Eine gewagte Aussage? Ja, aber sie ist leicht zu stützen.

Du weißt nicht genau, was ein ATS macht? Vereinfacht gesagt verwaltet ein ATS den Einstellungsprozess und hilft dir, die richtigen Leute zur richtigen Zeit für die richtigen Teams zu rekrutieren. Wie du dir vielleicht vorstellen kannst, geht das einher mit einer nahtloseren, ansprechenderen und effizienteren Recruiting-Erfahrung für Bewerbende und Beschäftigte.

Darüber hinaus können Bewerbenden-Tracking-Systeme deine Daten vereinheitlichen und als zentrale Anlaufstelle für alle Fragen der Personalbeschaffung fungieren. Einige Arbeitgebende integrieren ihr ATS in ihre Personalinformationsplattformen und -systeme (Human Capital Management, HCM), um der Datenanalyse eine weitere Dimension zu verleihen.

Der Goldstandard für Arbeitgebende ist ein sogenannter „Hire-to-Retire“-Ansatz, d. h. eine einzige Plattform, wie z. B. ein HCM-System mit integriertem ATS, um Bewerbende einzustellen und Beschäftigte weiterzuentwickeln und schließlich auch irgendwann gehen zu lassen.

Eine einzige Lösung, die den gesamten Zyklus eines Beschäftigten im Unternehmen berücksichtigt, bedeutet weniger Systeme und Software, was in der Regel zu beeindruckenden Vorteilen in Bezug auf Kosten, Schulungen und Unterstützung der Anbieter führt.

Aber nicht alle ATS sind gleich. Die ATS der verschiedenen Anbieter bieten unterschiedliche Funktionen, unterstützen unterschiedliche Abschnitte des Einstellungsprozesses und erfordern natürlich auch unterschiedliche zeitliche und finanzielle Investitionen.

Deshalb ist es wichtig, dass du dein ATS sorgfältig auswählst.

Ein gutes ATS macht den Einstellungsprozess für dein HR-Team einfacher und beschleunigt den administrativen Teil. Wenn du jedoch das falsche ATS auswählst, benötigst du unter Umständen Hilfe, um einfache Aufgaben zu erledigen. Oder schlimmer noch: Du könntest gute Bewerbende mit schlechter Kommunikation abschrecken oder die perfekte Person durch Lücken in deinem System verlieren.

Die Lösung? Dieses Bewerbenden-Tracking-System bietet eine Checkliste, die dir einen Überblick über das gesamte Angebot auf dem Markt gibt, damit du dich auf das konzentrieren kannst, was du wirklich benötigst, und auf die ATS-Plattformen, die deinen Anforderungen gerecht werden.

Die Auswahl des richtigen Bewerbenden-Tracking-Systems

Es spielt keine Rolle, ob du ein Start-up oder ein großes Unternehmen mit Niederlassungen auf der ganzen Welt bist. Die Auswahl von ATS-Anbietern ist einfacher, wenn du einen dreistufigen Ansatz wählst, bei dem du Ressourcen entdeckst und ausrichtest.

Schritt eins: Ein Team zusammenstellen

Der Workflow in deinem Unternehmen läuft bekanntlich reibungsloser, wenn deine Beschäftigten klar definierte Verantwortlichkeiten im Beschaffungsprozess haben. Doch die Personen, die du mit der Auswahl des richtigen ATS betraust, können das Ergebnis stark beeinflussen.

Du brauchst Personalverantwortliche, die die Einstellungsstrategie im Auge behalten. Aber auch die antreibenden Beschäftigten in der Personalabteilung sollten dabei sein, denn sie kennen die täglichen Herausforderungen und wissen, wie ein ATS in der Praxis funktionieren wird. Es müssen noch weitere Fachleute eingebunden werden: die aus der IT stellen sicher, dass das ATS reibungslos integriert werden kann; und die aus dem Beschaffungs- oder Finanzwesen sorgen dafür, dass du ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis erhältst.

Schritt zwei: Finde heraus, welches ATS du brauchst

Sobald dein Team steht, sprich mit allen Beteiligten im Unternehmen, um herauszufinden, was die verschiedenen Abteilungen und Führungskräfte von einem ATS erwarten. Diese Gespräche sollten in beide Richtungen gehen: Nutze diese Checkliste, um die verfügbaren ATS-Tools und -Funktionen zu erläutern und zu zeigen, wie sie deine Einstellungsprozesse verbessern können.

Schon bald solltest du ein ATS-Anforderungsdokument haben, in dem die wichtigsten Funktionen aufgeführt sind. Greife immer wieder darauf zurück, wenn du genau planst, wie das endgültige ATS und dein Einstellungsprozess aussehen könnten.

Schritt drei: Stimme deine Anforderungen mit deinem ATS-Anbieter ab

Da es so viele ATS-Anbieter gibt, macht sich das sorgfältig ausgearbeitete Anforderungsdokument sofort bezahlt, wenn du damit Anbieter auswählst, deren ATS deine Liste von Anforderungen erfüllen kann.

Natürlich kann es sein, dass du dabei Abstriche machen musst. Rechne damit, dass du auf einige weniger wichtige Anforderungen verzichten musst, während du deine Auswahl an geeigneten ATS-Anbietern eingrenzt.

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ATS-Funktionen: Umfang und Auswirkungen auf dein Unternehmen verstehen

Die Funktionen eines ATS sind zwar vielfältig, lassen sich aber grob in drei verschiedene Bereiche einteilen.

Ein ATS kann all deine Daten an einem Ort zusammenführen und dir so einen besseren Überblick über deine Einstellungsvorhaben und deine Bewerbenden-Pipeline verschaffen. Das beste ATS nutzt diese Daten dann, um dir bessere Managementinformationen und Einblicke zu geben. Diese Einblicke sind umso aussagekräftiger, wenn du deine Einstellungsdaten mit den Datenströmen deiner Beschäftigten zusammenführst, z. B. im Rahmen von „Hire-to-Retire“-Ansätzen.

Ein ATS führt in der Regel zu einer Reduzierung des technischen Aufwands: Jeder im Unternehmen nutzt eine einzige Einstellungssoftware statt einer Vielzahl von Tabellenkalkulationen, Paketen und Anwendungen. Das erspart den Einstellungsteams manuelle Aufgaben und rationalisiert die Abläufe (zumindest die administrativen und kollaborativen Elemente – es hat noch niemand ein ATS entwickelt, das sicherstellt, dass die Beteiligten sofort die erforderlichen Maßnahmen ergreifen).

Und schließlich verbessern die ATS-Funktionen die Erfahrungen der Bewerbenden. Dazu gehören nicht nur gut formatierte Angebots- und Absage-E-Mails, sondern auch Dinge wie vorausgefüllte Formulare und responsives Design, um den Bewerbungsprozess einfacher und ansprechender zu gestalten, wodurch die Wahrnehmung deiner Unternehmensmarke verbessert wird. Das alles hilft dir, dich von anderen Unternehmen und Arbeitgebenden abzuheben. Auch deine Einstellungsteams können effektiver zusammenarbeiten und profitieren von einem besseren Erlebnis.

Suche nach einem ATS, das alle deine Daten an einem einzigen Ort zentralisiert

Die Lighthouse Research & Advisory 2024 Talent Acquisition Trends Study hat gezeigt, dass 56 Prozent aller Arbeitgebenden und 75 Prozent der KMU Schwierigkeiten haben, genaue und konsistente Einstellungsdaten zu führen, weil sie mehrere Systeme verwenden.

Es ist schwierig, diese unzusammenhängenden Informationen zu verwerten. Das ist im Grunde so, als würde man Äpfel mit Birnen vergleichen. Du kannst keine richtigen Schlüsse ziehen oder deine Strategie mit bewiesenen Fakten untermauern. Das ist auch ein wichtiger Grund, warum weniger als die Hälfte aller Unternehmen ihren Vorständen Kennzahlen zur Talentakquise zur Verfügung stellen.

Ein ATS rationalisiert diesen Arbeitsablauf. Es bietet eine einzige, zentrale Quelle für deine Personalverantwortlichen, Fachleute für Talentakquise, Beschäftigten in der Finanzabteilung und Sachverständigen für Finanzplanung und -analyse. Du kannst die Einstellungen mit der Leistung und der Beschäftigtenbindung verknüpfen und die Einstellungsabläufe können mit den Personalplänen des Unternehmens abgestimmt werden.

Als Teil einer „Hire-to-Retire“-Plattform kann ein ATS den gesamten Zyklus eines Beschäftigten im Unternehmen abbilden, indem es Rekrutierung und Bindung zusammenbringt und so überzeugende Erkenntnisse liefert.

Suche nach einem ATS, das deinen technischen Aufwand reduziert und effizientere Prozesse schafft 

Laut dem Branchenanalysten Josh Bersin hat ein durchschnittliches Großunternehmen mehr als 80 HR-Tools, aber viele globale Unternehmen haben sogar doppelt so viele! Das ist eine Menge Zeit und Geld, das für Beschaffung, Implementierung, Lizenzen und Schulungen verschwendet wird.

Ganz zu schweigen von dem ständigen Umdenken, dem Hin-und-Her-Wechseln zwischen Systemen, den verschiedenen Formen der Zusammenarbeit und der Verarbeitung all deiner Daten, Mitteilungen und Inhalte. Angesichts der Prognose, dass 54 Prozent der Unternehmen in diesem Jahr mit einem Anstieg des Einstellungsvolumens rechnen (laut der Lighthouse Research & Advisory 2024 Talent Acquisition Trends Study), sehen wir uns einer Sturmfront gegenüber, in der technologische Verzögerungen auftreten sowie Systeme und Prozesse die Arbeit unserer Beschäftigten eher hemmen als unterstützen.

Mit nur einem ATS (oder einer breiteren „Hire-to-Retire“-Plattform) können Arbeitgebende Geld sparen, indem sie die Abonnements für mehrere Anwendungen einsparen. Die Arbeitsabläufe werden optimiert, sodass die Kolleg:innen die Prozesse schneller aufnehmen (und ausführen) können.

Die Sicherheit wird natürlich erhöht, da deine Daten bei weniger Anbietern gespeichert sind. Außerdem können sich deine Beschäftigten mehr auf die Zusammenarbeit konzentrieren und den Bewerbenden ein besseres Erlebnis bieten. Letzteres ist tatsächlich das Hauptfeld, in das die Arbeitgebenden die wiedergewonnene Zeit investieren, die durch Automatisierung eingespart wurde.

Suche nach einem ATS, das sowohl für interne Nutzer:innen als auch für Bewerbende ein einheitliches Erlebnis bietet

Bei Betrachtung deiner ATS-Optionen solltest du dir Matt Fergusons (CEO von CareerBuilder) Meinung zum Abgleich zwischen deinen Anforderungen und den Funktionen eines ATS zu Gemüte führen: „Unternehmen sind bereit, weniger Funktionen zu akzeptieren, nur um ihre Technologie auf einer einzigen Plattform zu haben.“

An dieser Stelle kann es helfen, einen Schritt zurückzutreten, das Gesamtbild zu betrachten und sicherzustellen, dass deine Plattform einfach zu verwenden ist und alle mit ins Boot holt.

Für die Nutzenden bedeutet eine „Hire-to-Retire“-HCM-Plattform (ATS inklusive) aus einer Hand, dass sie nur ein einziges System erlernen und sich auch nur bei einem einzigen System einloggen und es verwalten müssen. Bei der Einstellung erleichtert dieser reibungslose Prozess den Kolleg:innen, sich intensiver mit Aktivitäten zu beschäftigen, schnell zusammenzuarbeiten und Zugang zu den Methoden und Ratschlägen deines HR-Teams zu erhalten.

Derweil steigt bei einem unzusammenhängenden Bewerbungsprozess das Risiko, dass Bewerbende aus dem Prozess aussteigen. Ein einheitlicher, konsistenter und markengerechter Bewerbungsprozess zeigt den Arbeitgebenden von seiner besten Seite.

Bewerbende können leichter nachvollziehen, wofür du stehst. Teilen sie deine Werte, sind sie auch eher geneigt, dich zu ihrem bevorzugten Arbeitgebenden zu machen. Umgekehrt können schlechte Erfahrungen dazu führen, dass die Bewerbenden dich falsch einschätzen, was zu unpassenden Einstellungen führt.

Abgesehen davon, dass ein ATS den Einstellungsprozess erleichtert, gibt es eine interessante Statistik: Laut der Lighthouse Research & Advisory 2024 Talent Acquisition Trends Study geben nur 15 Prozent der Unternehmen an, dass sie einen sehr persönlichen, ansprechenden und konformen Onboarding-Prozess haben. Darin besteht also die Chance, einen Wettbewerbsvorteil gegenüber 85 Prozent des Arbeitsmarktes zu erzielen.

Checkliste für die Anforderungen an ein Bewerbenden-Tracking-System

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Was du bei der Implementierung eines ATS im Rahmen deiner HCM-Strategie beachten solltest

Wenn du ein neues ATS einführst oder zu einem anderen ATS wechselst, ist es wichtig, dass du dir überlegst, wie es zum Rest deiner Personalinformationsplattform passt.

Die wichtigsten Fragen, die du dir stellen musst, sind die nach dem Umfang der Auswirkungen und den möglichen Gewinnen (oder Einsparungen) durch Skaleneffekte. Es gibt drei Möglichkeiten, ein ATS zu implementieren: als eigenständiges System ohne Verbindung zu anderen HR-Tools, integriert in ein anderes HCM-System oder als Teil einer End-to-End-HCM-Gesamtlösung.

Ein eigenständiges ATS verbessert zwar deine Einstellungsaktivitäten und versetzt dein Team in die Lage, mit Leichtigkeit anzuwerben, zu filtern, Vorstellungsgespräche zu führen, Bewerbende auszuwählen und ihnen Angebote zu machen. Wenn es jedoch in eine andere HCM-Lösung integriert ist, bietet es das zusätzliche Potenzial, Datensätze über den gesamten Zyklus eines Beschäftigten im Unternehmen zusammenzuführen und immer mehr Managementinformationen zu gewinnen.

Diese Möglichkeiten werden noch verstärkt, wenn das ATS ein Tool innerhalb einer End-to-End-HCM-Lösung ist, das nahtlose Kommunikation, umfassende Managementinformationen und mögliche Einsparungen im Vergleich zur Arbeit mit mehreren Providern bietet.

Ein ATS ist dein Schlüssel zum Erfolg bei der Personalbeschaffung

Eine große Anzahl führender Unternehmen nutzt ATS-Software bereits in der einen oder anderen Form. Viele dieser Systeme sind sehr nützlich, weil sie den HR-Teams Zeit sparen und den ROI beim Einstellungsprozess verbessern. Ihr Einfluss muss jedoch nicht nur darauf begrenzt sein.

Ein ATS kann den Personalverantwortlichen (und ihren Teams) einen besseren Überblick über den Einstellungsprozess verschaffen und so zu einer reibungslosen Umsetzung der Personalbeschaffungsstrategien beitragen. Alle Daten an einem Ort zu haben, kann auch detaillierte Erkenntnisse liefern, die diese Strategien weiterentwickeln.

Ein weiterer Vorteil ist das vereinheitlichte System. Die Reduzierung des technischen Aufwands verringert nicht nur die Zeit, die für die Verwaltung des Einstellungsprozesses benötigt wird. Es erleichtert allen Beteiligten in deinem Unternehmen, sich mit den Einstellungspraktiken auseinanderzusetzen.

Und schließlich ist da noch die einheitliche Benutzererfahrung. Ein ATS kann Arbeitgebende grundsätzlich gut aussehen lassen. Wenn dein ATS Teil einer End-to-End-Lösung ist, setzt sich dieser Eindruck auch nach der Einstellung fort.

Ein ATS ist mehr als nur ein Verwaltungsinstrument, wenn es von einem Provider bereitgestellt wird, der auch einen guten Support und Flexibilität bietet. Es hilft dir, die besten Talente zu finden, einzustellen und zu binden. Darüber hinaus schickt es dir nützliche Mitteilungen, leitet dich an und reagiert auf die sich entwickelnden Anforderungen deiner Personalstrategie.

Viele Personalverantwortliche erleben mit ihrem ATS bessere Einstellungsprozesse als je zuvor.

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Da immer mehr Verantwortung auf den Schultern der Personalleitung lastet, kann das schnell zu Überforderung führen – und selbst die Besten von uns benötigen hin und wieder Hilfe. 

An dieser Stelle kommt das Personalinformationssystem (Human Resource Information System, kurz HRIS) ins Spiel. 

Doch die richtige Implementierung eines HRIS ist kein Kinderspiel. Ohne einen sorgfältig ausgearbeiteten HRIS-Implementierungsplan entgehen deinem Unternehmen möglicherweise die ganzen Vorteile eines guten HRIS. 

Bevor wir zur Implementierung kommen, musst du jedoch ein HR-System auswählen, das für dein Unternehmen geeignet ist. 

Aber wie kannst du angesichts der großen Auswahl sicherstellen, dass du dich für die richtige Lösung entscheidest? Sehen wir uns an, worauf du bei der Suche nach dem idealen HRIS achten musst. 

So findest du das passende HRIS

Mit der Auswahl des richtigen HR-Systems für dein Unternehmen ist es wie mit der Entscheidung, was es zu essen geben soll. 

Natürlich kannst du zur Tiefkühlpizza greifen oder ein Mikrowellengericht aus dem Regal ziehen – wenn du das Essen mit den richtigen Kräutern und Gewürzen verfeinerst, kann alles gut schmecken. 

Aber mal ehrlich: Es geht doch nichts über eine selbst zubereitete Mahlzeit mit den frischesten, qualitativ hochwertigsten Zutaten. Ein mit Liebe gekochtes Essen – nur für dich – ist doch genau das, was du dir wünschst.

Und genauso ist es mit deinem HRIS. Es sollte jede individuelle Anforderung deiner Organisation erfüllen, denn nicht jedes Unternehmen hat die gleichen Bedürfnisse – oder den gleichen Geschmack. 

Deshalb haben wir ein paar wichtige Tipps zusammengestellt, die dir bei der HRIS-Auswahl helfen.

1. Erstelle eine Liste

Bevor du auf die Suche gehst, solltest du dir klarmachen, wonach du eigentlich suchst. Jede Organisation hat ihre eigenen Prioritäten und Anforderungen. Also solltest du unbedingt wissen, welche lang- und kurzfristigen Ziele deine Organisation mit dem HRIS anstrebt. Mit einer detaillierten Liste aller Anforderungen an das HRIS kannst du deine Auswahl eingrenzen. 

Brauchst du bei deinem HRIS beispielsweise interaktive Funktionen wie Umfragen und Abstimmungen? Spielen Abwesenheitsmanagement und Lohnabrechnung eine wichtige Rolle? Sollte es möglich sein, dass sich dein HRIS in andere Tools integrieren lässt, mit denen du bereits arbeitest? 

Alle diese Faktoren können deine abschließende Entscheidung stark beeinflussen. Daher solltest du alle Aspekte betrachten, bevor du dich festlegst. 

2. Recherchiere

So selbstverständlich dieser Schritt erscheinen mag – er ist auch einer der wichtigsten. Wie bereits erwähnt, gibt es eine riesige Auswahl auf dem Markt. Das heißt jedoch nicht, dass jede Option für dich geeignet ist. Nimm dir genügend Zeit fürs Recherchieren und Vergleichen. Stelle eine Liste mit namhaften HRIS-Anbietern zusammen, die du in die engere Auswahl nehmen möchtest. Die Produkte dieser Anbieter sollten zu den Vorstellungen und Anforderungen deines Unternehmens passen.

Im Internet findest du viele gute Websites und Ressourcen, die dir bei deiner Suche nach dem richtigen Anbieter helfen. Dort findest du Tipps oder verschiedene Softwareangebote im Vergleich. Hier eine Auswahl von Ressourcen, die wir für hilfreich halten: 

• G2 Crowd – eine Website mit Peer-to-Peer-Bewertungen zu Unternehmenssoftware

• Gartner – dieses Forschungs- und Beratungsunternehmen bietet Unternehmen wertvolle Erkenntnisse im Hinblick auf Investitionen in Unternehmenstechnologie 

• The Josh Bersin Company – diese Organisation bietet wertvolle Einblicke in Corporate Learning, Talent Management und HR 

• Linked:HR – die führende HR-Gruppe auf LinkedIn 

3. Achte auf dein Budget

Budgetüberlegungen sind ein wichtiger Faktor bei der Auswahl des passenden HRIS. Achte darauf, dass die Preise für die infrage kommenden Lösungen mit dem Budget deines Unternehmens vereinbar sind. Wichtig: Ein HRIS bringt nicht nur Anschaffungskosten mit sich. 

Du musst beispielsweise auch die Aktualisierungs- und Wartungskosten berechnen, zumal diese einen großen Unterschied ausmachen können. Vielleicht noch wichtiger: Entscheidest du dich für eine preisgünstigere Lösung, die nicht alle Anforderungen deines Unternehmens erfüllt, musst du später eventuell noch zusätzliche Einzellösungen anschaffen und letztlich mehr Geld ausgeben. Dann wäre die anfänglich teurere Lösung unter dem Strich die günstiger Option gewesen. 

Wenn du mit der Recherche und den Preisvergleichen fertig bist, kannst du die Ergebnisse auswerten und feststellen, welche Systeme in dein Budget passen. Denn wenn das „ideale“ HRIS dein Budget sprengt, ist es nicht ideal. 

4. Sammle deine Gedanken

Viele Köche verderben den Brei. Geht es jedoch um die Auswahl der richtigen HR-Plattform, können sie hilfreich sein. Die Suche nach dem geeigneten HRIS sollte nicht einer einzigen Person überlassen werden. Du musst auch die Perspektiven und Meinungen derjenigen einholen, die unmittelbar mit dem Produkt arbeiten sollen. 

Ein breites Spektrum an Sichtweisen wirkt sich positiv auf die Auswahl eines HRIS aus, mit dem alle zufrieden sind. Bitte andere HR-Fachleute, deine IT-Abteilung sowie Mitglieder des Managements und ausgewählte Mitarbeitende, die das System nutzen werden, um ihre Meinung. 

Deine Strategie für die HRIS-Implementierung

Nachdem du ein neues HRIS gefunden und erworben hast, musst du es wie geplant in deiner Organisation implementieren. 

Die Implementierung eines neuen HRIS ist in zwei Szenarien notwendig:

1. Ein vorhandenes HR-System wird ersetzt – das ist der Fall, wenn das aktuelle System die Anforderungen des Unternehmens nicht mehr erfüllt oder gegen ein höherwertiges Modell ausgetauscht werden muss. 

2. Es ist das erste HRIS im Unternehmen – das Unternehmen hat bisher noch keine HR-Plattform eingesetzt und fängt jetzt bei null an. 

Ein HRIS implementieren – das ist leichter gesagt als getan. Wenn du eine solide Basis für deinen zukünftigen Erfolg schaffen willst, benötigst du eine gut durchdachte Implementierungsstrategie. 

Deshalb haben wir eine 5-Punkte-Checkliste zur HRIS-Implementierung zusammengestellt. Sie soll dir helfen, alle wichtigen Implementierungsschritte erfolgreich auszuführen. 

1. Einen umfassenden Projektplan für die HRIS-Implementierung aufstellen

Wie in allen Bereichen gilt: Ein Ziel ohne Plan ist nur ein Wunsch. 

Zur einwandfreien und erfolgreichen Implementierung eines neuen HRIS musst du als Erstes einen umfassenden Plan entwickeln. Dieser Plan muss eine klare Vorstellung vermitteln, sachgemäß formuliert sein, zeitlich realistisch sein und auf mögliche Bedenken eingehen. 

Eine klare Vorstellung

Jeder Plan braucht eine Vision. 

Hier kannst du bestimmen, was du erreichen möchtest, welche Arbeitsabläufe und Automatisierungen eingerichtet werden sollen, welche konkreten Aufgaben zu erledigen sind und wer dafür zuständig ist. Darüber hinaus solltest du feststellen, für welche Personen das neue System relevant ist, und mit ihnen kommunizieren. Außerdem solltest du eine gründliche Analyse der Daten erstellen, die während des gesamten Prozesses erfasst wurden. 

Ein realistischer Zeitplan

Auf das richtige Timing kommt es an. Die HRIS-Implementierung ist eine große Aufgabe, und Verzögerungen können weitreichende Folgen haben. Dein Zeitplan muss also wohlüberlegt und vor allem realistisch sein. 

Lass dir lieber etwas mehr Zeit und gehe sorgfältig vor, anstatt dich zu beeilen und durch spätere Korrekturen den Projektablauf zu verzögern. Denk daran, dass der Zeitplan nicht nur die Zeit für das Installieren des Systems umfassen sollte. Plane auch die Zeit ein, die dafür benötigt wird, den Mitarbeitenden das HRIS vorzustellen und sie in das System einzuarbeiten. 

Sprich Bedenken an und gehe darauf ein

Veränderungen sorgen selten für Begeisterung – jedenfalls am Anfang. Keine Frage: Die Implementierung eines neuen HRIS hat Auswirkungen auf die Personen, die regelmäßig damit arbeiten sollen. Das solltest du unbedingt beachten. Da du mit der Personalleitung betraut bist, hörst du dir oft die Bedenken anderer Personen – von Mitarbeitenden bis hin zu Aktionär*innen – an und gehst darauf ein. Doch trotz deiner Erfahrung im Umgang mit anderen ist eine Kommunikationsstrategie sinnvoll. 

Eine zentrale Anlaufstelle

Wichtig: Viele HRIS-Unternehmen bieten ihre Unterstützung beim Umstellen auf das neue System an. Dazu gehören etwa Implementierungsservices mit einem Projektrahmen, einem Zeitplan und weiteren Komponenten, die dir bei der Implementierung helfen. 

Nimm dieses Fachwissen in Anspruch, damit die Umstellung so reibungslos wie möglich abläuft. Dabei kann eine sachkundige Person aus dem internen Projektmanagement als Schnittstelle zwischen dem Unternehmen und dem Anbieter fungieren, sodass die Kommunikation zentral und einheitlich erfolgt.

Sobald dein Plan „steht“, muss er nur noch umgesetzt werden. Gehe alle notwendigen Schritte durch und achte darauf, dass du alles, was du so sorgfältig ausgearbeitet hast, planmäßig ausführst. 

2. Die große Datenmigration

Nach der erfolgreichen Installation geht es darum, sich zügig vom alten HRIS zu verabschieden und nur noch mit dem neuen zu arbeiten. 

Dabei müssen alle Daten vom alten auf das brandneue System migriert werden. Das funktioniert aber nicht durch einfaches Drag-and-Drop der Dateien, sondern erfordert eine gründliche Planung. Viele Unternehmen können sich dabei in gewissem Maße auf ihre IT-Abteilung verlassen. Doch wenn du dich selbst darum kümmern musst, solltest du Folgendes beachten:

Prüfen und feststellen

Zuerst musst du deinen gesamten Dateibestand überprüfen. Stelle fest, was alles in das neue System übernommen werden muss und wo Informationslücken bestehen, die geschlossen werden müssen. 

Überprüfe die Genauigkeit

Je nachdem, wie lange dein altes System im Einsatz war, könnte sich in der Zwischenzeit viel geändert haben. Die Systemumstellung ist die ideale Gelegenheit, um sicherzustellen, dass deine Daten so sauber wie möglich sind. Vielleicht enthält das System falsche, veraltete oder inzwischen irrelevante Informationen. Wenn Mitarbeitende umgezogen sind, ihren Namen geändert haben oder aus dem Unternehmen ausgeschieden sind, müssen die zugehörigen Informationen aktuell, korrekt und relevant sein. Dafür kannst du sorgen, indem du deine Mitarbeitenden bittest, ihre persönlichen Informationen zu überprüfen und gegebenenfalls zu ändern. 

Übertrage die Daten

Nachdem diese Schritte abgeschlossen sind, kannst du alle relevanten und aktuellen Information in dein neues System übertragen. 

3. Teste deine Arbeit

Nach der Datenmigration musst du eine Reihe von Tests in deinem neuen System ausführen. 

Bevor das System in Betrieb genommen wird, muss alles ordnungsgemäß funktionieren. Nimm dir ausreichend Zeit, um die Prozesse zum Lebenszyklus von Mitarbeitenden, die Integrationen in deine anderen Unternehmenssysteme und alle weiteren Hauptkomponenten deines HRIS zu testen. 

Schlägt ein Test fehl, behebe das betreffende Problem und teste so lange, bis alles richtig läuft. Erst wenn alles ordnungsgemäß funktioniert, ist dein neues System bereit für den nächsten Schritt.

4. Die Einführung

Die großflächige Einführung deines neuen Systems kann stressig sein. Bereite dich so gut wie möglich vor, indem du eine detaillierte Risikobewertung vornimmst, einen Ausweichplan für alle potenziellen Probleme erstellst und mehrere Strategien zur Überwindung von Hindernissen entwickelst. 

Bei der Einführung des HRIS solltest du auch einen Schulungsplan für deine Mitarbeitenden aufstellen, damit diese den Umgang mit der neuen Software erlernen. Andernfalls war die ganze Mühe mit der HRIS-Implementierung umsonst. 

Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, wie du die Einführung auf unterhaltsame und ansprechende Weise umsetzen kannst. Viele Unternehmen führen eine umfassende interne Marketingkampagne durch, um das Interesse ihrer Mitarbeitenden zu wecken. Das geht sogar bis zur „Gamifizierung“, bei der die Mitarbeitenden den Umgang mit der neuen Software auf spielerische Weise erlernen, etwa in Form von kleinen Wettkämpfen.

Egal, wofür du dich entscheidest – es sollte auf jeden Fall für die Leute im Büro ebenso wie für deine hybrid oder remote tätigen Mitarbeitenden umsetzbar und angemessen sein. Von deinem neuen HRIS profitieren alle Mitarbeitenden. Daher ist es wichtig, dass die Einführung des Systems für alle gleich abläuft. 

5. Weiterentwicklung und Aktualisierung

Nach der Einführung des HRIS solltest du unbedingt Bilanz ziehen und folgende Fragen beantworten: 

Ist alles nach deinen Vorstellungen gelaufen? Hast du alle deine Ziele erreicht? Müssen noch Ziele erreicht werden? Hast du dich an deinen Plan gehalten? Hat zeitlich alles gepasst? Du kannst auch feststellen, ob es Schwierigkeiten mit dem Budget, unerwartete Verzögerungen oder nach wie vor ungelöste Probleme gab. 

Eine HRIS-Implementierung ist anstrengend, und auf dem Weg zum Ziel musst du einige Herausforderungen meistern. Es ist äußerst unwahrscheinlich, dass der Prozess komplett reibungslos abläuft. Umso wichtiger ist die abschließende Überprüfung. Dabei kannst du selbstkritisch vorgehen und planerische Mängel erkennen, die sich mit Blick auf zukünftige Projekte beseitigen lassen. 

Da sich die Anforderungen eines Unternehmens ständig ändern, ist deine Implementierung nie ganz abgeschlossen. Solange es Veränderungen gibt, muss das System immer auf den neuesten Stand gebracht werden. Ganz gleich, ob du den Funktionsumfang deines HRIS erweitern oder einfach nur die Aktualität des Systems sicherstellen möchtest: Das Aktualisieren ist wohl der wichtigste Teil des Prozesses. Und gewiss der längste. 

Das ist Bob

Mit HiBob haben wir eine moderne HR-Plattform für die Unternehmensansprüche von heute geschaffen – für jetzt und für die Zukunft.

Unser Fokus lag darauf, etwas Stabiles, aber auch Intuitives und Einfaches zu schaffen. Dadurch wurde Bob zur beliebtesten Plattform für Tausende schnell wachsende und moderne mittelgroße Unternehmen. 

Für HR: Es lassen sich viele geläufige Prozesse automatisieren, du kannst leichter verfolgen, was im Unternehmen passiert, und alle Daten zum Personal werden an einem sicheren, benutzerfreundlichen Ort aufbewahrt.

Für Führungskräfte: Es wird Zugriff auf Daten und Einblicke ermöglicht, um effektiv entscheiden zu können und Prozesse zu optimieren.

Für Mitarbeitende: Hier finden sich die Tools und Informationen, die sie brauchen, um sich zu vernetzen und weiterzuentwickeln.  

In kürzester Zeit können die Mitarbeitenden über Bob kommunizieren, zusammenarbeiten und sich vernetzen. Dies wirkt sich positiv auf ihr Engagement sowie auf Produktivität und Geschäftsergebnisse aus.

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