För många har automatisering blivit en huvudstrategi för att förbättra effektiviteten och befria personal från manuella arbetsuppgifter som kan genomföras mer effektivt och korrekt genom automatiserade processer.

Automatiseringen är särskilt värdefull för HR, då det frigör resurser som HR-teamen istället kan lägga på mer avancerade arbetsuppgifter som leder er HR-strategi framåt.

Om du är nertyngd av manuellt arbete, exempelvis inmatning av uppgifter, så behöver du sannolikt få mer tid över till mer inspirerade saker. Det där som fick dig att vilja arbeta med HR från första början – som att arbeta med människor.

Genom att utnyttja moderna HR-system till att utforma intelligenta strategier för HR-automatisering, så får HR-ansvariga större möjlighet att använda sina sociala förmågor och sitt mänskliga perspektiv på ett mer effektivt sätt – som i sin tur leder till att er dagliga operativa verksamhet stämmer bättre överens med organisationens övergripande mål.

I den här guiden tittar vi närmare på:

• Hur automatisering ger både ledning och anställda lika stora fördelar
• Vilka arbetsuppgifter som HR-ledare bör överväga att automatisera
• Vilka system som är bäst för automatisering av HR

Vad är HR-automatisering?

HR-automatisering är en självgående, datorstyrd process som gör att HR-anställda kan hantera personalarbetet på ett mer effektivt och produktivt sätt. Integreringen av automatiserade processer i HR har förändrat HR-teamens traditionella sätt att arbeta på. Automatiseringen fungerar som stöd i arbete som innefattar högriskfaktorer. Organisationerna får dessutom hjälp med att utföra tidskrävande HR-arbete med hög effektivitet och överensstämmelse.

HR-automatisering kan vara ett stöd i samband med:

• Rekrytering och utbildning
• Introduktion och offboarding
• Prestationshantering
• Ersättningshantering och administration av förmåner
• Analyser av HR-data
• Tid och närvaro
• Regelefterlevnad

Effektiv HR-automatisering tar hand om tidskrävande, repetitiva arbetsuppgifter och ger på så vis HR-ledare möjlighet att fokusera på mer avancerade ansvarsområden, som att strategiskt öka engagemanget och personalbehållningen.

De bevisade fördelarna med HR-automatisering som hjälper till att nå affärsmålen

Nyckeln till en framgångsrik automatiseringsstrategi inom HR är att hitta balansen mellan teknik och mänsklig interaktion. För att lyckas med detta måste ni veta vilka arbetsuppgifter som är mest lämpade att automatisera.

För många hör de arbetsuppgifter som kräver mest manuellt arbete till de fördelar som är enklast att komma åt med HR-automatisering. Enligt forskning saknar 36 procent av företagen teknik som automatiserar och organiserar vissa HR-processer, exempelvis olika arbetsuppgifter kopplade till introduktion.

Genom kompetensutveckling kan HR-ansvariga utnyttja fördelarna med AI och lägga grunden till ännu större framgångar och samtidigt hålla sig i framkant inom sitt område.

En samarbetspartner på KPMG berättade för SHRM att vissa HR-funktioner ”har vaknat till liv och för en diskussion med ett högre syfte som leder mot automatisering i deras organisationer. Men alltför ofta … är det andra avdelningar på företaget som tar upp frågan, och då är HR som bortblåsta.”

Men varför behöver man ens bry sig om automatisering? Svaret är enkelt – eftersom tekniken utvecklas med ljusets hastighet, så är det de HR-ledare som är öppna för automatisering som klarar att hålla jämna steg med konkurrenterna, tillmötesgå anställdas behov och arbeta synkroniserat med andra avdelningar i organisationen.

Hur automatisering ger HR, ledning och anställda lika stora fördelar

HR-automatisering hjälper HR-chefer att upprätthålla konkurrenskraften genom att:

• Förbättra medarbetarupplevelsen
• Tillhandahålla en stor mängd välordnade data
• Engagera anställda på distans
• Effektivisera rekrytering, utbildning och introduktion
• Minska problem som har med regelefterlevnad att göra
• Minska pappersarbetet
• Effektivt utföra administrativa uppgifter

Men fördelarna sträcker sig längre än så, med allt från stöttning av era medarbetare till hjälp med att vinna intressenternas godkännande. HR-automatiseringsprocessen bidrar till att:

Fungera som drivkraft för framgång för företaget

Genom att integrera mål och nyckelresultat (OKR:er) samt nyckeltal (KPI:er) i automatiserade HR-system kan ni synkronisera era medarbetares prestationer med de övergripande företagsmålen – en samordning som är avgörande för att skapa framgång och visa HR-initiativens värde.

Stötta individer och arbetsteam

OKR:er och KPI:er utgör ett tydligt ramverk som hjälper er att upprätta, följa upp och uppnå mål på individ-, grupp- och organisationsnivå. Genom att fastställa specifika, mätbara mål kan HR-automatiseringsverktygen säkerställa att insatserna från var och en av de anställda direkt bidrar till organisationens totala framgångar.

Bevisa värdet av HR-program med hjälp av hårddata

Genom att integrera prestationshanteringsfunktioner i HR-automatiseringsverktygen kan ni samla in och analysera data som är kopplade till måluppfyllelse och medarbetarresultat.

Dessa hårddata är kraftfulla verktyg för att bevisa vilket värde HR-programmen har och på så vis få beslutsfattarnas godkännande. Genom att visa vilka direkta effekter som HR-initiativen har på organisationsresultatet får HR-cheferna bättre möjligheter att argumentera för de resurser och det stöd som behövs för att personalen ska utvecklas framgångsrikt.

Viktiga HR-processer att automatisera

Forskning från McKinsey visar att till 2030 kan 30 procent av dagens arbetade timmar ha blivit automatiserade.

Med detta i åtanke kan vi se att det finns flera viktiga HR-processer som är väl lämpade att automatisera:

• Introduktion. Då detta är en av de HR-processer med mest manuellt arbete är automatisering en utmärkt lösning för att hantera den tunga administrativa arbetsbörda som uppstår i samband med introduktionen.
• Tidrapporter. Att göra uppföljningar av tidrapporter manuellt går oerhört långsamt. Med automatisering går det som en dans.
• Ledighetsansökningar. Automatiserade processer kan hantera vanliga ledighetsansökningar och kontrollera hur många lediga dagar som återstår. De klarar även av att hantera beviljade ledigheter som godkänts av chef samt registerföring.
• Prestationshantering. Genom att rationalisera den här dynamiska processen elimineras partiskhet, vilket leder till bättre beslutsfattande vad gäller prestationsrelaterade mål.
• Avveckling. Avgångsintervjuer är tidskrävande, vilket ofta leder till att man hoppar över dem. Automatisering hjälper till att skaffa fram användbar information utan pappersarbete.

Även om flertalet HR-funktioner potentiellt kan automatiseras till viss del, så finns det fem specifika områden där det även fortsättningsvis kommer att krävas manuellt, praktiskt arbete:

1. Systemarkitektur för medarbetarprestationer. Här krävs en viss nivå av nyansering, men också ett människoorienterat synsätt i förhållande till design och optimering.
2. HR- och företagsstrategi. Strategi innebär ett komplicerat beslutsfattande, där det krävs mänsklig förståelse och anpassningsbarhet.
3. Organisationens effektivitet. Här krävs ett skräddarsytt förfaringssätt, där medarbetarnas insatser överensstämmer med organisationsmålen.
4. Förändringsarbete. Förändringsarbetet förlitar sig på personlig interaktion för att både införa och hantera förändring i din organisation.
5. Relationer mellan medarbetare. Personliga förbindelser baseras på tillit och samförstånd – något som automatisering helt enkelt inte klarar av att ta efter.

Implementering av HR-automatisering och bästa praxis

Genom att anamma automatisering i era HR-processer tar ni ett kliv framåt mot modernisering och gör samtidigt ett strategiskt drag som ökar effektiviteten, noggrannheten och medarbetarnas trivsel.

Nyckeln till en lyckad implementering är ett välavvägt förfaringssätt som ser till att tekniken ligger i linje med de människoorienterade arbetsuppgifterna för att uppnå ett harmoniskt jämviktsläge.

Här kommer några sätt som HR-chefer kan utnyttja för att leda sina organisationer genom processen:

Välkomna tekniska innovationer

Förmågan att anamma teknik med ett öppet sinne är en avgörande faktor för HR-ledare. Det är viktigt att inte se automatiseringen som ett störningsmoment eller en distraktion, utan som ett verktyg som verkligen kan öka den operativa effektiviteten och trivseln bland era medarbetare.

När ni har full kontroll över automatiserade HR-system kan ni förenkla komplexa processer, anpassa befattningar så att de överensstämmer med nya arbetsmodeller och skapa positiva förebilder för personer som kanske är motståndare till förändring.

Involvera medarbetarna i processen

Att se till att medarbetarna blir delaktiga i automatiseringsprocessen är avgörande för att implementeringen ska lyckas. Ni kan få värdefull information om vad slutanvändarna behöver, bekymrar sig för och föreslår genom att redan från början engagera dem i processen.

Det här samarbetsorienterade tillvägagångssättet gör att era medarbetare känner sig uppskattade och sedda, och det bidrar även till att skräddarsy er automatiseringsstrategi för att den på bästa sätt ska uppfylla era anställdas behov och organisationens som helhet.

Fastställ mål och mät framstegen

Det är viktigt att fastställa mål som tydliggör vad ni har tänkt att uppnå med er HR-automatisering. Genom att fastställa mål får ni även möjlighet att dokumentera hur företagets målbild och vision för framgång ser ut, och detta ger er också en tydlig överblick över hur användningen av automatiseringen förhåller sig till era anställda och era affärsstrategier.

De mål som ni fastställer kommer att utgöra en stabil grund till er framgångsrika plan för implementering av automatisering.

Genom att införa OKR:er och KPI:er i er automatiseringsstrategi kan ni med god precision mäta era framsteg och resultat, samt bättre definiera era framgångar överlag.

Vinn stöd från intressenterna

Att vinna stöd från högsta ledningen och viktiga intressenter är avgörande för att kunna implementera HR-automatisering på ett framgångsrikt sätt.

Deras uppbackning innebär inte bara att ni får de resurser och den legitimitet som krävs, utan visar också vilken strategisk betydelse som automatiseringen har inom själva organisationen.

Prioritera den mänskliga upplevelsen

Något som har en avgörande betydelse under varje steg i automatiseringsresan är att prioritera den mänskliga upplevelsen. I och med automatiseringen får ni möjlighet att främja, inte ersätta, de mänskliga aspekterna inom HR-funktionerna – med det slutgiltiga målet att utnyttja tekniken för att bortrationalisera tidskrävande administrativa arbetsuppgifter.

På så vis frigörs tid som ni istället kan använda till mer strategiska, värdeskapande aktiviteter, som att söka efter innovativa lösningar på branschspecifika utmaningar, hjälpa till att framtidssäkra organisationen eller ytterligare förstärka er medarbetarorienterade företagskultur – var och en av de här aktiviteterna kräver en mänsklig drivkraft, inlevelse och kreativitet som tekniken helt enkelt inte kan ersätta.

HR-automatisering kan därmed berika arbetsplatsen genom att göra den mer effektiv, engagerande och meningsfull för alla inblandade.

Trender inom automatisering av HR-processer

Många organisationer, om inte de flesta, anammar HR-tech för att få hjälp med att automatisera sina processer, och marknaden för HR-teknik har växt i snabb takt under de senaste åren.

År 2023 förväntade sig Josh Bersin att situationen skulle stabilisera sig något: ”Samtidigt som ungefär hälften av företagen planerar att öka sina utgifter, så har de som gör nedskärningar nästan fördubblats (från 5 % till 8 %) och jag förväntar mig att den här trenden kommer att fortsätta. Och i och med att rekryteringarna bromsar in, så minskas även behovet av fler HR-system.”

Men när han blickar framåt mot 2024 tror Bersin att vi kommer att få se en markant skillnad i sättet som toppresterande företag, kallade ”dynamiska organisationer”, utnyttjar teknik för att rationalisera sina processer: ”Dynamiska organisationer är företag som är öppna för flexibla verksamhetsmodeller, en kultur som präglas av samarbete och förändring samt ett ständigt åtagande av omvandling baserat på insikter om marknadsförhållandena.”

Bersin säger vidare att: ”Vår forskning visar att sannolikheten för att den här elitgruppen med toppresterande företag ska uppnå sina ekonomiska mål är tre gånger så hög, sannolikheten för att de ska lyckas med sin rekrytering och personalbehållning är 31 gånger högre och sannolikheten för att de lyckas med ett effektivt innovationsarbete är sju gånger högre jämfört med företag som använder mer traditionella metoder.”

Genom att så många olika komponenter är inblandade i hanteringen av rekrytering, prestationer, löner och utveckling av medarbetarna, finns det även många olika tekniska alternativ för HR att beakta när det gäller automatisering av tidskrävande arbetsuppgifter.

7 exempel på HR-automatisering

Om du ska identifiera vilka HR-aktiviteter som ni potentiellt kan automatisera, så börja med att titta närmare på medarbetarlivscykeln. I var och en av faserna finns det sannolikt processer som kan modifieras för att minska det manuella arbetet.

Faktum är att det finns ett flertal arbetsuppgifter som kan effektiviseras med hjälp av automatisering:

1. Rekrytering

Rekryterare kan använda automatisering för att publicera annonser på jobbsajter, leda utvalda kandidater framåt genom de olika stegen i rekryteringsarbetsflödet och se till att potentiella medarbetare har all information och alla hjälpmedel de behöver under varje delmoment i rekryteringsprocessen.

Istället för att utforma nya erbjudandebrev till alla som ska nyanställas kan automatisering dessutom användas för att bistå rekryterande chefer genom att en stor del av processen utförs med hjälp av ett rekryteringssystem (ATS).

Sedan när någon har anställts hjälper den automatiserade introduktionsprocessen till att överföra personens uppgifter till HR-systemet, så att de får ta del av förmåner och annan information som är relevant för nyanställda.

2. Introduktion

Introduktion är en administrativt betungande process där det finns många rutor som behöver tickas av. När man automatiserar vissa av de här processerna slipper man till stor del, eller kanske helt och hållet, risken för mänskliga misstag.

Oavsett om det handlar om att se till att anställningsavtal färdigställs och skickas iväg, att möten mellan nyanställda och ledningen förbereds eller att utbildningsscheman upprättas kan automatisering – under ert mänskliga överinseende – bidra till att snabba upp introduktionen och se till att allt är klart för de nyanställda.

<<Så här gör Payapps Limited för att spara timmar varje månad på introduktion och lönehantering med hjälp av Bob.>>

3. Utbildning

Om alla medarbetare måste gå en utbildning i regelefterlevnad eller någon annan kurs varje år, så är det inte rimligt att utbildnings- och utvecklingsteamet ska behöva tilldela kursen manuellt till varje person.

Istället är det bättre att använda automatisering i form av en lärplattform (LMS) för att registrera era medarbetare, följa upp genomförandet och skicka ut påminnelser för att peppa era anställda att slutföra utbildningen i tid.

4. Prestationshantering

Chefer samlar ofta in heltäckande feedback när de ska skriva sina årsbedömningar. Insamling och sammanställning av uppgifter tar tid. Om cheferna har tillgång till ett automatiserat prestationshanteringssystem kan de skicka iväg en förfrågan och få feedback från ett och samma ställe.

På liknande sätt kan automatisering hjälpa era anställda genom att ge dem möjlighet att skapa och hantera sin arbetshistorik och sina meriter, inklusive milstolpar under anställningstiden, tidslinjer och erkännanden.

<<Läs om hur Bob hjälper The&Partnership att automatisera sina HR-processer och öka engagemanget i hela deras komplexa organisation.>>

5. Organisering av ersättningar

Automatisering kan förenkla ersättningsprocesserna genom att ert HR-team får möjlighet att planera, upprätta och hantera ersättningscykler. På samma sätt kan system upprättas så att de automatiskt skickar ut varningar och meddelanden för säkerställa att ersättningsplanerna är på gång och blir färdiga i tid.

<<Så här gör TourRadar för att spara 40 timmar i veckan genom att automatisera HR-processer med Bob.>>

6. Administrering av förmåner

Oavsett om ni erbjuder förmåner för hälsa och välbefinnande eller något annat, så kan ni hålla reda på den viktigaste informationen med hjälp av automatisering. På liknande sätt kan automatisering inom området förmåner säkerställa att medarbetarna själva enkelt kan inhämta information om sina registrerings- och planeringsalternativ.

<<Så här gör ANYMOVE för att effektivisera och anpassa sina processer med Bobs HR-automatisering för att spara upp till 13 timmar i veckan.>>

7. Avveckling av anställda

Automatiseringen bidrar till en effektivare introduktionsprocess när någon ansluter sig till er organisation, och på samma sätt kan den även vara till hjälp när någon ska lämna den.

När en persons status i HR-systemet uppdateras för att spegla separationen, så kan automatiseringen hjälpa till med att säkerställa att denne får alla nödvändiga dokument och uppgifter om slutlig löneutbetalning, förmåner och åtkomst till sina anställningsuppgifter.

Detta bidrar till att effektivisera separationen och säkerställa att personen som lämnar organisationen får en positiv avslutningsupplevelse.

<<Så här gör Airtasker för att spara timmar i administration varje månad genom att använda Bobs automatisering och HR-data.>>

Bästa HR-automatiseringsverktygen

Bersin förutspår att under 2024 kommer automatisering och AI ”dominera” HR:s tech-stack. ”Nu påverkar vi själva applikationens användningsfall för allting som görs inom HR”, säger han. ”Varje skärm, varje panel, varje interaktion som du har kommer att uppdateras och förbättras och göras mer intelligent med hjälp av AI.”

Ni kan förenkla den här automatiseringen genom att bara ha ett enda system som binder samman och stöder er rekrytering, utbildning, prestationshantering och andra appar under ett och samma tak.

Ett HR-system som HCM eller en HR-plattform som HRIS är den bit i HR-techpusslet som tillhandahåller den övergripande arkitektur som ni behöver. Dessa är centrala HR-system som hjälper arbetsgivarna att hantera medarbetarnas uppgifter, arbetshistorik, prestationer och utbildningar.

Medan ni beaktar alla de sätt som HR kan automatiseras på med hjälp av ett HR-system, se då till att välja ett som bidrar till att förenkla era processer och öka HR:s kapacitet och produktivitet genom automatisering av:

• Rekrytering
• Introduktion
• Utbildning
• Prestationshantering
• Ersättning och förmåner
• Medarbetarprofiler och självbetjäning
• Avveckling

När organisationer använder hela kraften hos ett HR-system så utförs de tidskrävande arbetsuppgifterna per automatik. Istället för att sitta fast med tidskrävande processer eller växla mellan ett flertal program så kan HR-ansvariga använda integrerad HR-teknik för att ta fram HR-lösningar på verksamhetskritiska problem.

Automatisering: Framtidens HR?

HR-tech och automatisering ger HR-teamen betydande produktivitets- och effektivitetsvinster.

Även om flertalet HR-aktiviteter kräver en viss nivå av beslutsfattande, affärssinne eller social kompetens, så kan personalavdelningarna få bukt med en del av de mest tidskrävande processerna genom att utnyttja HR-tech.

Det går inte att komma ifrån att tekniken håller på att omforma HR-funktionerna. HR behöver fortfarande vara delaktiga i varje steg i medarbetarens livscykel – men nu kan man istället delta som strategisk samarbetspartner, uppbackad av ett kraftfullt, automatiserat system.

Nu är tiden inne för HR att föra diskussioner med IT, den operativa verksamheten och andra intressenter för att maximera automatiseringen i hela organisationen.

Medan automatiseringen tar hand om de tyngsta administrativa arbetsuppgifterna kan HR visa vägen genom att sätta medarbetarna högst upp på organisationens agenda.

The post Stötta affärsmålen med smarta strategier för HR-automatisering appeared first on HiBob.

”[The pandemic] har inneburit en djupgående och omedelbar förändring av hur samhället fungerar och hur individer interagerar och arbetar. Vi har alla bevittnat det stora skiftet till distansarbete, den dynamiska omfördelningen av resurser och den ökande digitaliseringen och automatiseringen som pågår för att uppfylla individens och företagens behov.” 

Dagens CHRO:er och kollegorna i företagsledningen förstår att de måste ge både personal och organisation en nytändning i det postpandemiska arbetslivet. Enligt The C-Suite Challenge 2021 från The Conference Board ligger följande globala problem i topp hos företagsledningarna:

• Covid-19
• Riskerna för en lågkonjunktur
• Rekrytera och behålla de bästa talangerna
• Öka takten i den digitala omvandlingen

”När ledare börjar arbeta med att ge personalen och organisationerna en nytändning, ser de mest framsynta en stor möjlighet – chansen att bygga vidare på landvinningar som gjordes under pandemin och återupptäcka (eller till och med återuppfinna) organisationens identitet, hur den arbetar och hur den växer”, enligt Organizing for the future: Nine keys to becoming a future-ready company, som är en rapport som publicerats av McKinsey.

Nio organisatoriska måsten för företagsledningen

McKinseys nio organisatoriska måsten kretsar kring tre huvudteman, som alla har koppling till HR:

• Identifiera: vilka vi är
• Smidighet: hur vi arbetar
• Skalbarhet: hur vi växer

Dessa nio måsten kan verka utmanande både för HR-ledare och företagsledningen. Men de är inte nya.

”Genom hela pandemin har HR varit centrala i arbetet med att skapa en stark organisation och skapa värde”, enligt McKinsey. ”CHRO:er och deras team kan fortsätta på den här vägen genom att koppla kompetens till affärsstrategi och göra ändringar inom de tre kärnområdena identitet, smidighet och skalbarhet, samt i de nio måsten som utgår från dem.”

Även efter att pandemin har sjunkit undan både kan och måste CHRO:er hjälpa företagsledningen att ta vara på de nya arbetssätten, genom att se till att de snabbt kan upprepas och slå vakt om smidiga och digitala kompetenser. Vi har goda nyheter – HR-teknik är ett avgörande verktyg för ledare som vill att deras organisation ska fortsätta att gå framåt i både goda och dåliga tider.

Human Resource Executive rapporterar om undersökningsdata från mjukvaruföretaget Sage enligt vilka ”81 % av företagsledarna säger att de inte hade kunnat bedriva en effektiv verksamhet under pandemin utan HR-teknik. Samtidigt säger 89% of the C-suite and 83% av HR-ledarna att HR-tekniken innebar att de kunde vara mer flexibla och reagera snabbare på de förändrade behoven och att den gjorde verksamheten starkare.”

Med hjälp av HR-teknik kan företagsledningen hantera de här viktiga områdena för att klara av de nio måsten som krävs för organisationens framgång:

1. Engagemang och syfte 
2. Kompetenser och färdigheter 
3. Teamstruktur 
4. Beslutsfattande
5. Talanger

Den här guiden går igenom olika sätt för företagsledningen att utnyttja HR-tekniken.

Engagemang och syfte 

Om företagsledningen vill beskriva ett tydligt syfte med verksamheten, vilket McKinsey förespråkar, måste ledarna ha direktkontakt med och en förståelse för engagemanget i organisationen och bland medarbetarna. De måste kunna mäta och samla insikter. I HR-tekniken finns mekanismerna för att göra det.

Förvånande nog, trots att 64% of HR leaders say “an always-on feedback tool is essential to an engagement listening program, only 20% har den här typen av verktyg på plats”, enligt 2021 Engagement and Retention Report från Achievers Workforce Institute. 

Om verktygen inte kan samla in mer än sporadisk feedback kan inte företagsledningen ta pulsen på engagemanget och veta om arbetet ger personalen en känsla av mening. Som tur är utför många organisationer åtminstone årliga undersökningar (40 procent enligt samma rapport) för att få in feedback. Men när resultaten väl har kommit in är det ofta för sent att göra något åt problemen.

Det är dags för företagsledningen att inse att kontinuerlig feedback inte bara är nödvändig, utan också fullt möjlig. Med rätt HR-system kan företagsledningen ge sina anställda en plattform för kontinuerlig feedback. Sedan kan ledarna använda denna feedback i realtid för att sätta sig in i de anställdas attityder och uppfattningar. Först då kan de börja utveckla organisationen mot ett starkare engagemang och ett tydligt syfte.

Kompetenser och färdigheter 

När företagsledningen börjar jobba mer med organisatoriskt lärande tillför HR-tekniken ett värde som knappast kan överskattas. Den spelar en viktig roll för utvecklingen av medarbetarnas kompetenser och färdigheter. HR-plattformar ger inte bara möjlighet för organisationer och chefer att ge medarbetarna den utbildning de behöver, utan visar också vem som har vilka kompetenser redan vid rekryteringen.

Som Henry Ford påstås ha sagt: ”Det enda som är värre än att utbilda dina anställda bara för att se dem lämna dig, är att inte utbilda dem och se dem stanna kvar.”

Kloka ledare i organisationer som Microsoft har gjort dramatiska förändringar i sitt organisatoriska lärande för att utveckla kompetenser och färdigheter. De har gått från en företagskultur där målet var ”att veta allt” till ”att lära sig allt”, och man anordnar utbildningsdagar med fritt lärande, ger möjligheter till informellt och socialt lärande och samlar in data om interna karriärvägar.

Gartner kom i sin 2021 HR Priorities Survey fram till att ”68 % av HR-avdelningarna kommer att fokusera på att utveckla viktiga kompetenser och färdigheter hos personalen under nästa år, med särskild vikt på de digitala kompetenserna.” Detta sker samtidigt som Society for Human Resource Management (SHRM) rapporterar att 22 % av HR-avdelningarna i USA planerar att investera i HR-teknik som underlättar för omskolning och mobilt lärande. 

I synnerhet nu, efter övergången till distansarbete, är denna typ av kompetensutveckling bara skalbar och möjlig med stöd från HR-teknik. En klok företagsledning inser hur viktigt det är att analysera vilka lösningar tekniken kan erbjuda för att utveckla personalens färdigheter.

Teamstruktur 

En av McKinseys rekommenderade strategier för företagsledningen är att skapa en mycket plattare struktur. 

Rapporten säger: ”Framtidssäkrade organisationer skaffar sig en struktur som gör dem smidigare, plattare, mer snabbrörliga och betydligt bättre på att utnyttja möjligheterna. Målet är inte främst att riva ner hierarkier utan att göra dem mindre viktiga som organiserande mekanism. De skapar en plattare organisation och inför enklast möjliga struktur utifrån resultat- och balansräkningen, och underbygger affärsmålen med en tydlig och kraftfull prestationshantering och andra mekanismer.”

Organisationer som fortfarande hanterar sina organisationsstrukturer i kalkylblad, databaser eller whiteboards upptäcker att det arbetssättet blir alltmer besvärligt och tungrott. Som tur är kan problemet lösas med HR-teknik. Data på en HR-plattform ska ge företagsledningen, HR och alla andra tillgång till informationen i en tydlig grafisk framställning av organisationsstrukturen. Företagsledningens medlemmar ska lätt kunna se alla anställda på alla avdelningar, samt även rapporteringsstrukturer och den övergripande hierarkin. 

Med dessa data kan de skapa en betydligt plattare struktur eller vidta åtgärderna som krävs för att verksamhetsstrukturen ska bli så effektiv och produktiv som möjligt. De kan fokusera på vem som arbetar med vad och med vem. De kan minska antalet direktrapporterande och tänka nytt kring teamens uppbyggnad. 

Beslutsfattande

Dessa strukturförändringar leder förhoppningsvis fram till ett annat avgörande element för en dynamisk arbetsmodell: beslutsfattandet. McKinsey upptäckte att ”organisationer som ständigt fattar snabba och bra beslut … med största sannolikhet slår sina konkurrenter. Dock var det bara en av tre respondenter i undersökningen som sa att deras organisationer alltid fattar snabba beslut av hög kvalitet.”

Ett av de problem som företagsledningen kan ställas inför när det gäller HR eller beslut om medarbetare, är att de inte har tillgång till data som de behöver gå igenom och analysera. Företag håller med om att data är nyckeln till alla beslut: 91% of companies say that “data-driven decision-making is important to the growth of their business, but only 57% av företagen omsätter detta i praktisk handling.” 

HR-team borde inte behöva lägga ett antal timmar varje månad på att samla in data till företagsledningen. Med HR-teknik får både HR och företagsledningen de data och de analysverktyg de behöver. Data och rapporter i realtid erbjuder nödvändig information som lönebilden över hela företaget och månadsvisa förändringar, leverantörsbetalningar, finansiella förändringar och frånvarostatistik. När ni behöver fatta ett viktigt beslut i ledningen ger en HRIS-plattform data och rapporter i realtid i ett format passar för analysen. Med verktyg som filter kan företagsledningen vrida och vända på data för att fånga upp trender under en viss period.

Talanger

Talanger är en bristvara. De flesta företag tar hjälp av HR-teknik för att hantera utmaningen med att hitta rätt talanger. Enligt CNBC använder över 95 % av företagen på Fortune 500-listan ett rekryteringssystem för att effektivisera sin rekrytering. Och majoriteten rekryteringsansvariga (68 %) säger att för att förbättra rekryteringen krävs investeringar i rekryteringsteknik.

För att möjliggöra en omställning i organisationens sätt att rekrytera och behålla sina talanger förespråkar McKinsey ”omfattande” talanghantering. För att uppnå detta måste man ”bygga upp en analysförmåga grundad på datautvinning för att rekrytera, utveckla och behålla de mest värdefulla medarbetarna”. 

För att denna strategiska och analytiska metod ska slå igenom måste alla HR-affärspartner ha den HR-teknik de behöver för att samverka med företagsledningen vid återkommande genomgångar och uppdateringar om talangstatusen i hela organisationen.  

Finna ekonomiskt försvarbara lösningar

Företagsledningen måste förstå vilken nytta och vilket värde de kan få från HR-tekniken, men de måste också ta hänsyn till ekonomin. 

”Företag lägger ut mycket pengar på HR-verktyg just nu”, enligt Josh Bersin. ”De letar efter sätt att omvandla sin personalstyrka, göra medarbetarna mer produktiva och höja kvaliteten på rekrytering, kompetensutveckling och bibehållandet av personal.”

En del rapporter indikerar att företag kan ha så många som 11 Core HR-system. Dessa system hanterar allt från rekrytering, lärande och kommunikation till ersättningar och löner. Med så många system kan genomsnittskostnaden per år och medarbetare bli orimlig. 

Bersin förslår följande för att stötta företagsledningen och för att organisationen ska skörda frukterna av sin investering i HR tech: 

1. Tydliggör vilka problem ni vill lösa redan från början

2. Fokusera på medarbetarupplevelsen – företagsledningen inbegripen

3. Samarbeta nära med IT och den högsta ledningen för att skapa en strategisk lösning

4. Skapa en styrgrupp i högsta ledningen för att hantera HR tech-processen

Investeringar i HR-teknik kan ge stora fördelar men de har vissa inbyggda risker. För att ni ska få ut mesta möjliga av investeringen, måste CHRO:er avsätta tid för att hitta ekonomiskt försvarbara lösningar och vara noggranna vid valet av partner och system inom HR-tekniken.

Slutsats

När företagen kämpar för att anpassa sig, utvecklas och vara nyskapande, får HR inte tappa bort de viktiga frågor som nästan alla organisationer ställs inför och hur dessa frågor påverkar företagsledningen. Med affärsmodeller som snabbt förändras och de komplexa frågor som är förknippade med en växande personal, har HR ett stort ansvar för att samverka med och ge stöd till företagsledningen i valet av lösningar inom HR-teknik.

”[HR professionals] har mer data tillgängliga än någonsin tidigare, så de måste visa att de äger dessa data”, menar Stacey Harris, VP för forskning och analys på Sierra-Cedar. ”De måste visa att de äger frågan om vilken roll tekniken spelar på företaget och inte bara se den som en rad funktioner, utan som ett verktyg för att hantera alla data som krävs för att verksamheten ska fungera – och deras verksamhet är medarbetarna.”

HR har varit centrala i arbetet med att skapa en stark organisation och skapa värde under hela pandemitiden. ”CHRO:er och deras team kan fortsätta på den här vägen genom att koppla kompetens till affärsstrategi och göra ändringar inom de tre kärnområdena identitet, smidighet och skalbarhet, samt i de nio måsten som utgår från dem.” 

Idag är nästan alla affärsfrågor på något sätt beroende av teknik, inklusive personalrelaterade frågor. Utmaningarna kan vara många men de är desamma över hela världen. Både företagsledningar och CHRO:er kan känna sig säkra på att HR-utmaningarna de står inför kan hanteras och till och med omvandlas med teknikens hjälp. 

Möt Bob

Rätt teknik är avgörande. 

Allt fler företag sätter teknik högst upp på listan när de vill förbättra medarbetarupplevelsen. För att locka till sig och behålla de bästa talangerna måste organisationer göra det lätt för medarbetarna att interagera och engagera sig i arbetet och företagskulturen.

Här följer några exempel på hur HiBobs plattform kan hjälpa er att engagera nyanställda, ge befintlig personal en nytändning och attrahera mer kompetenta medarbetare med hjälp av den nya tekniken:

• Avancerade analyser och KPI-rapportering
• Verktyg för samarbete
• Undersökningar
• Checklistor
• Tid och närvaro
• Verktyg för att visa uppskattning
• Prestationshantering

The post Uppfylla organisationens mål: HR tech för företagsledningen appeared first on HiBob.

Det råder ingen tvekan om att vår samtid präglas av förändring och uppbrott.

Vid nedstängningen 2020 trodde många av oss att allt skulle återgå till det normala efter bara några veckor. Vi hoppades samma sak 2021. Nu är det 2022, och de flesta av oss har börjat inse att återgången till det gamla inte kommer att bli av. Vi lever i en tid med enorma förändringar: tekniskt, socialt och yrkesmässigt. 

HR hamnar i centrum för alla dessa förändringar på arbetsplatser och i affärsvärlden. De viktigaste resultaten från forskning som vi genomfört tillsammans med Fiverr bekräftar bilden av att människor lämnar sina jobb i snabb takt för att få större flexibilitet i arbetet. Den stora uppsägningen berör inte bara personer i vissa roller som längtar efter omväxling.

Människor i alla slags roller omfattas, och enligt forskningen ser personalomsättningen nästan likadan ut oavsett bransch. I många avseenden beror de här förändringarna på att covid-19 förändrade människors förväntningar och prioriteter. Å andra sidan har många av dessa förändringar varit på väg sedan länge, covid-19 snabbade bara på utvecklingen.

Detta har gjort att företag över hela världen kämpar med att hitta sätt att fylla kompetensklyftorna. De försöker också undvika en negativ inverkan från personalomsättningen på själva organisationen. Våra undersökningsresultat visar att HR-ledare och rekryteringschefer har samma bild av hur personalomsättningen inverkar på organisationen. Allt arbete med att lära upp nya medarbetare inverkar negativt både på medarbetarupplevelsen och arbetsflödena. Moralen och produktiviteten blir lidande av kompetensklyftan och tiden som går åt till att hitta ersättare för dem som slutar.

I en tid präglad av stor osäkerhet och enorma förändringar finns det tre HR-utmaningar som är extra akuta:

1. Framtidens arbete: Hur kommer arbetsplatsen att se ut i det ”nya normala”?
2. Kompetensbrist: Hur gör företag för att tillsätta roller med personer som har rätt kompetens?
3. Nya standarder för medarbetarnas hälsa och säkerhet: Var och hur kan HR säkerställa att arbetsmiljön är säker och hälsosam?

HR-teknik är lösningen när HR-teamen ska lösa företagens mest akuta HR-utmaningar. 

I den här guiden utforskar vi varför det är så viktigt att ha tillgång till centraliserade HR-verktyg och -resurser och hur HR tech kan göra verksamheten mer flexibel och lättare anpassas till dagens föränderliga arbetsmiljö. 

Moderna HR-översikter som passar era behov

System för rekrytering, onboarding, utbildning, löner och prestationshantering blir ineffektiva utan en samlad översikt där användarna får tag på det de behöver när de behöver det och där informationen översätts mellan de olika systemen.

Å andra sidan kan smidigt utformade översikter och användarupplevelser skapa engagemang och bättre underlag för beslut. Dessbättre finns det nu moderna HR-system med intuitiva arbetsflöden och användarvänliga gränssnitt som effektiviserar core HR-processerna och ersätter de klumpiga och arbetskrävande systemen.

Moderna HR-lösningar behöver ingen särskild anpassning utan kan enkelt utformas efter företagets krav. Funktionerna är enkla att integrera med de vanliga arbetsrutinerna och förenklar godkännandecykler och andra processer.

Här är några av funktionerna som du hittar i ett modernt HR/HCM-system:

• En komplett visning av hela teamet
• Botar som kan besvara standardfrågor
• Tidsredovisning som hanteras av medarbetaren
• Flexibla arbetsflöden för onboarding
• Enkäter för insamling av synpunkter från de anställda
• Arbetsflöden för ersättningar

Modern HR tech samlar core-processerna i ett system och erbjuder lättillgängliga översikter med data baserade på varje användares behov. I dessa översikter kan du få underlag till beslut, granska nyckeltal om exempelvis kompetensbrister och ge tillgång till viktig säkerhetsinformation för platsen (t.ex. om krav på vaccinationer och annan efterlevnad). Dagens HR-team behöver data för att kunna analysera varje situation och planera för framtiden. Översikter med nyckeldata ger HR det stöd de behöver för att möta dagens stora utmaningar.

Förenkla med integrerade översikter

Innan SmartRecruiters HR-team implementerade en HR-lösning utfördes många processer manuellt med hjälp av kalkylblad. I takt med att företaget växte blev arbetet alltmer komplext och ineffektivt. SmartRecruiters hade dessutom en målsättning om att minska antalet använda plattformar.

De ville ha ett system som inte bara var ”ännu ett verktyg”, utan en plattform som var så användbar att HR kunde hantera alla sina processer där samtidigt som de anställda hade nytta av den. Eftersom företaget redan använde Slack som primär kommunikationsmetod, krävdes en integration med det verktyget för att teammedlemmarna skulle uppfatta plattformen som en del av arbetsflödet.

Deras nya medarbetaröversikt i Bob innehåller alla de HR-nyckeltal som efterfrågas av såväl koncernledning som andra avdelningar, till exempel löneinformation för ekonomiavdelningen eller uppgifter om antal anställda, tillväxt, personalomsättning och uppsägningsstatistik för ledningsnivån. Genom att använda Bob som en central plattform kan HR-teamet skapa diagram och rapporter direkt i Bob, utan att använda kalkylblad eller någon annan programvara.

Med HR tech förverkligas visionen om en global personalstyrka

Oavsett om du planerar för HR i ett dynamiskt startup-företag eller ett företag som redan har verksamhet världen över, är det en svår uppgift att hantera HR i flera länder eller delstater. Hela komplexiteten med löner och olika regelverk understryker vikten av att hitta ett system som passar era behov – utan att kräva omfattande och ineffektiva tillfälliga lösningar.

I dagens ”globala by” kan företag rekrytera internationellt och utnyttja affärstillfällen över hela världen samtidigt som de expanderar. Covid-19 har också inneburit nya tillfällen för människor att jobba var de vill. Men många företag kan inte hantera dessa nya och förändrade omständigheter.

Dagens HR tech måste bidra till visionen om en global personalstyrka genom att få alla att arbeta mot samma mål, bevara företagskulturen oavsett plats och underlätta nödvändiga lokalanpassningar som inte äventyrar en enhetlig företagsstrategi.

Ett heltäckande HR/HCM-system för den moderna personalstyrkan

Ett modernt HR/HCM-system som byggts för globala organisationer kan hantera nödvändiga detaljer som:

• Olika tidszoner och arbetstider
• Kalendrar med lokala helgdagar för schemaläggning
• Anpassning till lokala regelverk 
• Konstant tillgänglig tech-support
• Kontorsanpassade/geografiskt anpassade startsidor
• Sätt för kollegor att hålla kontakt och engagera sig

Oavsett plats är modern HR tech alltid tillgänglig och erbjuder samma användarupplevelse till alla. Ett globalt och flexibelt system är gränsöverskridande och hjälper organisationer att bredda sina talangpooler.

För att organisationer ska kunna utvecklas, engagera medarbetarna och få tillgång till personal med rätt kompetens måste de kunna agera snabbt och effektivt – över hela världen. Modern HR tech hjälper teamen att hantera sina mest akuta utmaningar. Tekniken gör det möjligt för HR att anpassa sig till det nya normala med en personalstyrka på distans och ger dessutom tillgång till en större talangpool där de kan hitta kompetensen som behövs. Viktigast av allt är att HR-teamen kan fortsätta att fungera även vid allvarliga hälso- eller säkerhetskriser som kräver att medarbetarna arbetar hemifrån. Med HR tech som byggts för globala team och egenskaper som hög tillgänglighet och stor anpassningsförmåga kan företag engagera och behålla en multinationell personalstyrka.

Gör det möjligt att arbeta var man vill

Bankjätten American Express meddelade under hösten 2021 att de tänkte låta sina medarbetare arbeta på valfri plats i världen fyra veckor per år. Organisationen införde ett öppet arbetssätt för arbete hemifrån som de kallade AmexFlex. Inom ramen för programmet delades personalen upp i kategorierna hybrid, på kontoret och helt virtuella.

”Målet var i slutänden att uppnå det bästa av två världar – vi ville bevara kreativiteten, samspelet, samarbetet och relationsskapandet som följer av det personliga mötet, och samtidigt slå vakt om den flexibilitet och de framsteg som vi uppnått tillsammans i den virtuella världen”, sa Stephen J. Squeri, Chief Executive Officer.

Som detta djärva initiativ har visat går det att jobba överallt, vare sig medarbetarna befinner sig på kontoret eller i ett annat land. Organisationer som American Express använder sig av teknik för att gå vidare med utvecklingen av virtuella arbetsformer parallellt med andra initiativ.

Engagera personalen och skapa kontakt med HR tech

En sak vi har lärt oss från den stora uppsägningen är att den personliga kontakten är viktig för att behålla kompetensen. Om anställda inte känner engagemang för organisationen eller sina kollegor är sannolikheten mycket högre för att de säger upp sig. En stark drivkraft för engagemang är att visa uppskattning till medarbetarna för deras insatser och allt som de bidrar med till organisationen. 

”Uppskattning till medarbetarna är viktigare än någonsin i dagens arbetsmiljö med mycket distansarbete”, enligt Forbes. ”Ett väl genomfört program för uppskattning kan förbättra företagskulturen, öka medarbetarnas engagemang och få dem att stanna kvar.Så här mitt i den stora uppsägningen är det avgörande att fokusera på företagskulturen, eftersom utvecklingen har visat att människor numera bryr sig mer om vilken typ av arbete de utför än förmåner av olika slag.”

Det räcker inte bara med ett mejl som säger hej och tack för att dina medarbetare ska känna sig sedda och uppskattade. Strategiskt arbete med uppskattning kräver en plattform där det är lätt för alla att ge shoutouts till andra i organisationen.

Förenkla processer och öka medarbetarnas engagemang

Ett modernt HR-system hjälper till med att:

• Sprida insikten om hur fantastiska medarbetare du har
• Följa upp tjänstgöringstid för chefer som vill lyfta fram särskilda prestationer 
• Erbjuda en plats där nyanställda kan välkomnas så att medarbetarna får lära känna varandra
• Fira ett teams prestationer med inlägg eller beröm

I en stabil företagskultur som strävar efter engagemang och kontaktskapande måste det finnas en metod för att visa uppskattning för alla medarbetare. I ett modernt HR-system är det enkelt att arbeta med uppskattning och alla teammedlemmar kan hylla varandra. HR tech kan hjälpa företag att visa för sin personal att de är uppskattade och uppmuntra dem att stanna kvar. 

Ett modernt HR-system hjälper också chefer att hantera riktigt svåra utmaningar med funktioner som uppmuntrar till kontaktskapande och engagemang. Som chef kan du lyfta fram medarbetare som lär sig nya färdigheter med uppskattning som drivs av HR tech. HR tech kan också hjälpa chefer och HR-team att öka medarbetarnas välbefinnande genom regelbundna kontakter och shoutouts som stärker en positiv och tillväxtorienterad inställning.

Främja engagemang, uppskattning och samarbete

Det snabbväxande data intelligence-företaget BigID har anställda i många olika länder över hela världen. BigID sökte efter ett sätt att samla alla sina medarbetare. På bara tre år ökade antalet anställda på företaget från 80 till 400 personer. När organisationer växer så här snabbt blir det oerhört viktigt att medarbetarna enkelt kan få kontakt och bygga relationer.

Bobs startsida uppfyller deras behov av kontakt. Här presenterar BigID varje nyanställd med en bild och en presentation. De nya kollegorna svarar med välkomsthälsningar och emojis. De publicerar även beröm och shoutouts för att gratulera kollegor till ett bra jobb eller fira viktiga milstolpar. De här inläggen på startsidan kan också nå medarbetare via mejl och genom Bobs integrering med Slack så att man kan vara säker på att alla får informationen i den kanal som de föredrar.

Detta snabbväxande företag måste ha ett HR-system som kan växa tillsammans med dem för att fortsätta vara framgångsrikt. BigID har genom att utnyttja modern HR tech fått verktygen de behöver för att skapa en fantastisk arbetsplats med mer av engagemang, samarbete och kontakter.

Slutsats

Svaret är givet – ett modernt HR-system gör livet enklare för HR och hjälper dem att möta dagens stora utmaningar. Dagens HR-ansvariga står inför en radikalt annorlunda arbetsmiljö än förr. Äldre HR-plattformar helt enkelt inte tillräckligt sofistikerade för att hänga med i utvecklingen. 

Dessbättre finns nu moderna HR-system med intuitiva arbetsflöden och användarvänliga gränssnitt som effektiviserar core HR, istället för tråkiga gränssnitt med tidskrävande arbetsuppgifter. Dagens bästa lösningar fungerar smidigt med standardrutiner och ger en enhetlig medarbetarupplevelse.

HR tech med fokus på företagskulturen är en skalbar lösning som möjliggör datadrivna beslut, hantering av utspridda team och ökat engagemang. Den är utformad för att ge en bättre upplevelse för alla i organisationen, från vd som behöver data (läs statistik!) till någon som gör sin första dag på jobbet och vill känna sig välkommen.

HR-ansvariga behöver ha en HR-plattform som hjälper dem att komma åt medarbetaruppgifter, följa upp nyckeltal i verksamheten och mäta prestationer. HR-plattformen måste också kunna hantera dagens mobila personalstyrka som kan vara spridd över hela världen. HR-team behöver kunna säkerställa att personalen känner sig välkommen, hörd, uppskattad och belönad. I dagens värld präglad av multinationella och utspridda team är modern HR tech räddaren i nöden.

Möt Bob

HiBob har byggt en modern HR-plattform för moderna företag – idag och imorgon.

En HR-plattform som Bob erbjuder en enda kontaktpunkt för allt HR-relaterat. Den finns i centrum för ditt HR-ekosystem, och är helt anpassningsbar för att kunna växa med din organisation. 

HR-avdelningarna kan automatisera många av sina standardprocesser, får bättre översikt över företaget och har alla medarbetaruppgifter samlade i en säker och användarvänlig miljö.

För chefer ger Bob tillgång till data och information som hjälper dem att leda mer effektivt och effektivisera processer.

För medarbetare ger Bob verktygen och informationen som de behöver för att få kontakt, utvecklas och växa under medarbetarresan.  

Bob kan användas för att främja kommunikation, samarbete och delaktighet som skapar större engagemang, ökar produktiviteten och förbättrar det affärsmässiga resultatet.

The post Förändringens tid: Så löser modern HR tech dagens största HR-utmaningar appeared first on HiBob.

Den här utvecklingen inom HR har även åtföljts av en explosion av verktyg för HR tech som är gjorda för att HR-team ska kunna hantera och prioritera sina medarbetare och stödja dem i deras växande roller. Det krävs ett strategiskt beslut för att välja bästa möjliga HR tech-stack för företaget bland olika HR-plattformar och ett stort antal speciallösningar.

Och även om vi anser att det är bättre att implementera en HR-plattform med stöd för ett stort antal HR-funktioner än att köpa flera speciallösningar (mer om det senare), så vet vi att den stora diskussionen kring detta inte är så enkel. 

Vi vill därför bryta ner den genom att ta en närmare titt på:

• Fördelarna och nackdelarna med plattformar
• Fördelarna och nackdelarna med speciallösningar
• En jämförelse mellan plattformar och speciallösningar
• En presentation av Bob, HR-plattformen för moderna, mellanstora och multinationella företag 
• Detta säger kunderna

Låt diskussionen börja!

HR tech för personalhantering

Vi ska börja med det grundläggande. Det finns många olika verktyg som stödjer de skiftande rollerna som HR-ansvariga brottas med idag. Verktygen kan delas in i två huvudkategorier:

1. Speciallösningar är specifika verktyg med fokus på att leverera ett enskilt värde till kunden eller lösa ett specifikt problem. I HR-världen kan det handla om enskilda verktyg som är utformade för funktioner som prestationshantering, löner, förmåner eller företagskultur och engagemang.
2. Plattformar tillhandahåller grundläggande, flexibla verktyg som kan hantera ett flertal uppgifter och problem och som skapar en enhetlig process under hela medarbetarresan. De är ofta skalbara och låter företag lägga till moduler när de växer eller när verksamheten förändras. 

När företag ska bestämma vilken typ av HR tech de ska implementera funderar de vanligtvis över sina behov i dagsläget, budgeten och interna resurser. Därför kanske ett mindre företag väljer en lösning som inte kostar så mycket – t.ex. ett lönesystem som även innehåller grundläggande HR-verktyg – för att uppfylla de mest akuta behoven. Men när de expanderar kanske de upptäcker att den här lösningen inte längre räcker och att de måste köpa fler speciallösningar för att täcka igen gapet när det gäller funktioner. 

När ni ska fatta det här beslutet måste ni även fundera över er långsiktiga strategi. Var tror ni att ni kommer att vara om 3–5 år och kommer den teknikstack ni har idag att räcka till på vägen dit?

HR-plattformar: Fördelar och nackdelar

Fördelar med HR-plattformar

Den största fördelen med HR-plattformar är att de erbjuder ett centralt HR-system med all information om medarbetarna. Istället för att ni behöver flera verktyg för att lösa olika HR-problem, gör en HR-plattform att allt som HR-teamet behöver finns samlat på ett ställe. 

Detta betyder att alla data i samband med alla HR-processer, från ersättningar till prestationer och löner, kan visas och hanteras på en central plats så att ni får en helhetsbild av hela organisationen. Eftersom alla data är centraliserade på ett ställe slipper ni dessutom ”stuprör”, där data är sparade på olika platser och svåra att få tag på för intressenter runt om i organisationen. Detta kan leda till inkonsekvenser och ha en negativ inverkan på datakvaliteten. 

För företag som expanderar ger många HR-plattformar flexibiliteten att köpa ett core-paket som tillgodoser behoven på kort sikt och möjlighet att lägga till moduler i takt med att behoven förändras. Detta ger lägre kostnader och gör att ni kan expandera när företaget växer. Exempelvis kanske ett mindre företag inte vill investera i en talangmodul till en början. Men när företaget växer och behoven förändras måste det implementera en talangmodul och andra moduler som stöd för medarbetarna.

Implementering av en enda HR-plattform är inte bara till nytta för HR. Det gagnar även medarbetare runt om i organisationen. De behöver bara logga in på en enda plattform istället för att ha många olika verktyg för olika delar av medarbetarupplevelsen: ett för prestationsutvärderingar, ett för enkäter, ett för att ansöka om semester osv. Det betyder att de bara behöver komma ihåg ett användarnamn och ett lösenord – och engagemanget blir större. Allt detta engagemang leder till fler data för HR-teamet, vilket i sin tur ger bättre planering och programmering för medarbetarna. Resultatet blir en användarvänlig medarbetarresa och gott om data. 

En annan fördel är att om du eller dina medarbetare stöter på problem, så finns bara en enda teknikpartner för felsökning och underhåll, vilket sparar värdefull tid och ni slipper jaga flera tjänsteleverantörer.

Nackdelar med HR-plattformar

En HR-plattform kan kräva en betydande direktinvestering och ta längre tid att implementera. Och även om HR-plattformar är bredare och kan lösa ett flertal problem, är det inte alltid som de kan tillhandahålla bästa möjliga funktion på samma sätt som speciallösningar.

Speciallösningar: Fördelar och nackdelar

Fördelar med speciallösningar

Speciallösningar går snabbare att implementera, har djupgående funktioner inom ett område och företag får de specifika verktyg som de behöver för att lösa ett problem. Speciallösningar kräver inte betydande investeringar på en gång. Istället kan företag lägga till speciallösningar efter hand i takt med att de expanderar.

Nackdelar med speciallösningar

Eftersom speciallösningar är utformade för att lösa specifika problem kan ni behöva implementera flera lösningar för att uppfylla de växande behoven, vilket kan bli mycket dyrt i slutändan (och dyrare än en HR-plattform i långa loppet.) 

Om ni väljer att implementera flera speciallösningar behöver både HR och medarbetarna lära sig hur de ska använda flera verktyg och hantera dem i vardagen. Exempelvis kan ett företag ha ett system för tid- och närvarohantering, ett annat för ledighet, ett tredje för att hantera prestationer och ett fjärde för samarbete mellan medarbetare. 

När flera olika verktyg måste hanteras skapar det en komplex arbetssituation, både för den enskilda medarbetaren och i hela organisationen. Verktygen kanske inte kan integreras med varandra och användandet av flera olika verktyg kan inverka på engagemanget. Det innebär också att medarbetare måste komma ihåg flera inloggningar och lösenord, vilket leder till säkerhetsrisker och kontakter med flera leverantörer, vilket kan bli frustrerande och tidsödande.

När det inte finns någon central plattform kan ni också bli tvungna att söka i ett flertal verktyg för att samla in de data ni behöver. Data som är utspridda mellan olika verktyg kan också leda till inkonsekvenser och bristande dataintegritet om data inte uppdateras regelbundet och de olika verktygen inte går att integrera med varandra. 

HR-plattform kontra speciallösningar

Vi presenterar Bob: HR-plattformen för moderna, mellanstora och multinationella företag

När ni investerar i HR tech, behöver ni fundera noga över era långsiktiga behov och väga fördelarna med att implementera en HR-plattform mot nackdelarna jämfört med att hantera flera olika speciallösningar och leverantörer. Bob är en HR-plattform som inte bara växer med er utan som också blir navet i ert tech-ekosystem och kan integreras sömlöst med alla era favoritverktyg. 

Bob uppfyller alla krav som moderna, mellanstora och multinationella företag har på en HR-plattform när det gäller att hantera och automatisera alla dagliga processer under medarbetarresan. Bob är en global plattform utformad för att stödja medarbetare runt om i världen, bland annat med ett flertal språk, valutor och globala kalendrar.

Genom att Bob säljs i moduler kan ni expandera i takt med att ni växer och behoven förändras. Modulen Core HR är ett heltäckande paket för att hantera medarbetarna och bygga en engagerande och inkluderande företagskultur. Den innehåller bland annat:

• Automatiserade arbetsflöden och uppgiftslistor för att hantera dagliga HR-uppgifter
• En avancerad modul för HR-data som tillhandahåller data om medarbetare och nyckeltalsöversikter med ofta efterfrågad statistik som antal anställda, tillväxthastighet, personalomsättning och Mångfald, jämställdhet och inkludering. 
• En central plats för lagring av alla medarbetardokument
• En engagerande startsida för företagsmeddelanden, födelsedagar och milstolpar, och uppskattning av medarbetarnas prestationer.
• Organisationskarta och klubbar för att medarbetarna ska lära känna varandra och företagsstrukturen

Ni kan också lägga till moduler som Prestationsutvärderingar, Ersättningshantering, Lönehubb för integrering av löner, Tid och närvaro med flera. Alla Bobs moduler är försedda med djupgående funktioner och HR kan visa och hantera alla dessa viktiga processer sömlöst och effektivt från en central plats.

Utöver det tillhörande modulpaketet kan Bob även integreras med en rad andra verktyg, från ATS och LMS till verktyg för teamsamarbete, så att ni sömlöst kan hantera alla arbetsprocesser med Bob som navet i ert tech-ekosystem. 

Som en kraftfull HR-plattform med ett ekosystem av integrerade appar gör Bob att ni kan välja de bästa verktygen för verksamheten. Till skillnad från HR-plattformar med ett inbyggt ATS eller lönesystem, ger Bob flexibiliteten att välja de verktyg ni vill ha och ändra dem utefter de växande behoven när företaget expanderar.

Detta säger kunderna: citat 

Våra över 1 700 kunder varierar i storlek och finns i olika branscher, och de har valt Bob som sin HR-plattform av en rad olika skäl. Men det som oftast nämns är Bobs många olika funktioner som gör att HR-ledare kan hantera alla HR-processer på en central plattform, samt Bobs integrationer med företagens favoritverktyg.

Det borde egentligen inte finns någon diskussion om vad som är rätt val

Det finns många verktyg för att hantera HR, vart och ett med sina fördelar och brister. Ni kanske föredrar att ta itu med de mest akuta behoven och göra en mindre investering till att börja med, men det finns risk att ni ångrar beslutet när ni expanderar och behoven växer. Det är mer kostsamt att implementera flera speciallösningar än att implementera en enda HR-plattform, och då pratar vi inte bara om pengar. 

En HR-plattform som Bob erbjuder en enda kontaktpunkt för allt HR-relaterat, stödjer medarbetare i hela världen med heltäckande moduler som täcker hela medarbetarresan och utgör en central plats för alla medarbetaruppgifter. Bob finns i centrum för ert ekosystem med HR tech, kan integreras med era favoritverktyg, är helt anpassningsbar och växer med företaget. 

Slut på diskussionen.

The post Den stora diskussionen: HR-plattform kontra speciallösningar för HR appeared first on HiBob.