüsselsignale, Hinweise und Trigger seitens des Personals zu erkennen und schnell mit optimalen Entscheidungen und Handlungen darauf zu reagieren.

Solche Trigger bringen Entscheidungsträger:innen oft dazu, ihre Geschäftspläne und -prioritäten zu aktualisieren. Sie haben auch oft bedeutende Folgen für verschiedene HCM-Prozesse und -Aktivitäten.

Beispielsweise haben Änderungen an Geschäftsplänen und -prioritäten signifikante Welleneffekte innerhalb der gesamten Organisation: Die Anzahl der Einstellungen sowie die Prioritäten im Bereich Lernen und Entwicklung werden neu an den Fähigkeiten ausgerichtet, die wichtiger oder relevanter bzw. weniger wichtig und relevant werden.

Manche Unternehmen ergänzen eventuell die entsprechenden Budgets, Vergütungspakete und die allgemeinen Belohnungsverfahren, um diese an neue Entscheidungen bezüglich der Marktpositionierung anzupassen (z. B. wenn sich ein Unternehmen in Bezug auf die monetäre Stellenbewertung vom Marktführer zum Follower entwickelt).

5. Synergien meistern

HR-Held:innen meistern die Kunst, Chancen auf Synergien innerhalb der Organisation zu erkennen und zu nutzen, um so funktionsübergreifende Abteilungen mit verschiedenen geschäftlichen Aufgaben und Teamkulturen zusammenzubringen, damit sie auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.

Organisationen funktionieren am besten, wenn Mitarbeitende in verschiedenen Abteilungen gut zusammenarbeiten – und HR-Held:innen machen Organisationen besser als die Summe ihrer oft voneinander abgetrennten Geschäftsbereiche. Um dies zu erreichen, müssen sie sich auf verschiedene Schlüsselbereiche konzentrieren: Kultur, Fähigkeiten, organisatorisches und Job-Design, Schulungen und Daten-Einblicke.

6. Datenkompetenz priorisieren

Mithilfe von Datenkompetenz können HR-Held:innen die Daten der Mitarbeitenden nutzen, um positive Änderungen und Innovation an den Arbeitsplatz zu bringen.

Datenkompetenz zeigt den wahren Wert von Mitarbeiterdaten und dem HR-Team. So können HR-Expert:innen ihre Aussagen mit konkreten Daten untermauern, was es wiederum einfacher macht, Support (und ein entsprechendes Budget) für wichtige Mitarbeiterprogramme zu erhalten.

Es geht dabei jedoch nicht nur um den Zugriff auf Daten: HR-Held:innen können durch die Mitarbeiterdaten auch wertvolle Einblicke erhalten und diese nutzen, um strategische Entscheidungen voranzubringen und somit ihre Rolle als entscheidende Stakeholder im Unternehmen verfestigen.

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Jeden Tag HR-Kompetenzen anwenden

Diese sechs HR-Kompetenzen sind entscheidend für alle modernen HR-Expert:innen und -Führungskräfte – und zwar jeden Tag. Sie umfassen die grundlegenden Fähigkeiten, die du brauchst, um auf professioneller Ebene erfolgreich zu sein und dein Unternehmen in der heutigen Welt voller schneller und kompromissloser Änderungen voranzubringen.

Während meiner jahrzehntelangen Beratertätigkeit mit Expert:innen für HR- und HCM-Lösungen fand ich heraus, dass die drei Dimensionen, die ich am Anfang dieses Leitfadens erwähnte, konstant sind – unabhängig vom Zustand der Weltwirtschaft und dem Markt. Die Nutzung der organisatorischen Agilität, die Priorisierung der Kultur und Kernwerte sowie die Fähigkeit, KI und GenKI für bessere HCM-Ergebnisse zu nutzen, sind alle essenziell für das breit gefächerte unternehmerische Geschick, das HR-Held:innen heute brauchen. Nutze also die sechs HR-Kompetenzen, um dein Unternehmen zum Erfolg zu führen.

Über den Autor

In seiner mittlerweile über 30-jährigen Karriere hat sich Steve Goldberg mit allen Seiten von HR-Technologie und -Prozessen befasst. Er bekleidete HR-Führungsrollen auf drei verschiedenen Kontinenten, war als HCM-Produktstrategieleiter bei PeopleSoft tätig und arbeitete eng mit der HR-Tech-Analyse- und Beratungsfirma 3Sixty Insights zusammen.

Er gründete außerdem Boutique-Recruiting-Tech- und Change-Management-Firmen und war Practice Leader bei Bersin und Ventana Research. Zudem hat er einen MBA in HR, mehrere veröffentlichte Artikel und wurde als ein Top 100 HR Tech Influencer anerkannt.

In seiner Freizeit spielt Steve gern Jazz und Blues auf dem Klavier oder hält ehrenamtlich Vorträge in staatlichen Gefängnissen.

Über 3Sixty Insights

Der Kaufzyklus für Unternehmenssoftware und -technologie sollte keinen Machtkampf zwischen Abteilungen auslösen.

3Sixty Insights ist ein Forschungs- und Beratungsunternehmen, das ein tiefgreifendes Verständnis dafür vermittelt, wie man die unterschiedlichen Wahrnehmungen und Prioritäten verschiedener Stakeholder überbrücken kann.

Durch unsere Studien entdecken wir strategische Ansätze für die Prozessoptimierung der Entscheidungsfindung, die erfolgreiche Verwaltung von Lösungen und die Wertmaximierung von Investitionen in Unternehmenssoftware und -technologie.

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Einführung

In der modernen Arbeitswelt ist es wichtig, über technische Fähigkeiten und Branchenkenntnisse zu verfügen. Es wird jedoch zunehmend anerkannt, dass auch Soft Skills wie emotionale Intelligenz eine entscheidende Rolle spielen.

In der traditionellen Unternehmenskultur wurden Emotionen lange Zeit ausgeklammert und als irrelevant oder sogar schädlich für den beruflichen Erfolg angesehen. Die globale COVID-19-Pandemie hat diese Sichtweise jedoch grundlegend verändert: Sie machte unsere gemeinsame Verletzlichkeit und Menschlichkeit deutlich und rückte unsere Einstellung zur Arbeit in ein völlig neues Licht.

Vor allem aber hat die Pandemie die Art und Weise, wie wir in unserem Arbeitsumfeld miteinander umgehen, grundlegend verändert und dafür gesorgt, dass wir offener über unsere mentale Gesundheit und unser emotionales Wohlbefinden sprechen können.

Emotional intelligente Arbeitskräfte fördern

Emotionale Agilität und Anpassungsfähigkeit sind für die Arbeitswelt von heute unerlässlich. Wir als Personalfachleute haben die Aufgabe, an der Schnittstelle von Unternehmenskultur und Mitarbeiterwohlbefinden für eine emotional intelligente Belegschaft zu sorgen. Wir sind dafür verantwortlich, unsere Unternehmen durch den ständigen Wandel zu navigieren und für eine Kultur einzutreten, in der der Mensch im Mittelpunkt steht und in der emotionale Reife, Inklusion und Mitarbeiterwohlbefinden oberste Priorität haben.

Um dies zu erreichen, müssen wir aus unseren gemeinsamen Erfahrungen lernen und uns diese zunutze machen, um ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem Emotionen eine wesentliche Rolle für uns und den Erfolg unseres Unternehmens spielen.

Dieser Leitfaden beleuchtet die emotionale Intelligenz – unser Heartset-Skill-Set – und betrachtet sie als wichtige Ergänzung der kognitiven Fähigkeiten, denen wir in unserer beruflichen Entwicklung oft Priorität einräumen, besser bekannt als Hard Skills oder Mindset Skills.

<<Lade unseren kostenlosen Schulungsleitfaden über emotionale Intelligenz herunter und definiere neu, was HR-Management in deinem Unternehmen bedeutet.>>

Heartset Skills sind die Grundlage emotionaler Intelligenz – von Selbsterkenntnis und -management über soziales Bewusstsein bis hin zum Aufbau von Beziehungen. Jeder Heartset Skill ist entscheidend für erfolgreiche Personalführung. In unserem Leitfaden erfährst du, wie wir uns jeden Heartset Skill täglich zunutze machen können, um unsere Rolle als Personalfachleute zu verbessern und unsere Unternehmen bei der Vorbereitung auf die Zukunft besser zu unterstützen.

Starte jetzt dein Schulungsprogramm zu emotionaler Intelligenz

Unser Leitfaden bietet praktische Strategien und wirksame Ansätze zur Unterstützung von Unternehmenskulturen, in denen Work-Life-Balance und emotionales Wohlbefinden als wesentliche Elemente beruflichen Erfolgs im Vordergrund stehen. Anhand von Praxisbeispielen demonstrieren wir das Framework, das wir für Personalverantwortliche entwickelt haben, um ein unternehmensweites Schulungsprogramm für emotionale Intelligenz in die Wege zu leiten.

Wir zeigen dir, wie du diese Strategien und Ansätze an deinem Arbeitsplatz umsetzen kannst.

Heartset Skills für Personalverantwortliche

Heartset Skills sind emotionale und soziale Kompetenzen, die Personalfachleute wie wir nutzen können, um die Herausforderungen des heutigen Arbeitsplatzes zu bewältigen. Zu den Herausforderungen bei der Interaktion mit anderen gehören der Umgang mit Gefühlen, Einfühlungsvermögen und der Aufbau von Beziehungen bis hin zu eher situativen und technischen Herausforderungen, wie dem Umgang mit rechtlichen Rahmenbedingungen und Compliance, die Verwaltung von Budgets und mehr.

Der Unterschied zwischen Heartset Skills und Hard Skills

Obwohl Hard Skills häufig als besonders wichtig angesehen werden, da sie in der Regel technisches Fachwissen umfassen, sind Heartset Skills nicht weniger bedeutend. Jeder Heartset Skill ist entscheidend für den Aufbau herausragender Führungsqualitäten und erfolgreicher, kollaborativer Teams, die die neuartigen Herausforderungen der modernen Arbeitswelt gesund und gekonnt meistern können.

Solide Heartset Skills sind der Schlüssel zu Wissensaustausch und effektiver Vermittlung unseres Fachwissens an Kolleg:innen und Kund:innen. Sie ermöglichen uns, authentische Beziehungen aufzubauen und tragen dazu bei, einen positiven und professionellen Eindruck zu hinterlassen.

Heartset Skills am Arbeitsplatz einsetzen

Es gibt so viele Beispiele für den tagtäglichen Einsatz unverzichtbarer Heartset Skills am Arbeitsplatz – insbesondere bei der Anpassung an große Veränderungen, wie die neuen DSGVO-Gesetze in Europa.

Die jüngsten Aktualisierungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verlangten von Unternehmen erhebliche Änderungen, einschließlich einer sorgfältigen Dokumentation, Neubewertung oder sogar Abschaffung alter Prozesse. Das HR-Team befand sich während dieser Umstellung an vorderster Front und steuerte durch die turbulenten Gewässer in Form von Widerstand gegen Veränderungen seitens der Mitarbeitenden.

Selbst so einfache Dinge wie die Anberaumung von Besprechungen mit der Belegschaft, um zu zeigen, wie sich diese Änderungen der Datenschutz-Grundverordnung auf die Arbeitsabläufe ihrer Teams auswirken und die Einstellung einiger Projekte erzwingen würden, erwiesen sich für viele Organisationen als anspruchsvolles Unterfangen, das ein hohes Maß an emotionaler Intelligenz erfordert.

Emotionale Intelligenz (auch bekannt als Emotionaler Quotient oder EQ) ist grundlegend für die erfolgreiche Bewältigung derartiger Übergänge: Für HR- und Personalleiter:innen ist es entscheidend, Einfühlungsvermögen zu zeigen und ein sicheres, kollaboratives Umfeld zu schaffen. Dabei müssen sie sowohl technische Herausforderungen bewältigen, wie etwa die Aktualisierungen der DSGVO in unserem Beispiel, als auch die natürlichen Ängste der Mitarbeitenden vor dem Unbekannten und deren Widerstand dagegen überwinden.

Es ist von entscheidender Bedeutung, ein Bewusstsein dafür zu entwickeln, dass Menschen, die sich gegen Veränderungen sträuben, gehört und mit Einfühlungsvermögen behandelt werden müssen. Auf diese Weise können Unternehmen urteilsfreie Arbeitsplätze und einen geschützten Raum schaffen, um komplexe Themen (wie Veränderungen) anzusprechen, sich auf Paradigmenwechsel am Arbeitsplatz einzustellen und neue Strategien zu entwickeln, um diese schnell zu bewältigen – und so einen reibungslosen Weg nach vorn für alle Mitarbeitenden zu ebnen.

Die 3 wichtigsten Heartset Skills und ihre Auswirkungen

Konflikte resultieren oft aus Missverständnissen, Annahmen und mangelndem Einfühlungsvermögen, was uns vor die Herausforderung stellt, unsere Gefühle am Arbeitsplatz anzusprechen. Traditionelle Ansätze, die Emotionen nicht als solche anerkennen, gehen möglicherweise am Kern der Sache vorbei – unserem grundlegenden menschlichen Bedürfnis nach Respekt, Verständnis und Vertrauen.

Um den Grundstein für ein Schulungsprogramm für emotionale Intelligenz am Arbeitsplatz zu legen, solltest du dich an diesen drei zentralen Heartset Skills orientieren.

1. Emotionale Offenheit und Verletzlichkeit

Auch wenn es vielleicht beängstigend klingt, zeigt sich bei der Förderung von emotionaler Offenheit und Verletzlichkeit im Personalwesen, dass letztere der Schlüssel zur Stärkung von Vertrauen, Inklusion und konstruktivem Feedback im Unternehmen ist. Wenn du dein Team schulen möchtest, ist es wichtig, mit gutem Beispiel voranzugehen.

Verletzlichkeit ermöglicht es uns, eine tiefe Verbindung herzustellen. Dadurch fühlen sich andere sicher, sich an der gemeinsamen Menschlichkeit am Arbeitsplatz zu beteiligen und für sie einzusetzen. Die folgenden Schritte könnten als Ausgangspunkt für dein Schulungsprogramm für emotionale Intelligenz dienen: 

1. Lernt euch gegenseitig kennen

Gib deinen Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich kennenzulernen: Wer du bist, wer ihre Kolleg:innen sind und welche Rolle jede:r im Unternehmen hat.

2. Schaffe die Voraussetzungen für offene und produktive Gesprächssituationen

Ermutige deine Belegschaft, konstruktive Gespräche miteinander zu führen. Sorge für ein entspanntes und sicheres Umfeld, in dem sich dein Team wohlfühlt und frei entfalten kann.

3. Nach der Prämisse „Das bin ich, wer bist du?“ handeln

Das transformative Kommunikationsmodell: Indem du als Leiter:in deines Workshops für emotionale Intelligenz deine eigene Persönlichkeit offenlegst und echtes Interesse an den anderen Teilnehmenden zeigst, ermöglichst du Konversationen, die von gegenseitiger Neugier und Verständnis geprägt sind.

Einige Dinge, die ich in Workshops zu emotionaler Intelligenz mit meinem Team geteilt habe, waren:

„Ich werde nervös bei Meetings ohne Tagesordnung, weil ich keine Überraschungen mag. Geht es euch auch so?“

Gespräche habe ich auch schon mit folgenden Worten eingeleitet:

„Ich bin keine Muttersprachlerin. Bitte lasst es mich wissen, wenn euch etwas, das ich gesagt habe, während unseres Gesprächs komisch vorkommt, damit wir Missverständnisse vermeiden und uns gegenseitig besser verstehen können.“

Dieses Modell, das auf mitfühlender Neugier und aktivem Zuhören beruht, hat sich als entscheidend für die Bewältigung von Konflikten und die Förderung eines unterstützenden Arbeitsumfelds erwiesen. Es betont die tiefgreifende Wirkung emotionaler Offenheit.

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2. Selbsterkenntnis

Für HR-Manager:innen und Führungskräfte, die unsere Organisation und Feedback-Prozesse unterstützen, ist die Fähigkeit zur Selbsterkenntnis als Heartset Skill entscheidend.

Nicht wertende Selbstreflexion in der Führung und achtsame Entscheidungsfindung sind für den Aufbau der Selbsterkenntnis unabdingbar. Anfangs mag es herausfordernd erscheinen, diese Fähigkeiten zu erlernen, allerdings können sie uns hervorragend dabei unterstützen, uns an Veränderungen und andere Herausforderungen anzupassen. Die gute Nachricht ist, dass wir uns alle darin üben können, unsere Heartset Skills zu verbessern.

Mithilfe von Journaling können wir uns in Selbstreflexion üben. Das Festhalten von Gedanken und Erfahrungen verleiht uns ein Gefühl von Verantwortlichkeit und Verpflichtung zur Veränderung. Eine nicht wertende Selbstreflexion bei Führungskräften (und einzelnen Teammitgliedern) ermöglicht es uns, aus unseren Fehlern zu lernen. Sie erlaubt uns auch, Fehler als Teil unserer gemeinsamen Menschlichkeit positiv zu sehen.

Beginne mit den folgenden Schritten, um deinen Journaling-Workshop zur Selbstreflexion einzuleiten:

1. Journaling-Einzelübung

Bitte die Teilnehmenden, wichtige Beobachtungen und Dinge aufzuschreiben, die sie aus ihren täglichen Interaktionen mit anderen gelernt haben. Betone, dass es beim Journaling eher um das Entwickeln einer Gewohnheit als um das Format geht.

2. Journaling-Gruppenübung

Persönliche Aufzeichnungen können hilfreich sein, aber im Arbeitsumfeld kann Selbstreflexion in der Gruppe einen noch positiveren Einfluss auf deine Führungsteams haben. Bilde Gruppen von 2 bis 3 Personen und bitte sie, über ein gemeinsames Projekt oder eine gemeinsame Aktivität nachzudenken. Bitte die Gruppenmitglieder, aufzuschreiben, was gut funktioniert hat, was nicht, was sie in Zukunft anders machen würden und welche Grenzen sie setzen können, um gegenseitigen Respekt zu fördern und bei der Zusammenarbeit einfühlsamer und effizienter zu werden.

3. Lernpunkte identifizieren

Erarbeite mit jeder Gruppe im Workshop Lernpunkte. Dadurch werden Ziele umsetzbar, nachvollziehbar und messbar, sodass wir die Möglichkeit haben, unsere Fortschritte zu überprüfen und zu feiern.

Selbsterkenntnis bildet als Heartset Skill die Basis dafür, dass Menschen vollständig verstehen, wie sie auf das reagieren, was um sie herum geschieht. Sie hilft uns auch, innezuhalten und nachzudenken, bevor wir handeln. Wenn wir achtsam mit unseren Gefühlen umgehen, können wir besser verstehen, wie wir auf etwas reagieren (und warum) – und wann wir mehr Zeit für weitere Überlegungen brauchen.

Achtsamkeit kann eine Herausforderung sein, doch der Aufwand lohnt sich, besonders weil es hilft, schwierige Gespräche mit Teammitgliedern und Kolleg:innen zu führen. Zudem ist Achtsamkeit auch für interkulturelle Kommunikation von Vorteil, die aus der heutigen multikulturellen und globalen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken ist.

3. Risikobereitschaft

Risikobereitschaft ist kein Heartset Skill, der uns von Natur aus gegeben ist oder besonders leicht fällt. Ein Gefühl von Sicherheit gehört zu den emotionalen Grundbedürfnissen des Menschen. Doch bewusst eingesetzt, kann das Eingehen kontrollierter Risiken auch zu Wachstum und Innovation führen.

Jede:r von uns braucht eine Menge Mut, um Entscheidungen zu treffen. Unsere Angst vor Risiken und vor dem Scheitern überschattet oft unser Bedürfnis nach Sicherheit. Doch wenn wir unsere Denkweise ein wenig ändern, können wir diese Ängste abbauen und den Mut entwickeln, bewusst zu handeln und die Konsequenzen mit klarem Verständnis zu verantworten.

Beginne mit den folgenden Schritten, um deinen Workshop zu emotionaler Intelligenz und Risikobereitschaft einzuleiten:

1. Zukunftsszenarien ausmalen und planen

Diese Übung fördert das strategische Denken und die Fähigkeit zur Szenarioplanung, um Ängste vor dem Eingehen von Risiken abzubauen.

Bitte die Teilnehmenden, sich verschiedene Szenarien auszumalen und Strategien zu deren Bewältigung zu entwickeln. Das hilft deinen Führungskräften und ihren Teams nicht nur, sich auf unvorhergesehene Ereignisse vorzubereiten, sondern verbessert auch Entscheidungsfindung und Anpassungsfähigkeit.

2. Mithilfe von Mindmaps Ergebnisse veranschaulichen

Für diese Übung teilst du deine Teilnehmenden in Gruppen ein, damit diese von unterschiedlichen Ansichten und Ideen profitieren können.

Lass die Teilnehmenden Mindmaps erstellen, um die Ergebnisse der Szenarien zu visualisieren, die sie sich in Schritt 1 ausgemalt haben. Bitte sie, kurz- und langfristige Strategien zu entwickeln, die ihnen in Bezug auf die plausibelsten Szenarien einfallen.

3. Aus Fehlern lernen

Sprich über die Vorteile, die sich ergeben, wenn man jede Entscheidung und jedes Risiko als Lernmöglichkeit betrachtet.

Ein einfacher Perspektivwechsel ermöglicht es deiner Belegschaft, die Verantwortung für ihren emotionalen Zustand während der Entscheidungsfindung zu übernehmen. Dadurch können sie das Risiko nicht mehr als potenziellen Misserfolg, sondern als wertvolle Lektion betrachten, die ihnen hilft, ihre ursprünglichen Ziele sogar zu übertreffen.

Natürlich können wir immer neue Ausreden finden, um zu vermeiden, neue Fragen in einer Umfrage zu beantworten, unsere Meinung über Maßnahmen zu äußern oder eine neue kreative Lösung vorzuschlagen. Die Angst vor Feedback ist ganz natürlich, aber die Entwicklung des Heartset Skills Risikobereitschaft ermöglicht es uns, unsere Komfortzone zu verlassen und neue Erfahrungen zu sammeln.

Risikobereitschaft gibt uns die Möglichkeit, mehr zu lernen, mehr zu erreichen und uns zu beweisen.

Heartset Skills helfen uns, aus der Vergangenheit zu lernen und auf eine ungewisse Zukunft zu reagieren

Das Beherrschen von Heartset Skills und emotionaler Intelligenz sind Grundpfeiler einer effektiven Führung. Sie sind entscheidend für die Unterstützung von Teams und die Förderung des Mitarbeiterengagements und helfen uns auch, Empathie zu wecken und in unseren Organisationen bessere Vorbilder zu sein.

HR-Profis und Führungskräfte sind für das Etablieren einer menschenorientierten Unternehmenskultur, die Überbrückung von Kommunikationslücken und den Aufbau von bedeutungsvollen Beziehungen zwischen Menschen in jedem Unternehmen unerlässlich.

Wir können viel aus der Vergangenheit lernen, um besser auf eine völlig ungewisse Zukunft zu reagieren. Aber als Menschen mögen wir Unvorhersehbarkeit aus demselben Grund nicht, aus dem wir Veränderungen nicht mögen: Sie erzeugt ein Gefühl der Unsicherheit.

Aber die Welt verändert sich – egal, ob es uns gefällt oder nicht. Schauen wir uns alleine die letzten zwei Jahrzehnte an:

• Die Finanzkrise im Jahr 2008
• Die globale Pandemie im Jahr 2020
• Die wirtschaftliche Volatilität und Gefahr einer weltweiten Rezession im Jahr 2023

Anpassungsfähigkeit ist entscheidend für unser berufliches Überleben: Sie ist die effektivste Fähigkeit, die wir entwickeln können, um uns in unserer sich ständig verändernden Arbeitswelt zurechtzufinden. Anpassungsfähigkeit ermöglicht es uns, Veränderungen zu antizipieren, uns darauf vorzubereiten und vor allem proaktiv zu reagieren. Dabei bauen wir sowohl eine emotionale als auch eine praktische Belastbarkeit auf, um die Herausforderungen, die die Welt uns stellt, zu meistern.

Das Ziel ist nicht, die Zukunft vorherzusehen, sondern Überraschungen zu minimieren und zuversichtlich bezüglich unserer Optionen und Vorgehensweisen zu sein. Denn Zuversicht, in Kombination mit Resilienz, verringert die Angst vor den täglichen Aufgaben und fördert Gelassenheit.

Mit Heartset Skills bleiben wir agil und anpassungsfähig. Sie helfen uns, in einem sich schnell verändernden Umfeld Entscheidungen zu treffen, die sich an langfristigen Zielen orientieren, und gleichzeitig flexibel und innovativ zu bleiben.

Mit Heartset Skills zu mehr Führungskompetenz

Einfühlungsvermögen ist die Fähigkeit, die Gefühle anderer verstehen und nachvollziehen zu können. Aber in unserer komplexen Welt (und insbesondere der Arbeitswelt) reicht Empathie oft nicht aus.

Wir brauchen empathische Akkuratheit und mitfühlende Neugierde: Wenn Menschen einander verstehen und Mitgefühl füreinander empfinden, können sie besser zusammenarbeiten, voneinander lernen und Herausforderungen meistern.

Positive Ergebnisse am Arbeitsplatz (und im Leben) hängen davon ab, dass wir uns bewusst darum bemühen, andere zu verstehen und Beziehungen zu unseren Kolleg:innen aufzubauen. Dadurch stärken wir unsere Kommunikationsfähigkeiten und es fällt uns leichter, Konflikte konstruktiv zu lösen.

Wenn wir positive Ergebnisse erzielen wollen, müssen wir das Stellen von regelmäßigen und offenen Fragen normalisieren.

Stell dir selbst die Frage: Verstehe ich genau, was die andere Person mir mitteilen möchte?

Ermutige alle Führungskräfte und Mitarbeitende, sich diese Frage regelmäßig zu stellen.

Aufbau kollektiver Resilienz

Die Förderung kollektiver Resilienz ist eine der lohnendsten Aufgaben für HR-Führungskräfte, denen der Aufbau und Erhalt einer gesunden Unternehmenskultur am Herzen liegt. Dies erfordert, dass Mitarbeitende lernen, positive Erinnerungen zu aktivieren, sich ihrer Leistungen und Stärken bewusst zu werden und die Fähigkeit zu entwickeln, sich bei Widrigkeiten nicht von Rückschlägen entmutigen zu lassen – auch wenn es mal schwierig wird.

Die Beherrschung kollektiver Resilienz als Heartset Skill ermöglicht es Menschen, sich ohne Selbstverurteilung oder negative Selbstgespräche an Veränderungen anzupassen. Das ist besonders am Arbeitsplatz wichtig, wo wir mit zahlreichen Herausforderungen konfrontiert sind, die uns Ruhe, Professionalität und Konzentration abverlangen.

Die Kunst kollektiver Resilienz vermitteln

Als HR-Fachleute und Personalverantwortliche sind wir oft von Entscheidungen anderer und externen Veränderungen abhängig (z. B. Markttrends und generationsbedingtem Wandel der Erwartungen). Wir haben das Privileg und die Verantwortung, unseren Teams die Kunst kollektiver Resilienz beizubringen.

Die Entwicklung kollektiver Resilienz ermöglicht uns, uns schnell und kompetent an wechselnde Gegebenheiten anzupassen. Resilienz erfordert ein emotionales Gedächtnis und die Reife zu erkennen, dass alles nur vorübergehend ist. Es geht darum, das Selbstvertrauen zu haben, zu akzeptieren, dass einige Dinge außerhalb unserer Kontrolle liegen – und dass die Stärke der Menschen darin liegt, sich auf die Dinge zu konzentrieren, die wir proaktiv beeinflussen können.

Es ist wichtig zu beachten, dass es bei Resilienz nicht darum geht, immer mehr zu ertragen, bis man vollkommen ausgebrannt ist. Vielmehr geht es darum, zu verstehen, wie man die aktuellen Herausforderungen annimmt. Es geht um die emotionale Erinnerung daran, dass wir bereits in der Vergangenheit schwierige Situationen gemeistert haben, und um die Fähigkeit, wirksame Prioritäten zu setzen.

Nicht erreichte Ziele positiv verarbeiten

Schaffe Raum für die Verarbeitung von Ereignissen oder Aufgaben, die nicht so gut gelaufen sind. Das ist eine gute Gelegenheit, kollektive Lernerfahrungen zu machen, bei denen alle die Gründe für falsche Entscheidungen diskutieren können – und verstehen, was nicht funktioniert hat, und warum. Auf diese Weise kannst du deinen Teams dabei helfen, sich von negativen Emotionen und Schuld- oder Schamgefühlen zu distanzieren, die ein Scheitern mit sich bringen kann.

Nutze solche Momente, um zu zeigen, dass Scheitern eine Gelegenheit ist, aus Fehlern zu lernen, Neugierde zu zelebrieren und eine neue, stärkere Strategie zu entwickeln.

Bitte deine Mitarbeitenden, ihre Erfahrungen aufzuschreiben, damit sie sie im Nachhinein noch einmal betrachten können. Feiere Erfolge, um sie sichtbarer zu machen und Erinnerungen an bemerkenswerte Leistungen zu erhalten. Auf diese Weise kann deine Belegschaft immer wieder neu feststellen, dass sie großartige Arbeit geleistet hat, selbst wenn Selbstzweifel an ihrem Selbstvertrauen nagen.

Fokus auf zielgerichtete Wirkung

Die Leidenschaft für das, was wir als HR-Führungskräfte vertreten, treibt unsere Motivation an und inspiriert uns, gemeinsam dieselben Ziele zu erreichen. Leidenschaft ist ansteckend: Sie motiviert Changemaker zu zielgerichtetem Handeln und hat eine positive Wirkung auf alle am Arbeitsplatz.

Das nächste Mal, wenn du einen neuen Arbeitsablauf oder ein Lobbyprogramm entwickelst (oder jemand anderem im Unternehmen dabei hilfst), bring deine Leidenschaft zum Ausdruck, um die gewünschte Wirkung zu erzielen.

Stell dir z. B. die Frage:

• Wie lassen sich die Ziele deines Unternehmens mit menschlichen Erfahrungen verbinden?
• Wie kann die Verbesserung der Mitarbeitererfahrung dazu beitragen, deine Ziele zu erreichen oder sogar zu übertreffen?
• Wie können deine DEI&B-Programme mehr Mitarbeiterengagement fördern, wenn du sie so gestaltest, dass allen klar wird, dass wir die gleichen Ziele verfolgen: gesunde Unternehmenskulturen, zufriedenere Kund:innen, höhere Erfolgsquoten, interkulturelle Kompetenz, internationale Zusammenarbeit und wachsende Marktkenntnisse?

Die drei Heartset Skills, die wir thematisiert haben, kannst du in deiner Organisation weitergeben, entwickeln und anwenden, um eine gesündere Belegschaft und eine einzigartige Unternehmenskultur zu erreichen.

Das ist die magische Rolle der Personalabteilungen: Wir sind das Herz der kollektiven Resilienz des Unternehmens und geben diese Fähigkeit an diejenigen weiter, die sich von Veränderungen überfordert fühlen oder noch nicht so viel Erfahrung damit haben. Vor allem aber bieten wir Unternehmen und ihren Mitarbeitenden einen menschlichen Ansatz, um weiterzukommen. Emotionale Intelligenz ist auf diese Weise übertragbar. Heartset Skills können erlernt werden.

7 Möglichkeiten zur Integration von Heartset Skills in die HR-Praxis

Wir wissen jetzt genau, was Heartset Skills sind und wie wichtig sie – neben Hard bzw. Mindset Skills – für die Schaffung einer offenen, gesunden und erfolgreichen Unternehmenskultur sind. Da ist es an der Zeit, über ihre praktische Anwendung im Arbeitsalltag zu sprechen.

1 Normalisierung emotionaler Intelligenz in allen Positionen

Personalverantwortliche befinden sich in der perfekten Position, die Akzeptanz von Emotionen am Arbeitsplatz zu normalisieren.

Darüber zu sprechen, wie wir uns fühlen und wie sich Ideen, Worte und Handlungen auf uns auswirken, ist der Schlüssel zu einer wirksamen Kommunikationsstrategie. Wenn die Personalabteilung die Normalisierung emotionaler Intelligenz fördert, können Unternehmen heute die ersten Schritte unternehmen, um agilere Belegschaften zu schaffen, die sich hervorragend an Veränderungen anzupassen wissen.

2. Das Gleichgewicht zwischen Authentizität und Selbsterkenntnis fördern

Die Beherrschung von Heartset Skills und emotionaler Intelligenz hilft uns, Grenzen zu setzen und unsere Meinung auf eine emotional reife und respektvolle Weise zu äußern.

Als Personalverantwortliche ist es unsere Aufgabe, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem unser Team authentisch sein kann, sich gesehen und verstanden fühlt und seine emotionalen Grundbedürfnisse befriedigt werden. Die Vermittlung dieser wichtigen Skills an alle Teammitglieder unseres Unternehmens erfordert solide und durchdachte Schulungen zu emotionaler Intelligenz und Heartset Skills.

Indem wir mit gutem Beispiel vorangehen und Selbstbewusstsein sowie emotionale Offenheit für unsere Unternehmen vorleben, demonstrieren wir Mitarbeitenden eine bessere Zusammenarbeit, die auf Einfühlungsvermögen und Neugierde für die Bedürfnisse anderer beruht.

3. Eine Vorbildfunktion einnehmen

Personalverantwortliche haben im gesamten Unternehmen eine Vorbildfunktion, daher ist es wichtig, mit gutem Beispiel voranzugehen. Dankbarkeit und Emotionen klar auszudrücken, wenn du Feedback gibst oder darum bittest, ist daher von entscheidender Bedeutung.

Es ist wichtig, Fragen zu stellen, die dir helfen, die Situation zu verstehen und richtig einzuschätzen. Das fördert eine offene Kommunikation und sorgt dafür, dass Menschen sich wohl fühlen, wenn sie ihre Meinung äußern. Je mehr wir unsere empathische Treffsicherheit schulen, desto besser können wir Missverständnisse und Fehlkommunikation vermeiden, was letztendlich zu positiveren und nachhaltigeren Ergebnissen führt.

4. Unterstützung und Schulung von Führungskräften

Die Unterstützung und Schulung von Führungskräften in Unternehmen ist eine der wichtigsten Aufgaben von Personalverantwortlichen. Wenn Führungskräfte darin geschult werden, ihre Heartset Skills zu verstehen und zu optimieren, wird sich das auch in deiner Mitarbeiterbindung widerspiegeln.

Beispielsweise äußern Mitarbeitende gegenüber Personalverantwortlichen häufig den Wunsch, verstanden werden zu wollen. Das mag einfach erscheinen, ist aber in der Praxis nur dann umzusetzen, wenn empathische Führungskräfte den Weg zeigen.
Daher solltest du deinen Führungskräften Richtlinien an die Hand geben, wie sie mit ihren eigenen Emotionen sowie den Emotionen anderer in Meetings und Feedback-Gesprächen angemessen umgehen können. Durch die Förderung solcher konstruktiven Gespräche können die Leistungsfähigkeit der Teams gesteigert und das Zugehörigkeitsgefühl der Mitarbeitenden gestärkt werden, was letztendlich zu einer verbesserten Zusammenarbeit und einem erfolgreichen Unternehmen führt.

5. Geschützte Räume schaffen

Schaffe einen Raum, in dem sich Mitarbeitende frei und unvoreingenommen austauschen können – und sich gegenseitig motivieren, die nächsten Schritte zum gemeinsamen Erfolg zu unternehmen.

In geschützten Räumen fühlen sich Mitarbeitende ermutigt, offen über Projekte, Veränderungen, Zusammenarbeit und Erkenntnisse zu diskutieren. Dadurch wird deutlich, was gut gelaufen ist, was verbessert werden kann, und wie sie gemeinsame Ziele mit ihren Kolleg:innen entwickeln können.

6. Eine Feedback-Kultur schaffen

Nahezu jeder erfolgreiche Leitfaden zum Aufbau eines gesunden Arbeitsumfelds betont die Wichtigkeit einer Feedback-Kultur. Firmen mit einzigartiger Unternehmenskultur erkennen die kraftvolle und positive Wirkung von Feedback und integrieren es kontinuierlich in ihre täglichen Arbeitsabläufe.

Eine Feedback-Kultur ist auch für die Bindung von Top-Talenten von großem Vorteil. Damit eine solche Kultur jedoch die gewünschte Wirkung entfalten kann, ist es wichtig, dass die Mitarbeitenden Feedback akzeptieren und in ihre täglichen Arbeitsroutinen einbeziehen. Die Aufrechterhaltung von Positivität, Klarheit und Empathie während des gesamten Prozesses ist dabei entscheidend.

7. Deine Heartset Skills reflektieren

Journaling zum Zweck der Reflexion kann für uns als Individuen ein mächtiges Werkzeug sein, um über unsere Heartset Skills nachzudenken. Wir kultivieren emotionale Offenheit am besten, wenn wir unsere Gefühle artikulieren und lernen, ihre Nuancen zu unterscheiden.

Diese Art von Journaling kann deinen Mitarbeitenden dabei helfen, Wut von Empörung und Enttäuschung zu unterscheiden. Nur so können wir unsere Gefühle erkennen und definieren – und uns die richtigen Fragen stellen, wie wir mit ihnen vernünftig umgehen können, insbesondere am Arbeitsplatz.

Wenn dein Team beispielsweise den Unterschied zwischen Wut, Empörung, Frustration oder Enttäuschung kennt, kann es besser einschätzen, wie es in Stresssituationen am Arbeitsplatz mit den einzelnen Gefühlen umgehen sollte – und wie es verantwortungsbewusst handeln kann. Das Wissen, wie wir unsere Emotionen bewältigen können, ist der Schlüssel zu einer effektiven Vorgehensweise in heiklen Situationen.

Heartset Skills: Das HR-Kernelement neu definiert

Zum Abschluss unserer Überlegungen zu Heartset Skills wird deutlich, dass emotionale und soziale Kompetenzen nicht nur ein Nice-to-have sind: Sie sind entscheidende Fähigkeiten für die Weiterentwicklung des Personalmanagements. Das Streben nach gesteigerter emotionaler Intelligenz lässt uns erfahren, wie tiefes Verständnis, Einfühlungsvermögen und emotionale Agilität unsere beruflichen Interaktionen und Unternehmenskulturen dramatisch verbessern können.

Heartset Skills ermöglichen es uns, die Feinheiten menschlicher Emotionen zu durchdringen und Herausforderungen in Gelegenheiten zu Verbundenheit und Wachstum zu verwandeln. Vom transformativen „Das bin ich. Wer bist du?“ bis hin zur Förderung von Resilienz und innovativer Risikobereitschaft – jede Fähigkeit kann eine kohärente Strategie zur Förderung von Arbeitsumgebungen unterstützen, in denen sich Menschen mit unterschiedlichen Erfahrungen entfalten können.

Heartset Skills ergänzen unser technisches Fachwissen, bereichern unsere zwischenmenschlichen Interaktionen und fördern Anpassungsfähigkeit sowie Resilienz. Dadurch werden unsere Arbeitsplätze von reinen Arbeitsräumen zu Gemeinschaften, in denen Wachstum, Lernen und gegenseitige Unterstützung gestärkt werden.

Der Weg, den wir einschlagen, um Heartset Skills in unsere kollektive Erfahrung und unsere Leidenschaft für wertvolle menschliche Interaktion einzubetten, kann uns viel darüber lehren, wie wir Veränderungen durch die Kultivierung emotional intelligenter Unternehmenskulturen herbeiführen können.

Mach dir diese Erkenntnisse zu eigen und teile deine Geschichten mit anderen in deinem Unternehmen und beruflichen Netzwerk. So definieren wir gemeinsam das Kernstück des Personalmanagements neu und machen HR menschlicher, mitfühlender und integrativer – heute und in Zukunft.

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Über den Autor

Lily Kriegs ist seit über zwei Jahrzehnten in der Tech-Branche tätig und hat dabei dem menschlichen Element stets oberste Priorität eingeräumt. Als HR/DEI&B-Führungskraft und Inclusive Culture and Belonging Partner bei Spryker hat sie sich dem Aufbau emotional intelligenter Arbeitsumgebungen verschrieben, in denen Wohlbefinden und Respekt im Mittelpunkt stehen und sich jede:r wirklich einbezogen und unterstützt fühlt.

Lilys Lebens- und Arbeitsphilosophie basiert auf einem Prinzip, von dessen zentraler Bedeutung in allen Lebensbereichen sie überzeugt ist: Herzlichkeit, eine universelle Sprache, die über berufliche Grenzen hinausgeht. Sie erinnert uns daran, dass wir trotz unserer Rollen und Verantwortlichkeiten jeden Tag und überall die Wahl haben, freundlich zueinander zu sein, um eine integrativere und empathischere Welt zu fördern.

Auch ihre Erfahrungen als Mutter und Immigrantin aus Mexiko, die seit 30 Jahren in Deutschland lebt, haben ihren persönlichen und beruflichen Werdegang bereichert. Kontinuierliches Lernen führte sie schließlich zu Coaching, Erster Hilfe und kontinuierlicher Unterstützung im Bereich mentale Gesundheit und Burnout-Prävention – mit einem Fundament aus evidenzbasierten Praktiken, die Resilienz und Work-Life- Balance fördern.

In ihrer Freizeit liest Lily gerne, wandert und praktiziert Qigong. Sie ist leidenschaftliche Literaturliebhaberin, die Freude am Schreiben von Gedichten und am Mentoring junger Führungskräfte hat.

Über Spryker

Spryker ist die führende Composable-Commerce-Plattform für Unternehmen mit anspruchsvollen Geschäftsmodellen, die Wachstum, Innovation und Differenzierung ermöglichen.

Das benutzerfreundliche Headless-API-First-Modell von Spryker wurde speziell für anspruchsvolle Transaktionsgeschäfte entwickelt und bietet einen Best-of-Breed-Ansatz, der Unternehmen die Flexibilität zur Anpassung, Skalierung und Markteinführung bietet, und bei ihrer digitalen Transformation für eine schnellere Time-to-Value sorgt.

Als globaler Plattformführer für B2B und B2C Enterprise Marketplaces, Thing Commerce und Unified Commerce hat Spryker bereits über 150 globale Unternehmenskunden weltweit unterstützt und genießt das Vertrauen von Marken wie ALDI, Siemens, Hilti und Ricoh. Spryker wurde von Gartner® als „Visionary“ im Magic Quadrant for Digital Commerce 2023 anerkannt und außerdem als „Strong Performer“ in The Forrester Wave eingestuft: B2B Commerce Solutions, Q2 2022. Spryker ist ein privates Technologieunternehmen mit Hauptsitz in Berlin und New York.

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Dein E-Mail- oder Slack-Konto öffnet sich nicht, das Projektmanagement-System lädt nicht oder das HCM, das alle zum Stempeln verwenden, hat ein Timeout.

Wenn irgendetwas ausfällt – oder auch nur etwas langsamer läuft – ist das gesamte Unternehmen davon betroffen.

Aber hinter den Kulissen eilt HR Operations zur Rettung.

Als Rückgrat technologiebasierter Unternehmen arbeitet HR Ops mit den Teams für IT und Cybersicherheit zusammen, um in den heutigen global verteilten Unternehmen einen nahtlosen Tech-Service zu gewährleisten.

Das Mitarbeitererlebnis hängt vom People Tech ab, das für eine reibungslose Kommunikation und Workflows mit Kolleg:innen, Partner:innen und Kund:innen sorgt. Wichtig ist außerdem, dass Mitarbeitende auf Aufgaben zugreifen und diese erledigen können, damit die Geschäfte wie gewöhnlich weiterlaufen können.

In diesem Blogartikel schauen wir uns genauer an, wie HR Ops und HRIS-Leiter:innen das digitale Mitarbeitererlebnis – und somit auch die Geschäftsergebnisse – messen und verbessern können.

Wir werden uns praktische Maßnahmen ansehen, die du ergreifen kannst, um die Technologie in den Arbeitsalltag zu integrieren und eine erfolgreiche digitale Transformation voranzutreiben.

Bewährte Praktiken für die HR-Koordinierung mit IT- und CIS-Teams

Zuallererst ist es für unsere HR- und IT-Teams sowie das CIS-Pendant essenziell, im Auge zu behalten, dass wir alle dasselbe Ziel haben:

unseren Mitarbeitenden mithilfe der besten Tech-Tools ein optimales Erlebnis zu bieten, um unsere Geschäftsziele zu erreichen.

Diese gemeinsame Mission vollständig anzugehen bedeutet, dass wir eine globale Perspektive aufrechterhalten und die Komplexität und Nuancen der modernen, multinationalen Arbeitswelt verstehen müssen, oder anders gesagt: die Realität von remote und zu unterschiedlichen Zeiten arbeitenden sowie weltweit verteilten Teams.

Dies wiederum bedeutet, dass jedes Gespräch über neue Tools und Technologien mit am Menschen orientierten Fragen beginnen muss, die darauf abzielen, das digitale Mitarbeitererlebnis zu verbessern. Zu diesen Fragen gehören zum Beispiel folgende:

• Warum brauchen deine Mitarbeitenden dieses Tool?
• Wie werden sie es verwenden?
• Welche Lösungen können deinen Mitarbeitenden das beste Nutzererlebnis bieten?

Mithilfe dieser Fragen stellst du sicher, dass es bei der Einführung neuer Technologien nicht nur um die Tools selbst geht, sondern darum, ein besser verbundenes, effizienteres und erfüllenderes Arbeitsumfeld für das gesamte Team zu erschaffen.

Optimierung organisatorischer Ressourcen

Der Schlüssel zur Optimierung deiner organisatorischen Ressourcen ist der strategische Aufbau einer Auswahl an Technologien und einer Infrastruktur, die den Bedürfnissen deiner Mitarbeitenden sowie deinen Geschäftszielen gerecht wird.

Dies geht jedoch über eine Ansammlung der neuesten Technologien hinaus. Stattdessen geht es eher darum, eine umfassende und durchdachte Analyse jedes Tools durchzuführen, um herauszufinden, wie es zum Gleichgewicht zwischen der Optimierung des digitalen Mitarbeitererlebnisses und dem Erreichen deiner Geschäftsziele beitragen kann.

Sobald du deine Auswahl an Tools zusammengestellt hast, kannst du deine Ressourcen weiter optimieren, indem du mit deinem Team über die Effizienz der Technologien sprichst. So erhältst du wichtige Einblicke in die alltäglichen Arbeitsanforderungen und Schwierigkeiten deiner Mitarbeitenden.

Dieses kontinuierliche Feedback ist essenziell, um festzustellen, welche Tools wirklich Mehrwert bringen, Prozesse optimieren und zu einer effizienten, innovativen Kultur beitragen.

An Standorten weltweit einen kontinuierlichen Service gewährleisten

Dank Hybrid- oder Remote-Arbeit sowie der Tätigkeit an verschiedenen Standorten oder in verschiedenen Ländern sind Teams heute weltweit verstreut.

Und obwohl Mitarbeitende an verschiedenen Standorten weltweit arbeiten, müssen sie trotzdem in der Lage sein, in Echtzeit miteinander zu sprechen, zu verschiedenen Zeiten an Projekten zu arbeiten und ohne Unterbrechungen auf die Unternehmensplattformen zuzugreifen.

Was passiert also, wenn etwas schiefläuft und die Kommunikationskanäle zusammenbrechen?

Die Kommunikation ist für alle Teams essenziell, insbesondere wenn sie global verteilt sind. Deshalb muss es einen Plan geben, um einen kontinuierlichen Service an allen Standorten zu gewährleisten.

Wenn beispielsweise das Hauptkommunikationstool wie Slack zusammenbricht und nicht mehr verfügbar ist, ist es wichtig, sofort auf eine Alternative wie WhatsApp oder Signal zurückgreifen zu können, damit deine Teams ohne Unterbrechung in Kontakt bleiben können.

Eine umfassende Wiederherstellungsstrategie mithilfe von Cloud Services hilft außerdem dabei, Daten und Services schnell wiederherzustellen – so wird die Ausfallzeit minimiert und die Kontinuität im gesamten Unternehmen aufrechterhalten.

Die richtigen Analyse- und Reporting-Tools identifizieren

Wenn es um die Wahl der richtigen Analyse- und Reporting-Tools geht, solltest du einen pragmatischen und optimierten Ansatz verfolgen:

• Definiere deine spezifischen Bedürfnisse. Was sollten deine Tools leisten? Brauchst du sie für die Kundenterminvergabe, für das Projektmanagement, zum Tracking der Mitarbeiterperformance, oder vielleicht für all das? Genau zu wissen, was du brauchst, hilft dir dabei, die richtigen Tools zu finden.
• Reiche eine Informationsanfrage ein. Nutze eine Informationsanfrage, um detaillierte Informationen von Anbietern einzuholen. Dies hilft dir, zu beurteilen, welche Lösung zu deinen Anforderungen und deinem Budget passt.
• Bewerte dein Nutzererlebnis. Es ist essenziell, Tools mit einem intuitiven Nutzererlebnis auszuwählen. Eine Terminbuchungsplattform sollte zum Beispiel benutzerfreundlich sein und die Zusammenarbeit vereinfachen.
• Ziehe die Automatisierung durch Dritte in Betracht. Informiere dich über Automatisierungstechnologien, die sich mit deinen Systemen integrieren lassen. So kannst du deine Effizienz steigern, ohne Abstriche bei der Sicherheit zu machen.
• Befasse dich mit der Sicherheit und der Nachverfolgung der Nutzeraktivitäten. Die von dir ausgewählten Tools sollten einen sicheren Login sowie die eindeutige Nachverfolgung der Nutzeraktivität ermöglichen. So kannst du den Zugang verwalten und sensible Daten schützen.
• Fördere die Zusammenarbeit über verschiedene Abteilungen hinweg. HR Operations, IT und CIS sollten zusammenarbeiten, um Lösungen zu bewerten, wobei die Nutzererlebnisse der Mitarbeitenden (und Kund:innen) sowie die allgemeine Sicherheit im Mittelpunkt stehen.

Sorge für einen zentralisierten App-Zugang

Ein zentralisierter Zugang zu Apps mit den entsprechenden Genehmigungen und Sicherheitsprotokollen ist eine Gratwanderung: Deine Mitarbeitenden brauchen Zugang zu ihren Plattformen, um ihre Aufgaben auf effiziente Weise zu erledigen; aber die Integrität und Sicherheit der Unternehmensdaten aufrechtzuerhalten ist ebenso essenziell.

Der Schlüssel bei diesem Ansatz ist die Verwendung von Blockern und Self-Service-Programmen.

Diese Tools ermöglichen es deinen Mitarbeitenden, unabhängig auf die nötigen Apps zuzugreifen. Gleichzeitig bleibt dieser Zugriff innerhalb der Grenzen ihrer Rolle und erfüllt deine Sicherheitsprotokolle.

Beispielsweise ist dein HCM-System wahrscheinlich für alle innerhalb deiner Organisation zugänglich, aber was genau jede Person einsehen kann, sollte variieren.

HR-Fachkräfte spielen hierbei eine wichtige Rolle: Es ist Aufgabe des HR-Teams, IT und CIS mitzuteilen, wer im Unternehmen aufgrund seiner Position und seinen Verantwortlichkeiten bestimmte Zugriffe benötigt.

Durch diese klare Abgrenzung wird gewährleistet, dass die Zugriffsrechte ordnungsgemäß zugeteilt und verwaltet werden, um für sichere und reibungslose Betriebsabläufe in deinem Unternehmen zu sorgen.

Der Arbeitsplatz der Zukunft mit HR-Technologie

Die strategische Integration von HR-Technologie in den modernen Arbeitsplatz spielt eine wichtige Rolle für das digitale Mitarbeitererlebnis.

Wenn es darum geht, einen kontinuierlichen Service an allen globalen Standorten zu gewährleisten, um die organisatorischen Ressourcen zu optimieren, ist die Zusammenarbeit zwischen HR, IT und CIS fundamental.

Als HR-Fachkräfte können wir unseren Mitarbeitenden eine besser verbundene, effizientere und erfüllendere Arbeitsumgebung bieten, wenn wir einen am Menschen orientierten Ansatz verfolgen, die richtigen Fragen stellen und die richtigen Tools auswählen.

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Diese Bezeichnungen haben der Generation Z einen schlechten Ruf eingebracht, einige Fachleute behaupten sogar, dass die jungen Leute nicht auf das Berufsleben vorbereitet wären. Aber wie fair sind diese Behauptungen, und was können Personalleiter:innen tun, damit sich jüngere Talente am Arbeitsplatz willkommen und wertgeschätzt fühlen?

In Wirklichkeit sind die meisten Vertreter:innen der Gen Z entschlossen, ehrgeizig und engagiert. Einige arbeiten bereits in wichtigen Führungspositionen, was ihren Einfluss und ihre Bedeutung verstärkt. Es ist also nur eine Frage der Zeit, bis noch mehr „Gen-Zler:innen“ die Karriereleiter erklimmen werden.

Die Zukunft Ihrer Arbeitskräfte liegt zweifellos in der Generation Z – bis 2030 wird der Anteil nämlich gut 30 Prozent betragen – und HR-Führungskräfte sollten daher für alles offen sein, was diese Generation zu bieten hat. Man sollte also Wege entwickeln, um ihnen sowie ihren Kolleg:innen anderer Generationen dabei zu helfen, gemeinsam erfolgreich zu sein – damit die jungen Talente eine erfolgreiche Karriere im Management machen können und das Unternehmen gleichzeitig die Vorteile dieser Fähigkeiten voll ausschöpfen kann.

Erkenne die Stärken der Gen-Z-Führungskräfte

Das Erste, was HR-Führungskräfte tun können, um Manager:innen der Generation Z den Rücken zu stärken, ist die Beseitigung von Vorurteilen gegenüber ihrer Generation – indem sie einen Blick auf die Fakten werfen. 

Zach Clayton, CEO des digitalen Marketingunternehmens Three Ships, spricht in seinem Buch „True North, Emerging Leader Edition: Leading Authentically in Today’s Workplace“ über einen neuen Ansatz zur Personalführung. Clayton plädiert für einen kooperativen und unterstützenden Ansatz bei der beruflichen Entwicklung – im Gegensatz zu traditionellen Führungsstilen, die eher auf Macht und Kontrolle setzen.

Dieser neue Führungsstil bewährt sich für Führungskräfte aller Generationen: Berufstätige von heute sind weitaus empfänglicher für großzügige Führungsansätze als für autoritäre und herrschsüchtige.

Im Allgemeinen verwenden Gen-Z-Führungskräfte einen kollaborativen und flexiblen Stil, der sich durch ihr Engagement, anderen in ihrem Umfeld zu helfen, auszeichnet. Diese Ansätze sind ein wesentlicher Teil der Führungsphilosophie der Gen Z.

Das Konzept der dienenden Führung spielte eine wichtige Rolle in einer Umfrage unter Gen-Z-Talenten. „Mit gutem Beispiel vorangehen“ wurde ebenso in der Studie von einer anderen Gruppe von Generation-Z-Fachkräften als positive Eigenschaft hervorgehoben.

Junge Führungskräfte engagieren sich in ihrem Ansatz zudem für Authentizität, Akzeptanz und Inklusion. Sie bemühen sich, ihre Teams zu befähigen, und zeigen – entgegen manchen Vorurteilen – geschickte Kommunikationsfähigkeiten. 

In der Regel sind Führungskräfte der Gen Z darum bemüht, ihren Team-Mitgliedern zum Erfolg zu verhelfen, verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren und Unterstützung sowie Ressourcen bereitzustellen. Mit ihrer ausgeprägten Fähigkeit, zuzuhören und Empathie zu zeigen, können sie besonders effektiv Vertrauen und Verbindungen zu den Menschen aufbauen, die unter ihrer Führung stehen. Diese Eigenschaften geben ihnen all das, was sie brauchen, um das volle Potenzial ihrer Teams zu entfalten.

1. Motiviere die Gen Z mit Anreizen, die Anklang finden

Um das Potenzial der Gen-Z-Teammitglieder voll auszuschöpfen, sollten HR-Führungskräfte sich mit den Wertvorstellungen und Dingen auseinandersetzen, die für die Gen Z von Bedeutung sind. Dasselbe gilt auch für Führungskräfte der Generation Z selbst, denn es ist wichtig, gezielte Wege zu finden, Manager:innen mit geeigneten Anreizen zu motivieren.

Was für junge Führungskräfte zählt:

• Betone die Work-Life-Balance und Flexibilität in deinem Unternehmen, um ein gesundes Verhältnis zur Arbeit zu fördern und die Gefahr von Burn-outs zu verringern
• Etabliere deine DEI&B-Strategie als einen wesentlichen Bestandteil der Unternehmenskultur, nicht nur, um Engagement zu demonstrieren, sondern auch, um ein integratives Umfeld zu schaffen, in dem das Potenzial der Mitarbeitenden optimal genutzt wird
• Festige ESG-Programme und -Kultur, um zum Schutz des Planeten beizutragen und für eine achtsamere und nachhaltigere Unternehmensführung zu sorgen

Die Bemühungen der HR-Abteilung hinsichtlich dieser Anreize tragen dazu bei, dass Talente der Generation Z engagiert und motiviert bleiben – ganz gleich, ob sie eine Führungsrolle innehaben oder nicht.

2. Biete mehr Präsenztraining für Führungskräfte sowie Unterstützung an

Die Ausbildung von Fachkräften der Generation Z zu außergewöhnlichen Führungskräften erfordert ein engagiertes Präsenztraining und Unterstützung durch die Personalabteilung.

Die Bereitstellung einer umfassenden Betreuung für junge und relativ unerfahrene Führungskräfte ist unabdingbar, damit sie lernen und sich verbessern können und sich in Ihrem Unternehmen wertgeschätzt fühlen.

Jede neue Führungskraft kann von ausführlichem Feedback durch eine:n erfahrene:n Mentor:in, offener Kommunikation über Herausforderungen und ihre laufende Entwicklung sowie dem Zugang zu Trainingsprogrammen für Führungskräfte profitieren.

Vor allem die Generation Z weiß Ehrlichkeit und Transparenz zu schätzen. Sei deshalb so offen wie möglich, was die Situation im Unternehmen und die Fortschritte angeht. Es ist wichtig, sich für Integrität und Bescheidenheit auszusprechen, wenn es darum geht, die berufliche Entwicklung der Gen-Z-Fachkräfte zu unterstützen und ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem sie sich vorstellen können, viele Jahre zu verbringen.

3. Schenke deinen Gen-Z-Führungskräften Vertrauen

Jede erfolgreiche Führungskraft hat es verdient, das Vertrauen und den Respekt der Geschäftsleitung sowie der Personalabteilung zu erhalten – junge Führungskräfte sind da keine Ausnahme.

Manager:innen der Generation Z sind von Natur aus erfolgsorientiert. Gib ihnen den nötigen Freiraum, um ihre Fähigkeiten zum kritischen Denken und ihre persönlichen Beziehungen zu nutzen, um die Herausforderungen zu meistern, vor denen sie stehen. In der dynamischen Geschäftswelt von heute ist es oft wichtiger, ein sicheres Ambiente zu schaffen, in dem man neue Ideen ausprobieren und dazulernen kann, als ein übermäßig schützendes Umfeld zu erzwingen, das die Freiheit der Mitarbeitenden einschränkt.

Ziehe es in Erwägung, für jede Gen-Z-Führungskraft eine enge Mentoring-Beziehung mit jemandem einzurichten, damit sie in einer unterstützenden Umgebung Dinge besprechen und auftretende Probleme lösen können. Bedenke zudem, dass die Generation Z schnell lernt und mit der sich rasch entwickelnden Technologie aufgewachsen ist. Gen-Z-Teammitglieder verstehen neue Software in der Regel recht schnell und sind in der Lage, andere mit ins Boot zu holen.

4. Vertraue auf den Unternehmergeist der Gen Z

Zoomer sind innovativ und motiviert. Sie scheuen sich nicht, neue Wege zu beschreiten, Ideen zu entwickeln oder frischen Wind in altbewährte Prozesse zu bringen.

Diese Einstellung kann für genau die Entwicklung sorgen, die ein wettbewerbsfähiges Unternehmen heutzutage braucht, um in der jeweiligen Branche an der Spitze zu bleiben. Wenn man Manager:innen der Generation Z die Möglichkeit einräumt, sich als unabhängige Führungskräfte zu profilieren, wird damit die Kreativität im gesamten Unternehmen beflügelt, die Kundentreue gefördert und letztendlich auch der Umsatz gesteigert.

Belohne Erfolge der Gen Z mit Entlohnung sowie Anerkennung, und sie werden deine Teams zu neuen Höhenflügen verhelfen. Wenn sie jedoch nicht die Bestätigung und Anerkennung erhalten, die sie ihrer Meinung nach verdienen, könnte der ihnen innewohnende Unternehmergeist sie eher dazu beflügeln, sich selbstständig zu machen.

Es ist höchste Zeit, Gen-Z-Führungskompetenzen zu zelebrieren

Denn daran führt kein Weg vorbei: Die Führungskräfte der Generation Z sind die Zukunft der modernen Arbeitsplätze. Diese Talente jetzt zu fördern, ist das beste Mittel, um ihre Fähigkeiten und Fertigkeiten voll auszuschöpfen – und so die jungen Talente zur Unterstützung der Unternehmensziele zu nutzen.

Es ist die Aufgabe von HR-Führungskräften, sich von den allgemeinen Vorurteilen über die Generation Z zu entfernen sowie auch den innovativen, zukunftsweisenden Charakter dieser Generation zu akzeptieren – und zu zelebrieren. Indem jungen Führungskräften die Fähigkeiten und Ressourcen zur Verfügung gestellt werden, die sie für eine erfolgreiche Karriere benötigen, erhöhst du ihre Loyalität und bildest Teams, die von einem kollaborativen, unternehmerischen Geist angetrieben werden.

Deine bestärkten Gen-Z-Führungskräfte werden sich für ihre Team-Mitglieder einsetzen, neue Ideen einbringen und somit dazu beitragen, das Unternehmen in einer sich stark wandelnden Welt voranzubringen.

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Eine Vergütungsanalyse ist essenziell, um ein menschenorientiertes Arbeitsumwelt zu schaffen und sicherzustellen, dass du an den richtigen Stellen die richtigen Investitionen tätigst.

Im Rahmen der Vergütungsanalyse wird die Bezahlungsstruktur deines Unternehmens bewertet und bestimmt, ob sie wettbewerbsfähig und fair ist. Eine erfolgreiche Analyse umfasst die Bewertung der Grundgehälter, Boni, Leistungen und anderer Vorteile, die du anbietest. Dann werden die Ergebnisse interner Abteilungen verglichen, sowie Vergleiche mit Industriestandards oder Wettbewerbern durchgeführt.

Eine angemessene Vergütungsstrategie ist unabdingbar, um die besten Talente anzuziehen und beizubehalten sowie allen Mitarbeitenden das Gefühl zu geben, wertgeschätzt zu werden. Sie hilft außerdem bei der Bewertung von Abteilungsbudgets, bei der Optimierung von Ausgaben und bei der Erschaffung eines fairen Umfeldes, das das Wohlbefinden fördert und das Aufkommen von Missgunst vermeidet.

In diesem Guide fassen wir die Hauptvorteile einer effektiven Vergütungsstrategie zusammen und erklären genau, wie man selbst eine Gehaltsanalyse durchführen kann. Wir sehen uns außerdem eine kostenlose Vorlage für die Vergütungsanalyse an, die dir hilft, mit deinen Nachforschungen zu beginnen.

Die Vorteile einer Vergütungsanalyse

Eine Vergütungsanalyse durchzuführen ist aus verschiedenen Gründen wichtig. Hier sind einige der bedeutendsten Vorteile, die sie bietet:

• Eine Vergütungsanalyse hilft dir, die besten Talente für dich zu gewinnen und beizubehalten, indem du überzeugende Vergütungspakete anbietest, die mit den aktuellen Marktpreisen übereinstimmen. Eine Vergütungsanalyse kann dir außerdem die richtigen Einblicke bieten, um deine Leistungspakete zu planen, mithilfe derer du die Motivation und Produktivität deiner Mitarbeitenden aufrechterhalten kannst.
• Sie hilft dir, mit deinen Konkurrenten auf gleicher Höhe zu bleiben und ähnliche Gehalts- und Leistungspakete anzubieten. So reduzierst du das Risiko, dass die besten Talente von höheren oder attraktiveren Angeboten angelockt werden.
• Eine Vergütungsanalyse – kombiniert mit einem entsprechenden Vergütungsmanagement und den richtigen Anpassungen – stellt deine Mitarbeitenden zufrieden und führt somit zu mehr Produktivität, Engagement und einer besseren Gesamtperformance des Unternehmens.
• Ebenso ist eine Vergütungsanalyse eine gute Möglichkeit, um Lohngerechtigkeit innerhalb der Belegschaft zu gewährleisten, da du deine Gehaltsstrukturen regelmäßig überprüfen und so Ungleichheiten identifizieren kannst. Die Förderung von Diversität und Inklusion gehört heutzutage für viele Unternehmen zu den obersten Prioritäten, und auch hier kann eine Vergütungsanalyse helfen: Sie zeigt, wie sehr sich dein Unternehmen für Gleichberechtigung einsetzt und fördert eine positive Unternehmenskultur, die auf Transparenz und Ehrlichkeit basiert. Außerdem hilft sie deiner Organisation, mögliche rechtliche Probleme bezüglich Lohndiskriminierung zu vermeiden.
• Eine Vergütungsanalyse kann Chancen aufzeigen, deine Mitarbeitenden stärker zu motivieren und auf verschiedene Weisen zu belohnen, oder zusätzliche Anreize zu schaffen. Sie kann möglicherweise auch Lücken in deinen Teams aufzeigen, sodass du diese angehen kannst, um deine Gesamtleistung zu steigern.
• Zu guter Letzt kann eine Vergütungsanalyse Daten für eine präzisere Entscheidungsfindung und Ressourcenverteilung bereitstellen. Sie kann dir dabei helfen, dein Budget für die Belegschaft optimal zu nutzen und in die richtigen Trainings, Leistungen und Vorteile zu investieren, die deine Mitarbeitenden motivieren.

Wie führt man eine Vergütungsanalyse durch?

Wenn du eine Vergütungsanalyse durchführen möchtest, solltest du verschiedene Schritte befolgen, damit dein Prozess gründlich ist und du präzise Ergebnisse erzielen kannst. Es ist wichtig, einen methodischen Ansatz zu verfolgen, damit dir bei der Bewertung deiner aktuellen Vergütungspraktiken und dem Vergleich mit Konkurrenten nichts entgeht.

So funktioniert eine Vergütungsanalyse:

Schritt 1: Definiere deine Stellen und Verantwortlichkeiten und sammle Daten

Es versteht sich fast von selbst: Ohne ein klares Verständnis von jeder Stelle zu haben ist es unglaublich schwierig, die Vergütungspraktiken deines Unternehmens zu definieren. Beginne deine Analyse deshalb damit, deine Rollen und die Ansprüche an jede Stelle innerhalb deines Unternehmens klar zu definieren. Dies bietet dir die Grundlage, die du brauchst, um deine bestehende Struktur mit den Industriestandards zu vergleichen. Die Arbeitswelt entwickelt sich weiter und die Menschen werden agiler – „fluide Teams“ mit wechselnden Mitgliedern kommen immer häufiger vor und dadurch wird es noch wichtiger, den Mehrwert jeder Stelle für dein Unternehmen zu definieren.

Wenn du deine Vergütungsstruktur in Gehaltsbänder einteilst, solltest du sicherstellen, dass die Daten aktuell und über das Unternehmen hinweg vollständig sind. Sammle alle Daten an einem Ort, indem du beispielsweise unsere Vergütungsanalyse-Vorlage unten verwendest. So hast du alles, was du brauchst, um den Marktwert jeder Stelle zu bewerten.

Schritt 2: Markteinblicke sammeln

Als Nächstes ist es an der Zeit, einen Blick außerhalb deines Unternehmen zu werfen. Sammle Informationen über die Vergütungspakete anderer Unternehmen, sowohl innerhalb deiner Branche als auch darüber hinaus. Für global agierende Unternehmen ist es außerdem wichtig, regionale und nationale Unterschiede zu verstehen, die sich auf die Vergütung auswirken können, und die Daten entsprechend voneinander zu trennen.

Um herauszufinden, was andere anbieten, sieh dir Forschungsberichte, Online-Datenbanken und aktuelle Stellenausschreibungen an. Konzentriere dich dabei auf Unternehmen, die eine ähnliche Größe und einen ähnlichen Umfang wie deines aufweisen, da dies einen starken Einfluss auf die Vergütungsebenen hat und es um einiges einfacher macht, einen klaren Vergleich anzustellen.

Schritt 3: Bewerte und vergleiche deine Jobs

Nun ist es an der Zeit, die in den ersten zwei Schritten gesammelten Informationen zu vergleichen. Wenn möglich, vergleiche deine Stellen mit den Marktdaten, die du gesammelt hast – beachte jedoch, dass dies nicht für jede Stelle möglich sein wird, da du wahrscheinlich insbesondere bezüglich der Gehälter konkurrierender Unternehmen auf Datenlücken stößt.

Ziehe daher in Betracht, innerhalb deiner Organisation „Benchmark-Jobs“ festzulegen, auf Basis derer du deine allgemeine Wettbewerbsfähigkeit beurteilen kannst. Wähle dafür die Stellen mit den eindeutigsten Daten aus und nutze diese als Wegweiser für den Rest deiner Ergebnisse.

Schritt 4: Bewerte die interne Gerechtigkeit

Nutze dein Benchmarking außerdem für die Bewertung der internen Gerechtigkeit deiner Vergütungsstruktur: stelle nicht nur Vergleiche mit externen Kennzahlen an, sondern auch innerhalb deiner Teams und zwischen ähnlichen Rollen. Werden Mitarbeitende mit einer langen Beschäftigungsdauer entsprechend entlohnt? Stimmen die Grundgehälter bei Stellen auf ähnlichen Ebenen überein? Gibt es Abteilungen oder Personen, die im Vergleich mit anderen schlechter dran sind?

Deine Ergebnisse sorgfältig zu durchleuchten ist der beste Weg, um jegliche Unstimmigkeiten und Ungleichheiten zu identifizieren, sowie die Informationen zu sammeln, die du brauchst, um positive Änderungen vorzunehmen.

Du kannst diese Ergebnisse außerdem nutzen, um Gehaltsbänder für jede Stelle zu kreieren. Diese bieten einen bestimmten Umfang, um beim Angebot von Beförderungen, Gehaltserhöhungen oder Stellen an neue Mitarbeitende Faktoren wie Erfahrung, Training und Performance in Betracht zu ziehen.

Schritt 5: Prognosen zu Anpassungen

Fasse basierend auf deinen Ergebnissen jegliche Änderungen zusammen, die dich näher an die Marktdaten bringen oder Abweichungen ausgleichen würden, die du zwischen Teams oder ähnlichen Rollen identifiziert hast. Indem du eine vollständige Prognose aufstellst, bevor du Änderungen vornimmst, kannst du die voraussichtlichen Auswirkungen auf deine Budgets bewerten und beurteilen, ob du sofort etwas ändern solltest oder ob die Änderungen Teil eines laufenden Prozesses für mehr Gerechtigkeit sein sollten.

Es ist wichtig, diese Prognose auf zukünftige Stellen oder jene, die du aktuell offen hast, anzuwenden, sodass du deine Gehaltsbänder aktualisieren und sicherstellen kannst, dass alles passt.

Analyse und darüber hinaus: deine Daten nutzen

Wenn deine Gehaltsanalyse fertig ist, ist es an der Zeit, Änderungen vorzunehmen und diese deinen Manager:innen und Teams mitzuteilen. Diesen Prozess so transparent wie möglich zu gestalten fördert das Vertrauen innerhalb deiner Belegschaft sowie eine positive Unternehmenskultur.

Nach deiner ersten Bewertung solltest du in regelmäßigen Abständen weitere Vergütungsanalysen durchführen. Auf diese Art und Weise kannst du auf Markt- und organisatorische Änderungen reagieren und dir sicher sein, dass deine Vergütungsstruktur wettbewerbsfähig, fair und förderlich bleibt, um deine Performance zu optimieren.

<<Nutze diese Vorlagen, um deine eigene Vergütungsanalyse durchzuführen.>>

Vergütungsanalyse-Vorlage

Wenn sie richtig durchgeführt wird, kann dir eine Vergütungsanalyse helfen, die besten Talente für dich zu gewinnen und beizubehalten sowie die Lohngerechtigkeit zu fördern und die Ressourcenverteilung in deiner Organisation zu optimieren.

Basierend auf den oben genannten Schritten kannst du diesem Beispiel für eine Vergütungsanalyse folgen, um mit der Bewertung der Gerechtigkeit und Wettbewerbsfähigkeit deiner bestehenden Vergütungsstruktur zu beginnen.

Sammlung interner Daten

(Wenn du interne Daten sammelst, ist es wichtig, demografische Daten wie Alter und Geschlecht mitaufzunehmen, sodass du eine gründliche Analyse durchführen und sicherstellen kannst, dass niemand unter Lohndiskriminierung leidet.)

<<Nutze diese Vorlagen, um deine eigene Vergütungsanalyse durchzuführen.>>

Vergütungsanalyse und HR-Tech

Je nach der Größe deines Unternehmens kann die manuelle Durchführung einer Vergütungsanalyse ein unglaublich zeitintensiver Prozess sein. Je größer die Organisation, desto mehr Daten müssen von Manager:innen, HR-Systemen und Finanzteams gesammelt werden, und das Sammeln, die Eingabe und die Analyse dieser Daten kann ebenfalls einiges an Zeit in Anspruch nehmen.

Hier kommt eine Software für das Vergütungsmanagement ins Spiel. Sie entlastet dich, indem sie die Vergütungsdaten in einem zentralen Dashboard anzeigt und den Im- und Export von Daten erleichtert sowie die Auswirkungen verschiedener Änderungen visualisiert.

Vergütung und HR-Tech gehen aufgrund dieser Funktionen Hand in Hand. Außerdem macht es Sinn, deine Vergütungsanalyse innerhalb des Systems durchzuführen, in dem all deine Personaldaten gespeichert sind. Halte Ausschau nach einem Tool, das dein Leben einfacher macht und dir die Gehaltseinblicke bietet, mit denen du das Wachstum und den Erfolg deines Unternehmens fördern kannst.

Vergütungsanalyse: Die Informationen, die du für positive Änderungen brauchst

Die Durchführung einer Vergütungsanalyse ist ein wichtiger Schritt für jedes Unternehmen. Sie ermöglicht es dir, präzise Einblicke bezüglich deiner aktuellen Gehaltsstruktur zu erhalten, diese mit externen Maßnahmen zu vergleichen und sicherzustellen, dass dein Ansatz für alle Mitarbeitenden konsistent und fair ist.

Wenn du bezüglich deiner Vergütung, Leistungen und Vorteile transparent bist, kannst du eine positive Unternehmenskultur aufbauen, in der das Wohlbefinden der Mitarbeitenden gefördert wird. Dies führt wiederum dazu, dass Mitarbeitende länger bleiben und ihre Produktivität steigt. Mit der richtigen HR-Tech an deiner Seite ist es einfacher, regelmäßig tiefgreifende Vergütungsanalysen durchzuführen.

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Zu den Altlasten, denen viele HR-Führungskräfte begegnen, gehört auch die traditionelle Leistungsbewertung. Neben dem Generationswechsel am Arbeitsplatz stellt auch die Entwicklung unseres Verständnisses von Organisationspsychologie und Leistungsmanagement HR-Führungskräfte vor die Aufgabe, neue Arten der Leistungsüberprüfung zu implementieren und zu überwachen, die mit den veralteten Systemen nicht mehr vergleichbar sind.

Das Problem: Sind Leistungsbeurteilungen, so wie wir sie kennen, überholt?

In Unternehmen sind gegenwärtig zwei typische Stile von Leistungsbeurteilungen vorherrschend, was die sich verändernden Prioritäten von HR-Verantwortlichen und der Führungsebene erkennen lässt. Das „alte“ oder „industrielle“ Modell beinhaltet ein Bewertungssystem, nach dem ein- oder zweimal jährlich eine formale Beurteilung stattfindet. Die Mitarbeitenden werden nach diesem System bewertet; diejenigen mit der schlechtesten Wertung werden entlassen.

Der moderne Ansatz orientiert sich eher am demografischen Wandel unter den Mitarbeitenden: Die neuen Generationen wünschen sich Gelegenheiten, ihre Kenntnisse zu verbessern, Unterstützung beim Wachstum und Coaching zum Aufbau ihrer Karriere. Diese Methode der Leistungs-„Beurteilung“ verfolgt einen kontinuierlichen Ansatz, und die Manager-Rolle geht mit einer Coach-Rolle einher.

Laut Josh Bersin hat sich von der ersten zur zweiten Methode bereits ein radikaler Wandel vollzogen: Vor zehn Jahren beurteilten noch 75 % der Unternehmen nach dem industriellen Ansatz; heute ist das Gegenteil der Fall. In einem Artikel aus dem Jahr 2018 erläutert er die ausschlaggebende Ursache für diesen Wandel eingehender. Demnach stützt sich die Leistungsbeurteilung im industriellen Stil auf die Annahme, dass Wertschöpfung maßgeblich im Management passiert, wohingegen die Arbeit der Mitarbeitenden „mehr oder weniger austauschbar“ ist. Bersin jedoch vertritt einen Standpunkt, der diese Annahme hinterfragt:

„Ich würde vorschlagen, wir drehen das Ganze um: Das Personal (Linienstellen) ist in den meisten Unternehmen wichtiger als die Vorgesetzten …“

Josh Bersin, HR-Vordenker

Als wir das industrielle Zeitalter – in dem die Angestellten als Fließbandarbeiter:innen fast Teil der Maschinerie waren – hinter uns ließen und eine neue Ära begann, in der professionelle Dienstleistungen vorherrschen, kam allen Mitarbeitenden eine größere Bedeutung zu: der kreative oder intellektuelle Wert, den er oder sie zum Unternehmen beiträgt. So musste sich auch HR von Organisationsmodellen mit steilen Hierarchien weiterentwickeln.

Leistungsmanagement als Konzept entstand erst in den 1970er-Jahren und (so Bersin) seine Auswirkungen, wie unsere Beobachtungen in Bezug auf moderne Leistungsbeurteilungen, haben erst in den letzten zwei Jahrzehnten großflächig Fahrt in Organisationen aufgenommen. Durch diesen raschen Wandel im Aufbau der Unternehmensleitung tun sich jedoch viele Organisationen schwer damit, ihre Kultur, ihren Führungsstil und ihre Systeme neu auszurichten, um den Anforderungen an einen „transformierten“ Arbeitsplatz gerecht zu werden.

„… deshalb müssen wir das Ganze auf den Kopf stellen und verstehen, dass „Vorgesetzte den Mitarbeitenden dienen“ und nicht andersherum.“

Josh Bersin, HR-Vordenker

Die Herausforderung: Die Belegschaft von heute erwartet häufiges Feedback

Die persönliche Weiterentwicklung nimmt bei Angestellten von heute einen hohen Stellenwert ein. Forschung von Robert Walters ergab, dass 91 % der Millennials – die Generation, die Baby Boomer bald überholen und damit zur größten demografischen Gruppe wird – berufliche Weiterentwicklung als Top-Priorität für ihre Arbeitsstelle einstufen. Derselben Robert-Walters-Studie zufolge hätten 60 % der Millennials zwar gerne Feedback im Abstand von einem bis drei Monaten. Mit 38 % gibt aber eine bedeutende Zahl von ihnen an, nur einmal jährlich oder sogar seltener ein formales Feedback zu erhalten.

Das Meinungsforschungsinstitut Gallup hat außerdem herausgefunden, dass gerade einmal zwei von zehn Mitarbeitenden ihre Performance in einer Weise betreut sehen, die sie zu hervorragender Arbeit motiviert, und nur 14 % schöpfen aus ihren Leistungsbeurteilungen Inspiration zum Arbeiten. Diese düsteren Zahlen stellen HR-Teams vor eine echte Herausforderung, die sich aus verschiedenen Bereichen zusammensetzt:

• Eine Unternehmenskultur aufbauen, die zu Wachstum und Optimierung motiviert
• Vorgesetzten dabei helfen, zu Coaches zu werden und einen Ansatz der Kompetenzentwicklung zu vertreten
• Neue Wege des Datentracking und -reportings ermitteln

Die Lösung: Leistungsbeurteilung nach neuesten Erkenntnissen

Die neue Art der Leistungsbeurteilung sollte als Geben und Nehmen verstanden werden und in ein Feedback-Ökosystem eingebettet sein, das nicht nur von oben nach unten verläuft, sondern die Form eines kontinuierlichen Gespräches zwischen Mitarbeitenden, Vorgesetzten, Kolleg:innen und Kunden annimmt.

Statt eines großen Jahresmeetings – das ganz automatisch eine gewisse Distanz zu den Begebenheiten aufweist, die beurteilt werden – werden Daten in mundgerechten Stücken erhoben und bei regelmäßigen Check-ins übermittelt. Das kann ein Bewertungsgespräch im Anschluss an ein Projekt oder nach Quartalsende sein, ergänzt vom ständigen Feinjustieren zwischendurch.

Bei diesem Modell haben die Mitarbeitenden die Möglichkeit, bei der Entwicklung ihrer Laufbahn mitzureden und gemeinsam mit ihren Manager:innen an einem Wachstumskurs zu arbeiten – so wird Leistungsmanagement und gute Performance mit regelmäßigen Bewertungen und Feedback in Verbindung gebracht und die berufliche Entwicklung optimiert. In der Konsequenz tragen sowohl die Vorgesetzten als auch die Angestellten Verantwortung dafür, Ziele zu setzen und sie zu erreichen.

Deine Checkliste zur Implementierung

Deine Checkliste zur Implementierung des neuen Performance-Verfahrens

☐ Die Unternehmenskultur aufbauen

Bevor du überhaupt anfängst über Leistungsmanagement nachzudenken, solltest du den Fokus auf die Gestaltung einer Kultur richten, die offenen Austausch, Feedback und Kritik fördert. Auf der nächsten Seite findest du Best-Practice-Tipps für den Aufbau einer solchen Kultur.

☐ Die zu erhebenden Daten identifizieren

Daten spielen auch für Leistungsbeurteilungen im moderneren Stil weiterhin eine Schlüsselrolle im Leistungsmanagement. Sieh dir Werte wie Produktivität, Beteiligung, Bindung, Engagement und weitere, spezifischere KPIs an.

☐ Neue Wege einführen, diese Daten zu erheben und zu analysieren

Mit dem Verzicht auf die traditionellen (halb-)jährlich stattfindenden Leistungsbeurteilungen fällt auch das Gefühl der Bewertung und Einordnung in Ranglisten weg. Der ständige Dialog über Performance, zu einem Großteil informell, erfordert von den Teams womöglich, neue Wege der Erhebung und des Reportings von Daten auszuprobieren.

☐ Verschiedene Arten von verfügbaren Tools zur Verwaltung von Leistungsbeurteilungen testen

Es gibt eine Menge Tools, die Manager:innen und dem Personalwesen dabei helfen, Daten für ein optimiertes Verfahren der Leistungsbeurteilung zu sammeln und zu analysieren. Recherchiere selbst, um herauszufinden, welches von ihnen am besten zu deinem Unternehmen passt.

☐ Vorgesetzte bezüglich neuer Techniken der Leistungsbeurteilung und des Managements schulen

Besonders dann, wenn dein Unternehmen Leistungsbeurteilungen im „industriellen“ Stil durchgeführt hat, kann es angebracht sein, Schulungen für Vorgesetzte anzubieten, die ihnen neue Tools näherbringen und ein Verständnis von Leistungsmanagement und dessen Funktion in der Führung vermitteln.

☐ Ein richtungsunabhängiges Feedbacksystem schaffen

Sorge dafür, dass Feedback nicht nur von Manager:innen nach unten hin gegeben wird, sondern auch von Mitarbeitenden an die Führungsebene sowie zwischen Kolleg:innen.

☐ Beteilung obligatorisch machen

Schaffe eine Kultur, in der Beteiligung von allen erwartet wird, und sichere so die Datenqualität sowie vollständige Einbeziehung ab.

☐ Begeistertes Engagement belohnen

Durch Anreize kannst du es für die Teammitglieder zur Priorität hochstufen, sich in die Unternehmenskultur einzubringen.

So schafft man eine Kultur und Umgebung des kontinuierlichen offenen Dialogs

„Der beste Weg für Unternehmen, die Fluktuation zu senken, ist eine offene und proaktive Kommunikation.
Frage deine Mitarbeitenden, wie das Unternehmen sie besser unterstützen und ein Ort sein kann, an dem sie gerne arbeiten. Ergreife Maßnahmen zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung, sobald du dir das Feedback angehört hast. Ein offener Dialog darüber, was sich ändern muss, wie du es ändern wirst sowie über die Ergebnisse nach der Änderung, ist der Schlüssel zu weniger Fluktuation.“

Sarah O’Neill – SHRM-SCP

1. Fragen stellen (und beantworten)

Mitarbeitenden und Vorgesetzten Fragen zu stellen – in Umfragen und informellen Feedbackvarianten – gibt den Mitarbeitenden das Gefühl, die Kultur mitgestalten zu können. Dies ist dein wichtigstes Hilfsmittel zur authentischen Förderung des Dialogs.

Ziel ist es, ein Umfeld zu schaffen, in dem die Mitarbeitenden nach ihrer Meinung gefragt werden und sich mit den Antworten auseinandergesetzt wird. Wenn man noch einen Schritt weiter geht und spezielle Kommunikationskanäle einrichtet, können die Angestellten Probleme ansprechen, wenn sie auftauchen, anstatt darauf warten zu müssen, dass sie gefragt werden.

2. Transparenz priorisieren

In einer Kultur, in der jedes Organisationsmitglied nach Verbesserung strebt, müssen auch das Management und die Führungskräfte beleuchtet werden. Zur Förderung einer Kultur positiver Entwicklung müssen Organisationen auf allen Ebenen Reflexion, Bewertung, Kritik und Verbesserung demonstrieren. Dazu gehören Maßnahmen wie die Veröffentlichung von Unternehmenszielen und -ergebnissen und auch Ehrlichkeit in Bezug auf Misserfolge.

Das Scheitern als Mittel zur Förderung von Wachstum und Entwicklung zu begreifen, wie es in der Start-up-Welt üblich ist, kann der Schlüssel zur Schaffung einer offenen Dialogkultur sein. „Um etwas Neues zu erfinden, muss man experimentieren, und wenn man im Voraus weiß, dass es funktionieren wird, ist es kein Experiment. Die meisten großen Unternehmen schätzen das Konzept der Erfindung, sind aber nicht bereit, die Serie von gescheiterten Experimenten in Kauf zu nehmen, die notwendig sind, um dorthin zu gelangen“, schreibt Bezos in einem jährlichen Amazon-Aktionärsbrief.

3. Meinungsverschiedenheiten und Widerspruch anregen

Während viele vor widersprüchlichen Stimmen zurückschrecken, bekräftigt das Magazin Harvard Business Review, dass „Widersprüche am Arbeitsplatz eine wichtige Rolle spielen … Da, wo abweichende Meinungen gefördert werden, berichten Mitarbeitende von größerer Zufriedenheit am Arbeitsplatz, und Führungskräfte sind in der Lage, ein breiteres Spektrum an Vorschlägen und Optionen zu berücksichtigen, bevor sie Entscheidungen treffen.“

Jüngste Berichte über die Unternehmenskultur bei Facebook haben gezeigt, dass die dort herrschende „Kein-Widerspruch“-Politik eine „kultähnliche“ Praxis gefördert hat, wobei die Struktur der beruflichen Leistungsbeurteilung und das Peer-Review-System zu einem toxischen Umfeld geführt haben, in dem sexuelle Belästigung und Probleme mit dem Produkt nicht gemeldet wurden: „[Ehemalige Mitarbeitende] äußern, dass Facebook einige dieser Probleme vielleicht früher erkannt hätte, wenn Angestellte ermutigt worden wären, ehrliches Feedback zu geben.“

4. Wachstumsziele kennen und unterstützen

Teil des Leistungsmanagements und der Schaffung einer offenen Dialogkultur ist die Sichtweise von Manager:innen als Coaches. Mit diesem Rollenverständnis wird es unverzichtbar, die Ziele des Teammitglieds zu kennen, um ihm dabei zu helfen, in seiner Position zu wachsen und seine Performance zu steigern.

Die Förderung dieser Ziele durch die Entwicklung der erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse geht Hand in Hand mit dem Leistungsmanagement und auch der Mitarbeiterbindung; so kann die Schaffung von Strukturen für Mentoring, Karriereentwicklung und Fortbildung ein Weg sein, den Mitarbeitenden zu mehr Zufriedenheit in ihren Aufgaben und Motivation zum Erfolg zu verhelfen.

5. Gute Leistungen anerkennen

Laut Josh Bersin, der eine eingehende Analyse über Anerkennung am Arbeitsplatz durchgeführt hat, sind Menschen durch Anerkennung hoch motiviert – aber es muss die richtige Art von Anerkennung sein.
Seine Studie ergab, dass:

• 53 % der Mitarbeitenden der Meinung waren, ihr Unternehmen habe kein Anerkennungsprogramm
• 87 % aller Anerkennungsprogramme ausschließlich auf Dienstjahren basieren
• 44 % der Anerkennungsprogramme nicht die Unternehmensziele als Teil des Programms enthalten

Das alles bedeutet, dass Mitarbeitende an ihrem Arbeitsplatz nicht in einer Weise anerkannt werden, die zu positiven Ergebnissen führt. Die Unternehmen, die zu den 15 % mit der besten Anerkennungskultur gehören, haben eine um 46 % niedrigere Rate an freiwilliger Fluktuation. Bersin erklärt:

„Es handelt sich um Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden regelmäßig wertschätzen und sich bei ihnen bedanken, was das Engagement, die Mitarbeiterbindung und ihre Gesamtleistung um 12–15 % steigert … Moderne und solide Anerkennungsprogramme für Angestellte passen zu diesen übergeordneten Bedürfnissen [Selbstverwirklichung, das Bedürfnis nach Gemeinschaft], so dass sich die Menschen gut fühlen und im Gegenzug härter arbeiten, sich besser um die Kunden und umeinander kümmern und das Unternehmen aufwerten.“

Darum ist Anerkennung ein wichtiger Bestandteil der Prozesse im Leistungsmanagement: Sie setzt eine positive Feedbackschleife in Gang, die auch Bereichen wie der Mitarbeiterbindung und der Produktivität zugutekommt.

Schlussfolgerung

Dieser neue Ansatz im Leistungsmanagement könnte zwar so ausgelegt werden, dass er dem angeblichen „Anspruch“ von Millennials und ihrem Bedürfnis nach ständigem Lob entgegenkommt (was übrigens ein Mythos ist), aber Untersuchungen von Gallup und anderen haben ergeben, dass das, was gut für Millennials ist, auch gut für Unternehmen ist. Da diese Generation die einflussreichste am Arbeitsplatz wird, wird sich das Unternehmen aufgrund ihrer Vorlieben verbessern.

Dieser Ansatz spart deinem Unternehmen letztlich Zeit und Geld, da er das Engagement erhöht und die Fluktuation verringert. HR-Teams, die ein datengestütztes und zeitgemäßes Leistungsmanagementsystem einführen, werden anstelle eines unzusammenhängenden Top-down-Ansatzes ein höheres Engagement, bessere Produkte und letztlich eine stärkere Mitarbeiterbindung feststellen.

Das ist Bob

Wir sind uns bewusst, wie wichtig es ist, ganzheitliche, datengestützte Entscheidungen über dein Personal zu treffen, insbesondere im Hinblick auf die heutigen modernen Veränderungen am Arbeitsplatz. Deshalb haben wir Bob entwickelt, eine Personalverwaltungsplattform, die alte Performance-Verfahren neu erfindet: mit einer frischen Perspektive, die den Fokus auf Mitarbeiterfeedback, -ziele und -wachstum legt.

Die wichtigsten Tools, mit denen Bob all diese Themen angeht, findest du in unseren erweiterten Funktionen Umfragen, Zielsetzung und Leistungsmanagement.

Bob füllt Performance mit Sinn

Umfragen

Triff datengestützte Entscheidungen und gewinne ein besseres Verständnis deiner Mitarbeitenden, das auf Fakten statt Mutmaßungen basiert.

• Anonymes Feedback
• Unternehmensgesundheit und -kultur
• Personalisierter Formular-Editor

Zielsetzung

Rege zu Produktivität an, indem du den Aufgaben deiner Mitarbeitenden mit einer Vision und der Ausrichtung des Unternehmens einen Sinn gibst.

• Einfach zu verfolgende KPIs
• Erkenne Top-Talente als Einzelpersonen oder Teams
• Weise Ziele zu

Leistungsmanagement

Definiere und optimiere deine Beurteilungszyklen, um Verständnis, Transparenz und gegenseitiges Vertrauen unter deinen Mitarbeitenden aufzubauen.

• Personalisierte Fragebögen
• Vereinfachte Dashboards und Zeitleistenansicht
• Einblicke in die Stärken der Mitarbeitenden

Es ist an der Zeit, smartere Entscheidungen in Bezug auf deine Mitarbeitenden und dein Unternehmen zu treffen.

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Das bedeutet, dass man zunächst erkennen muss, was falsch läuft, und dann klare und messbare Verbesserungsziele setzt. Je nach Situation kann es notwendig sein, den Mitarbeitenden zusätzliche Motivation zu geben, indem man beispielsweise die potenziellen Auswirkungen einer gleichbleibenden Leistung beschreibt.

An diesem Punkt kommt der Leistungsverbesserungsplan (LVP) ins Spiel. Hierbei handelt es sich um ein klar strukturiertes Dokument, das die spezifischen Probleme in Bezug auf die Leistung einer Person aufzeigt. Ein LVP hilft sowohl dem Arbeitgeber als auch den Mitarbeitenden dabei, Fortschritte zu machen, indem ein organisierter Ansatz für das Leistungsmanagement – frei von jeglichen Unklarheiten – beschrieben wird.

Ein wirkungsvoller LVP deckt Probleme auf, legt Erwartungen fest und enthält Maßnahmen, die Einzelne ergreifen können, um Leistungslücken zu schließen. Der Plan kann zudem die Konsequenzen für nicht erreichte Ziele aufzeigen, sodass die individuellen Ziele mit denen des gesamten Teams in Einklang gebracht werden und ein gemeinschaftliches Gefühl von Zielsetzung und Richtung vermittelt wird.

Der größte Vorteil eines LVP ist jedoch, dass dadurch offene Kommunikation gefördert und die Zusammenarbeit bei der gemeinsamen Bewältigung von Problemen begünstigt wird. Er liefert beiden Seiten klare Messwerte für die gewünschten Leistungsverbesserungen und gibt allen Beteiligten eine bessere Chance, die erwarteten Ergebnisse zu erreichen.

In diesem Leitfaden zeigen wir dir, wie du einen Leistungsverbesserungsplan selbst erstellen kannst, und stellen dir eine Vorlage für einen LVP zum Herunterladen zur Verfügung, die sich im Anschluss individuell anpassen lässt.

Gründe für den Gebrauch einer Leistungsverbesserungsplan-Vorlage

Es kann sehr zeitaufwändig sein, einen eigenen Plan zur Leistungsverbesserung zu erstellen, wenn man bei Null anfängt. Mit einer Vorlage spart man hingegen wertvolle Zeit und kann den LVP im gesamten Unternehmen gleichermaßen anwenden.

Die Verwendung einer LVP-Vorlage hilft bei der Verbesserung folgender Punkte:

• Konsistenz. Eine Vorlage sorgt dafür, dass die Teams deines Unternehmens ein strukturiertes sowie einheitliches LVP-Format einhalten. So wird sichergestellt, dass alle gleich behandelt und keine wichtigen Elemente übersehen werden.
• Effizienz. Die Verwendung einer Vorlage spart dem Team Zeit und Mühe, insbesondere wenn es sich um mehrere Mitarbeitende handelt oder in deinem Unternehmen regelmäßig LVP erstellt werden. Die Pläne bieten einen einfachen Einstieg, sodass man nicht jedes Mal einen komplett neuen Plan erstellen muss.
• Klarheit. Unsere LVP-Vorlage besteht aus übersichtlichen Abschnitten für die Identifizierung von Leistungsproblemen, das Festlegen von Erwartungen, die Ausarbeitung von konkreten Handlungsplänen und das Aufzeigen von Konsequenzen. So ist der Plan für alle leicht zu verstehen und zu befolgen.
• Anpassbarkeit. Die Grundstruktur der LVP-Vorlage gestattet es deinen Teammitgliedern, ihn an spezifische Bedürfnisse der Mitarbeitenden sowie an jede Situation anzupassen.
• Professionalität. Das Einführen einer unternehmensweiten Vorlage ermöglicht es dir, diese einheitlich zu gestalten bzw. zu formatieren, sodass sie einen professionelleren Eindruck machen und ein kohärenterer Ansatz zur Leistungsverbesserung in deinem Unternehmen gefördert wird.
• Dokumentation. Jeder HR-Prozess, der sich auf ein Leistungsproblem bezieht, erfordert aus rechtlicher Hinsicht eine umfassende Dokumentation. Eine LVP-Vorlage ermutigt deine Mitarbeitenden dazu, Probleme, Erwartungen, Schritte und Ergebnisse festzuhalten und kann zudem eine wertvolle Quelle für das Prüfen der Fortschritte sein – sowie in der Zukunft als Referenz für Bewertungen oder Überprüfungen dienen.
• Schulungen. Vorlagen können als Hilfsmittel für Schulungszwecke für Personalverantwortliche und Manager:innen dienen, sodass diese die wichtigsten Komponenten eines LVP sowie etwaige unternehmensspezifische Details verstehen und darüber hinaus lernen, wie man bei Bedarf einen LVP selbst erstellen kann.
• Rechenschaftspflicht. Eine LVP-Vorlage macht alle rechenschaftspflichtig, die am Leistungsüberprüfungsprozess beteiligt sind: mit Unterschriften und Notizen, die das Einverständnis aller Beteiligten in Bezug auf die Einhaltung der festgelegten Schritte widerspiegeln.

Die Anwendung einer LVP-Vorlage in deinem Unternehmen unterstützt die Optimierung deiner HR-Prozesse und sorgt für mehr Konsistenz sowie eine gewisse Rechenschaftspflicht unter den Mitarbeitenden. Sie bietet zudem eine klare Struktur, an der sich sowohl Teammitglieder als auch Manager:innen gleichermaßen orientieren können.

<<Lade unsere kostenlose LVP-Vorlage zum Ausdrucken herunter>>

Grundlegende Bestandteile eines Leistungsverbesserungsplans

Eine gute Vorlage für einen Leistungsverbesserungsplan ist die Basis einer Leistungsbewertung. Achte daher darauf, dass deine LVP-Vorlage die folgenden grundlegenden Komponenten enthält:

• Die Identifizierung der Leistungsprobleme. Dein LVP sollte die leistungsverbesserungswürdigen Bereiche der Teammitglieder klar benennen – und gegebenenfalls sogar mit relevanten Beispielen und Daten untermauern.
• Eine klare Definition der Erwartungen. Das Aufstellen messbarer Erwartungen zur Verbesserung macht den nötigen Prozess für alle daran Beteiligten deutlich. Sorge stets dafür, dass dein LVP genaustens vermittelt, wie der Erfolg in den verbesserungsbedürftigen Bereichen aussehen soll.
• Einen Handlungsplan. Ein effektiver Plan zeigt den Mitarbeitenden die nötigen Schritte, die erforderlich sind, um die Leistungserwartungen etappenweise, in der vorgegebenen Zeit, zu erfüllen.
• Einen Überwachungsprozess und die folgenden Schritte. Die Folgen eines LVP sollten messbar sein, daher sollte man beim Erstellen des Plans notieren, wie der Fortschritt in zeitlichen Abständen überwacht wird und von wem das Feedback kommt. Es kann zudem hilfreich sein, die zu erwartenden resultierenden Schritte zu beschreiben – vorausgesetzt, die Person erfüllt die LVP-Erwartungen bis zum Ende des festgelegten Zeitraums.

Das Erstellen eines effektiven Leistungsverbesserungsplans

Entscheidend ist, dass ein gut durchdachter LVP stets der Verbesserung der Arbeit einer Person dienen sollte, nicht etwa der Bestrafung dieser. Daher ist es wichtig, die Basis für die Umsetzung eines LVP offen zu besprechen und erreichbare Ziele zu setzen.

Bei erfolgreicher Anwendung hilfst du somit nicht nur Einzelnen, ihr volles Potenzial auszuschöpfen, sondern leistest auch einen wertvollen Beitrag für dein gesamtes Unternehmen.

Unsere Top-Tipps zur Erstellung eines effektiven Leistungsverbesserungsplans:

1. Sei konkret und achte auf Messbarkeit. Achte darauf, erreichbare Ziele klar und deutlich zu formulieren: Leistungsprobleme sollten mit konkreten Beispielen oder Daten sowie mit CLEVEREN Lösungsansätzen festgehalten werden. Vermeide schwammige Formulierungen und achte darauf, dass der Erfolg objektiv messbar ist.
2. Setze Ziele gemeinsam fest. Die Einbindung der betroffenen Individuen bei der Zielsetzung ist der Schlüssel zum Erfolg. Ermutige sie dazu, sich aktiv einzubringen, um ihnen ein Gefühl von Kontrolle in Bezug auf ihre Leistungsverbesserungsziele zu vermitteln. Stelle zudem sicher, dass sie die festgelegten Erwartungen verstehen und diesen zustimmen.
3. Sorge für Unterstützung, Anleitung und Ressourcen. Die beste Leistung entsteht im Team – biete daher notwendige Hilfsmittel, Schulungen, Beratung und Mentoring an, um die Mitarbeitenden bei ihrer Leistungsverbesserung zu unterstützen. Nutze die LVP-Vorlage, um die verfügbare Unterstützung bzw. ihren Umfang festzuhalten.

Die Anpassung der Leistungsverbesserungsplan-Vorlage

Die positiven Resultate eines LVP hängen davon ab, dass die Mitarbeitenden konkretes Feedback zu ihrer Leistung erhalten, um damit einen erreichbaren Weg zu finden, ihre Arbeit erfolgreich zu verbessern.

Daher ist es entscheidend, einen individuell angepassten Handlungsplan zu bieten, der auf die jeweilige Situation jeder einzelnen Person ausgelegt ist.

Das individuelle Personalisieren gewährleistet, dass die identifizierten Leistungsprobleme exakt festgehalten werden und gesetzte Verbesserungsziele sowohl relevant als auch realistisch ausfallen. Es spiegelt zudem einen persönlichen Ansatz wider, was das allgemeine Engagement der Mitarbeitenden sowie ihre Hingabe im Laufe des Verbesserungsprozesses fördert.

Das Anpassen der LVP-Vorlage an spezielle Umstände und Zielsetzungen begünstigt den Erfolg einzelner Leistungsverbesserungen sowie die allgemeine Entwicklung aller Mitarbeitenden.

Unsere kostenlose Leistungsverbesserungsplan-Vorlage

Eine wahrhaft effektive Entwicklungsplan-Vorlage für Mitarbeitende muss an die spezifischen Bedürfnisse der betreffenden Person angepasst sein. Unser Beispiel für einen Leistungsverbesserungsplan bietet eine gute Grundlage. Jedoch solltest du es nach Belieben an deine Anforderungen und Unternehmensrichtlinien anpassen.

<<Lade unsere kostenlose LVP-Vorlage zum Ausdrucken herunter>>

Beispiele für Leistungsverbesserungspläne

LVP können je nach Art deines Unternehmens sowie den spezifischen Umständen viele verschiedene Formen haben. Im Folgenden findest du wesentliche Auszüge aus den am häufigsten abgeschlossenen LVP-Beispielen, die HR-Teams behandeln, wie z. B. Leistungsverbesserungspläne für Anwesenheitsprobleme oder unerreichte Verkaufsziele.

Beispiel Nr. 1: Mangelhafter Kundenservice

Beispiel Nr. 2: Fehlzeiten und verpasste Fristen

Beispiel Nr. 3: Unbefriedigende Verkaufsleistung

Tipps für eine erfolgreiche LVP-Anwendung

Einen Leistungsverbesserungsplan erfolgreich bei der Arbeit umzusetzen, erfordert von Anfang bis Ende eine unmissverständliche Kommunikation aller Beteiligten. Alle sollten verstehen, welche Rolle sie dabei spielen, welche Verantwortung bei ihnen liegt und wie das erwünschte Ergebnis aussieht.

Es ist zudem von Vorteil, regelmäßig eine Leistungsbeurteilungs-Checkliste der Mitarbeitenden auszufüllen, sodass der Fortschritt genaustens festgehalten werden kann, laufendes Feedback erfolgt und, falls nötig, etwaige Anpassungen vorgenommen werden können. Achte zudem darauf, Lehren aus der vielfältigen LVP-Anwendung zu ziehen und ggf. deinen Ansatz und die Vorlage entsprechend anzupassen.

Ein kohärenter Schulungsplan, der direkt mit dem LVP verknüpft wird, verbessert die Erfolgschancen deiner Teams enorm. Sorge für die Bereitstellung angemessener Ressourcen, eine durchgängig offene Kommunikation und ziehe die Nutzung einer Leistungsmanagement-Software für die Mitarbeitenden in Erwägung, sodass dem Erfolg deiner LVP-Prozesse nichts mehr im Wege steht.

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Manchmal wird es auch als Bewerbenden-Tracking-Software, Talent-Management-System (TMS) oder Bewerbenden-Management-System (Candidate Management System, CMS) bezeichnet. Wofür sind ATS hauptsächlich bekannt? Normalerweise denkt man an ein System, das Lebensläufe speichert. Im besten Fall ist ein ATS jedoch eher ein Co-Pilot für die Personalbeschaffung. Let’s look at the scope of what they can do:Schauen wir uns einmal an, was es alles kann:

• Kandidat:innen suchen
• Bewerbende prüfen
• Bewerbende auf ihrem Weg durch die Rekrutierung begleiten und tracken
• Vorstellungsgespräche planen
• Automatisierte, individuelle E-Mails versenden
• Formalitäten für Neueinstellungen organisieren
• Informationen von Bewerbenden in einer zentralen Datenbank speichern
• Aufschlussreiche Managementinformationen (MI) erstellen

Dies ist eine grobe Zusammenfassung. Der Teufel steckt im Detail. Viele ATS unterstützen nicht nur die Planung von Vorstellungsgesprächen, sondern auch die unternehmensweite Zusammenarbeit, sodass die Mitarbeitenden in deinem Unternehmen problemlos an der Suche, der Auswahl und der Entscheidungsfindung mitwirken können.

Du kannst dich für ein ATS-System entscheiden, mit dem du eine Bewerbendendatenbank aufbauen kannst, die du aus Initiativbewerbungen zusammenstellst oder die du nach erfolglosen Bewerbungen für andere Stellen aufbewahrst (auch als „Talentbank“ bezeichnet).

Bei einigen Systemen kannst du die Bewerbenden nach Schlüsselwörtern filtern, sodass du Berichte über Personen mit Erfahrung in einem bestimmten Bereich abrufen kannst. Bei der Lebenslaufanalyse extrahiert das ATS Schlüsselaspekte aus den Lebensläufen, um sie miteinander zu vergleichen, z. B. bestimmte berufliche Werdegänge, Qualifikationen oder Fähigkeiten.

Sie können sogar die Suche über verschiedene Pipelines hinweg übernehmen, indem sie Optionen aus Mitarbeitendenempfehlungen, Jobbörsen, sozialen Medien und mehr zusammenführen.

<< Schau dir unsere umfassende Checkliste der ATS-Funktionen an >>

Das ATS kann deine zentrale Anlaufstelle für alle Fragen rund um die Personalbeschaffung sein. Ein Dashboard für deine Bewerbenden-Pipeline. Ein Kommunikationskanal, der sowohl potenzielle Beschäftigte als auch die am Prozess beteiligten Teammitglieder inspiriert. Und ein Analysewerkzeug, das dir hilft, deine Recruiting-Budgets und Ressourcen optimal zu nutzen.

Vor diesem Hintergrund ist es keine Überraschung, dass 67 Prozent der Personalleiter in Großbritannien ein ATS-ähnliches System zur Unterstützung ihrer Personalbeschaffung verwenden.

Wie funktionieren Bewerbenden-Tracking-Systeme?

Sehen wir uns die Rolle eines ATS im gesamten Personalbeschaffungsprozess an.

Suche nach Kandidat:innen

Jemand in deinem Unternehmen wird wahrscheinlich ein Stellenausschreibungsformular einreichen, in dem der Titel der Stelle, die erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen sowie andere wichtige Details angegeben sind. Das ATS nutzt diese Informationen, um ein Profil des/der idealen Kandidaten/Kandidatin zu erstellen.

Bestimmte ATS-Software kann dann mithilfe von KI einfache Stellenanzeigen erstellen, die in internen und externen Jobbörsen veröffentlicht werden. Wenn dann die Bewerbungen eingehen, sortieren einige ATS die Bewerbenden anhand des Profils der/des „idealen“ Kandidaten/Kandidatin und ordnen sie ein.

Bewerbungsgespräche

Ein ATS hilft den Kolleg:innen bei der Zusammenarbeit, um potenzielle und bevorzugte Kandidat:innen ausfindig zu machen und eine Auswahlliste für das Vorstellungsgespräch zu erstellen.

Einige Systeme können auch die Kommunikation übernehmen: Sie verschicken vorgefertigte Einladungen zu Vorstellungsgesprächen per E-Mail, teilen anderen mit, dass sie es leider nicht in die nächste Phase geschafft haben, und verweisen die Bewerbenden vielleicht sogar auf Umfragen, um die Prozesse zu verbessern.

Während die Bewerbenden die einzelnen Phasen durchlaufen, kann ein ATS sie auf dem Laufenden halten, d. h. sie regelmäßig über den Verlauf des Prozesses informieren und ihnen Neuigkeiten aus deinem Unternehmen oder sogar Tipps für Vorstellungsgespräche schicken, damit sie sich von ihrer besten Seite zeigen können.

Aus deiner Sicht hilft das ATS deinen Teammitgliedern, enger zusammenzuarbeiten. Viele ATS bieten Funktionen, die es ihnen ermöglichen, sich über den Verlauf der Vorstellungsgespräche auszutauschen und Notizen hinzuzufügen, in denen sie die Gründe für eine Fortsetzung der Gespräche mit bestimmten Bewerbenden hervorheben. All das hilft den Führungskräften, den Kandidatenpool schneller zu bewerten und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Einstellung von Bewerbenden

ATS mit Kommunikationsfunktionen können vorgefertigte, personalisierte E-Mails an den erfolgreichen Bewerbenden mit deinen Glückwünschen und dem Angebot einer Stelle senden. Du kannst auch freundliche E-Mail-Vorlagen erstellen, um den anderen Bewerbenden schonend beizubringen, dass sie es leider nicht in die engere Auswahl geschafft haben.

Einige Systeme können dann so eingerichtet werden, dass sie den ersten Teil des Onboardings übernehmen, indem sie bei Annahme einen Vertrag erstellen und andere Informationen und nützliche Materialien für neue Beschäftigte weiterleiten.

Der erste Tag im neuen Job und darüber hinaus

Während einige ATS bei der Einstellung (oder sogar noch früher) aufhören, bieten die besten eine durchgängige Integration der Beschäftigten ins Unternehmen. So lässt sich zum Beispiel leichter sicherstellen, dass der Tonfall und der visuelle Stil der E-Mails, die die Bewerbenden während des Einstellungsprozesses erhalten, mit denen des ersten Arbeitstages und auch darüber hinaus übereinstimmen.

Warum ein Bewerbenden-Tracking-System verwenden?

Ein ATS kann dir Zeit und Geld sparen. Denk nur an die Stunden, die du dafür aufwenden müsstest, alle Lebensläufe von Bewerbenden auf eine Stelle, für die sie offensichtlich nicht einmal geeignet sind, manuell zu sichten.

Darüber hinaus übernimmt ein ATS eine Reihe von routinemäßigen Verwaltungsaufgaben, die sonst die Mitglieder deines HR-Teams erledigen müssten.

Filterung von Bewerbenden

Wie wir bereits erwähnt haben, können einige ATS-Programme das Filtern von Bewerbungen übernehmen. Das ist nicht unwesentlich. Was früher ein mühsamer Prozess war, der in vordigitalen Zeiten noch per Post abgewickelt wurde, dauert heute auf einer Jobbörse nur noch Sekunden (nicht zuletzt dank der „Easy Apply“-Funktion von LinkedIn, die für Führungskräfte mit wenig Zeit nützlich ist, aber zu Tausenden von Lebensläufen für andere Stellen führen kann).

Das automatisierte System eines ATS kann den Sichtungsprozess vereinfachen und beschleunigen. Wenn sich Kandidat:innen auf eine Stelle bewerben, kann es außerdem die Lebensläufe und alle relevanten Informationen in einem standardisierten Format speichern. Das bedeutet, dass du mithilfe von Schlüsselwörtern nach Bewerbenden suchen kannst, die zu deinem Anforderungsprofil passen.

Tracking und Auswahl von Bewerbenden

Die Informationen zu den Bewerbenden werden im Laufe des kompletten Einstellungsprozesses gespeichert. Die Mitglieder des Rekrutierungsteams können Notizen hinzufügen, sodass jeder sehen kann, wie die Bewerbenden in früheren Gesprächen abgeschnitten haben und wie die Ergebnisse von ihren absolvierten Tests aussahen.

Das System ermöglicht es in der Regel, bevorzugte Bewerbende zu markieren und erfolgreichen Bewerbenden einen Vertrag zuzuschicken. Dann kann es sie in eine umfassendere Plattform für das Personalmanagement oder in eine separate Onboarding-Anwendung überführen.

Gesteigertes Engagement der Bewerbenden

Einstellungsprozesse sind in der Regel mit viel Kommunikation verbunden, von der ersten E-Mail bis hin zur Buchung von Vorstellungsgesprächen und im Idealfall zum endgültigen Angebot. Viele Bewerbende verlieren die Motivation, wenn sie keine schnellen Antworten erhalten oder das Gefühl haben, nur ein kleiner Fisch in einem riesigen Pool zu sein.

Einige ATS bieten einen Self-Service für die Planung von Vorstellungsgesprächen, bei dem die Bewerbenden aus einer Auswahl von Terminen mit genauen Uhrzeiten wählen können. ATS enthalten ggfs. außerdem bearbeitbare E-Mail-Vorlagen, mit denen du die Kernbotschaften und die Persönlichkeit deiner Unternehmensmarke unterstreichen kannst.

Alle Informationen zu den Bewerbenden – stets griffbereit

Ein ATS zentralisiert alle Informationen über deine Bewerbenden und macht es deinen Mitarbeitenden leicht, auf die Daten von potenziellen neuen Beschäftigten zuzugreifen.

Es geht auch nicht nur um den eigentlichen Einstellungsprozess. Wenn Bewerbende nicht eingestellt werden, enthalten einige Systeme Zustimmungsfelder in ihren Mitteilungen, die es der Führungskraft ermöglichen, die Daten der Bewerbenden zu speichern. Wenn dann eine andere Stelle frei wird, die zum Profil des Bewerbenden passt, wird das HR-Team benachrichtigt und kann möglicherweise diese Person einstellen, ohne sich überhaupt auf den Markt zu begeben.

Beschleunigung der internen Rekrutierungsaktivitäten

Wir alle wissen, dass die Vorlaufzeit für die Einstellung von Beschäftigten sehr unterschiedlich sein kann. Interne Verwaltung und Überlegungen müssen jedoch keine Rolle mehr spielen.

Ein ATS kann offene Stellen mit nur einem einzigen Klick auf verschiedenen Plattformen veröffentlichen. Dann kann es dir helfen, schnell die richtigen Bewerbenden für die erste Auswahl zu finden und die Bewerbungsgespräche effizient zu gestalten.

Ein ATS erleichtert dem Einstellungsteam auch die Zusammenarbeit für eine fundierte Entscheidungsfindung und kann die Angebots- und Vertragsphase beschleunigen. All dies trägt dazu bei, die durchschnittliche Einstellungsgeschwindigkeit zu erhöhen – was enorm wichtig ist, wenn man bedenkt, dass die besten Bewerbenden für eine Stelle im Durchschnitt nur 10 Tage lang verfügbar sind!

Einfache Rekrutierungsanalyse

Alle Statistiken und Zahlen rund um deine Rekrutierungsaktivitäten können in den richtigen Händen sehr aussagekräftig sein. Deshalb bieten einige ATS-Plattformen eine Vielzahl von Berichtsoptionen, z. B. über die Art der Bewerbenden (um das Zielgruppen-Targeting zu verbessern) oder Zusammenfassungen deiner eigenen Einstellungstrends.

Du kannst auch die Diversität der von dir eingestellten und der sich bewerbenden Personen bewerten, um langfristige Pläne zu erstellen, die die Vielfalt der Hintergründe in deiner Belegschaft erweitern All diese Informationen können mit anderen Anwendungen oder mit den Daten einer umfassenden End-to-End-Personalinformationsplattform abgeglichen werden.

Schutz deiner Daten und DSGVO-Compliance

Nicht zuletzt ist auch die Datensicherheit zu beachten. Manche Arbeitssuchende bewerben sich vielleicht in der Mittagspause auf ein Dutzend Stellen. Andere sind vielleicht wählerischer, wenn sie ihre Daten mit dir teilen. In jedem Fall ist es für die Bewerbenden schwierig, den Umfang der Sicherheit, die deine Systeme bieten, zu erkennen oder zu begreifen, aber es ist wichtig, dass du die DSGVO-Best-Practices erfüllst und zumindest für die Anwendenden den Eindruck erweckst, dass dein Bewerbungsverfahren sicher ist.

Ein cloudbasiertes Bewerbenden-Tracking-System schützt deine Daten und die der Bewerbenden und bietet ein professionelles Erlebnis für Anwendende und Bewerbende, das Vertrauen schafft.

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Wie präzise sind Bewerbenden-Tracking-Systeme?

Ein Problem, das manche Führungskräfte mit ATS haben, ist das Filtern. Ein Bewerbenden-Tracking-System kann Tausende von Lebensläufen viel schneller durchforsten als jedes HR-Team. Seine Methodik basiert jedoch auf der Suche nach Schlüsselwörtern und Begriffen. Im Gegensatz dazu liest ein Mensch einen Lebenslauf und beurteilt Bewerbende anhand ihrer gesamten Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen.

Das bedeutet, dass gute Bewerbende übersehen werden können, wenn ihr Lebenslauf nicht die Kriterien enthält, nach denen das ATS sucht. 88 Prozent der Führungskräfte sind der Meinung, dass dies regelmäßig der Fall sei. Es sind sogar 94 Prozent, wenn es um Stellen im mittleren Management geht.

Eine Lösung besteht darin, das ATS so einzustellen, dass es nach einer Vielzahl von Begriffen sucht, die sich auf die Anforderungen der Stelle beziehen, um alle infrage kommenden Bewerbenden zu finden.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, ein Bewerbenden-Tracking-System zu wählen, das es dir erlaubt, in deinen Bewerbungsformularen Multiple-Choice-Filterfragen zu stellen, z. B. nach Kenntnissen bestimmter Systeme, Managementerfahrung oder Berufserfahrung in Jahren (falls gesetzlich zulässig).

Dann filtert das Einstellungsteam aus der Gesamtzahl der Lebensläufe die Bewerbenden heraus, die deine grundlegenden Kriterien erfüllen. Das ist immer noch die beste und effektivste Methode, um sicherzustellen, dass dir gute Bewerbende nicht entgehen.

Letztendlich gibt es keinen Ersatz für das, was Menschen in diesen Prozess einbringen. Die Verwendung eines ATS zum Filtern von Lebensläufen muss unter Berücksichtigung dieser Tatsache erfolgen.

Strategien für eine nahtlose ATS-Implementierung in der Personalabteilung

Bei Hunderten von ATS-Softwarelösungen auf dem Markt kann es entmutigend sein, herausfinden zu müssen, welche denn jetzt genau die richtige für dein Unternehmen ist. Es gibt einige kostenlose Optionen, die grundlegende Funktionen bieten, und nach einiger Zeit hast du dich vielleicht sehr an eine kostenlose Option gewöhnt. Aber was ist, wenn du plötzlich feststellst, dass du zusätzliche, kostenpflichtige Funktionen benötigst?

Wir empfehlen dir, dich zunächst auf die Funktionen zu beschränken, die dein Unternehmen wirklich braucht.

So solltest du z. B. sicherstellen, dass die Anwendung über Unterstützung in mehreren Sprachen verfügt, damit du in verschiedenen Regionen einstellen kannst, oder dass sie mit anderen Systemen, wie z. B. behördlichen Hintergrundprüfungen oder privaten Drogenscreenings, zusammenarbeitet.

Wenn du Wert auf eine konsistente oder korrekte Kommunikation legst, solltest du ein ATS wählen, das die Erstellung und Bearbeitung von E-Mails und Formularen vereinfacht und im Idealfall die Möglichkeit bietet, Elemente deiner Marke hinzuzufügen, um deine Kommunikation von anderen abzuheben.

Sobald die Suche eingegrenzt wurde, erzielen Personalverantwortliche in der Regel die besten Ergebnisse mit einem ATS, wenn sie die folgenden Schritte durchführen:

Schritt eins: Gesamtes HR-Team informieren. Informiere alle deine Personalverantwortlichen über die Suche nach einem neuen ATS und gib ihnen die Möglichkeit, Fragen zu stellen und Vorschläge zu machen, welche Tools und Funktionen sie brauchen und wie das System implementiert werden kann.

Schritt zwei: Mit den ATS-Anbietern sprechen. Vereinbare ein erstes Treffen zwischen deinen Personalverantwortlichen und den potenziellen ATS-Anbietern. Während des Gesprächs sollten die Anbieter den Prozess der Systemeinführung genau erläutern und sich selbst ein umfassendes Bild von den Anforderungen deines Unternehmens und allen Bedenken machen.

Schritt drei: Das ATS einrichten. In dieser Phase sollte der Anbieter mit deinen Personalverantwortlichen in Kontakt stehen, während sie das System aufbauen und in das Unternehmen einführen. Der Anbieter muss auch Fragen stellen und sich mit deinem Team über alle auftretenden Probleme beraten.

Schritt vier: Das System ausprobieren. Am besten ist es, wenn deine Personalverantwortlichen das System ausprobieren, eventuelle Probleme ansprechen und Feedback geben.

Schritt fünf: Das HR-Team schulen. HR Personalverantwortliche können Schulungen durchführen, um den Rest des HR-Teams in die Funktionsweise des ATS einzuweisen. Die Integration eines ATS bedeutet eine große Veränderung. Plane dementsprechend eine Lernkurve ein, während sich dein Team mit der neuen Software vertraut macht.

Auch wenn die Personalverantwortlichen Zeit investieren müssen, um den Umgang mit einem ATS zu erlernen, werden sie dadurch Zeit und dein Unternehmen Geld sparen.

Wie kann ein gut eingeführtes ATS die Unternehmenskultur verbessern?

Mit einem effektiven ATS können sich deine Personalverantwortlichen auf die Kultivierung einer fördernden Unternehmenskultur konzentrieren.

Da das ATS einen Großteil der sich wiederholenden, alltäglichen Aufgaben im Zusammenhang mit der Einstellung übernimmt, können sich Personalverantwortliche und HR-Teams auf das konzentrieren, was ein ATS nicht leisten kann: Bewerbungsgespräche und -beurteilungen sowie die Entscheidung, wer am besten zur Unternehmenskultur passt.

Und wenn ein ATS ein außergewöhnliches Erlebnis für die Bewerbenden schafft, unterstreicht es die Unternehmenskultur und bereitet neue Beschäftigte auf den Erfolg vor – von der Einstellung bis zum Onboarding und darüber hinaus.

Welches Zukunftspotenzial haben Bewerbenden-Tracking-Systeme?

ATS-Software ist bereits allgegenwärtig. 97 Prozent der Fortune-500-Unternehmen nutzen ATS und auch 35 Prozent der kleineren Unternehmen verlassen sich auf Recruiting-Software.

In naher Zukunft werden sich die Entwicklungen wahrscheinlich darauf konzentrieren, die Erfahrung für Rekrutierungsteams und Bewerbende noch nahtloser zu gestalten. Verbesserungen der Benutzeroberfläche, eine intelligentere Nutzung der Informationen in den Lebensläufen und mehr Funktionen für die Buchung und Verwaltung von Bewerbungsgesprächen stehen für ATS-Anbieter ganz oben auf der Agenda.

Außerdem kann KI das Erlebnis für Bewerbende bereichern. Ein Chatbot könnte nicht nur Fragen zu einer Stelle auf eine menschliche, ansprechende Weise beantworten. Er könnte die Bewerbenden auch für die Mission, die Werte und das Arbeitsumfeld deines Unternehmens begeistern.

Was jedoch alle beschäftigt, ist die Auswirkung von KI auf die Effektivität und Rentabilität eines ATS. Viele nutzen bereits KI, um Profile zu erstellen und Bewerbende zu prüfen. Der nächste logische Schritt ist die Nutzung von KI, um soziale Plattformen nach potenziellen Bewerbern zu durchkämmen, die Interesse an einer bestimmten Stelle bekunden – passive Bewerbende, die vielleicht länger bei deinem Unternehmen bleiben.

Es stellt sich sicherlich die Frage, ob diese Fortschritte das Risiko mit sich bringen, dass die Einstellung von Bewerbenden beeinflusst wird. Wird damit zu viel Verantwortung auf die letztlich von Menschen gesteuerten Parameter und Eingabeaufforderungen übertragen? Auch wenn die Entwicklung noch in den Kinderschuhen steckt, gab es weltweit bereits eine Reihe von Gerichtsverfahren zu diesem Thema.

Häufig gestellte Fragen zum Bewerbenden-Tracking-System

Welche Rolle spielt ein ATS bei der Personalbeschaffung?

Ein Bewerbenden-Tracking-System ist eine digitale Anwendung, die von Unternehmen, Personalabteilungen und Rekrutierungsteams bei der Personalbeschaffung eingesetzt wird.

Ein ATS übernimmt und unterstützt zahlreiche Einstellungsaktivitäten, wie z. B. das Positionieren von Stellen in Jobbörsen, das Sammeln und Filtern von Bewerbungen, das Filtern von Lebensläufen, das Screening von Bewerbenden, das Buchen von Vorstellungsgesprächen und die Unterstützung des Rekrutierungsteams bei der Zusammenarbeit.

Brauchen HR-Teams viele Schulungen, um ein ATS zu nutzen?

Ein gutes ATS ist eine Anwendung, mit der man einfach loslegen kann. Es folgt in der Regel demselben Ansatz, nach dem sich die meisten Personalverantwortlichen schon seit Jahren richten. Bei ATS-Plattformen, die über eine moderne Benutzeroberfläche verfügen, sollte es für deine Teams relativ einfach sein, sich einzuarbeiten und loszulegen. Einige umständlichere und traditionellere Plattformen erfordern möglicherweise zusätzliche Schulungen für die Beschäftigten der Personalabteilung oder auch die HR-Führungskräfte.

Bitte also deinen Anbieter um eine Schulung, damit dein Unternehmen das Beste aus den zur Verfügung stehenden Tools machen kann.

Wie hilft ein ATS beim Verfolgen und Analysieren von Einstellungskennzahlen?

Zunächst einmal können die Kennzahlen dir dabei helfen, die besten Rekrutierungskanäle und Werbekampagnen zu ermitteln und deine zukünftigen Investitionen in Medien zu steuern. Und dann ist da noch die praktische Seite. Bei einem Vergleich zwischen den Time-to-Hire- und Time-to-Fill-KPIs stellst du vielleicht fest, dass bestimmte Teams, Abteilungen oder Hierarchie-Ebenen überarbeitet werden müssen.

Darüber hinaus können die Kennzahlen dir Aufschluss über den Erfolg deiner Einstellungsstrategien geben. Du kannst die Daten z. B. in deine DE&I-Berichterstattung einfließen lassen oder die Einstellungsmethoden im Vergleich zur Betriebszugehörigkeit betrachten. Angesichts des harten Kampfes um Talente und der steigenden Einstellungskosten können dir Einstellungsmetriken einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Wie geht ein ATS mit Compliance und Datensicherheit um?

ATS sind von Natur aus darauf ausgerichtet, die Datensicherheit zu verbessern. Zunächst einmal werden die Daten in der Cloud gespeichert und nicht mehr wie früher in den Schränken der Personalabteilungen. Außerdem kannst du den Zugriff sorgfältig auf autorisiertes Personal beschränken, das dann über eine Multi-Faktor-Authentifizierung sensible oder private Daten einsehen kann.

In der Regel sollten die Anwendenden selbst sicherstellen, dass sie die neueste Version ihres ATS verwenden, um bestmöglich geschützt zu sein. Compliance und Sicherheit können je nach Anbieter variieren. Daher lohnt es sich, diese Fragen während deiner Bewertung zu stellen.

Kann ein ATS mit anderer HR-Software und -Tools integriert werden?

Definitiv. Die besten ATS lassen sich nahtlos in deine bestehenden HR-Pakete integrieren, sodass sie mit separater Managementsoftware für die Rekrutierung, Onboarding-Anwendungen oder Personalverwaltungssystemen zusammenwirken können.

Einige ATS-Anwendungen können auch Teil einer umfassenderen Plattform für das Personalmanagement sein, die einen durchgängigen Ansatz für die gesamte Betriebszugehörigkeit eines Beschäftigten bietet und noch leistungsfähigere Tools für die Rekrutierung und Analyse von Personal sowie für Managementinformationen und Personalverwaltung bereitstellt.

Gibt es Nachteile oder Einschränkungen von ATS für Arbeitgebende?

Manche Arbeitgebende haben Schwierigkeiten, das Beste aus ihrem ATS herauszuholen, wenn es um die Filterung von Bewerbenden geht. Aber nur, weil ATS-Plattformen Lebensläufe filtern, indem sie nach Schlüsselwörtern und Begriffen suchen. Wenn Bewerbende ein Schlüsselwort oder einen Begriff nicht ankreuzen, kommen sie unter Umständen nicht in die nächste Phase.

Arbeitgebende, die sich die Zeit nehmen, ihr ATS richtig einzurichten und nach einer Vielzahl von Begriffen zu suchen, haben jedoch weniger Probleme, die besten Bewerbenden in ihre Listen aufzunehmen.

Das richtige ATS gibt deinem Einstellungsteam den nötigen Freiraum, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren

Für die Personalabteilung bringen ATS-Plattformen viele klare Vorteile mit sich. Aus finanzieller Sicht spart dein HR-Team damit Zeit und Geld. Darüber hinaus helfen sie dir, die besten Bewerbenden auf dem schnellsten Weg zu finden und einzustellen.

Außerdem kann sich ein ATS positiv auf deine DE&I-Praktiken auswirken und deiner Personalstrategie mehr Tiefe und quantifizierbare Erkenntnisse verleihen.

Wenn du jemanden einstellen möchtest, der deine Einstellungsfunktion umgestalten kann, wäre ein ATS eine hervorragende Wahl.

Entdecke, wie Bob deine Einstellungsverfahren verändert und dir wertvolle Einblicke in die Einstellungspraxis liefert.

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Du könntest Stunden damit verbringen, Hunderte von Lebensläufen zu durchforsten, um den perfekten Bewerbenden zu finden – und beim „ewigen Krieg um Talente“ scheint weit und breit kein Ende in Sicht zu sein. Deshalb ist ein effizienter Recruiting-Prozess für die Gewinnung und Bindung von Top-Talenten unerlässlich.

Aber wie gelingt ein effizienter Rekrutierungsprozess, vor allem wenn deine HR- und Talentakquise-Teams mit mehreren HR-Systemen für Planung, Einstellung und Onboarding gleichzeitig arbeiten?

In einer idealen Welt hätte jedes Unternehmen eine einzige, umfassende Datenquelle, die den gesamten „Lebenszyklus“ eines Mitarbeitenden abdeckt – von der Planung für eine Stelle über die Einstellung bis hin zum Eintritt in den Ruhestand – mit robusten Lebenszyklus-Analysen. Der gesamte Prozess würde ein außergewöhnliches Bewerbendenerlebnis schaffen und eine einfache Zusammenarbeit zwischen allen an der Einstellung beteiligten Personen (Talentakquise-Team, HR-Verantwortliche, Beschäftigte der Personal- und Finanzabteilung) gewährleisten, die alle an einem Ort zentral zusammenarbeiten können.

Der Trick besteht darin, klein anzufangen. Eine Checkliste für den Recruiting-Prozess kann dabei helfen.

Wenn du eine Vorlage für den Recruiting-Prozess verwendest, kannst du deine Rekrutierungsbemühungen vereinfachen und optimieren. Von der Festlegung der Stellenanforderungen über die Durchführung von Vorstellungsgesprächen bis hin zur Unterbreitung von Angeboten – eine gut strukturierte Checkliste für die Einstellung von Talenten stellt sicher, dass du keine wichtige Aufgabe im Prozessverlauf übersiehst und dass sich deine Bewerbenden durchweg wertgeschätzt fühlen.

Mit einer Recruiting-Vorlage kannst du jede Phase des Recruiting-Prozesses proaktiv angehen und einen klaren Recruiting-Prozess schaffen, mit dem du wertvolle Zeit sparst und bessere Bewerbende für dein Unternehmen findest.

Die Checkliste in diesem Leitfaden dient im Prinzip als „Co-Pilot“ und treuer Begleiter für deinen Recruiting-Prozess, damit du deine Einstellungsziele erreichst.

Was ist ein Recruiting-Prozess?

Ein effektiver Recruiting-Prozess hilft dir, ein leistungsfähiges und talentiertes Team aufzubauen. Außerdem verbessert er die Mitarbeitendenbindung.

Ein Recruiting-Prozess ist die Art und Weise, wie ein Unternehmen neue Teammitglieder entdeckt, bewertet und einstellt. Die besten umfassen einfache Arbeitsabläufe und kollaborative Prozesse, die alle Beteiligten in den Recruiting-Prozess einbeziehen.

Gute Recruiting-Prozesse umfassen herausragende HR-Tools, um die Unterstützung aller Beteiligten zu nutzen, um einen Pool von Bewerbenden zu durchforsten und diejenigen auszuwählen, die am besten zur Kultur und den Werten des Unternehmens sowie zu den jeweiligen Stellenanforderungen passen.

Herausragende HR-Plattformen bieten einheitliche Prozesse für alle Beteiligten:

• Deine Talentakquise-Teams können damit die besten Talente aus den besten Quellen anwerben – anhand von Daten über interne Mobilität, ungenutzte Fähigkeiten in deiner aktuellen Belegschaft und Empfehlungen von Mitarbeitenden
• Deine HR-Verantwortlichen können es für eine einfache Kommunikation mit Bewerbenden nutzen, die sich nahtlos in ihre täglichen Arbeitsabläufe einfügt, und Aufgaben erstellen, die mehr Kontrolle und Transparenz in der Einstellungspipeline bieten
• Deine Personal- und Finanzteams können damit Workflows für die Planung und Genehmigung neuer Stellen entwickeln, die innerhalb des festgelegten Budgets liegen, und Lebenszyklus-Analysen nutzen, um die Wirksamkeit der Wachstumsstrategie des Unternehmens zu messen

Warum eine Checkliste für den Recruiting-Prozess verwenden?

Eine Checkliste oder eine Vorlage für den Recruiting-Prozess ermöglicht allen Beteiligten einfachere Rekrutierungsabläufe und gewährleistet eine schnelle und methodische Beurteilung der Bewerbenden sowie ein positives Erlebnis für Kandidierende.

Außerdem hilft dir die Checkliste dabei, einen strukturierten und organisierten Ansatz für die Einstellung der richtigen Talente für dein Unternehmen zu entwickeln, unabhängig davon, ob du HR-Systeme einsetzt oder nicht.

Eine Checkliste bietet dir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Recruiting-Prozess. Somit stellst du sicher, dass du keine wichtigen Aufgaben übersiehst. Das führt zu besseren Einstellungsergebnissen.

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Die 8-Schritte-Checkliste für den Recruiting-Prozess

Personalbeschaffung ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die eine sorgfältige Planung und Strategie erfordert. Die folgende umfassende Checkliste für den Recruiting-Prozess stellt sicher, dass du jeden einzelnen Schritt des Recruiting-Prozesses sorgfältig planst und durchführst, damit du die besten Talente auf dein Unternehmen aufmerksam machen, bewerten und für dich gewinnen kannst.

Zunächst wollen wir uns die einzelnen Schritte für den Recruiting-Prozess genauer ansehen.

1. Vorbereitung

In diesem Schritt legst du den Grundstein für eine erfolgreiche Personalbeschaffung. Dazu gehört, dass du ein Rekrutierungsteam zusammenstellst und die Ressourcen für den Recruiting-Prozess bestimmst.

Es lohnt sich, gemeinsam mit deinem Team zu überlegen, aus welchen Gründen ihr die Stelle besetzen wollt und was eure Ziele sind. Es ist wichtig, die Unternehmensziele mit der Stellenbeschreibung und den Anforderungen der Stelle abzustimmen und sicherzustellen, dass das für die Stelle vorgesehene Personalbudget den Marktstandards entspricht oder diese übertrifft. Wenn du dies frühzeitig abklärst, kannst du mit höherer Wahrscheinlichkeit die Aufmerksamkeit von relevanten Bewerbenden gewinnen, die die Werte und Ziele deines Unternehmens verkörpern.

2. Anwerbung von Kandidierenden

Sobald du eine klare Vorstellung von den Anforderungen der Stelle und deinen idealen Kandidierenden hast, ist es an der Zeit, Bewerbungen einzuholen.

Mit aussagekräftigen Stellenausschreibungen, die deine Unternehmenskultur und deine Alleinstellungsmerkmale hervorheben, kannst du Bewerbende anziehen, die für die Stelle geeignet sind.

Bewirb deine Stellenausschreibungen in Jobbörsen, sozialen Medien und beruflichen Netzwerken. Wenn du eine Stelle über mehrere Kanäle bewirbst, könntest du es in Betracht ziehen, möglichst unterschiedliche Plattformen zu nutzen, die jeweils andere Zielgruppen ansprechen, um schon vor dem eigentlichen Auswahlverfahren der Diversität einen hohen Stellenwert beizumessen.

Suchst du Talente auf der ganzen Welt oder nur aus einer bestimmten Region? Ermutige Menschen aus Randgruppen, sich zu bewerben, sodass alle eine Chance haben, Teil deines Unternehmens zu werden, unabhängig von ihren jeweiligen Hintergründen.

Handelt es sich bei der Stelle um eine Homeoffice-, hybride oder Bürotätigkeit? Eine flexible Arbeitsweise lockt möglicherweise mehr talentierte Bewerbende auf der ganzen Welt an und macht deinen Arbeitsplatz gleichzeitig zugänglicher für Teammitglieder mit Beeinträchtigungen oder Menschen, die nicht in einem angemessenen Umkreis deines Büros wohnen.

Es ist auch eine gute Idee, darüber nachzudenken, wo deine idealen Bewerbenden ihre Zeit online verbringen, und deine Bemühungen darauf zu konzentrieren, Stellenanzeigen auf diesen Plattformen zu veröffentlichen. Wenn du zum Beispiel Kandidierende der Generation Z ansprechen willst, könntest du Kanäle wie TikTok nutzen, um deine Stellenanzeigen zu veröffentlichen.

Vergiss nicht, dass du auch innerhalb deines eigenen Unternehmens nach Bewerbenden suchen kannst. Die interne Rekrutierung ist eine kostengünstige Möglichkeit, eine Stelle zu besetzen. Sie reduziert den Zeitaufwand für die Einarbeitung und bietet deinen Mitarbeitenden darüber hinaus Aufstiegsmöglichkeiten.

3. Überprüfung und Auswahl der Bewerbenden

Nachdem du die Stelle ausgeschrieben hast, wirst du schon bald viele Bewerbungen erhalten. Der nächste Schritt ist, die Bewerbenden zu prüfen und in die engere Auswahl zu nehmen.

Du kannst Bewerbungen effizient prüfen, indem du Auswahlkriterien entwickelst, die auf den Stellenanforderungen und den erforderlichen Qualifikationen basieren. Bewerbenden-Tracking-Systeme (ATS) und Pre-Employment-Screenings können dir dabei helfen, die Kandidierenden zu identifizieren, die die geeigneten Fähigkeiten und die erforderliche Erfahrung für die Stelle mitbringen.

4. Bewerbungsgespräche

Strukturierte Vorstellungsgespräche, die sich sowohl auf die fachlichen Fähigkeiten als auch auf die kulturelle Eignung konzentrieren, sind wichtig, um die Fähigkeiten von Bewerbenden zu bewerten und sicherzustellen, dass sie mit den Werten deines Unternehmens übereinstimmen.

Ein verhaltensorientiertes Vorstellungsgespräch und das Stellen situationsbezogener Fragen können wertvolle Einblicke in die Problemlösungskompetenz und die zwischenmenschlichen Fähigkeiten von Bewerbenden geben.

Wenn du andererseits Bewerbenden die Möglichkeit gibst, Fragen zu stellen, kann das dazu beitragen, dass sie sich wohler und sicherer fühlen. Vielleicht erhältst du dadurch auch einen tieferen Einblick in das, was ihnen wichtig ist.

5. Beurteilung

Wenn du die ersten Vorstellungsgespräche geführt und deine besten Bewerbenden identifiziert hast, ist es an der Zeit, die Fähigkeiten der verbleibenden Kandidierenden auf die Probe zu stellen.

Entwirf eine praktische Übung, mit der du herausfinden kannst, ob die Kompetenzen der Bewerbenden mit den Anforderungen der Stelle vereinbar sind. Nutze reale Szenarien oder Fallstudien, um die Problemlösungskompetenz zu testen. So kannst du herausfinden, wie die Bewerbenden die Herausforderungen der Stelle angehen und ob sie dabei die Unternehmenswerte verkörpern.

6. Panel-Interviews

In dieser letzten Phase des Vorstellungsgesprächs kannst du ein Gremium einrichten, das aus relevanten Teammitgliedern besteht (z. B. der einstellenden Führungskraft, dem Vertretenden, Verantwortlichen bestimmter Abteilungen und sogar einzelnen Mitarbeitenden).

Während der Vorstellungsgespräche ist es hilfreich, mit den Bewerbenden über die eigene Wahrnehmung der Kompetenzen zu sprechen. Das ist die Gelegenheit für dein Team, alle noch offenen Fragen zu stellen oder die Fragen der Bewerbenden zu beantworten, bevor ihr eine endgültige Entscheidung trefft.

7. Referenzprüfung und Background-Check

Zu diesem Zeitpunkt hast du bestimmt schon ein paar talentierte Bewerbende für die freie Stelle im Kopf.

Es ist wichtig, ihre Informationen und Qualifikationen durch Background-Checks zu verifizieren. Um sicherzustellen, dass sie die rechtlichen Anforderungen erfüllen, solltest du auch ihren Aufenthaltsstatus und ihre Arbeitserlaubnis in deinem Land überprüfen.

Die Überprüfung von Referenzen früherer beruflicher Stationen des Bewerbenden und die Durchführung von Background Checks können helfen, Risiken zu minimieren. Sie bestätigen den beruflichen Werdegang und die Qualifikationen des Bewerbenden. Das hilft deinem Team bei der Entscheidungsfindung.

8. Angebotsverhandlung und Onboarding

Jetzt ist es an der Zeit, dass dein Recruiting-Team einen Kandidierenden für die Stelle auswählt und ein Angebot unterbreitet.

Nun geht es darum, die genauen Arbeitsbedingungen zu verhandeln, das Gehalt und die Zusatzleistungen zu besprechen und ein Stellenangebot zu unterbreiten, das den Erwartungen der sich bewerbenden Person entspricht.

Wenn diese zusagt, beginnt das Onboarding. Du kannst neuen Mitarbeitenden helfen, sich mit ihrer Rolle vertraut zu machen und sich am Arbeitsplatz wohlzufühlen, indem du ihnen alle notwendigen Schulungen sowie Unterstützung für den Einstieg anbietest.

Ein positives Onboarding-Erlebnis ermöglicht neuen Mitarbeitenden einen erfolgreichen Start und fördert die Bindung an das Unternehmen.

Deine Checkliste für den Recruiting-Prozess

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Wie lange dauert der Recruiting-Prozess?

Im Durchschnitt dauert der Recruiting-Prozess etwa 48 Tage. Dies kann jedoch je nach der Hierarchie der Stelle, Anzahl der Vorstellungsgespräche, internen Genehmigungsverfahren, Background-Checks und der Reaktionsfähigkeit sowohl des Arbeitgebenden als auch der Bewerbenden variieren.

Bei höheren Positionen dauert der Recruiting-Prozess aufgrund der Komplexität und der Bedeutung der Stelle in der Regel etwas länger.

Bewährte Praktiken im Recruiting-Prozess

Hier sind einige Best Practices, die du beachten solltest, um deinen Recruiting-Prozess zu optimieren:

• Biete zeitnahes Feedback: Wenn du den Bewerbenden nach dem Vorstellungsgespräch ein schnelles Feedback gibst, zeugt das von Professionalität und Wertschätzung für ihre Zeit. Eine klare Kommunikation während des gesamten Recruiting-Prozesses trägt zu einer positiven Erfahrung für die Bewerbenden bei.
• Priorisiere Vielfalt und Inklusion: Du kannst Vielfalt und Inklusion in deinem Recruiting-Prozess priorisieren, indem du inklusive Stellenbeschreibungen verfasst, Randgruppen berücksichtigst und sicherstellst, dass alle Auswahlverfahren fair sind. Unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe in deinem Unternehmen führen zu mehr Innovation, höherer Produktivität und mehr Gewinn.
• Beurteile die Einstellungskennzahlen: Recruiting-Kennzahlen wie Time-to-Hire, die Qualität der Einstellungen und die Abbruchquote der Bewerbenden während des Prozesses können dir wertvolle Erkenntnisse liefern, um den Recruiting-Prozess zu verbessern.
• Kontinuierliche Verbesserung: Das Feedback von erfolgreichen und nicht erfolgreichen Bewerbenden kann dir helfen, deinen Recruiting-Prozess und die Ergebnisse zu optimieren. Kontinuierliche Verbesserungen stellen sicher, dass deine Talentakquisestrategien relevant und effektiv bleiben, um Top-Talente zu gewinnen.

Automatisiere deinen Recruiting-Prozess mit HR-Systemen

Mit HR-Systemen kannst du den Verwaltungsaufwand reduzieren, indem du Aufgaben automatisierst, die früher zeit- und arbeitsintensiv waren. So kann sich dein Team auf strategische Aufgaben konzentrieren, anstatt sich an nervigem Papierkram die Zähne auszubeißen.

Die Personalbeschaffung erfordert oft die Beteiligung verschiedener Interessengruppen. HR-Systeme ermöglichen eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden des Talentakquise-Teams, des Finanzteams und Personalverantwortlichen und stellen dabei sicher, dass alle auf dieselben Daten zugreifen können.

HR-Systeme wie ATS (Bewerbenden-Tracking-Systeme) ermöglichen eine datenbasierte Entscheidungsfindung. Sie bieten Einblicke in Einstellungskennzahlen und -trends, damit du Top-Talente leichter identifizieren kannst.

Sie können auch automatisierte E-Mails an die Bewerbenden verschicken. Das hat den Vorteil, dass sie das Einstellungserlebnis sowohl für die Bewerbenden als auch für die Personalverantwortlichen verbessern.

HR-Systeme mit Automatisierung können den Recruiting-Teams dabei helfen, Tausende von Bewerbungen zu sichten, um potenzielle Kandidierende mit den richtigen Qualifikationen und Erfahrungen zu identifizieren. Das geht erstens mit einer großen Zeitersparnis einher und erleichtert Personalverantwortlichen zweitens den Recruiting-Prozess um ein Vielfaches.

Der Einsatz von HR-Systemen zur automatisierten Überprüfung und Vorauswahl von Bewerbenden kann Personalverantwortlichen auch dabei helfen, unbewusste Vorurteile zu überwinden – und so die Einstellungsergebnisse zu verbessern.

Neben der Talentsuche hilft die HR-Automatisierung deinem Recruiting-Team auch dabei, den Rekrutierungsprozess effizient zu gestalten, damit du schnell talentierte Bewerbende mit den richtigen Fähigkeiten einstellen und den „Krieg um Talente“ für dich entscheiden kannst.

Der Einsatz von HR-Technologie und die Automatisierung von Teilen des Recruiting-Prozesses machen die Personalbeschaffung effizienter und verhelfen dir anhand fundierter Entscheidungen zu besseren Einstellungen. HR-Tools mit Automatisierung können auch Zeit einsparen, sodass du dich auf die Elemente des Recruiting-Prozesses konzentrieren kannst, die für den Aufbau von Beziehungen wichtig sind, was letztendlich die Erfahrung der Bewerbenden verbessert.

Die Roadmap zu besseren Einstellungsergebnissen

Eine umfassende Checkliste oder eine Vorlage für die Einstellung dient als Roadmap, die dich durch jede Phase des Recruiting-Prozesses begleitet.

Sie wird dir helfen, einen effektiveren und gründlicheren Recruiting-Prozess einzuführen, um Top-Talente anzulocken und zu binden. Außergewöhnliche Recruiting-Prozesse schaffen bessere Erfahrungen für alle am Recruiting-Prozess beteiligten Personen in deinem Unternehmen und bieten den Bewerbenden ein hervorragendes Erlebnis, egal ob du dich letzten Endes für oder gegen sie entscheidest.

Mit einem klaren Prozess kannst du Zeit sparen, die Einstellungskosten senken und letztendlich ein starkes, vielfältiges Team für dein Unternehmen aufbauen.

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Eine gewagte Aussage? Ja, aber sie ist leicht zu stützen.

Du weißt nicht genau, was ein ATS macht? Vereinfacht gesagt verwaltet ein ATS den Einstellungsprozess und hilft dir, die richtigen Leute zur richtigen Zeit für die richtigen Teams zu rekrutieren. Wie du dir vielleicht vorstellen kannst, geht das einher mit einer nahtloseren, ansprechenderen und effizienteren Recruiting-Erfahrung für Bewerbende und Beschäftigte.

Darüber hinaus können Bewerbenden-Tracking-Systeme deine Daten vereinheitlichen und als zentrale Anlaufstelle für alle Fragen der Personalbeschaffung fungieren. Einige Arbeitgebende integrieren ihr ATS in ihre Personalinformationsplattformen und -systeme (Human Capital Management, HCM), um der Datenanalyse eine weitere Dimension zu verleihen.

Der Goldstandard für Arbeitgebende ist ein sogenannter „Hire-to-Retire“-Ansatz, d. h. eine einzige Plattform, wie z. B. ein HCM-System mit integriertem ATS, um Bewerbende einzustellen und Beschäftigte weiterzuentwickeln und schließlich auch irgendwann gehen zu lassen.

Eine einzige Lösung, die den gesamten Zyklus eines Beschäftigten im Unternehmen berücksichtigt, bedeutet weniger Systeme und Software, was in der Regel zu beeindruckenden Vorteilen in Bezug auf Kosten, Schulungen und Unterstützung der Anbieter führt.

Aber nicht alle ATS sind gleich. Die ATS der verschiedenen Anbieter bieten unterschiedliche Funktionen, unterstützen unterschiedliche Abschnitte des Einstellungsprozesses und erfordern natürlich auch unterschiedliche zeitliche und finanzielle Investitionen.

Deshalb ist es wichtig, dass du dein ATS sorgfältig auswählst.

Ein gutes ATS macht den Einstellungsprozess für dein HR-Team einfacher und beschleunigt den administrativen Teil. Wenn du jedoch das falsche ATS auswählst, benötigst du unter Umständen Hilfe, um einfache Aufgaben zu erledigen. Oder schlimmer noch: Du könntest gute Bewerbende mit schlechter Kommunikation abschrecken oder die perfekte Person durch Lücken in deinem System verlieren.

Die Lösung? Dieses Bewerbenden-Tracking-System bietet eine Checkliste, die dir einen Überblick über das gesamte Angebot auf dem Markt gibt, damit du dich auf das konzentrieren kannst, was du wirklich benötigst, und auf die ATS-Plattformen, die deinen Anforderungen gerecht werden.

Die Auswahl des richtigen Bewerbenden-Tracking-Systems

Es spielt keine Rolle, ob du ein Start-up oder ein großes Unternehmen mit Niederlassungen auf der ganzen Welt bist. Die Auswahl von ATS-Anbietern ist einfacher, wenn du einen dreistufigen Ansatz wählst, bei dem du Ressourcen entdeckst und ausrichtest.

Schritt eins: Ein Team zusammenstellen

Der Workflow in deinem Unternehmen läuft bekanntlich reibungsloser, wenn deine Beschäftigten klar definierte Verantwortlichkeiten im Beschaffungsprozess haben. Doch die Personen, die du mit der Auswahl des richtigen ATS betraust, können das Ergebnis stark beeinflussen.

Du brauchst Personalverantwortliche, die die Einstellungsstrategie im Auge behalten. Aber auch die antreibenden Beschäftigten in der Personalabteilung sollten dabei sein, denn sie kennen die täglichen Herausforderungen und wissen, wie ein ATS in der Praxis funktionieren wird. Es müssen noch weitere Fachleute eingebunden werden: die aus der IT stellen sicher, dass das ATS reibungslos integriert werden kann; und die aus dem Beschaffungs- oder Finanzwesen sorgen dafür, dass du ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis erhältst.

Schritt zwei: Finde heraus, welches ATS du brauchst

Sobald dein Team steht, sprich mit allen Beteiligten im Unternehmen, um herauszufinden, was die verschiedenen Abteilungen und Führungskräfte von einem ATS erwarten. Diese Gespräche sollten in beide Richtungen gehen: Nutze diese Checkliste, um die verfügbaren ATS-Tools und -Funktionen zu erläutern und zu zeigen, wie sie deine Einstellungsprozesse verbessern können.

Schon bald solltest du ein ATS-Anforderungsdokument haben, in dem die wichtigsten Funktionen aufgeführt sind. Greife immer wieder darauf zurück, wenn du genau planst, wie das endgültige ATS und dein Einstellungsprozess aussehen könnten.

Schritt drei: Stimme deine Anforderungen mit deinem ATS-Anbieter ab

Da es so viele ATS-Anbieter gibt, macht sich das sorgfältig ausgearbeitete Anforderungsdokument sofort bezahlt, wenn du damit Anbieter auswählst, deren ATS deine Liste von Anforderungen erfüllen kann.

Natürlich kann es sein, dass du dabei Abstriche machen musst. Rechne damit, dass du auf einige weniger wichtige Anforderungen verzichten musst, während du deine Auswahl an geeigneten ATS-Anbietern eingrenzt.

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ATS-Funktionen: Umfang und Auswirkungen auf dein Unternehmen verstehen

Die Funktionen eines ATS sind zwar vielfältig, lassen sich aber grob in drei verschiedene Bereiche einteilen.

Ein ATS kann all deine Daten an einem Ort zusammenführen und dir so einen besseren Überblick über deine Einstellungsvorhaben und deine Bewerbenden-Pipeline verschaffen. Das beste ATS nutzt diese Daten dann, um dir bessere Managementinformationen und Einblicke zu geben. Diese Einblicke sind umso aussagekräftiger, wenn du deine Einstellungsdaten mit den Datenströmen deiner Beschäftigten zusammenführst, z. B. im Rahmen von „Hire-to-Retire“-Ansätzen.

Ein ATS führt in der Regel zu einer Reduzierung des technischen Aufwands: Jeder im Unternehmen nutzt eine einzige Einstellungssoftware statt einer Vielzahl von Tabellenkalkulationen, Paketen und Anwendungen. Das erspart den Einstellungsteams manuelle Aufgaben und rationalisiert die Abläufe (zumindest die administrativen und kollaborativen Elemente – es hat noch niemand ein ATS entwickelt, das sicherstellt, dass die Beteiligten sofort die erforderlichen Maßnahmen ergreifen).

Und schließlich verbessern die ATS-Funktionen die Erfahrungen der Bewerbenden. Dazu gehören nicht nur gut formatierte Angebots- und Absage-E-Mails, sondern auch Dinge wie vorausgefüllte Formulare und responsives Design, um den Bewerbungsprozess einfacher und ansprechender zu gestalten, wodurch die Wahrnehmung deiner Unternehmensmarke verbessert wird. Das alles hilft dir, dich von anderen Unternehmen und Arbeitgebenden abzuheben. Auch deine Einstellungsteams können effektiver zusammenarbeiten und profitieren von einem besseren Erlebnis.

Suche nach einem ATS, das alle deine Daten an einem einzigen Ort zentralisiert

Die Lighthouse Research & Advisory 2024 Talent Acquisition Trends Study hat gezeigt, dass 56 Prozent aller Arbeitgebenden und 75 Prozent der KMU Schwierigkeiten haben, genaue und konsistente Einstellungsdaten zu führen, weil sie mehrere Systeme verwenden.

Es ist schwierig, diese unzusammenhängenden Informationen zu verwerten. Das ist im Grunde so, als würde man Äpfel mit Birnen vergleichen. Du kannst keine richtigen Schlüsse ziehen oder deine Strategie mit bewiesenen Fakten untermauern. Das ist auch ein wichtiger Grund, warum weniger als die Hälfte aller Unternehmen ihren Vorständen Kennzahlen zur Talentakquise zur Verfügung stellen.

Ein ATS rationalisiert diesen Arbeitsablauf. Es bietet eine einzige, zentrale Quelle für deine Personalverantwortlichen, Fachleute für Talentakquise, Beschäftigten in der Finanzabteilung und Sachverständigen für Finanzplanung und -analyse. Du kannst die Einstellungen mit der Leistung und der Beschäftigtenbindung verknüpfen und die Einstellungsabläufe können mit den Personalplänen des Unternehmens abgestimmt werden.

Als Teil einer „Hire-to-Retire“-Plattform kann ein ATS den gesamten Zyklus eines Beschäftigten im Unternehmen abbilden, indem es Rekrutierung und Bindung zusammenbringt und so überzeugende Erkenntnisse liefert.

Suche nach einem ATS, das deinen technischen Aufwand reduziert und effizientere Prozesse schafft 

Laut dem Branchenanalysten Josh Bersin hat ein durchschnittliches Großunternehmen mehr als 80 HR-Tools, aber viele globale Unternehmen haben sogar doppelt so viele! Das ist eine Menge Zeit und Geld, das für Beschaffung, Implementierung, Lizenzen und Schulungen verschwendet wird.

Ganz zu schweigen von dem ständigen Umdenken, dem Hin-und-Her-Wechseln zwischen Systemen, den verschiedenen Formen der Zusammenarbeit und der Verarbeitung all deiner Daten, Mitteilungen und Inhalte. Angesichts der Prognose, dass 54 Prozent der Unternehmen in diesem Jahr mit einem Anstieg des Einstellungsvolumens rechnen (laut der Lighthouse Research & Advisory 2024 Talent Acquisition Trends Study), sehen wir uns einer Sturmfront gegenüber, in der technologische Verzögerungen auftreten sowie Systeme und Prozesse die Arbeit unserer Beschäftigten eher hemmen als unterstützen.

Mit nur einem ATS (oder einer breiteren „Hire-to-Retire“-Plattform) können Arbeitgebende Geld sparen, indem sie die Abonnements für mehrere Anwendungen einsparen. Die Arbeitsabläufe werden optimiert, sodass die Kolleg:innen die Prozesse schneller aufnehmen (und ausführen) können.

Die Sicherheit wird natürlich erhöht, da deine Daten bei weniger Anbietern gespeichert sind. Außerdem können sich deine Beschäftigten mehr auf die Zusammenarbeit konzentrieren und den Bewerbenden ein besseres Erlebnis bieten. Letzteres ist tatsächlich das Hauptfeld, in das die Arbeitgebenden die wiedergewonnene Zeit investieren, die durch Automatisierung eingespart wurde.

Suche nach einem ATS, das sowohl für interne Nutzer:innen als auch für Bewerbende ein einheitliches Erlebnis bietet

Bei Betrachtung deiner ATS-Optionen solltest du dir Matt Fergusons (CEO von CareerBuilder) Meinung zum Abgleich zwischen deinen Anforderungen und den Funktionen eines ATS zu Gemüte führen: „Unternehmen sind bereit, weniger Funktionen zu akzeptieren, nur um ihre Technologie auf einer einzigen Plattform zu haben.“

An dieser Stelle kann es helfen, einen Schritt zurückzutreten, das Gesamtbild zu betrachten und sicherzustellen, dass deine Plattform einfach zu verwenden ist und alle mit ins Boot holt.

Für die Nutzenden bedeutet eine „Hire-to-Retire“-HCM-Plattform (ATS inklusive) aus einer Hand, dass sie nur ein einziges System erlernen und sich auch nur bei einem einzigen System einloggen und es verwalten müssen. Bei der Einstellung erleichtert dieser reibungslose Prozess den Kolleg:innen, sich intensiver mit Aktivitäten zu beschäftigen, schnell zusammenzuarbeiten und Zugang zu den Methoden und Ratschlägen deines HR-Teams zu erhalten.

Derweil steigt bei einem unzusammenhängenden Bewerbungsprozess das Risiko, dass Bewerbende aus dem Prozess aussteigen. Ein einheitlicher, konsistenter und markengerechter Bewerbungsprozess zeigt den Arbeitgebenden von seiner besten Seite.

Bewerbende können leichter nachvollziehen, wofür du stehst. Teilen sie deine Werte, sind sie auch eher geneigt, dich zu ihrem bevorzugten Arbeitgebenden zu machen. Umgekehrt können schlechte Erfahrungen dazu führen, dass die Bewerbenden dich falsch einschätzen, was zu unpassenden Einstellungen führt.

Abgesehen davon, dass ein ATS den Einstellungsprozess erleichtert, gibt es eine interessante Statistik: Laut der Lighthouse Research & Advisory 2024 Talent Acquisition Trends Study geben nur 15 Prozent der Unternehmen an, dass sie einen sehr persönlichen, ansprechenden und konformen Onboarding-Prozess haben. Darin besteht also die Chance, einen Wettbewerbsvorteil gegenüber 85 Prozent des Arbeitsmarktes zu erzielen.

Checkliste für die Anforderungen an ein Bewerbenden-Tracking-System

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Was du bei der Implementierung eines ATS im Rahmen deiner HCM-Strategie beachten solltest

Wenn du ein neues ATS einführst oder zu einem anderen ATS wechselst, ist es wichtig, dass du dir überlegst, wie es zum Rest deiner Personalinformationsplattform passt.

Die wichtigsten Fragen, die du dir stellen musst, sind die nach dem Umfang der Auswirkungen und den möglichen Gewinnen (oder Einsparungen) durch Skaleneffekte. Es gibt drei Möglichkeiten, ein ATS zu implementieren: als eigenständiges System ohne Verbindung zu anderen HR-Tools, integriert in ein anderes HCM-System oder als Teil einer End-to-End-HCM-Gesamtlösung.

Ein eigenständiges ATS verbessert zwar deine Einstellungsaktivitäten und versetzt dein Team in die Lage, mit Leichtigkeit anzuwerben, zu filtern, Vorstellungsgespräche zu führen, Bewerbende auszuwählen und ihnen Angebote zu machen. Wenn es jedoch in eine andere HCM-Lösung integriert ist, bietet es das zusätzliche Potenzial, Datensätze über den gesamten Zyklus eines Beschäftigten im Unternehmen zusammenzuführen und immer mehr Managementinformationen zu gewinnen.

Diese Möglichkeiten werden noch verstärkt, wenn das ATS ein Tool innerhalb einer End-to-End-HCM-Lösung ist, das nahtlose Kommunikation, umfassende Managementinformationen und mögliche Einsparungen im Vergleich zur Arbeit mit mehreren Providern bietet.

Ein ATS ist dein Schlüssel zum Erfolg bei der Personalbeschaffung

Eine große Anzahl führender Unternehmen nutzt ATS-Software bereits in der einen oder anderen Form. Viele dieser Systeme sind sehr nützlich, weil sie den HR-Teams Zeit sparen und den ROI beim Einstellungsprozess verbessern. Ihr Einfluss muss jedoch nicht nur darauf begrenzt sein.

Ein ATS kann den Personalverantwortlichen (und ihren Teams) einen besseren Überblick über den Einstellungsprozess verschaffen und so zu einer reibungslosen Umsetzung der Personalbeschaffungsstrategien beitragen. Alle Daten an einem Ort zu haben, kann auch detaillierte Erkenntnisse liefern, die diese Strategien weiterentwickeln.

Ein weiterer Vorteil ist das vereinheitlichte System. Die Reduzierung des technischen Aufwands verringert nicht nur die Zeit, die für die Verwaltung des Einstellungsprozesses benötigt wird. Es erleichtert allen Beteiligten in deinem Unternehmen, sich mit den Einstellungspraktiken auseinanderzusetzen.

Und schließlich ist da noch die einheitliche Benutzererfahrung. Ein ATS kann Arbeitgebende grundsätzlich gut aussehen lassen. Wenn dein ATS Teil einer End-to-End-Lösung ist, setzt sich dieser Eindruck auch nach der Einstellung fort.

Ein ATS ist mehr als nur ein Verwaltungsinstrument, wenn es von einem Provider bereitgestellt wird, der auch einen guten Support und Flexibilität bietet. Es hilft dir, die besten Talente zu finden, einzustellen und zu binden. Darüber hinaus schickt es dir nützliche Mitteilungen, leitet dich an und reagiert auf die sich entwickelnden Anforderungen deiner Personalstrategie.

Viele Personalverantwortliche erleben mit ihrem ATS bessere Einstellungsprozesse als je zuvor.

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