Eine Vergütungsanalyse ist essenziell, um ein menschenorientiertes Arbeitsumwelt zu schaffen und sicherzustellen, dass du an den richtigen Stellen die richtigen Investitionen tätigst.

Im Rahmen der Vergütungsanalyse wird die Bezahlungsstruktur deines Unternehmens bewertet und bestimmt, ob sie wettbewerbsfähig und fair ist. Eine erfolgreiche Analyse umfasst die Bewertung der Grundgehälter, Boni, Leistungen und anderer Vorteile, die du anbietest. Dann werden die Ergebnisse interner Abteilungen verglichen, sowie Vergleiche mit Industriestandards oder Wettbewerbern durchgeführt.

Eine angemessene Vergütungsstrategie ist unabdingbar, um die besten Talente anzuziehen und beizubehalten sowie allen Mitarbeitenden das Gefühl zu geben, wertgeschätzt zu werden. Sie hilft außerdem bei der Bewertung von Abteilungsbudgets, bei der Optimierung von Ausgaben und bei der Erschaffung eines fairen Umfeldes, das das Wohlbefinden fördert und das Aufkommen von Missgunst vermeidet.

In diesem Guide fassen wir die Hauptvorteile einer effektiven Vergütungsstrategie zusammen und erklären genau, wie man selbst eine Gehaltsanalyse durchführen kann. Wir sehen uns außerdem eine kostenlose Vorlage für die Vergütungsanalyse an, die dir hilft, mit deinen Nachforschungen zu beginnen.

Die Vorteile einer Vergütungsanalyse

Eine Vergütungsanalyse durchzuführen ist aus verschiedenen Gründen wichtig. Hier sind einige der bedeutendsten Vorteile, die sie bietet:

• Eine Vergütungsanalyse hilft dir, die besten Talente für dich zu gewinnen und beizubehalten, indem du überzeugende Vergütungspakete anbietest, die mit den aktuellen Marktpreisen übereinstimmen. Eine Vergütungsanalyse kann dir außerdem die richtigen Einblicke bieten, um deine Leistungspakete zu planen, mithilfe derer du die Motivation und Produktivität deiner Mitarbeitenden aufrechterhalten kannst.
• Sie hilft dir, mit deinen Konkurrenten auf gleicher Höhe zu bleiben und ähnliche Gehalts- und Leistungspakete anzubieten. So reduzierst du das Risiko, dass die besten Talente von höheren oder attraktiveren Angeboten angelockt werden.
• Eine Vergütungsanalyse – kombiniert mit einem entsprechenden Vergütungsmanagement und den richtigen Anpassungen – stellt deine Mitarbeitenden zufrieden und führt somit zu mehr Produktivität, Engagement und einer besseren Gesamtperformance des Unternehmens.
• Ebenso ist eine Vergütungsanalyse eine gute Möglichkeit, um Lohngerechtigkeit innerhalb der Belegschaft zu gewährleisten, da du deine Gehaltsstrukturen regelmäßig überprüfen und so Ungleichheiten identifizieren kannst. Die Förderung von Diversität und Inklusion gehört heutzutage für viele Unternehmen zu den obersten Prioritäten, und auch hier kann eine Vergütungsanalyse helfen: Sie zeigt, wie sehr sich dein Unternehmen für Gleichberechtigung einsetzt und fördert eine positive Unternehmenskultur, die auf Transparenz und Ehrlichkeit basiert. Außerdem hilft sie deiner Organisation, mögliche rechtliche Probleme bezüglich Lohndiskriminierung zu vermeiden.
• Eine Vergütungsanalyse kann Chancen aufzeigen, deine Mitarbeitenden stärker zu motivieren und auf verschiedene Weisen zu belohnen, oder zusätzliche Anreize zu schaffen. Sie kann möglicherweise auch Lücken in deinen Teams aufzeigen, sodass du diese angehen kannst, um deine Gesamtleistung zu steigern.
• Zu guter Letzt kann eine Vergütungsanalyse Daten für eine präzisere Entscheidungsfindung und Ressourcenverteilung bereitstellen. Sie kann dir dabei helfen, dein Budget für die Belegschaft optimal zu nutzen und in die richtigen Trainings, Leistungen und Vorteile zu investieren, die deine Mitarbeitenden motivieren.

Wie führt man eine Vergütungsanalyse durch?

Wenn du eine Vergütungsanalyse durchführen möchtest, solltest du verschiedene Schritte befolgen, damit dein Prozess gründlich ist und du präzise Ergebnisse erzielen kannst. Es ist wichtig, einen methodischen Ansatz zu verfolgen, damit dir bei der Bewertung deiner aktuellen Vergütungspraktiken und dem Vergleich mit Konkurrenten nichts entgeht.

So funktioniert eine Vergütungsanalyse:

Schritt 1: Definiere deine Stellen und Verantwortlichkeiten und sammle Daten

Es versteht sich fast von selbst: Ohne ein klares Verständnis von jeder Stelle zu haben ist es unglaublich schwierig, die Vergütungspraktiken deines Unternehmens zu definieren. Beginne deine Analyse deshalb damit, deine Rollen und die Ansprüche an jede Stelle innerhalb deines Unternehmens klar zu definieren. Dies bietet dir die Grundlage, die du brauchst, um deine bestehende Struktur mit den Industriestandards zu vergleichen. Die Arbeitswelt entwickelt sich weiter und die Menschen werden agiler – „fluide Teams“ mit wechselnden Mitgliedern kommen immer häufiger vor und dadurch wird es noch wichtiger, den Mehrwert jeder Stelle für dein Unternehmen zu definieren.

Wenn du deine Vergütungsstruktur in Gehaltsbänder einteilst, solltest du sicherstellen, dass die Daten aktuell und über das Unternehmen hinweg vollständig sind. Sammle alle Daten an einem Ort, indem du beispielsweise unsere Vergütungsanalyse-Vorlage unten verwendest. So hast du alles, was du brauchst, um den Marktwert jeder Stelle zu bewerten.

Schritt 2: Markteinblicke sammeln

Als Nächstes ist es an der Zeit, einen Blick außerhalb deines Unternehmen zu werfen. Sammle Informationen über die Vergütungspakete anderer Unternehmen, sowohl innerhalb deiner Branche als auch darüber hinaus. Für global agierende Unternehmen ist es außerdem wichtig, regionale und nationale Unterschiede zu verstehen, die sich auf die Vergütung auswirken können, und die Daten entsprechend voneinander zu trennen.

Um herauszufinden, was andere anbieten, sieh dir Forschungsberichte, Online-Datenbanken und aktuelle Stellenausschreibungen an. Konzentriere dich dabei auf Unternehmen, die eine ähnliche Größe und einen ähnlichen Umfang wie deines aufweisen, da dies einen starken Einfluss auf die Vergütungsebenen hat und es um einiges einfacher macht, einen klaren Vergleich anzustellen.

Schritt 3: Bewerte und vergleiche deine Jobs

Nun ist es an der Zeit, die in den ersten zwei Schritten gesammelten Informationen zu vergleichen. Wenn möglich, vergleiche deine Stellen mit den Marktdaten, die du gesammelt hast – beachte jedoch, dass dies nicht für jede Stelle möglich sein wird, da du wahrscheinlich insbesondere bezüglich der Gehälter konkurrierender Unternehmen auf Datenlücken stößt.

Ziehe daher in Betracht, innerhalb deiner Organisation „Benchmark-Jobs“ festzulegen, auf Basis derer du deine allgemeine Wettbewerbsfähigkeit beurteilen kannst. Wähle dafür die Stellen mit den eindeutigsten Daten aus und nutze diese als Wegweiser für den Rest deiner Ergebnisse.

Schritt 4: Bewerte die interne Gerechtigkeit

Nutze dein Benchmarking außerdem für die Bewertung der internen Gerechtigkeit deiner Vergütungsstruktur: stelle nicht nur Vergleiche mit externen Kennzahlen an, sondern auch innerhalb deiner Teams und zwischen ähnlichen Rollen. Werden Mitarbeitende mit einer langen Beschäftigungsdauer entsprechend entlohnt? Stimmen die Grundgehälter bei Stellen auf ähnlichen Ebenen überein? Gibt es Abteilungen oder Personen, die im Vergleich mit anderen schlechter dran sind?

Deine Ergebnisse sorgfältig zu durchleuchten ist der beste Weg, um jegliche Unstimmigkeiten und Ungleichheiten zu identifizieren, sowie die Informationen zu sammeln, die du brauchst, um positive Änderungen vorzunehmen.

Du kannst diese Ergebnisse außerdem nutzen, um Gehaltsbänder für jede Stelle zu kreieren. Diese bieten einen bestimmten Umfang, um beim Angebot von Beförderungen, Gehaltserhöhungen oder Stellen an neue Mitarbeitende Faktoren wie Erfahrung, Training und Performance in Betracht zu ziehen.

Schritt 5: Prognosen zu Anpassungen

Fasse basierend auf deinen Ergebnissen jegliche Änderungen zusammen, die dich näher an die Marktdaten bringen oder Abweichungen ausgleichen würden, die du zwischen Teams oder ähnlichen Rollen identifiziert hast. Indem du eine vollständige Prognose aufstellst, bevor du Änderungen vornimmst, kannst du die voraussichtlichen Auswirkungen auf deine Budgets bewerten und beurteilen, ob du sofort etwas ändern solltest oder ob die Änderungen Teil eines laufenden Prozesses für mehr Gerechtigkeit sein sollten.

Es ist wichtig, diese Prognose auf zukünftige Stellen oder jene, die du aktuell offen hast, anzuwenden, sodass du deine Gehaltsbänder aktualisieren und sicherstellen kannst, dass alles passt.

Analyse und darüber hinaus: deine Daten nutzen

Wenn deine Gehaltsanalyse fertig ist, ist es an der Zeit, Änderungen vorzunehmen und diese deinen Manager:innen und Teams mitzuteilen. Diesen Prozess so transparent wie möglich zu gestalten fördert das Vertrauen innerhalb deiner Belegschaft sowie eine positive Unternehmenskultur.

Nach deiner ersten Bewertung solltest du in regelmäßigen Abständen weitere Vergütungsanalysen durchführen. Auf diese Art und Weise kannst du auf Markt- und organisatorische Änderungen reagieren und dir sicher sein, dass deine Vergütungsstruktur wettbewerbsfähig, fair und förderlich bleibt, um deine Performance zu optimieren.

<<Nutze diese Vorlagen, um deine eigene Vergütungsanalyse durchzuführen.>>

Vergütungsanalyse-Vorlage

Wenn sie richtig durchgeführt wird, kann dir eine Vergütungsanalyse helfen, die besten Talente für dich zu gewinnen und beizubehalten sowie die Lohngerechtigkeit zu fördern und die Ressourcenverteilung in deiner Organisation zu optimieren.

Basierend auf den oben genannten Schritten kannst du diesem Beispiel für eine Vergütungsanalyse folgen, um mit der Bewertung der Gerechtigkeit und Wettbewerbsfähigkeit deiner bestehenden Vergütungsstruktur zu beginnen.

Sammlung interner Daten

(Wenn du interne Daten sammelst, ist es wichtig, demografische Daten wie Alter und Geschlecht mitaufzunehmen, sodass du eine gründliche Analyse durchführen und sicherstellen kannst, dass niemand unter Lohndiskriminierung leidet.)

<<Nutze diese Vorlagen, um deine eigene Vergütungsanalyse durchzuführen.>>

Vergütungsanalyse und HR-Tech

Je nach der Größe deines Unternehmens kann die manuelle Durchführung einer Vergütungsanalyse ein unglaublich zeitintensiver Prozess sein. Je größer die Organisation, desto mehr Daten müssen von Manager:innen, HR-Systemen und Finanzteams gesammelt werden, und das Sammeln, die Eingabe und die Analyse dieser Daten kann ebenfalls einiges an Zeit in Anspruch nehmen.

Hier kommt eine Software für das Vergütungsmanagement ins Spiel. Sie entlastet dich, indem sie die Vergütungsdaten in einem zentralen Dashboard anzeigt und den Im- und Export von Daten erleichtert sowie die Auswirkungen verschiedener Änderungen visualisiert.

Vergütung und HR-Tech gehen aufgrund dieser Funktionen Hand in Hand. Außerdem macht es Sinn, deine Vergütungsanalyse innerhalb des Systems durchzuführen, in dem all deine Personaldaten gespeichert sind. Halte Ausschau nach einem Tool, das dein Leben einfacher macht und dir die Gehaltseinblicke bietet, mit denen du das Wachstum und den Erfolg deines Unternehmens fördern kannst.

Vergütungsanalyse: Die Informationen, die du für positive Änderungen brauchst

Die Durchführung einer Vergütungsanalyse ist ein wichtiger Schritt für jedes Unternehmen. Sie ermöglicht es dir, präzise Einblicke bezüglich deiner aktuellen Gehaltsstruktur zu erhalten, diese mit externen Maßnahmen zu vergleichen und sicherzustellen, dass dein Ansatz für alle Mitarbeitenden konsistent und fair ist.

Wenn du bezüglich deiner Vergütung, Leistungen und Vorteile transparent bist, kannst du eine positive Unternehmenskultur aufbauen, in der das Wohlbefinden der Mitarbeitenden gefördert wird. Dies führt wiederum dazu, dass Mitarbeitende länger bleiben und ihre Produktivität steigt. Mit der richtigen HR-Tech an deiner Seite ist es einfacher, regelmäßig tiefgreifende Vergütungsanalysen durchzuführen.

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Das bedeutet, dass man zunächst erkennen muss, was falsch läuft, und dann klare und messbare Verbesserungsziele setzt. Je nach Situation kann es notwendig sein, den Mitarbeitenden zusätzliche Motivation zu geben, indem man beispielsweise die potenziellen Auswirkungen einer gleichbleibenden Leistung beschreibt.

An diesem Punkt kommt der Leistungsverbesserungsplan (LVP) ins Spiel. Hierbei handelt es sich um ein klar strukturiertes Dokument, das die spezifischen Probleme in Bezug auf die Leistung einer Person aufzeigt. Ein LVP hilft sowohl dem Arbeitgeber als auch den Mitarbeitenden dabei, Fortschritte zu machen, indem ein organisierter Ansatz für das Leistungsmanagement – frei von jeglichen Unklarheiten – beschrieben wird.

Ein wirkungsvoller LVP deckt Probleme auf, legt Erwartungen fest und enthält Maßnahmen, die Einzelne ergreifen können, um Leistungslücken zu schließen. Der Plan kann zudem die Konsequenzen für nicht erreichte Ziele aufzeigen, sodass die individuellen Ziele mit denen des gesamten Teams in Einklang gebracht werden und ein gemeinschaftliches Gefühl von Zielsetzung und Richtung vermittelt wird.

Der größte Vorteil eines LVP ist jedoch, dass dadurch offene Kommunikation gefördert und die Zusammenarbeit bei der gemeinsamen Bewältigung von Problemen begünstigt wird. Er liefert beiden Seiten klare Messwerte für die gewünschten Leistungsverbesserungen und gibt allen Beteiligten eine bessere Chance, die erwarteten Ergebnisse zu erreichen.

In diesem Leitfaden zeigen wir dir, wie du einen Leistungsverbesserungsplan selbst erstellen kannst, und stellen dir eine Vorlage für einen LVP zum Herunterladen zur Verfügung, die sich im Anschluss individuell anpassen lässt.

Gründe für den Gebrauch einer Leistungsverbesserungsplan-Vorlage

Es kann sehr zeitaufwändig sein, einen eigenen Plan zur Leistungsverbesserung zu erstellen, wenn man bei Null anfängt. Mit einer Vorlage spart man hingegen wertvolle Zeit und kann den LVP im gesamten Unternehmen gleichermaßen anwenden.

Die Verwendung einer LVP-Vorlage hilft bei der Verbesserung folgender Punkte:

• Konsistenz. Eine Vorlage sorgt dafür, dass die Teams deines Unternehmens ein strukturiertes sowie einheitliches LVP-Format einhalten. So wird sichergestellt, dass alle gleich behandelt und keine wichtigen Elemente übersehen werden.
• Effizienz. Die Verwendung einer Vorlage spart dem Team Zeit und Mühe, insbesondere wenn es sich um mehrere Mitarbeitende handelt oder in deinem Unternehmen regelmäßig LVP erstellt werden. Die Pläne bieten einen einfachen Einstieg, sodass man nicht jedes Mal einen komplett neuen Plan erstellen muss.
• Klarheit. Unsere LVP-Vorlage besteht aus übersichtlichen Abschnitten für die Identifizierung von Leistungsproblemen, das Festlegen von Erwartungen, die Ausarbeitung von konkreten Handlungsplänen und das Aufzeigen von Konsequenzen. So ist der Plan für alle leicht zu verstehen und zu befolgen.
• Anpassbarkeit. Die Grundstruktur der LVP-Vorlage gestattet es deinen Teammitgliedern, ihn an spezifische Bedürfnisse der Mitarbeitenden sowie an jede Situation anzupassen.
• Professionalität. Das Einführen einer unternehmensweiten Vorlage ermöglicht es dir, diese einheitlich zu gestalten bzw. zu formatieren, sodass sie einen professionelleren Eindruck machen und ein kohärenterer Ansatz zur Leistungsverbesserung in deinem Unternehmen gefördert wird.
• Dokumentation. Jeder HR-Prozess, der sich auf ein Leistungsproblem bezieht, erfordert aus rechtlicher Hinsicht eine umfassende Dokumentation. Eine LVP-Vorlage ermutigt deine Mitarbeitenden dazu, Probleme, Erwartungen, Schritte und Ergebnisse festzuhalten und kann zudem eine wertvolle Quelle für das Prüfen der Fortschritte sein – sowie in der Zukunft als Referenz für Bewertungen oder Überprüfungen dienen.
• Schulungen. Vorlagen können als Hilfsmittel für Schulungszwecke für Personalverantwortliche und Manager:innen dienen, sodass diese die wichtigsten Komponenten eines LVP sowie etwaige unternehmensspezifische Details verstehen und darüber hinaus lernen, wie man bei Bedarf einen LVP selbst erstellen kann.
• Rechenschaftspflicht. Eine LVP-Vorlage macht alle rechenschaftspflichtig, die am Leistungsüberprüfungsprozess beteiligt sind: mit Unterschriften und Notizen, die das Einverständnis aller Beteiligten in Bezug auf die Einhaltung der festgelegten Schritte widerspiegeln.

Die Anwendung einer LVP-Vorlage in deinem Unternehmen unterstützt die Optimierung deiner HR-Prozesse und sorgt für mehr Konsistenz sowie eine gewisse Rechenschaftspflicht unter den Mitarbeitenden. Sie bietet zudem eine klare Struktur, an der sich sowohl Teammitglieder als auch Manager:innen gleichermaßen orientieren können.

<<Lade unsere kostenlose LVP-Vorlage zum Ausdrucken herunter>>

Grundlegende Bestandteile eines Leistungsverbesserungsplans

Eine gute Vorlage für einen Leistungsverbesserungsplan ist die Basis einer Leistungsbewertung. Achte daher darauf, dass deine LVP-Vorlage die folgenden grundlegenden Komponenten enthält:

• Die Identifizierung der Leistungsprobleme. Dein LVP sollte die leistungsverbesserungswürdigen Bereiche der Teammitglieder klar benennen – und gegebenenfalls sogar mit relevanten Beispielen und Daten untermauern.
• Eine klare Definition der Erwartungen. Das Aufstellen messbarer Erwartungen zur Verbesserung macht den nötigen Prozess für alle daran Beteiligten deutlich. Sorge stets dafür, dass dein LVP genaustens vermittelt, wie der Erfolg in den verbesserungsbedürftigen Bereichen aussehen soll.
• Einen Handlungsplan. Ein effektiver Plan zeigt den Mitarbeitenden die nötigen Schritte, die erforderlich sind, um die Leistungserwartungen etappenweise, in der vorgegebenen Zeit, zu erfüllen.
• Einen Überwachungsprozess und die folgenden Schritte. Die Folgen eines LVP sollten messbar sein, daher sollte man beim Erstellen des Plans notieren, wie der Fortschritt in zeitlichen Abständen überwacht wird und von wem das Feedback kommt. Es kann zudem hilfreich sein, die zu erwartenden resultierenden Schritte zu beschreiben – vorausgesetzt, die Person erfüllt die LVP-Erwartungen bis zum Ende des festgelegten Zeitraums.

Das Erstellen eines effektiven Leistungsverbesserungsplans

Entscheidend ist, dass ein gut durchdachter LVP stets der Verbesserung der Arbeit einer Person dienen sollte, nicht etwa der Bestrafung dieser. Daher ist es wichtig, die Basis für die Umsetzung eines LVP offen zu besprechen und erreichbare Ziele zu setzen.

Bei erfolgreicher Anwendung hilfst du somit nicht nur Einzelnen, ihr volles Potenzial auszuschöpfen, sondern leistest auch einen wertvollen Beitrag für dein gesamtes Unternehmen.

Unsere Top-Tipps zur Erstellung eines effektiven Leistungsverbesserungsplans:

1. Sei konkret und achte auf Messbarkeit. Achte darauf, erreichbare Ziele klar und deutlich zu formulieren: Leistungsprobleme sollten mit konkreten Beispielen oder Daten sowie mit CLEVEREN Lösungsansätzen festgehalten werden. Vermeide schwammige Formulierungen und achte darauf, dass der Erfolg objektiv messbar ist.
2. Setze Ziele gemeinsam fest. Die Einbindung der betroffenen Individuen bei der Zielsetzung ist der Schlüssel zum Erfolg. Ermutige sie dazu, sich aktiv einzubringen, um ihnen ein Gefühl von Kontrolle in Bezug auf ihre Leistungsverbesserungsziele zu vermitteln. Stelle zudem sicher, dass sie die festgelegten Erwartungen verstehen und diesen zustimmen.
3. Sorge für Unterstützung, Anleitung und Ressourcen. Die beste Leistung entsteht im Team – biete daher notwendige Hilfsmittel, Schulungen, Beratung und Mentoring an, um die Mitarbeitenden bei ihrer Leistungsverbesserung zu unterstützen. Nutze die LVP-Vorlage, um die verfügbare Unterstützung bzw. ihren Umfang festzuhalten.

Die Anpassung der Leistungsverbesserungsplan-Vorlage

Die positiven Resultate eines LVP hängen davon ab, dass die Mitarbeitenden konkretes Feedback zu ihrer Leistung erhalten, um damit einen erreichbaren Weg zu finden, ihre Arbeit erfolgreich zu verbessern.

Daher ist es entscheidend, einen individuell angepassten Handlungsplan zu bieten, der auf die jeweilige Situation jeder einzelnen Person ausgelegt ist.

Das individuelle Personalisieren gewährleistet, dass die identifizierten Leistungsprobleme exakt festgehalten werden und gesetzte Verbesserungsziele sowohl relevant als auch realistisch ausfallen. Es spiegelt zudem einen persönlichen Ansatz wider, was das allgemeine Engagement der Mitarbeitenden sowie ihre Hingabe im Laufe des Verbesserungsprozesses fördert.

Das Anpassen der LVP-Vorlage an spezielle Umstände und Zielsetzungen begünstigt den Erfolg einzelner Leistungsverbesserungen sowie die allgemeine Entwicklung aller Mitarbeitenden.

Unsere kostenlose Leistungsverbesserungsplan-Vorlage

Eine wahrhaft effektive Entwicklungsplan-Vorlage für Mitarbeitende muss an die spezifischen Bedürfnisse der betreffenden Person angepasst sein. Unser Beispiel für einen Leistungsverbesserungsplan bietet eine gute Grundlage. Jedoch solltest du es nach Belieben an deine Anforderungen und Unternehmensrichtlinien anpassen.

<<Lade unsere kostenlose LVP-Vorlage zum Ausdrucken herunter>>

Beispiele für Leistungsverbesserungspläne

LVP können je nach Art deines Unternehmens sowie den spezifischen Umständen viele verschiedene Formen haben. Im Folgenden findest du wesentliche Auszüge aus den am häufigsten abgeschlossenen LVP-Beispielen, die HR-Teams behandeln, wie z. B. Leistungsverbesserungspläne für Anwesenheitsprobleme oder unerreichte Verkaufsziele.

Beispiel Nr. 1: Mangelhafter Kundenservice

Beispiel Nr. 2: Fehlzeiten und verpasste Fristen

Beispiel Nr. 3: Unbefriedigende Verkaufsleistung

Tipps für eine erfolgreiche LVP-Anwendung

Einen Leistungsverbesserungsplan erfolgreich bei der Arbeit umzusetzen, erfordert von Anfang bis Ende eine unmissverständliche Kommunikation aller Beteiligten. Alle sollten verstehen, welche Rolle sie dabei spielen, welche Verantwortung bei ihnen liegt und wie das erwünschte Ergebnis aussieht.

Es ist zudem von Vorteil, regelmäßig eine Leistungsbeurteilungs-Checkliste der Mitarbeitenden auszufüllen, sodass der Fortschritt genaustens festgehalten werden kann, laufendes Feedback erfolgt und, falls nötig, etwaige Anpassungen vorgenommen werden können. Achte zudem darauf, Lehren aus der vielfältigen LVP-Anwendung zu ziehen und ggf. deinen Ansatz und die Vorlage entsprechend anzupassen.

Ein kohärenter Schulungsplan, der direkt mit dem LVP verknüpft wird, verbessert die Erfolgschancen deiner Teams enorm. Sorge für die Bereitstellung angemessener Ressourcen, eine durchgängig offene Kommunikation und ziehe die Nutzung einer Leistungsmanagement-Software für die Mitarbeitenden in Erwägung, sodass dem Erfolg deiner LVP-Prozesse nichts mehr im Wege steht.

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Du könntest Stunden damit verbringen, Hunderte von Lebensläufen zu durchforsten, um den perfekten Bewerbenden zu finden – und beim „ewigen Krieg um Talente“ scheint weit und breit kein Ende in Sicht zu sein. Deshalb ist ein effizienter Recruiting-Prozess für die Gewinnung und Bindung von Top-Talenten unerlässlich.

Aber wie gelingt ein effizienter Rekrutierungsprozess, vor allem wenn deine HR- und Talentakquise-Teams mit mehreren HR-Systemen für Planung, Einstellung und Onboarding gleichzeitig arbeiten?

In einer idealen Welt hätte jedes Unternehmen eine einzige, umfassende Datenquelle, die den gesamten „Lebenszyklus“ eines Mitarbeitenden abdeckt – von der Planung für eine Stelle über die Einstellung bis hin zum Eintritt in den Ruhestand – mit robusten Lebenszyklus-Analysen. Der gesamte Prozess würde ein außergewöhnliches Bewerbendenerlebnis schaffen und eine einfache Zusammenarbeit zwischen allen an der Einstellung beteiligten Personen (Talentakquise-Team, HR-Verantwortliche, Beschäftigte der Personal- und Finanzabteilung) gewährleisten, die alle an einem Ort zentral zusammenarbeiten können.

Der Trick besteht darin, klein anzufangen. Eine Checkliste für den Recruiting-Prozess kann dabei helfen.

Wenn du eine Vorlage für den Recruiting-Prozess verwendest, kannst du deine Rekrutierungsbemühungen vereinfachen und optimieren. Von der Festlegung der Stellenanforderungen über die Durchführung von Vorstellungsgesprächen bis hin zur Unterbreitung von Angeboten – eine gut strukturierte Checkliste für die Einstellung von Talenten stellt sicher, dass du keine wichtige Aufgabe im Prozessverlauf übersiehst und dass sich deine Bewerbenden durchweg wertgeschätzt fühlen.

Mit einer Recruiting-Vorlage kannst du jede Phase des Recruiting-Prozesses proaktiv angehen und einen klaren Recruiting-Prozess schaffen, mit dem du wertvolle Zeit sparst und bessere Bewerbende für dein Unternehmen findest.

Die Checkliste in diesem Leitfaden dient im Prinzip als „Co-Pilot“ und treuer Begleiter für deinen Recruiting-Prozess, damit du deine Einstellungsziele erreichst.

Was ist ein Recruiting-Prozess?

Ein effektiver Recruiting-Prozess hilft dir, ein leistungsfähiges und talentiertes Team aufzubauen. Außerdem verbessert er die Mitarbeitendenbindung.

Ein Recruiting-Prozess ist die Art und Weise, wie ein Unternehmen neue Teammitglieder entdeckt, bewertet und einstellt. Die besten umfassen einfache Arbeitsabläufe und kollaborative Prozesse, die alle Beteiligten in den Recruiting-Prozess einbeziehen.

Gute Recruiting-Prozesse umfassen herausragende HR-Tools, um die Unterstützung aller Beteiligten zu nutzen, um einen Pool von Bewerbenden zu durchforsten und diejenigen auszuwählen, die am besten zur Kultur und den Werten des Unternehmens sowie zu den jeweiligen Stellenanforderungen passen.

Herausragende HR-Plattformen bieten einheitliche Prozesse für alle Beteiligten:

• Deine Talentakquise-Teams können damit die besten Talente aus den besten Quellen anwerben – anhand von Daten über interne Mobilität, ungenutzte Fähigkeiten in deiner aktuellen Belegschaft und Empfehlungen von Mitarbeitenden
• Deine HR-Verantwortlichen können es für eine einfache Kommunikation mit Bewerbenden nutzen, die sich nahtlos in ihre täglichen Arbeitsabläufe einfügt, und Aufgaben erstellen, die mehr Kontrolle und Transparenz in der Einstellungspipeline bieten
• Deine Personal- und Finanzteams können damit Workflows für die Planung und Genehmigung neuer Stellen entwickeln, die innerhalb des festgelegten Budgets liegen, und Lebenszyklus-Analysen nutzen, um die Wirksamkeit der Wachstumsstrategie des Unternehmens zu messen

Warum eine Checkliste für den Recruiting-Prozess verwenden?

Eine Checkliste oder eine Vorlage für den Recruiting-Prozess ermöglicht allen Beteiligten einfachere Rekrutierungsabläufe und gewährleistet eine schnelle und methodische Beurteilung der Bewerbenden sowie ein positives Erlebnis für Kandidierende.

Außerdem hilft dir die Checkliste dabei, einen strukturierten und organisierten Ansatz für die Einstellung der richtigen Talente für dein Unternehmen zu entwickeln, unabhängig davon, ob du HR-Systeme einsetzt oder nicht.

Eine Checkliste bietet dir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Recruiting-Prozess. Somit stellst du sicher, dass du keine wichtigen Aufgaben übersiehst. Das führt zu besseren Einstellungsergebnissen.

<<Vereinfache deinen Rekrutierungsprozess. Lade unsere Checkliste für den Recruiting-Prozess kostenlos herunter.>>

Die 8-Schritte-Checkliste für den Recruiting-Prozess

Personalbeschaffung ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die eine sorgfältige Planung und Strategie erfordert. Die folgende umfassende Checkliste für den Recruiting-Prozess stellt sicher, dass du jeden einzelnen Schritt des Recruiting-Prozesses sorgfältig planst und durchführst, damit du die besten Talente auf dein Unternehmen aufmerksam machen, bewerten und für dich gewinnen kannst.

Zunächst wollen wir uns die einzelnen Schritte für den Recruiting-Prozess genauer ansehen.

1. Vorbereitung

In diesem Schritt legst du den Grundstein für eine erfolgreiche Personalbeschaffung. Dazu gehört, dass du ein Rekrutierungsteam zusammenstellst und die Ressourcen für den Recruiting-Prozess bestimmst.

Es lohnt sich, gemeinsam mit deinem Team zu überlegen, aus welchen Gründen ihr die Stelle besetzen wollt und was eure Ziele sind. Es ist wichtig, die Unternehmensziele mit der Stellenbeschreibung und den Anforderungen der Stelle abzustimmen und sicherzustellen, dass das für die Stelle vorgesehene Personalbudget den Marktstandards entspricht oder diese übertrifft. Wenn du dies frühzeitig abklärst, kannst du mit höherer Wahrscheinlichkeit die Aufmerksamkeit von relevanten Bewerbenden gewinnen, die die Werte und Ziele deines Unternehmens verkörpern.

2. Anwerbung von Kandidierenden

Sobald du eine klare Vorstellung von den Anforderungen der Stelle und deinen idealen Kandidierenden hast, ist es an der Zeit, Bewerbungen einzuholen.

Mit aussagekräftigen Stellenausschreibungen, die deine Unternehmenskultur und deine Alleinstellungsmerkmale hervorheben, kannst du Bewerbende anziehen, die für die Stelle geeignet sind.

Bewirb deine Stellenausschreibungen in Jobbörsen, sozialen Medien und beruflichen Netzwerken. Wenn du eine Stelle über mehrere Kanäle bewirbst, könntest du es in Betracht ziehen, möglichst unterschiedliche Plattformen zu nutzen, die jeweils andere Zielgruppen ansprechen, um schon vor dem eigentlichen Auswahlverfahren der Diversität einen hohen Stellenwert beizumessen.

Suchst du Talente auf der ganzen Welt oder nur aus einer bestimmten Region? Ermutige Menschen aus Randgruppen, sich zu bewerben, sodass alle eine Chance haben, Teil deines Unternehmens zu werden, unabhängig von ihren jeweiligen Hintergründen.

Handelt es sich bei der Stelle um eine Homeoffice-, hybride oder Bürotätigkeit? Eine flexible Arbeitsweise lockt möglicherweise mehr talentierte Bewerbende auf der ganzen Welt an und macht deinen Arbeitsplatz gleichzeitig zugänglicher für Teammitglieder mit Beeinträchtigungen oder Menschen, die nicht in einem angemessenen Umkreis deines Büros wohnen.

Es ist auch eine gute Idee, darüber nachzudenken, wo deine idealen Bewerbenden ihre Zeit online verbringen, und deine Bemühungen darauf zu konzentrieren, Stellenanzeigen auf diesen Plattformen zu veröffentlichen. Wenn du zum Beispiel Kandidierende der Generation Z ansprechen willst, könntest du Kanäle wie TikTok nutzen, um deine Stellenanzeigen zu veröffentlichen.

Vergiss nicht, dass du auch innerhalb deines eigenen Unternehmens nach Bewerbenden suchen kannst. Die interne Rekrutierung ist eine kostengünstige Möglichkeit, eine Stelle zu besetzen. Sie reduziert den Zeitaufwand für die Einarbeitung und bietet deinen Mitarbeitenden darüber hinaus Aufstiegsmöglichkeiten.

3. Überprüfung und Auswahl der Bewerbenden

Nachdem du die Stelle ausgeschrieben hast, wirst du schon bald viele Bewerbungen erhalten. Der nächste Schritt ist, die Bewerbenden zu prüfen und in die engere Auswahl zu nehmen.

Du kannst Bewerbungen effizient prüfen, indem du Auswahlkriterien entwickelst, die auf den Stellenanforderungen und den erforderlichen Qualifikationen basieren. Bewerbenden-Tracking-Systeme (ATS) und Pre-Employment-Screenings können dir dabei helfen, die Kandidierenden zu identifizieren, die die geeigneten Fähigkeiten und die erforderliche Erfahrung für die Stelle mitbringen.

4. Bewerbungsgespräche

Strukturierte Vorstellungsgespräche, die sich sowohl auf die fachlichen Fähigkeiten als auch auf die kulturelle Eignung konzentrieren, sind wichtig, um die Fähigkeiten von Bewerbenden zu bewerten und sicherzustellen, dass sie mit den Werten deines Unternehmens übereinstimmen.

Ein verhaltensorientiertes Vorstellungsgespräch und das Stellen situationsbezogener Fragen können wertvolle Einblicke in die Problemlösungskompetenz und die zwischenmenschlichen Fähigkeiten von Bewerbenden geben.

Wenn du andererseits Bewerbenden die Möglichkeit gibst, Fragen zu stellen, kann das dazu beitragen, dass sie sich wohler und sicherer fühlen. Vielleicht erhältst du dadurch auch einen tieferen Einblick in das, was ihnen wichtig ist.

5. Beurteilung

Wenn du die ersten Vorstellungsgespräche geführt und deine besten Bewerbenden identifiziert hast, ist es an der Zeit, die Fähigkeiten der verbleibenden Kandidierenden auf die Probe zu stellen.

Entwirf eine praktische Übung, mit der du herausfinden kannst, ob die Kompetenzen der Bewerbenden mit den Anforderungen der Stelle vereinbar sind. Nutze reale Szenarien oder Fallstudien, um die Problemlösungskompetenz zu testen. So kannst du herausfinden, wie die Bewerbenden die Herausforderungen der Stelle angehen und ob sie dabei die Unternehmenswerte verkörpern.

6. Panel-Interviews

In dieser letzten Phase des Vorstellungsgesprächs kannst du ein Gremium einrichten, das aus relevanten Teammitgliedern besteht (z. B. der einstellenden Führungskraft, dem Vertretenden, Verantwortlichen bestimmter Abteilungen und sogar einzelnen Mitarbeitenden).

Während der Vorstellungsgespräche ist es hilfreich, mit den Bewerbenden über die eigene Wahrnehmung der Kompetenzen zu sprechen. Das ist die Gelegenheit für dein Team, alle noch offenen Fragen zu stellen oder die Fragen der Bewerbenden zu beantworten, bevor ihr eine endgültige Entscheidung trefft.

7. Referenzprüfung und Background-Check

Zu diesem Zeitpunkt hast du bestimmt schon ein paar talentierte Bewerbende für die freie Stelle im Kopf.

Es ist wichtig, ihre Informationen und Qualifikationen durch Background-Checks zu verifizieren. Um sicherzustellen, dass sie die rechtlichen Anforderungen erfüllen, solltest du auch ihren Aufenthaltsstatus und ihre Arbeitserlaubnis in deinem Land überprüfen.

Die Überprüfung von Referenzen früherer beruflicher Stationen des Bewerbenden und die Durchführung von Background Checks können helfen, Risiken zu minimieren. Sie bestätigen den beruflichen Werdegang und die Qualifikationen des Bewerbenden. Das hilft deinem Team bei der Entscheidungsfindung.

8. Angebotsverhandlung und Onboarding

Jetzt ist es an der Zeit, dass dein Recruiting-Team einen Kandidierenden für die Stelle auswählt und ein Angebot unterbreitet.

Nun geht es darum, die genauen Arbeitsbedingungen zu verhandeln, das Gehalt und die Zusatzleistungen zu besprechen und ein Stellenangebot zu unterbreiten, das den Erwartungen der sich bewerbenden Person entspricht.

Wenn diese zusagt, beginnt das Onboarding. Du kannst neuen Mitarbeitenden helfen, sich mit ihrer Rolle vertraut zu machen und sich am Arbeitsplatz wohlzufühlen, indem du ihnen alle notwendigen Schulungen sowie Unterstützung für den Einstieg anbietest.

Ein positives Onboarding-Erlebnis ermöglicht neuen Mitarbeitenden einen erfolgreichen Start und fördert die Bindung an das Unternehmen.

Deine Checkliste für den Recruiting-Prozess

<<Vereinfache deinen Rekrutierungsprozess. Lade unsere Checkliste für den Recruiting-Prozess kostenlos herunter.>>

Wie lange dauert der Recruiting-Prozess?

Im Durchschnitt dauert der Recruiting-Prozess etwa 48 Tage. Dies kann jedoch je nach der Hierarchie der Stelle, Anzahl der Vorstellungsgespräche, internen Genehmigungsverfahren, Background-Checks und der Reaktionsfähigkeit sowohl des Arbeitgebenden als auch der Bewerbenden variieren.

Bei höheren Positionen dauert der Recruiting-Prozess aufgrund der Komplexität und der Bedeutung der Stelle in der Regel etwas länger.

Bewährte Praktiken im Recruiting-Prozess

Hier sind einige Best Practices, die du beachten solltest, um deinen Recruiting-Prozess zu optimieren:

• Biete zeitnahes Feedback: Wenn du den Bewerbenden nach dem Vorstellungsgespräch ein schnelles Feedback gibst, zeugt das von Professionalität und Wertschätzung für ihre Zeit. Eine klare Kommunikation während des gesamten Recruiting-Prozesses trägt zu einer positiven Erfahrung für die Bewerbenden bei.
• Priorisiere Vielfalt und Inklusion: Du kannst Vielfalt und Inklusion in deinem Recruiting-Prozess priorisieren, indem du inklusive Stellenbeschreibungen verfasst, Randgruppen berücksichtigst und sicherstellst, dass alle Auswahlverfahren fair sind. Unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe in deinem Unternehmen führen zu mehr Innovation, höherer Produktivität und mehr Gewinn.
• Beurteile die Einstellungskennzahlen: Recruiting-Kennzahlen wie Time-to-Hire, die Qualität der Einstellungen und die Abbruchquote der Bewerbenden während des Prozesses können dir wertvolle Erkenntnisse liefern, um den Recruiting-Prozess zu verbessern.
• Kontinuierliche Verbesserung: Das Feedback von erfolgreichen und nicht erfolgreichen Bewerbenden kann dir helfen, deinen Recruiting-Prozess und die Ergebnisse zu optimieren. Kontinuierliche Verbesserungen stellen sicher, dass deine Talentakquisestrategien relevant und effektiv bleiben, um Top-Talente zu gewinnen.

Automatisiere deinen Recruiting-Prozess mit HR-Systemen

Mit HR-Systemen kannst du den Verwaltungsaufwand reduzieren, indem du Aufgaben automatisierst, die früher zeit- und arbeitsintensiv waren. So kann sich dein Team auf strategische Aufgaben konzentrieren, anstatt sich an nervigem Papierkram die Zähne auszubeißen.

Die Personalbeschaffung erfordert oft die Beteiligung verschiedener Interessengruppen. HR-Systeme ermöglichen eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden des Talentakquise-Teams, des Finanzteams und Personalverantwortlichen und stellen dabei sicher, dass alle auf dieselben Daten zugreifen können.

HR-Systeme wie ATS (Bewerbenden-Tracking-Systeme) ermöglichen eine datenbasierte Entscheidungsfindung. Sie bieten Einblicke in Einstellungskennzahlen und -trends, damit du Top-Talente leichter identifizieren kannst.

Sie können auch automatisierte E-Mails an die Bewerbenden verschicken. Das hat den Vorteil, dass sie das Einstellungserlebnis sowohl für die Bewerbenden als auch für die Personalverantwortlichen verbessern.

HR-Systeme mit Automatisierung können den Recruiting-Teams dabei helfen, Tausende von Bewerbungen zu sichten, um potenzielle Kandidierende mit den richtigen Qualifikationen und Erfahrungen zu identifizieren. Das geht erstens mit einer großen Zeitersparnis einher und erleichtert Personalverantwortlichen zweitens den Recruiting-Prozess um ein Vielfaches.

Der Einsatz von HR-Systemen zur automatisierten Überprüfung und Vorauswahl von Bewerbenden kann Personalverantwortlichen auch dabei helfen, unbewusste Vorurteile zu überwinden – und so die Einstellungsergebnisse zu verbessern.

Neben der Talentsuche hilft die HR-Automatisierung deinem Recruiting-Team auch dabei, den Rekrutierungsprozess effizient zu gestalten, damit du schnell talentierte Bewerbende mit den richtigen Fähigkeiten einstellen und den „Krieg um Talente“ für dich entscheiden kannst.

Der Einsatz von HR-Technologie und die Automatisierung von Teilen des Recruiting-Prozesses machen die Personalbeschaffung effizienter und verhelfen dir anhand fundierter Entscheidungen zu besseren Einstellungen. HR-Tools mit Automatisierung können auch Zeit einsparen, sodass du dich auf die Elemente des Recruiting-Prozesses konzentrieren kannst, die für den Aufbau von Beziehungen wichtig sind, was letztendlich die Erfahrung der Bewerbenden verbessert.

Die Roadmap zu besseren Einstellungsergebnissen

Eine umfassende Checkliste oder eine Vorlage für die Einstellung dient als Roadmap, die dich durch jede Phase des Recruiting-Prozesses begleitet.

Sie wird dir helfen, einen effektiveren und gründlicheren Recruiting-Prozess einzuführen, um Top-Talente anzulocken und zu binden. Außergewöhnliche Recruiting-Prozesse schaffen bessere Erfahrungen für alle am Recruiting-Prozess beteiligten Personen in deinem Unternehmen und bieten den Bewerbenden ein hervorragendes Erlebnis, egal ob du dich letzten Endes für oder gegen sie entscheidest.

Mit einem klaren Prozess kannst du Zeit sparen, die Einstellungskosten senken und letztendlich ein starkes, vielfältiges Team für dein Unternehmen aufbauen.

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Eine gewagte Aussage? Ja, aber sie ist leicht zu stützen.

Du weißt nicht genau, was ein ATS macht? Vereinfacht gesagt verwaltet ein ATS den Einstellungsprozess und hilft dir, die richtigen Leute zur richtigen Zeit für die richtigen Teams zu rekrutieren. Wie du dir vielleicht vorstellen kannst, geht das einher mit einer nahtloseren, ansprechenderen und effizienteren Recruiting-Erfahrung für Bewerbende und Beschäftigte.

Darüber hinaus können Bewerbenden-Tracking-Systeme deine Daten vereinheitlichen und als zentrale Anlaufstelle für alle Fragen der Personalbeschaffung fungieren. Einige Arbeitgebende integrieren ihr ATS in ihre Personalinformationsplattformen und -systeme (Human Capital Management, HCM), um der Datenanalyse eine weitere Dimension zu verleihen.

Der Goldstandard für Arbeitgebende ist ein sogenannter „Hire-to-Retire“-Ansatz, d. h. eine einzige Plattform, wie z. B. ein HCM-System mit integriertem ATS, um Bewerbende einzustellen und Beschäftigte weiterzuentwickeln und schließlich auch irgendwann gehen zu lassen.

Eine einzige Lösung, die den gesamten Zyklus eines Beschäftigten im Unternehmen berücksichtigt, bedeutet weniger Systeme und Software, was in der Regel zu beeindruckenden Vorteilen in Bezug auf Kosten, Schulungen und Unterstützung der Anbieter führt.

Aber nicht alle ATS sind gleich. Die ATS der verschiedenen Anbieter bieten unterschiedliche Funktionen, unterstützen unterschiedliche Abschnitte des Einstellungsprozesses und erfordern natürlich auch unterschiedliche zeitliche und finanzielle Investitionen.

Deshalb ist es wichtig, dass du dein ATS sorgfältig auswählst.

Ein gutes ATS macht den Einstellungsprozess für dein HR-Team einfacher und beschleunigt den administrativen Teil. Wenn du jedoch das falsche ATS auswählst, benötigst du unter Umständen Hilfe, um einfache Aufgaben zu erledigen. Oder schlimmer noch: Du könntest gute Bewerbende mit schlechter Kommunikation abschrecken oder die perfekte Person durch Lücken in deinem System verlieren.

Die Lösung? Dieses Bewerbenden-Tracking-System bietet eine Checkliste, die dir einen Überblick über das gesamte Angebot auf dem Markt gibt, damit du dich auf das konzentrieren kannst, was du wirklich benötigst, und auf die ATS-Plattformen, die deinen Anforderungen gerecht werden.

Die Auswahl des richtigen Bewerbenden-Tracking-Systems

Es spielt keine Rolle, ob du ein Start-up oder ein großes Unternehmen mit Niederlassungen auf der ganzen Welt bist. Die Auswahl von ATS-Anbietern ist einfacher, wenn du einen dreistufigen Ansatz wählst, bei dem du Ressourcen entdeckst und ausrichtest.

Schritt eins: Ein Team zusammenstellen

Der Workflow in deinem Unternehmen läuft bekanntlich reibungsloser, wenn deine Beschäftigten klar definierte Verantwortlichkeiten im Beschaffungsprozess haben. Doch die Personen, die du mit der Auswahl des richtigen ATS betraust, können das Ergebnis stark beeinflussen.

Du brauchst Personalverantwortliche, die die Einstellungsstrategie im Auge behalten. Aber auch die antreibenden Beschäftigten in der Personalabteilung sollten dabei sein, denn sie kennen die täglichen Herausforderungen und wissen, wie ein ATS in der Praxis funktionieren wird. Es müssen noch weitere Fachleute eingebunden werden: die aus der IT stellen sicher, dass das ATS reibungslos integriert werden kann; und die aus dem Beschaffungs- oder Finanzwesen sorgen dafür, dass du ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis erhältst.

Schritt zwei: Finde heraus, welches ATS du brauchst

Sobald dein Team steht, sprich mit allen Beteiligten im Unternehmen, um herauszufinden, was die verschiedenen Abteilungen und Führungskräfte von einem ATS erwarten. Diese Gespräche sollten in beide Richtungen gehen: Nutze diese Checkliste, um die verfügbaren ATS-Tools und -Funktionen zu erläutern und zu zeigen, wie sie deine Einstellungsprozesse verbessern können.

Schon bald solltest du ein ATS-Anforderungsdokument haben, in dem die wichtigsten Funktionen aufgeführt sind. Greife immer wieder darauf zurück, wenn du genau planst, wie das endgültige ATS und dein Einstellungsprozess aussehen könnten.

Schritt drei: Stimme deine Anforderungen mit deinem ATS-Anbieter ab

Da es so viele ATS-Anbieter gibt, macht sich das sorgfältig ausgearbeitete Anforderungsdokument sofort bezahlt, wenn du damit Anbieter auswählst, deren ATS deine Liste von Anforderungen erfüllen kann.

Natürlich kann es sein, dass du dabei Abstriche machen musst. Rechne damit, dass du auf einige weniger wichtige Anforderungen verzichten musst, während du deine Auswahl an geeigneten ATS-Anbietern eingrenzt.

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ATS-Funktionen: Umfang und Auswirkungen auf dein Unternehmen verstehen

Die Funktionen eines ATS sind zwar vielfältig, lassen sich aber grob in drei verschiedene Bereiche einteilen.

Ein ATS kann all deine Daten an einem Ort zusammenführen und dir so einen besseren Überblick über deine Einstellungsvorhaben und deine Bewerbenden-Pipeline verschaffen. Das beste ATS nutzt diese Daten dann, um dir bessere Managementinformationen und Einblicke zu geben. Diese Einblicke sind umso aussagekräftiger, wenn du deine Einstellungsdaten mit den Datenströmen deiner Beschäftigten zusammenführst, z. B. im Rahmen von „Hire-to-Retire“-Ansätzen.

Ein ATS führt in der Regel zu einer Reduzierung des technischen Aufwands: Jeder im Unternehmen nutzt eine einzige Einstellungssoftware statt einer Vielzahl von Tabellenkalkulationen, Paketen und Anwendungen. Das erspart den Einstellungsteams manuelle Aufgaben und rationalisiert die Abläufe (zumindest die administrativen und kollaborativen Elemente – es hat noch niemand ein ATS entwickelt, das sicherstellt, dass die Beteiligten sofort die erforderlichen Maßnahmen ergreifen).

Und schließlich verbessern die ATS-Funktionen die Erfahrungen der Bewerbenden. Dazu gehören nicht nur gut formatierte Angebots- und Absage-E-Mails, sondern auch Dinge wie vorausgefüllte Formulare und responsives Design, um den Bewerbungsprozess einfacher und ansprechender zu gestalten, wodurch die Wahrnehmung deiner Unternehmensmarke verbessert wird. Das alles hilft dir, dich von anderen Unternehmen und Arbeitgebenden abzuheben. Auch deine Einstellungsteams können effektiver zusammenarbeiten und profitieren von einem besseren Erlebnis.

Suche nach einem ATS, das alle deine Daten an einem einzigen Ort zentralisiert

Die Lighthouse Research & Advisory 2024 Talent Acquisition Trends Study hat gezeigt, dass 56 Prozent aller Arbeitgebenden und 75 Prozent der KMU Schwierigkeiten haben, genaue und konsistente Einstellungsdaten zu führen, weil sie mehrere Systeme verwenden.

Es ist schwierig, diese unzusammenhängenden Informationen zu verwerten. Das ist im Grunde so, als würde man Äpfel mit Birnen vergleichen. Du kannst keine richtigen Schlüsse ziehen oder deine Strategie mit bewiesenen Fakten untermauern. Das ist auch ein wichtiger Grund, warum weniger als die Hälfte aller Unternehmen ihren Vorständen Kennzahlen zur Talentakquise zur Verfügung stellen.

Ein ATS rationalisiert diesen Arbeitsablauf. Es bietet eine einzige, zentrale Quelle für deine Personalverantwortlichen, Fachleute für Talentakquise, Beschäftigten in der Finanzabteilung und Sachverständigen für Finanzplanung und -analyse. Du kannst die Einstellungen mit der Leistung und der Beschäftigtenbindung verknüpfen und die Einstellungsabläufe können mit den Personalplänen des Unternehmens abgestimmt werden.

Als Teil einer „Hire-to-Retire“-Plattform kann ein ATS den gesamten Zyklus eines Beschäftigten im Unternehmen abbilden, indem es Rekrutierung und Bindung zusammenbringt und so überzeugende Erkenntnisse liefert.

Suche nach einem ATS, das deinen technischen Aufwand reduziert und effizientere Prozesse schafft 

Laut dem Branchenanalysten Josh Bersin hat ein durchschnittliches Großunternehmen mehr als 80 HR-Tools, aber viele globale Unternehmen haben sogar doppelt so viele! Das ist eine Menge Zeit und Geld, das für Beschaffung, Implementierung, Lizenzen und Schulungen verschwendet wird.

Ganz zu schweigen von dem ständigen Umdenken, dem Hin-und-Her-Wechseln zwischen Systemen, den verschiedenen Formen der Zusammenarbeit und der Verarbeitung all deiner Daten, Mitteilungen und Inhalte. Angesichts der Prognose, dass 54 Prozent der Unternehmen in diesem Jahr mit einem Anstieg des Einstellungsvolumens rechnen (laut der Lighthouse Research & Advisory 2024 Talent Acquisition Trends Study), sehen wir uns einer Sturmfront gegenüber, in der technologische Verzögerungen auftreten sowie Systeme und Prozesse die Arbeit unserer Beschäftigten eher hemmen als unterstützen.

Mit nur einem ATS (oder einer breiteren „Hire-to-Retire“-Plattform) können Arbeitgebende Geld sparen, indem sie die Abonnements für mehrere Anwendungen einsparen. Die Arbeitsabläufe werden optimiert, sodass die Kolleg:innen die Prozesse schneller aufnehmen (und ausführen) können.

Die Sicherheit wird natürlich erhöht, da deine Daten bei weniger Anbietern gespeichert sind. Außerdem können sich deine Beschäftigten mehr auf die Zusammenarbeit konzentrieren und den Bewerbenden ein besseres Erlebnis bieten. Letzteres ist tatsächlich das Hauptfeld, in das die Arbeitgebenden die wiedergewonnene Zeit investieren, die durch Automatisierung eingespart wurde.

Suche nach einem ATS, das sowohl für interne Nutzer:innen als auch für Bewerbende ein einheitliches Erlebnis bietet

Bei Betrachtung deiner ATS-Optionen solltest du dir Matt Fergusons (CEO von CareerBuilder) Meinung zum Abgleich zwischen deinen Anforderungen und den Funktionen eines ATS zu Gemüte führen: „Unternehmen sind bereit, weniger Funktionen zu akzeptieren, nur um ihre Technologie auf einer einzigen Plattform zu haben.“

An dieser Stelle kann es helfen, einen Schritt zurückzutreten, das Gesamtbild zu betrachten und sicherzustellen, dass deine Plattform einfach zu verwenden ist und alle mit ins Boot holt.

Für die Nutzenden bedeutet eine „Hire-to-Retire“-HCM-Plattform (ATS inklusive) aus einer Hand, dass sie nur ein einziges System erlernen und sich auch nur bei einem einzigen System einloggen und es verwalten müssen. Bei der Einstellung erleichtert dieser reibungslose Prozess den Kolleg:innen, sich intensiver mit Aktivitäten zu beschäftigen, schnell zusammenzuarbeiten und Zugang zu den Methoden und Ratschlägen deines HR-Teams zu erhalten.

Derweil steigt bei einem unzusammenhängenden Bewerbungsprozess das Risiko, dass Bewerbende aus dem Prozess aussteigen. Ein einheitlicher, konsistenter und markengerechter Bewerbungsprozess zeigt den Arbeitgebenden von seiner besten Seite.

Bewerbende können leichter nachvollziehen, wofür du stehst. Teilen sie deine Werte, sind sie auch eher geneigt, dich zu ihrem bevorzugten Arbeitgebenden zu machen. Umgekehrt können schlechte Erfahrungen dazu führen, dass die Bewerbenden dich falsch einschätzen, was zu unpassenden Einstellungen führt.

Abgesehen davon, dass ein ATS den Einstellungsprozess erleichtert, gibt es eine interessante Statistik: Laut der Lighthouse Research & Advisory 2024 Talent Acquisition Trends Study geben nur 15 Prozent der Unternehmen an, dass sie einen sehr persönlichen, ansprechenden und konformen Onboarding-Prozess haben. Darin besteht also die Chance, einen Wettbewerbsvorteil gegenüber 85 Prozent des Arbeitsmarktes zu erzielen.

Checkliste für die Anforderungen an ein Bewerbenden-Tracking-System

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Was du bei der Implementierung eines ATS im Rahmen deiner HCM-Strategie beachten solltest

Wenn du ein neues ATS einführst oder zu einem anderen ATS wechselst, ist es wichtig, dass du dir überlegst, wie es zum Rest deiner Personalinformationsplattform passt.

Die wichtigsten Fragen, die du dir stellen musst, sind die nach dem Umfang der Auswirkungen und den möglichen Gewinnen (oder Einsparungen) durch Skaleneffekte. Es gibt drei Möglichkeiten, ein ATS zu implementieren: als eigenständiges System ohne Verbindung zu anderen HR-Tools, integriert in ein anderes HCM-System oder als Teil einer End-to-End-HCM-Gesamtlösung.

Ein eigenständiges ATS verbessert zwar deine Einstellungsaktivitäten und versetzt dein Team in die Lage, mit Leichtigkeit anzuwerben, zu filtern, Vorstellungsgespräche zu führen, Bewerbende auszuwählen und ihnen Angebote zu machen. Wenn es jedoch in eine andere HCM-Lösung integriert ist, bietet es das zusätzliche Potenzial, Datensätze über den gesamten Zyklus eines Beschäftigten im Unternehmen zusammenzuführen und immer mehr Managementinformationen zu gewinnen.

Diese Möglichkeiten werden noch verstärkt, wenn das ATS ein Tool innerhalb einer End-to-End-HCM-Lösung ist, das nahtlose Kommunikation, umfassende Managementinformationen und mögliche Einsparungen im Vergleich zur Arbeit mit mehreren Providern bietet.

Ein ATS ist dein Schlüssel zum Erfolg bei der Personalbeschaffung

Eine große Anzahl führender Unternehmen nutzt ATS-Software bereits in der einen oder anderen Form. Viele dieser Systeme sind sehr nützlich, weil sie den HR-Teams Zeit sparen und den ROI beim Einstellungsprozess verbessern. Ihr Einfluss muss jedoch nicht nur darauf begrenzt sein.

Ein ATS kann den Personalverantwortlichen (und ihren Teams) einen besseren Überblick über den Einstellungsprozess verschaffen und so zu einer reibungslosen Umsetzung der Personalbeschaffungsstrategien beitragen. Alle Daten an einem Ort zu haben, kann auch detaillierte Erkenntnisse liefern, die diese Strategien weiterentwickeln.

Ein weiterer Vorteil ist das vereinheitlichte System. Die Reduzierung des technischen Aufwands verringert nicht nur die Zeit, die für die Verwaltung des Einstellungsprozesses benötigt wird. Es erleichtert allen Beteiligten in deinem Unternehmen, sich mit den Einstellungspraktiken auseinanderzusetzen.

Und schließlich ist da noch die einheitliche Benutzererfahrung. Ein ATS kann Arbeitgebende grundsätzlich gut aussehen lassen. Wenn dein ATS Teil einer End-to-End-Lösung ist, setzt sich dieser Eindruck auch nach der Einstellung fort.

Ein ATS ist mehr als nur ein Verwaltungsinstrument, wenn es von einem Provider bereitgestellt wird, der auch einen guten Support und Flexibilität bietet. Es hilft dir, die besten Talente zu finden, einzustellen und zu binden. Darüber hinaus schickt es dir nützliche Mitteilungen, leitet dich an und reagiert auf die sich entwickelnden Anforderungen deiner Personalstrategie.

Viele Personalverantwortliche erleben mit ihrem ATS bessere Einstellungsprozesse als je zuvor.

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Da immer mehr Verantwortung auf den Schultern der Personalleitung lastet, kann das schnell zu Überforderung führen – und selbst die Besten von uns benötigen hin und wieder Hilfe. 

An dieser Stelle kommt das Personalinformationssystem (Human Resource Information System, kurz HRIS) ins Spiel. 

Doch die richtige Implementierung eines HRIS ist kein Kinderspiel. Ohne einen sorgfältig ausgearbeiteten HRIS-Implementierungsplan entgehen deinem Unternehmen möglicherweise die ganzen Vorteile eines guten HRIS. 

Bevor wir zur Implementierung kommen, musst du jedoch ein HR-System auswählen, das für dein Unternehmen geeignet ist. 

Aber wie kannst du angesichts der großen Auswahl sicherstellen, dass du dich für die richtige Lösung entscheidest? Sehen wir uns an, worauf du bei der Suche nach dem idealen HRIS achten musst. 

So findest du das passende HRIS

Mit der Auswahl des richtigen HR-Systems für dein Unternehmen ist es wie mit der Entscheidung, was es zu essen geben soll. 

Natürlich kannst du zur Tiefkühlpizza greifen oder ein Mikrowellengericht aus dem Regal ziehen – wenn du das Essen mit den richtigen Kräutern und Gewürzen verfeinerst, kann alles gut schmecken. 

Aber mal ehrlich: Es geht doch nichts über eine selbst zubereitete Mahlzeit mit den frischesten, qualitativ hochwertigsten Zutaten. Ein mit Liebe gekochtes Essen – nur für dich – ist doch genau das, was du dir wünschst.

Und genauso ist es mit deinem HRIS. Es sollte jede individuelle Anforderung deiner Organisation erfüllen, denn nicht jedes Unternehmen hat die gleichen Bedürfnisse – oder den gleichen Geschmack. 

Deshalb haben wir ein paar wichtige Tipps zusammengestellt, die dir bei der HRIS-Auswahl helfen.

1. Erstelle eine Liste

Bevor du auf die Suche gehst, solltest du dir klarmachen, wonach du eigentlich suchst. Jede Organisation hat ihre eigenen Prioritäten und Anforderungen. Also solltest du unbedingt wissen, welche lang- und kurzfristigen Ziele deine Organisation mit dem HRIS anstrebt. Mit einer detaillierten Liste aller Anforderungen an das HRIS kannst du deine Auswahl eingrenzen. 

Brauchst du bei deinem HRIS beispielsweise interaktive Funktionen wie Umfragen und Abstimmungen? Spielen Abwesenheitsmanagement und Lohnabrechnung eine wichtige Rolle? Sollte es möglich sein, dass sich dein HRIS in andere Tools integrieren lässt, mit denen du bereits arbeitest? 

Alle diese Faktoren können deine abschließende Entscheidung stark beeinflussen. Daher solltest du alle Aspekte betrachten, bevor du dich festlegst. 

2. Recherchiere

So selbstverständlich dieser Schritt erscheinen mag – er ist auch einer der wichtigsten. Wie bereits erwähnt, gibt es eine riesige Auswahl auf dem Markt. Das heißt jedoch nicht, dass jede Option für dich geeignet ist. Nimm dir genügend Zeit fürs Recherchieren und Vergleichen. Stelle eine Liste mit namhaften HRIS-Anbietern zusammen, die du in die engere Auswahl nehmen möchtest. Die Produkte dieser Anbieter sollten zu den Vorstellungen und Anforderungen deines Unternehmens passen.

Im Internet findest du viele gute Websites und Ressourcen, die dir bei deiner Suche nach dem richtigen Anbieter helfen. Dort findest du Tipps oder verschiedene Softwareangebote im Vergleich. Hier eine Auswahl von Ressourcen, die wir für hilfreich halten: 

• G2 Crowd – eine Website mit Peer-to-Peer-Bewertungen zu Unternehmenssoftware

• Gartner – dieses Forschungs- und Beratungsunternehmen bietet Unternehmen wertvolle Erkenntnisse im Hinblick auf Investitionen in Unternehmenstechnologie 

• The Josh Bersin Company – diese Organisation bietet wertvolle Einblicke in Corporate Learning, Talent Management und HR 

• Linked:HR – die führende HR-Gruppe auf LinkedIn 

3. Achte auf dein Budget

Budgetüberlegungen sind ein wichtiger Faktor bei der Auswahl des passenden HRIS. Achte darauf, dass die Preise für die infrage kommenden Lösungen mit dem Budget deines Unternehmens vereinbar sind. Wichtig: Ein HRIS bringt nicht nur Anschaffungskosten mit sich. 

Du musst beispielsweise auch die Aktualisierungs- und Wartungskosten berechnen, zumal diese einen großen Unterschied ausmachen können. Vielleicht noch wichtiger: Entscheidest du dich für eine preisgünstigere Lösung, die nicht alle Anforderungen deines Unternehmens erfüllt, musst du später eventuell noch zusätzliche Einzellösungen anschaffen und letztlich mehr Geld ausgeben. Dann wäre die anfänglich teurere Lösung unter dem Strich die günstiger Option gewesen. 

Wenn du mit der Recherche und den Preisvergleichen fertig bist, kannst du die Ergebnisse auswerten und feststellen, welche Systeme in dein Budget passen. Denn wenn das „ideale“ HRIS dein Budget sprengt, ist es nicht ideal. 

4. Sammle deine Gedanken

Viele Köche verderben den Brei. Geht es jedoch um die Auswahl der richtigen HR-Plattform, können sie hilfreich sein. Die Suche nach dem geeigneten HRIS sollte nicht einer einzigen Person überlassen werden. Du musst auch die Perspektiven und Meinungen derjenigen einholen, die unmittelbar mit dem Produkt arbeiten sollen. 

Ein breites Spektrum an Sichtweisen wirkt sich positiv auf die Auswahl eines HRIS aus, mit dem alle zufrieden sind. Bitte andere HR-Fachleute, deine IT-Abteilung sowie Mitglieder des Managements und ausgewählte Mitarbeitende, die das System nutzen werden, um ihre Meinung. 

Deine Strategie für die HRIS-Implementierung

Nachdem du ein neues HRIS gefunden und erworben hast, musst du es wie geplant in deiner Organisation implementieren. 

Die Implementierung eines neuen HRIS ist in zwei Szenarien notwendig:

1. Ein vorhandenes HR-System wird ersetzt – das ist der Fall, wenn das aktuelle System die Anforderungen des Unternehmens nicht mehr erfüllt oder gegen ein höherwertiges Modell ausgetauscht werden muss. 

2. Es ist das erste HRIS im Unternehmen – das Unternehmen hat bisher noch keine HR-Plattform eingesetzt und fängt jetzt bei null an. 

Ein HRIS implementieren – das ist leichter gesagt als getan. Wenn du eine solide Basis für deinen zukünftigen Erfolg schaffen willst, benötigst du eine gut durchdachte Implementierungsstrategie. 

Deshalb haben wir eine 5-Punkte-Checkliste zur HRIS-Implementierung zusammengestellt. Sie soll dir helfen, alle wichtigen Implementierungsschritte erfolgreich auszuführen. 

1. Einen umfassenden Projektplan für die HRIS-Implementierung aufstellen

Wie in allen Bereichen gilt: Ein Ziel ohne Plan ist nur ein Wunsch. 

Zur einwandfreien und erfolgreichen Implementierung eines neuen HRIS musst du als Erstes einen umfassenden Plan entwickeln. Dieser Plan muss eine klare Vorstellung vermitteln, sachgemäß formuliert sein, zeitlich realistisch sein und auf mögliche Bedenken eingehen. 

Eine klare Vorstellung

Jeder Plan braucht eine Vision. 

Hier kannst du bestimmen, was du erreichen möchtest, welche Arbeitsabläufe und Automatisierungen eingerichtet werden sollen, welche konkreten Aufgaben zu erledigen sind und wer dafür zuständig ist. Darüber hinaus solltest du feststellen, für welche Personen das neue System relevant ist, und mit ihnen kommunizieren. Außerdem solltest du eine gründliche Analyse der Daten erstellen, die während des gesamten Prozesses erfasst wurden. 

Ein realistischer Zeitplan

Auf das richtige Timing kommt es an. Die HRIS-Implementierung ist eine große Aufgabe, und Verzögerungen können weitreichende Folgen haben. Dein Zeitplan muss also wohlüberlegt und vor allem realistisch sein. 

Lass dir lieber etwas mehr Zeit und gehe sorgfältig vor, anstatt dich zu beeilen und durch spätere Korrekturen den Projektablauf zu verzögern. Denk daran, dass der Zeitplan nicht nur die Zeit für das Installieren des Systems umfassen sollte. Plane auch die Zeit ein, die dafür benötigt wird, den Mitarbeitenden das HRIS vorzustellen und sie in das System einzuarbeiten. 

Sprich Bedenken an und gehe darauf ein

Veränderungen sorgen selten für Begeisterung – jedenfalls am Anfang. Keine Frage: Die Implementierung eines neuen HRIS hat Auswirkungen auf die Personen, die regelmäßig damit arbeiten sollen. Das solltest du unbedingt beachten. Da du mit der Personalleitung betraut bist, hörst du dir oft die Bedenken anderer Personen – von Mitarbeitenden bis hin zu Aktionär*innen – an und gehst darauf ein. Doch trotz deiner Erfahrung im Umgang mit anderen ist eine Kommunikationsstrategie sinnvoll. 

Eine zentrale Anlaufstelle

Wichtig: Viele HRIS-Unternehmen bieten ihre Unterstützung beim Umstellen auf das neue System an. Dazu gehören etwa Implementierungsservices mit einem Projektrahmen, einem Zeitplan und weiteren Komponenten, die dir bei der Implementierung helfen. 

Nimm dieses Fachwissen in Anspruch, damit die Umstellung so reibungslos wie möglich abläuft. Dabei kann eine sachkundige Person aus dem internen Projektmanagement als Schnittstelle zwischen dem Unternehmen und dem Anbieter fungieren, sodass die Kommunikation zentral und einheitlich erfolgt.

Sobald dein Plan „steht“, muss er nur noch umgesetzt werden. Gehe alle notwendigen Schritte durch und achte darauf, dass du alles, was du so sorgfältig ausgearbeitet hast, planmäßig ausführst. 

2. Die große Datenmigration

Nach der erfolgreichen Installation geht es darum, sich zügig vom alten HRIS zu verabschieden und nur noch mit dem neuen zu arbeiten. 

Dabei müssen alle Daten vom alten auf das brandneue System migriert werden. Das funktioniert aber nicht durch einfaches Drag-and-Drop der Dateien, sondern erfordert eine gründliche Planung. Viele Unternehmen können sich dabei in gewissem Maße auf ihre IT-Abteilung verlassen. Doch wenn du dich selbst darum kümmern musst, solltest du Folgendes beachten:

Prüfen und feststellen

Zuerst musst du deinen gesamten Dateibestand überprüfen. Stelle fest, was alles in das neue System übernommen werden muss und wo Informationslücken bestehen, die geschlossen werden müssen. 

Überprüfe die Genauigkeit

Je nachdem, wie lange dein altes System im Einsatz war, könnte sich in der Zwischenzeit viel geändert haben. Die Systemumstellung ist die ideale Gelegenheit, um sicherzustellen, dass deine Daten so sauber wie möglich sind. Vielleicht enthält das System falsche, veraltete oder inzwischen irrelevante Informationen. Wenn Mitarbeitende umgezogen sind, ihren Namen geändert haben oder aus dem Unternehmen ausgeschieden sind, müssen die zugehörigen Informationen aktuell, korrekt und relevant sein. Dafür kannst du sorgen, indem du deine Mitarbeitenden bittest, ihre persönlichen Informationen zu überprüfen und gegebenenfalls zu ändern. 

Übertrage die Daten

Nachdem diese Schritte abgeschlossen sind, kannst du alle relevanten und aktuellen Information in dein neues System übertragen. 

3. Teste deine Arbeit

Nach der Datenmigration musst du eine Reihe von Tests in deinem neuen System ausführen. 

Bevor das System in Betrieb genommen wird, muss alles ordnungsgemäß funktionieren. Nimm dir ausreichend Zeit, um die Prozesse zum Lebenszyklus von Mitarbeitenden, die Integrationen in deine anderen Unternehmenssysteme und alle weiteren Hauptkomponenten deines HRIS zu testen. 

Schlägt ein Test fehl, behebe das betreffende Problem und teste so lange, bis alles richtig läuft. Erst wenn alles ordnungsgemäß funktioniert, ist dein neues System bereit für den nächsten Schritt.

4. Die Einführung

Die großflächige Einführung deines neuen Systems kann stressig sein. Bereite dich so gut wie möglich vor, indem du eine detaillierte Risikobewertung vornimmst, einen Ausweichplan für alle potenziellen Probleme erstellst und mehrere Strategien zur Überwindung von Hindernissen entwickelst. 

Bei der Einführung des HRIS solltest du auch einen Schulungsplan für deine Mitarbeitenden aufstellen, damit diese den Umgang mit der neuen Software erlernen. Andernfalls war die ganze Mühe mit der HRIS-Implementierung umsonst. 

Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, wie du die Einführung auf unterhaltsame und ansprechende Weise umsetzen kannst. Viele Unternehmen führen eine umfassende interne Marketingkampagne durch, um das Interesse ihrer Mitarbeitenden zu wecken. Das geht sogar bis zur „Gamifizierung“, bei der die Mitarbeitenden den Umgang mit der neuen Software auf spielerische Weise erlernen, etwa in Form von kleinen Wettkämpfen.

Egal, wofür du dich entscheidest – es sollte auf jeden Fall für die Leute im Büro ebenso wie für deine hybrid oder remote tätigen Mitarbeitenden umsetzbar und angemessen sein. Von deinem neuen HRIS profitieren alle Mitarbeitenden. Daher ist es wichtig, dass die Einführung des Systems für alle gleich abläuft. 

5. Weiterentwicklung und Aktualisierung

Nach der Einführung des HRIS solltest du unbedingt Bilanz ziehen und folgende Fragen beantworten: 

Ist alles nach deinen Vorstellungen gelaufen? Hast du alle deine Ziele erreicht? Müssen noch Ziele erreicht werden? Hast du dich an deinen Plan gehalten? Hat zeitlich alles gepasst? Du kannst auch feststellen, ob es Schwierigkeiten mit dem Budget, unerwartete Verzögerungen oder nach wie vor ungelöste Probleme gab. 

Eine HRIS-Implementierung ist anstrengend, und auf dem Weg zum Ziel musst du einige Herausforderungen meistern. Es ist äußerst unwahrscheinlich, dass der Prozess komplett reibungslos abläuft. Umso wichtiger ist die abschließende Überprüfung. Dabei kannst du selbstkritisch vorgehen und planerische Mängel erkennen, die sich mit Blick auf zukünftige Projekte beseitigen lassen. 

Da sich die Anforderungen eines Unternehmens ständig ändern, ist deine Implementierung nie ganz abgeschlossen. Solange es Veränderungen gibt, muss das System immer auf den neuesten Stand gebracht werden. Ganz gleich, ob du den Funktionsumfang deines HRIS erweitern oder einfach nur die Aktualität des Systems sicherstellen möchtest: Das Aktualisieren ist wohl der wichtigste Teil des Prozesses. Und gewiss der längste. 

Das ist Bob

Mit HiBob haben wir eine moderne HR-Plattform für die Unternehmensansprüche von heute geschaffen – für jetzt und für die Zukunft.

Unser Fokus lag darauf, etwas Stabiles, aber auch Intuitives und Einfaches zu schaffen. Dadurch wurde Bob zur beliebtesten Plattform für Tausende schnell wachsende und moderne mittelgroße Unternehmen. 

Für HR: Es lassen sich viele geläufige Prozesse automatisieren, du kannst leichter verfolgen, was im Unternehmen passiert, und alle Daten zum Personal werden an einem sicheren, benutzerfreundlichen Ort aufbewahrt.

Für Führungskräfte: Es wird Zugriff auf Daten und Einblicke ermöglicht, um effektiv entscheiden zu können und Prozesse zu optimieren.

Für Mitarbeitende: Hier finden sich die Tools und Informationen, die sie brauchen, um sich zu vernetzen und weiterzuentwickeln.  

In kürzester Zeit können die Mitarbeitenden über Bob kommunizieren, zusammenarbeiten und sich vernetzen. Dies wirkt sich positiv auf ihr Engagement sowie auf Produktivität und Geschäftsergebnisse aus.

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