Du könntest Stunden damit verbringen, Hunderte von Lebensläufen zu durchforsten, um den perfekten Bewerbenden zu finden – und beim „ewigen Krieg um Talente“ scheint weit und breit kein Ende in Sicht zu sein. Deshalb ist ein effizienter Recruiting-Prozess für die Gewinnung und Bindung von Top-Talenten unerlässlich.

Aber wie gelingt ein effizienter Rekrutierungsprozess, vor allem wenn deine HR- und Talentakquise-Teams mit mehreren HR-Systemen für Planung, Einstellung und Onboarding gleichzeitig arbeiten?

In einer idealen Welt hätte jedes Unternehmen eine einzige, umfassende Datenquelle, die den gesamten „Lebenszyklus“ eines Mitarbeitenden abdeckt – von der Planung für eine Stelle über die Einstellung bis hin zum Eintritt in den Ruhestand – mit robusten Lebenszyklus-Analysen. Der gesamte Prozess würde ein außergewöhnliches Bewerbendenerlebnis schaffen und eine einfache Zusammenarbeit zwischen allen an der Einstellung beteiligten Personen (Talentakquise-Team, HR-Verantwortliche, Beschäftigte der Personal- und Finanzabteilung) gewährleisten, die alle an einem Ort zentral zusammenarbeiten können.

Der Trick besteht darin, klein anzufangen. Eine Checkliste für den Recruiting-Prozess kann dabei helfen.

Wenn du eine Vorlage für den Recruiting-Prozess verwendest, kannst du deine Rekrutierungsbemühungen vereinfachen und optimieren. Von der Festlegung der Stellenanforderungen über die Durchführung von Vorstellungsgesprächen bis hin zur Unterbreitung von Angeboten – eine gut strukturierte Checkliste für die Einstellung von Talenten stellt sicher, dass du keine wichtige Aufgabe im Prozessverlauf übersiehst und dass sich deine Bewerbenden durchweg wertgeschätzt fühlen.

Mit einer Recruiting-Vorlage kannst du jede Phase des Recruiting-Prozesses proaktiv angehen und einen klaren Recruiting-Prozess schaffen, mit dem du wertvolle Zeit sparst und bessere Bewerbende für dein Unternehmen findest.

Die Checkliste in diesem Leitfaden dient im Prinzip als „Co-Pilot“ und treuer Begleiter für deinen Recruiting-Prozess, damit du deine Einstellungsziele erreichst.

Was ist ein Recruiting-Prozess?

Ein effektiver Recruiting-Prozess hilft dir, ein leistungsfähiges und talentiertes Team aufzubauen. Außerdem verbessert er die Mitarbeitendenbindung.

Ein Recruiting-Prozess ist die Art und Weise, wie ein Unternehmen neue Teammitglieder entdeckt, bewertet und einstellt. Die besten umfassen einfache Arbeitsabläufe und kollaborative Prozesse, die alle Beteiligten in den Recruiting-Prozess einbeziehen.

Gute Recruiting-Prozesse umfassen herausragende HR-Tools, um die Unterstützung aller Beteiligten zu nutzen, um einen Pool von Bewerbenden zu durchforsten und diejenigen auszuwählen, die am besten zur Kultur und den Werten des Unternehmens sowie zu den jeweiligen Stellenanforderungen passen.

Herausragende HR-Plattformen bieten einheitliche Prozesse für alle Beteiligten:

• Deine Talentakquise-Teams können damit die besten Talente aus den besten Quellen anwerben – anhand von Daten über interne Mobilität, ungenutzte Fähigkeiten in deiner aktuellen Belegschaft und Empfehlungen von Mitarbeitenden
• Deine HR-Verantwortlichen können es für eine einfache Kommunikation mit Bewerbenden nutzen, die sich nahtlos in ihre täglichen Arbeitsabläufe einfügt, und Aufgaben erstellen, die mehr Kontrolle und Transparenz in der Einstellungspipeline bieten
• Deine Personal- und Finanzteams können damit Workflows für die Planung und Genehmigung neuer Stellen entwickeln, die innerhalb des festgelegten Budgets liegen, und Lebenszyklus-Analysen nutzen, um die Wirksamkeit der Wachstumsstrategie des Unternehmens zu messen

Warum eine Checkliste für den Recruiting-Prozess verwenden?

Eine Checkliste oder eine Vorlage für den Recruiting-Prozess ermöglicht allen Beteiligten einfachere Rekrutierungsabläufe und gewährleistet eine schnelle und methodische Beurteilung der Bewerbenden sowie ein positives Erlebnis für Kandidierende.

Außerdem hilft dir die Checkliste dabei, einen strukturierten und organisierten Ansatz für die Einstellung der richtigen Talente für dein Unternehmen zu entwickeln, unabhängig davon, ob du HR-Systeme einsetzt oder nicht.

Eine Checkliste bietet dir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Recruiting-Prozess. Somit stellst du sicher, dass du keine wichtigen Aufgaben übersiehst. Das führt zu besseren Einstellungsergebnissen.

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Die 8-Schritte-Checkliste für den Recruiting-Prozess

Personalbeschaffung ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die eine sorgfältige Planung und Strategie erfordert. Die folgende umfassende Checkliste für den Recruiting-Prozess stellt sicher, dass du jeden einzelnen Schritt des Recruiting-Prozesses sorgfältig planst und durchführst, damit du die besten Talente auf dein Unternehmen aufmerksam machen, bewerten und für dich gewinnen kannst.

Zunächst wollen wir uns die einzelnen Schritte für den Recruiting-Prozess genauer ansehen.

1. Vorbereitung

In diesem Schritt legst du den Grundstein für eine erfolgreiche Personalbeschaffung. Dazu gehört, dass du ein Rekrutierungsteam zusammenstellst und die Ressourcen für den Recruiting-Prozess bestimmst.

Es lohnt sich, gemeinsam mit deinem Team zu überlegen, aus welchen Gründen ihr die Stelle besetzen wollt und was eure Ziele sind. Es ist wichtig, die Unternehmensziele mit der Stellenbeschreibung und den Anforderungen der Stelle abzustimmen und sicherzustellen, dass das für die Stelle vorgesehene Personalbudget den Marktstandards entspricht oder diese übertrifft. Wenn du dies frühzeitig abklärst, kannst du mit höherer Wahrscheinlichkeit die Aufmerksamkeit von relevanten Bewerbenden gewinnen, die die Werte und Ziele deines Unternehmens verkörpern.

2. Anwerbung von Kandidierenden

Sobald du eine klare Vorstellung von den Anforderungen der Stelle und deinen idealen Kandidierenden hast, ist es an der Zeit, Bewerbungen einzuholen.

Mit aussagekräftigen Stellenausschreibungen, die deine Unternehmenskultur und deine Alleinstellungsmerkmale hervorheben, kannst du Bewerbende anziehen, die für die Stelle geeignet sind.

Bewirb deine Stellenausschreibungen in Jobbörsen, sozialen Medien und beruflichen Netzwerken. Wenn du eine Stelle über mehrere Kanäle bewirbst, könntest du es in Betracht ziehen, möglichst unterschiedliche Plattformen zu nutzen, die jeweils andere Zielgruppen ansprechen, um schon vor dem eigentlichen Auswahlverfahren der Diversität einen hohen Stellenwert beizumessen.

Suchst du Talente auf der ganzen Welt oder nur aus einer bestimmten Region? Ermutige Menschen aus Randgruppen, sich zu bewerben, sodass alle eine Chance haben, Teil deines Unternehmens zu werden, unabhängig von ihren jeweiligen Hintergründen.

Handelt es sich bei der Stelle um eine Homeoffice-, hybride oder Bürotätigkeit? Eine flexible Arbeitsweise lockt möglicherweise mehr talentierte Bewerbende auf der ganzen Welt an und macht deinen Arbeitsplatz gleichzeitig zugänglicher für Teammitglieder mit Beeinträchtigungen oder Menschen, die nicht in einem angemessenen Umkreis deines Büros wohnen.

Es ist auch eine gute Idee, darüber nachzudenken, wo deine idealen Bewerbenden ihre Zeit online verbringen, und deine Bemühungen darauf zu konzentrieren, Stellenanzeigen auf diesen Plattformen zu veröffentlichen. Wenn du zum Beispiel Kandidierende der Generation Z ansprechen willst, könntest du Kanäle wie TikTok nutzen, um deine Stellenanzeigen zu veröffentlichen.

Vergiss nicht, dass du auch innerhalb deines eigenen Unternehmens nach Bewerbenden suchen kannst. Die interne Rekrutierung ist eine kostengünstige Möglichkeit, eine Stelle zu besetzen. Sie reduziert den Zeitaufwand für die Einarbeitung und bietet deinen Mitarbeitenden darüber hinaus Aufstiegsmöglichkeiten.

3. Überprüfung und Auswahl der Bewerbenden

Nachdem du die Stelle ausgeschrieben hast, wirst du schon bald viele Bewerbungen erhalten. Der nächste Schritt ist, die Bewerbenden zu prüfen und in die engere Auswahl zu nehmen.

Du kannst Bewerbungen effizient prüfen, indem du Auswahlkriterien entwickelst, die auf den Stellenanforderungen und den erforderlichen Qualifikationen basieren. Bewerbenden-Tracking-Systeme (ATS) und Pre-Employment-Screenings können dir dabei helfen, die Kandidierenden zu identifizieren, die die geeigneten Fähigkeiten und die erforderliche Erfahrung für die Stelle mitbringen.

4. Bewerbungsgespräche

Strukturierte Vorstellungsgespräche, die sich sowohl auf die fachlichen Fähigkeiten als auch auf die kulturelle Eignung konzentrieren, sind wichtig, um die Fähigkeiten von Bewerbenden zu bewerten und sicherzustellen, dass sie mit den Werten deines Unternehmens übereinstimmen.

Ein verhaltensorientiertes Vorstellungsgespräch und das Stellen situationsbezogener Fragen können wertvolle Einblicke in die Problemlösungskompetenz und die zwischenmenschlichen Fähigkeiten von Bewerbenden geben.

Wenn du andererseits Bewerbenden die Möglichkeit gibst, Fragen zu stellen, kann das dazu beitragen, dass sie sich wohler und sicherer fühlen. Vielleicht erhältst du dadurch auch einen tieferen Einblick in das, was ihnen wichtig ist.

5. Beurteilung

Wenn du die ersten Vorstellungsgespräche geführt und deine besten Bewerbenden identifiziert hast, ist es an der Zeit, die Fähigkeiten der verbleibenden Kandidierenden auf die Probe zu stellen.

Entwirf eine praktische Übung, mit der du herausfinden kannst, ob die Kompetenzen der Bewerbenden mit den Anforderungen der Stelle vereinbar sind. Nutze reale Szenarien oder Fallstudien, um die Problemlösungskompetenz zu testen. So kannst du herausfinden, wie die Bewerbenden die Herausforderungen der Stelle angehen und ob sie dabei die Unternehmenswerte verkörpern.

6. Panel-Interviews

In dieser letzten Phase des Vorstellungsgesprächs kannst du ein Gremium einrichten, das aus relevanten Teammitgliedern besteht (z. B. der einstellenden Führungskraft, dem Vertretenden, Verantwortlichen bestimmter Abteilungen und sogar einzelnen Mitarbeitenden).

Während der Vorstellungsgespräche ist es hilfreich, mit den Bewerbenden über die eigene Wahrnehmung der Kompetenzen zu sprechen. Das ist die Gelegenheit für dein Team, alle noch offenen Fragen zu stellen oder die Fragen der Bewerbenden zu beantworten, bevor ihr eine endgültige Entscheidung trefft.

7. Referenzprüfung und Background-Check

Zu diesem Zeitpunkt hast du bestimmt schon ein paar talentierte Bewerbende für die freie Stelle im Kopf.

Es ist wichtig, ihre Informationen und Qualifikationen durch Background-Checks zu verifizieren. Um sicherzustellen, dass sie die rechtlichen Anforderungen erfüllen, solltest du auch ihren Aufenthaltsstatus und ihre Arbeitserlaubnis in deinem Land überprüfen.

Die Überprüfung von Referenzen früherer beruflicher Stationen des Bewerbenden und die Durchführung von Background Checks können helfen, Risiken zu minimieren. Sie bestätigen den beruflichen Werdegang und die Qualifikationen des Bewerbenden. Das hilft deinem Team bei der Entscheidungsfindung.

8. Angebotsverhandlung und Onboarding

Jetzt ist es an der Zeit, dass dein Recruiting-Team einen Kandidierenden für die Stelle auswählt und ein Angebot unterbreitet.

Nun geht es darum, die genauen Arbeitsbedingungen zu verhandeln, das Gehalt und die Zusatzleistungen zu besprechen und ein Stellenangebot zu unterbreiten, das den Erwartungen der sich bewerbenden Person entspricht.

Wenn diese zusagt, beginnt das Onboarding. Du kannst neuen Mitarbeitenden helfen, sich mit ihrer Rolle vertraut zu machen und sich am Arbeitsplatz wohlzufühlen, indem du ihnen alle notwendigen Schulungen sowie Unterstützung für den Einstieg anbietest.

Ein positives Onboarding-Erlebnis ermöglicht neuen Mitarbeitenden einen erfolgreichen Start und fördert die Bindung an das Unternehmen.

Deine Checkliste für den Recruiting-Prozess

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Wie lange dauert der Recruiting-Prozess?

Im Durchschnitt dauert der Recruiting-Prozess etwa 48 Tage. Dies kann jedoch je nach der Hierarchie der Stelle, Anzahl der Vorstellungsgespräche, internen Genehmigungsverfahren, Background-Checks und der Reaktionsfähigkeit sowohl des Arbeitgebenden als auch der Bewerbenden variieren.

Bei höheren Positionen dauert der Recruiting-Prozess aufgrund der Komplexität und der Bedeutung der Stelle in der Regel etwas länger.

Bewährte Praktiken im Recruiting-Prozess

Hier sind einige Best Practices, die du beachten solltest, um deinen Recruiting-Prozess zu optimieren:

• Biete zeitnahes Feedback: Wenn du den Bewerbenden nach dem Vorstellungsgespräch ein schnelles Feedback gibst, zeugt das von Professionalität und Wertschätzung für ihre Zeit. Eine klare Kommunikation während des gesamten Recruiting-Prozesses trägt zu einer positiven Erfahrung für die Bewerbenden bei.
• Priorisiere Vielfalt und Inklusion: Du kannst Vielfalt und Inklusion in deinem Recruiting-Prozess priorisieren, indem du inklusive Stellenbeschreibungen verfasst, Randgruppen berücksichtigst und sicherstellst, dass alle Auswahlverfahren fair sind. Unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe in deinem Unternehmen führen zu mehr Innovation, höherer Produktivität und mehr Gewinn.
• Beurteile die Einstellungskennzahlen: Recruiting-Kennzahlen wie Time-to-Hire, die Qualität der Einstellungen und die Abbruchquote der Bewerbenden während des Prozesses können dir wertvolle Erkenntnisse liefern, um den Recruiting-Prozess zu verbessern.
• Kontinuierliche Verbesserung: Das Feedback von erfolgreichen und nicht erfolgreichen Bewerbenden kann dir helfen, deinen Recruiting-Prozess und die Ergebnisse zu optimieren. Kontinuierliche Verbesserungen stellen sicher, dass deine Talentakquisestrategien relevant und effektiv bleiben, um Top-Talente zu gewinnen.

Automatisiere deinen Recruiting-Prozess mit HR-Systemen

Mit HR-Systemen kannst du den Verwaltungsaufwand reduzieren, indem du Aufgaben automatisierst, die früher zeit- und arbeitsintensiv waren. So kann sich dein Team auf strategische Aufgaben konzentrieren, anstatt sich an nervigem Papierkram die Zähne auszubeißen.

Die Personalbeschaffung erfordert oft die Beteiligung verschiedener Interessengruppen. HR-Systeme ermöglichen eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden des Talentakquise-Teams, des Finanzteams und Personalverantwortlichen und stellen dabei sicher, dass alle auf dieselben Daten zugreifen können.

HR-Systeme wie ATS (Bewerbenden-Tracking-Systeme) ermöglichen eine datenbasierte Entscheidungsfindung. Sie bieten Einblicke in Einstellungskennzahlen und -trends, damit du Top-Talente leichter identifizieren kannst.

Sie können auch automatisierte E-Mails an die Bewerbenden verschicken. Das hat den Vorteil, dass sie das Einstellungserlebnis sowohl für die Bewerbenden als auch für die Personalverantwortlichen verbessern.

HR-Systeme mit Automatisierung können den Recruiting-Teams dabei helfen, Tausende von Bewerbungen zu sichten, um potenzielle Kandidierende mit den richtigen Qualifikationen und Erfahrungen zu identifizieren. Das geht erstens mit einer großen Zeitersparnis einher und erleichtert Personalverantwortlichen zweitens den Recruiting-Prozess um ein Vielfaches.

Der Einsatz von HR-Systemen zur automatisierten Überprüfung und Vorauswahl von Bewerbenden kann Personalverantwortlichen auch dabei helfen, unbewusste Vorurteile zu überwinden – und so die Einstellungsergebnisse zu verbessern.

Neben der Talentsuche hilft die HR-Automatisierung deinem Recruiting-Team auch dabei, den Rekrutierungsprozess effizient zu gestalten, damit du schnell talentierte Bewerbende mit den richtigen Fähigkeiten einstellen und den „Krieg um Talente“ für dich entscheiden kannst.

Der Einsatz von HR-Technologie und die Automatisierung von Teilen des Recruiting-Prozesses machen die Personalbeschaffung effizienter und verhelfen dir anhand fundierter Entscheidungen zu besseren Einstellungen. HR-Tools mit Automatisierung können auch Zeit einsparen, sodass du dich auf die Elemente des Recruiting-Prozesses konzentrieren kannst, die für den Aufbau von Beziehungen wichtig sind, was letztendlich die Erfahrung der Bewerbenden verbessert.

Die Roadmap zu besseren Einstellungsergebnissen

Eine umfassende Checkliste oder eine Vorlage für die Einstellung dient als Roadmap, die dich durch jede Phase des Recruiting-Prozesses begleitet.

Sie wird dir helfen, einen effektiveren und gründlicheren Recruiting-Prozess einzuführen, um Top-Talente anzulocken und zu binden. Außergewöhnliche Recruiting-Prozesse schaffen bessere Erfahrungen für alle am Recruiting-Prozess beteiligten Personen in deinem Unternehmen und bieten den Bewerbenden ein hervorragendes Erlebnis, egal ob du dich letzten Endes für oder gegen sie entscheidest.

Mit einem klaren Prozess kannst du Zeit sparen, die Einstellungskosten senken und letztendlich ein starkes, vielfältiges Team für dein Unternehmen aufbauen.

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Eine gewagte Aussage? Ja, aber sie ist leicht zu stützen.

Du weißt nicht genau, was ein ATS macht? Vereinfacht gesagt verwaltet ein ATS den Einstellungsprozess und hilft dir, die richtigen Leute zur richtigen Zeit für die richtigen Teams zu rekrutieren. Wie du dir vielleicht vorstellen kannst, geht das einher mit einer nahtloseren, ansprechenderen und effizienteren Recruiting-Erfahrung für Bewerbende und Beschäftigte.

Darüber hinaus können Bewerbenden-Tracking-Systeme deine Daten vereinheitlichen und als zentrale Anlaufstelle für alle Fragen der Personalbeschaffung fungieren. Einige Arbeitgebende integrieren ihr ATS in ihre Personalinformationsplattformen und -systeme (Human Capital Management, HCM), um der Datenanalyse eine weitere Dimension zu verleihen.

Der Goldstandard für Arbeitgebende ist ein sogenannter „Hire-to-Retire“-Ansatz, d. h. eine einzige Plattform, wie z. B. ein HCM-System mit integriertem ATS, um Bewerbende einzustellen und Beschäftigte weiterzuentwickeln und schließlich auch irgendwann gehen zu lassen.

Eine einzige Lösung, die den gesamten Zyklus eines Beschäftigten im Unternehmen berücksichtigt, bedeutet weniger Systeme und Software, was in der Regel zu beeindruckenden Vorteilen in Bezug auf Kosten, Schulungen und Unterstützung der Anbieter führt.

Aber nicht alle ATS sind gleich. Die ATS der verschiedenen Anbieter bieten unterschiedliche Funktionen, unterstützen unterschiedliche Abschnitte des Einstellungsprozesses und erfordern natürlich auch unterschiedliche zeitliche und finanzielle Investitionen.

Deshalb ist es wichtig, dass du dein ATS sorgfältig auswählst.

Ein gutes ATS macht den Einstellungsprozess für dein HR-Team einfacher und beschleunigt den administrativen Teil. Wenn du jedoch das falsche ATS auswählst, benötigst du unter Umständen Hilfe, um einfache Aufgaben zu erledigen. Oder schlimmer noch: Du könntest gute Bewerbende mit schlechter Kommunikation abschrecken oder die perfekte Person durch Lücken in deinem System verlieren.

Die Lösung? Dieses Bewerbenden-Tracking-System bietet eine Checkliste, die dir einen Überblick über das gesamte Angebot auf dem Markt gibt, damit du dich auf das konzentrieren kannst, was du wirklich benötigst, und auf die ATS-Plattformen, die deinen Anforderungen gerecht werden.

Die Auswahl des richtigen Bewerbenden-Tracking-Systems

Es spielt keine Rolle, ob du ein Start-up oder ein großes Unternehmen mit Niederlassungen auf der ganzen Welt bist. Die Auswahl von ATS-Anbietern ist einfacher, wenn du einen dreistufigen Ansatz wählst, bei dem du Ressourcen entdeckst und ausrichtest.

Schritt eins: Ein Team zusammenstellen

Der Workflow in deinem Unternehmen läuft bekanntlich reibungsloser, wenn deine Beschäftigten klar definierte Verantwortlichkeiten im Beschaffungsprozess haben. Doch die Personen, die du mit der Auswahl des richtigen ATS betraust, können das Ergebnis stark beeinflussen.

Du brauchst Personalverantwortliche, die die Einstellungsstrategie im Auge behalten. Aber auch die antreibenden Beschäftigten in der Personalabteilung sollten dabei sein, denn sie kennen die täglichen Herausforderungen und wissen, wie ein ATS in der Praxis funktionieren wird. Es müssen noch weitere Fachleute eingebunden werden: die aus der IT stellen sicher, dass das ATS reibungslos integriert werden kann; und die aus dem Beschaffungs- oder Finanzwesen sorgen dafür, dass du ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis erhältst.

Schritt zwei: Finde heraus, welches ATS du brauchst

Sobald dein Team steht, sprich mit allen Beteiligten im Unternehmen, um herauszufinden, was die verschiedenen Abteilungen und Führungskräfte von einem ATS erwarten. Diese Gespräche sollten in beide Richtungen gehen: Nutze diese Checkliste, um die verfügbaren ATS-Tools und -Funktionen zu erläutern und zu zeigen, wie sie deine Einstellungsprozesse verbessern können.

Schon bald solltest du ein ATS-Anforderungsdokument haben, in dem die wichtigsten Funktionen aufgeführt sind. Greife immer wieder darauf zurück, wenn du genau planst, wie das endgültige ATS und dein Einstellungsprozess aussehen könnten.

Schritt drei: Stimme deine Anforderungen mit deinem ATS-Anbieter ab

Da es so viele ATS-Anbieter gibt, macht sich das sorgfältig ausgearbeitete Anforderungsdokument sofort bezahlt, wenn du damit Anbieter auswählst, deren ATS deine Liste von Anforderungen erfüllen kann.

Natürlich kann es sein, dass du dabei Abstriche machen musst. Rechne damit, dass du auf einige weniger wichtige Anforderungen verzichten musst, während du deine Auswahl an geeigneten ATS-Anbietern eingrenzt.

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ATS-Funktionen: Umfang und Auswirkungen auf dein Unternehmen verstehen

Die Funktionen eines ATS sind zwar vielfältig, lassen sich aber grob in drei verschiedene Bereiche einteilen.

Ein ATS kann all deine Daten an einem Ort zusammenführen und dir so einen besseren Überblick über deine Einstellungsvorhaben und deine Bewerbenden-Pipeline verschaffen. Das beste ATS nutzt diese Daten dann, um dir bessere Managementinformationen und Einblicke zu geben. Diese Einblicke sind umso aussagekräftiger, wenn du deine Einstellungsdaten mit den Datenströmen deiner Beschäftigten zusammenführst, z. B. im Rahmen von „Hire-to-Retire“-Ansätzen.

Ein ATS führt in der Regel zu einer Reduzierung des technischen Aufwands: Jeder im Unternehmen nutzt eine einzige Einstellungssoftware statt einer Vielzahl von Tabellenkalkulationen, Paketen und Anwendungen. Das erspart den Einstellungsteams manuelle Aufgaben und rationalisiert die Abläufe (zumindest die administrativen und kollaborativen Elemente – es hat noch niemand ein ATS entwickelt, das sicherstellt, dass die Beteiligten sofort die erforderlichen Maßnahmen ergreifen).

Und schließlich verbessern die ATS-Funktionen die Erfahrungen der Bewerbenden. Dazu gehören nicht nur gut formatierte Angebots- und Absage-E-Mails, sondern auch Dinge wie vorausgefüllte Formulare und responsives Design, um den Bewerbungsprozess einfacher und ansprechender zu gestalten, wodurch die Wahrnehmung deiner Unternehmensmarke verbessert wird. Das alles hilft dir, dich von anderen Unternehmen und Arbeitgebenden abzuheben. Auch deine Einstellungsteams können effektiver zusammenarbeiten und profitieren von einem besseren Erlebnis.

Suche nach einem ATS, das alle deine Daten an einem einzigen Ort zentralisiert

Die Lighthouse Research & Advisory 2024 Talent Acquisition Trends Study hat gezeigt, dass 56 Prozent aller Arbeitgebenden und 75 Prozent der KMU Schwierigkeiten haben, genaue und konsistente Einstellungsdaten zu führen, weil sie mehrere Systeme verwenden.

Es ist schwierig, diese unzusammenhängenden Informationen zu verwerten. Das ist im Grunde so, als würde man Äpfel mit Birnen vergleichen. Du kannst keine richtigen Schlüsse ziehen oder deine Strategie mit bewiesenen Fakten untermauern. Das ist auch ein wichtiger Grund, warum weniger als die Hälfte aller Unternehmen ihren Vorständen Kennzahlen zur Talentakquise zur Verfügung stellen.

Ein ATS rationalisiert diesen Arbeitsablauf. Es bietet eine einzige, zentrale Quelle für deine Personalverantwortlichen, Fachleute für Talentakquise, Beschäftigten in der Finanzabteilung und Sachverständigen für Finanzplanung und -analyse. Du kannst die Einstellungen mit der Leistung und der Beschäftigtenbindung verknüpfen und die Einstellungsabläufe können mit den Personalplänen des Unternehmens abgestimmt werden.

Als Teil einer „Hire-to-Retire“-Plattform kann ein ATS den gesamten Zyklus eines Beschäftigten im Unternehmen abbilden, indem es Rekrutierung und Bindung zusammenbringt und so überzeugende Erkenntnisse liefert.

Suche nach einem ATS, das deinen technischen Aufwand reduziert und effizientere Prozesse schafft 

Laut dem Branchenanalysten Josh Bersin hat ein durchschnittliches Großunternehmen mehr als 80 HR-Tools, aber viele globale Unternehmen haben sogar doppelt so viele! Das ist eine Menge Zeit und Geld, das für Beschaffung, Implementierung, Lizenzen und Schulungen verschwendet wird.

Ganz zu schweigen von dem ständigen Umdenken, dem Hin-und-Her-Wechseln zwischen Systemen, den verschiedenen Formen der Zusammenarbeit und der Verarbeitung all deiner Daten, Mitteilungen und Inhalte. Angesichts der Prognose, dass 54 Prozent der Unternehmen in diesem Jahr mit einem Anstieg des Einstellungsvolumens rechnen (laut der Lighthouse Research & Advisory 2024 Talent Acquisition Trends Study), sehen wir uns einer Sturmfront gegenüber, in der technologische Verzögerungen auftreten sowie Systeme und Prozesse die Arbeit unserer Beschäftigten eher hemmen als unterstützen.

Mit nur einem ATS (oder einer breiteren „Hire-to-Retire“-Plattform) können Arbeitgebende Geld sparen, indem sie die Abonnements für mehrere Anwendungen einsparen. Die Arbeitsabläufe werden optimiert, sodass die Kolleg:innen die Prozesse schneller aufnehmen (und ausführen) können.

Die Sicherheit wird natürlich erhöht, da deine Daten bei weniger Anbietern gespeichert sind. Außerdem können sich deine Beschäftigten mehr auf die Zusammenarbeit konzentrieren und den Bewerbenden ein besseres Erlebnis bieten. Letzteres ist tatsächlich das Hauptfeld, in das die Arbeitgebenden die wiedergewonnene Zeit investieren, die durch Automatisierung eingespart wurde.

Suche nach einem ATS, das sowohl für interne Nutzer:innen als auch für Bewerbende ein einheitliches Erlebnis bietet

Bei Betrachtung deiner ATS-Optionen solltest du dir Matt Fergusons (CEO von CareerBuilder) Meinung zum Abgleich zwischen deinen Anforderungen und den Funktionen eines ATS zu Gemüte führen: „Unternehmen sind bereit, weniger Funktionen zu akzeptieren, nur um ihre Technologie auf einer einzigen Plattform zu haben.“

An dieser Stelle kann es helfen, einen Schritt zurückzutreten, das Gesamtbild zu betrachten und sicherzustellen, dass deine Plattform einfach zu verwenden ist und alle mit ins Boot holt.

Für die Nutzenden bedeutet eine „Hire-to-Retire“-HCM-Plattform (ATS inklusive) aus einer Hand, dass sie nur ein einziges System erlernen und sich auch nur bei einem einzigen System einloggen und es verwalten müssen. Bei der Einstellung erleichtert dieser reibungslose Prozess den Kolleg:innen, sich intensiver mit Aktivitäten zu beschäftigen, schnell zusammenzuarbeiten und Zugang zu den Methoden und Ratschlägen deines HR-Teams zu erhalten.

Derweil steigt bei einem unzusammenhängenden Bewerbungsprozess das Risiko, dass Bewerbende aus dem Prozess aussteigen. Ein einheitlicher, konsistenter und markengerechter Bewerbungsprozess zeigt den Arbeitgebenden von seiner besten Seite.

Bewerbende können leichter nachvollziehen, wofür du stehst. Teilen sie deine Werte, sind sie auch eher geneigt, dich zu ihrem bevorzugten Arbeitgebenden zu machen. Umgekehrt können schlechte Erfahrungen dazu führen, dass die Bewerbenden dich falsch einschätzen, was zu unpassenden Einstellungen führt.

Abgesehen davon, dass ein ATS den Einstellungsprozess erleichtert, gibt es eine interessante Statistik: Laut der Lighthouse Research & Advisory 2024 Talent Acquisition Trends Study geben nur 15 Prozent der Unternehmen an, dass sie einen sehr persönlichen, ansprechenden und konformen Onboarding-Prozess haben. Darin besteht also die Chance, einen Wettbewerbsvorteil gegenüber 85 Prozent des Arbeitsmarktes zu erzielen.

Checkliste für die Anforderungen an ein Bewerbenden-Tracking-System

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Was du bei der Implementierung eines ATS im Rahmen deiner HCM-Strategie beachten solltest

Wenn du ein neues ATS einführst oder zu einem anderen ATS wechselst, ist es wichtig, dass du dir überlegst, wie es zum Rest deiner Personalinformationsplattform passt.

Die wichtigsten Fragen, die du dir stellen musst, sind die nach dem Umfang der Auswirkungen und den möglichen Gewinnen (oder Einsparungen) durch Skaleneffekte. Es gibt drei Möglichkeiten, ein ATS zu implementieren: als eigenständiges System ohne Verbindung zu anderen HR-Tools, integriert in ein anderes HCM-System oder als Teil einer End-to-End-HCM-Gesamtlösung.

Ein eigenständiges ATS verbessert zwar deine Einstellungsaktivitäten und versetzt dein Team in die Lage, mit Leichtigkeit anzuwerben, zu filtern, Vorstellungsgespräche zu führen, Bewerbende auszuwählen und ihnen Angebote zu machen. Wenn es jedoch in eine andere HCM-Lösung integriert ist, bietet es das zusätzliche Potenzial, Datensätze über den gesamten Zyklus eines Beschäftigten im Unternehmen zusammenzuführen und immer mehr Managementinformationen zu gewinnen.

Diese Möglichkeiten werden noch verstärkt, wenn das ATS ein Tool innerhalb einer End-to-End-HCM-Lösung ist, das nahtlose Kommunikation, umfassende Managementinformationen und mögliche Einsparungen im Vergleich zur Arbeit mit mehreren Providern bietet.

Ein ATS ist dein Schlüssel zum Erfolg bei der Personalbeschaffung

Eine große Anzahl führender Unternehmen nutzt ATS-Software bereits in der einen oder anderen Form. Viele dieser Systeme sind sehr nützlich, weil sie den HR-Teams Zeit sparen und den ROI beim Einstellungsprozess verbessern. Ihr Einfluss muss jedoch nicht nur darauf begrenzt sein.

Ein ATS kann den Personalverantwortlichen (und ihren Teams) einen besseren Überblick über den Einstellungsprozess verschaffen und so zu einer reibungslosen Umsetzung der Personalbeschaffungsstrategien beitragen. Alle Daten an einem Ort zu haben, kann auch detaillierte Erkenntnisse liefern, die diese Strategien weiterentwickeln.

Ein weiterer Vorteil ist das vereinheitlichte System. Die Reduzierung des technischen Aufwands verringert nicht nur die Zeit, die für die Verwaltung des Einstellungsprozesses benötigt wird. Es erleichtert allen Beteiligten in deinem Unternehmen, sich mit den Einstellungspraktiken auseinanderzusetzen.

Und schließlich ist da noch die einheitliche Benutzererfahrung. Ein ATS kann Arbeitgebende grundsätzlich gut aussehen lassen. Wenn dein ATS Teil einer End-to-End-Lösung ist, setzt sich dieser Eindruck auch nach der Einstellung fort.

Ein ATS ist mehr als nur ein Verwaltungsinstrument, wenn es von einem Provider bereitgestellt wird, der auch einen guten Support und Flexibilität bietet. Es hilft dir, die besten Talente zu finden, einzustellen und zu binden. Darüber hinaus schickt es dir nützliche Mitteilungen, leitet dich an und reagiert auf die sich entwickelnden Anforderungen deiner Personalstrategie.

Viele Personalverantwortliche erleben mit ihrem ATS bessere Einstellungsprozesse als je zuvor.

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